La gestion du temps est un sujet qui touche tout le monde.
Nous devons TOUS, sans exception, apprendre à mieux gérer notre temps et nos priorités, si l’on souhaite être efficace dans la vie et atteindre nos objectifs.
Et ce, que l’on soit entrepreneur, professionnel, ou même étudiant.
Mais c’est un défi de taille de bien gérer son temps dans notre époque moderne!
Jamais, dans toute l’histoire de l’humanité, nous avons été autant sollicités et surchargés.
Probablement l’un des contrecoups du développement de la technologie?
Pensez-y : il y a 25 ans, on ne recevait pas 30 courriels par jour, nous n’avions pas de téléphone portable avec toutes les distractions que ça apporte, et il n’y avait pas de messagerie instantanée.
Il n’y avait pas non plus 100 000 applications de productivité que nous devions choisir et maitriser…
Tout allait plus lentement, et c’était plus simple de s’organiser.
Aujourd’hui, c’est un véritable défi…
Et il n’est pas rare que je reçoive des courriels de gens qui me disent :
« J’ai du mal à m’organiser et à définir mes priorités »
« J’ai tellement de choses à faire et je suis complètement éparpillé »
« Je n’arrive plus à respirer et je suis toujours stressé »
« J’ai de la difficulté à me concentrer sur mon travail et je suis souvent distrait »
Mais le gros problème quand vient le temps d’organiser son temps, c’est qu’on ne sait pas par où commencer!
On se demande…
Dois-je me procurer un agenda?
Ou devrais-je plutôt commencer par faire une todo list?
Devrais-je me fixer des objectifs?
Ou encore, me lever plus tôt?
Et la liste continue…
Et si je vous disais qu’il existe une méthode simple pour apprendre à organiser et maitriser son temps?
Un cheminement logique et facile à suivre.
Ça vous intéresse de le savoir?
Alors continuez à lire cet article, parce que je m’apprête à vous en dévoiler les grandes lignes.
Je vais vous montrer de façon concrète, comment vous pouvez gérer votre temps et vos priorités, à l’aide d’une méthode en 5 étapes.
C’est un survol de la grande méthode que j’enseigne dans mon programme Maitriser et optimiser son temps.
C’est également une solution directe que je propose pour éviter les 5 erreurs les plus fréquentes de gestion du temps dont j’ai déjà parlé dans cet article.
Prêt à apprendre comment bien gérer et organiser votre temps?
On y va!
Avant d’aller plus loin, téléchargez la checklist gratuite qui vient avec l’article
1. Établir ses priorités
Si vous vous demandez par où commencer pour enfin reprendre le contrôle de votre temps, ma réponse est évidente : la gestion des priorités.
Tout commence avec les priorités.
Un vieil adage dit ceci : « Si on ne sait pas où l’on va, on est certain de ne pas y arriver ».
Ça fait du sens, puisque gérer son temps, c’est avant tout, gérer ses priorités.
C’est à propos de choisir la meilleure activité que l’on doit faire (ou devrait faire) dans une plage horaire donnée.
C’est jongler entre plusieurs possibilités, et choisir ce qui sera le plus fructueux.
C’est répondre à la question : « quelle est la meilleure utilisation possible de mon temps aujourd’hui ».
Et pour faire le BON choix d’activité, il faut nécessairement connaître quelles sont nos priorités.
Car si l’on ne connaît pas nos priorités, sur quel critère peut-on s’appuyer pour prendre une bonne décision?
Sans priorité, tout semble d’importance égale et on est porté à donner de l’énergie à gauche et à droite, sans véritable focus sur un but précis.
La première étape pour bien organiser son temps est donc d’établir ses priorités, afin de savoir ce qui est plus important et prioritaire dans notre quotidien.
Et à ce sujet, vous devez premièrement comprendre que vous avez deux types de priorités à établir : (1) les priorités de vie et (2) les priorités quotidiennes.
Voyons chacune d’elles.
1.1. Définir ses priorités de vie
Les priorités de vie, c’est tout ce qui a trait à votre vision et vos objectifs de long terme.
C’est en quelque sorte la destination principale de votre vie.
Sans cette dimension de long terme, votre vie manquerait de « vision » et ne ferait aucun sens.
Je vous l’affirme: personne n’est ici sur terre simplement pour travailler pendant 50 ans dans un emploi ennuyant, prendre sa retraite et mourir.
Nous avons tous un but précis à accomplir pour lequel nous avons été créés. Nous avons une destinée à réaliser.
Alors il faut commencer par la découvrir et aligner notre vie dans cette direction.
Commencez donc par vous poser des questions comme :
Quelle est ma mission dans la vie?
Pourquoi je fais ce que je fais? Quelles sont mes motivations
Qu’est-ce que je veux accomplir dans la vie?
Où est-ce que je voudrais être dans 5 ans?
Quels sont mes objectifs à long terme?
Une bonne gestion du temps commence avec une vision solide pour son futur et des objectifs concrets que l’on souhaite accomplir à long terme.
Par exemple : Si ma vision est d’être l’expert francophone le plus reconnu mondialement sur le sujet de la productivité…
Et que mes objectifs long terme sont de créer des formations en ligne, écrire des livres et fonder une école de productivité.
Alors on est d’accord que ma vie commence à avoir du sens?
J’ai un focus clair que je m’efforce de réaliser au quotidien, et c’est une source de motivation immense tous les jours.
Je sais que tout ce qui n’est pas en lien avec ma « priorité de vie » est moins prioritaire.
Alors quelles sont vos priorités de vie? Quelle est votre destination, votre focus principal?
1.2. Définir ses priorités quotidiennes
Maintenant, c’est bien beau d’avoir un but global pour sa vie, mais encore faut-il apprendre à composer avec toutes les petites demandes du quotidien.
Tout se joue dans la vie de tous les jours…
Et comment peut-on réussir à faire les bons choix d’activités au quotidien? En définissant nos priorités quotidiennes!
Dans ce domaine, il y a plusieurs astuces concrètes que l’on pourrait mettre en place, mais en voici 3 qui sont très importantes.
1.2.1. LES OBJECTIFS À COURT TERME
Tout comme vous avez besoin d’objectifs à long terme pour donner un sens à votre vie, vous avez aussi besoin d’objectifs à court terme pour rendre vos projets concrets.
Un objectif à long terme que l’on souhaite, par exemple, réaliser d’ici 5 ans, n’a aucune valeur AUJOURD’HUI.
La date d’échéance est trop loin et rien ne nous pousse à passer à l’action MAINTENANT.
Or, pour être productif et maximiser votre temps, vous devez avoir des objectifs/projets que vous souhaitez réaliser à court terme, c’est-à-dire, dans un délai allant de 3 à 12 mois
Qu’est-ce que vous vous engagez à réaliser d’ici 3 mois, 6 mois ou 12 mois?
Désirez-vous écrire un livre?
Voulez-vous lancer un nouveau produit?
Souhaitez-vous lancer votre projet d’entreprise?
Définissez quelques objectifs à court terme. C’est essentiel pour être en mesure de bien gérer vos priorités.
La règle est simple : Tout ce qui n’est pas lié à votre objectif et qui ne contribue pas à son avancement est moins prioritaire.
1.2.2 LA PRIORISATION DE NOS ACTIVITÉS
Un autre aspect essentiel des priorités quotidiennes, c’est la priorisation de vos activités.
Dans votre vie, toutes vos activités n’ont pas la même valeur.
Le fait de répondre à vos courriels n’a pas la même valeur que le fait de travailler sur un projet important.
Faire le ménage de la maison n’a pas la même valeur que passer du temps de qualité en famille.
Etc.
Vous devez donc faire l’exercice de distinguer quelles sont vos activités d’impact et quelles sont vos activités de soutien.
Ce principe est fondamental et est la base de toute démarche d’amélioration en gestion du temps.
Pour optimiser son temps, chaque personne doit passer un maximum de temps sur ses activités d’impact, et assumer ses activités de soutien le plus rapidement et efficacement possible.
Autrement dit, je dois passer le plus de temps possible à faire mes activités d’impact comme écrire, coacher des gens et créer des produits.
Et le moins de temps possible sur mes tâches de soutien comme gérer mes courriels, mettre à jour mon site web et faire ma comptabilité.
Quelles sont vos activités d’Impact?
Du moment que vous en serez conscient, vos priorités deviendront beaucoup plus évidentes. Car vos activités d’impact seront une priorité en soi.
1.2.3 LA PRIORISATION DES TÂCHES
Puis il y a la question des tâches…
Comment définir quelle tâche on choisit de faire au quotidien?
Est-ce que je rédige ce rapport? Ou je prends de l’avance sur mon projet?
Dois-je écrire mon prochain article? Ou préparer ma conférence du weekend?
Devrais-je répondre à ce courriel? Ou rappeler Jonathan en priorité?
Dans une journée, tout peut sembler urgent.
On se dit : « il faut absolument que je règle ce dossier aujourd’hui », « il faut que je me lance dans tel projet maintenant », « je dois répondre à la demande de ce client dans l’heure», etc.
Et malheureusement, l’urgence finit trop souvent par remplir notre emploi du temps…
On devient un pompier professionnel qui passe son temps à éteindre des feux.
2. Maitriser les outils de gestion du temps
Ensuite, il y a une dimension technique que vous devez maitriser.
C’est bien beau de connaître vos priorités, mais il faut également que vous vous équipiez des bons outils pour faciliter votre gestion du temps.
C’est logique : tout comme un mécanicien a besoin d’outils pour faire son travail, vous avez aussi besoin d’outils pour bien gérer votre temps.
Alors la deuxième étape pour organiser votre emploi du temps et reprendre le contrôle de vos journées, c’est d’apprendre à maitriser les outils qui sont à votre disposition.
Et dans le domaine de la gestion du temps, il y en a deux qui sont essentiels : (1) un agenda et (2) un gestionnaire de tâches (todo list).
Je vais vous donner quelques conseils pour bien maitriser chacun de ces outils.
Commençons par l’agenda.
2.1. Apprendre à bien utiliser l’agenda
L’agenda est l’outil de gestion du temps classique…
Tout le monde a déjà entendu parler de ça, et tous ont déjà essayé d’en utiliser un.
Même à l’école primaire ici au Canada, on donne des agendas scolaires aux élèves qui ont à peine 10 ans.
Mais malheureusement, personne ne nous a jamais appris à utiliser notre agenda comme un véritable outil de gestion du temps.
On a appris à s’en servir pour noter nos rendez-vous et dates importantes (anniversaire, examen à l’école, remise de travaux, date limite, etc.), mais pas pour gérer nos priorités.
Mais vous avez entre les mains un outil extrêmement puissant qui peut vous aider à…
Faire un emploi du temps et gérer vos priorités
Planifier vos activités
Vous rappeler les événements importants
Faciliter votre prise de rendez-vous
Je vous invite à lire mon article « Pourquoi vous avez absolument besoin d’un agenda » pour bien comprendre tous les bénéfices qu’il y a à utiliser un agenda.
Mais pour que votre agenda soit vraiment utile (et fonctionnel), vous devez également vous assurer de choisir un bon agenda.
Ce n’est pas tous les agendas/calendriers qui sont conçus pour une bonne gestion du temps.
Selon moi, les agendas électroniques sont la meilleure solution. Mais certains agendas papier qui présentent la grille hebdomadaire sur 2 pages sont également de bons outils.
Voici un exemple :
Bref, lorsqu’utilisé correctement, l’agenda devient un véritable outil pour gérer son temps.
Il devient l’équivalent de ce qu’un budget permet de faire avec la gestion des finances, c’est-à-dire, répartir son argent/temps au bon endroit.
Et vous avez alors la possibilité d’établir un emploi du temps très élaboré comme celui-ci :
Dans mon programme Maitriser et optimiser son temps, j’ai un module entier où j’explique précisément comment utiliser son agenda pour bien gérer son temps. Si vous voulez en savoir plus, rejoignez cette formation!
Maintenant, parlons du gestionnaire de tâches (todo list).
2.2. Apprendre à bien utiliser les listes de tâches
Le gestionnaire de tâches (ou système de todo list), est le petit frère de l’agenda.
En fait, c’est un outil différent, mais totalement complémentaire.
Les deux outils (l’agenda et les todo lists) sont appelés à fonctionner ensemble, et ne sont pas vraiment efficaces à moins d’être jumelés l’un et l’autre.
Malheureusement, je vois souvent des gens se limiter à utiliser seulement un agenda, ou le contraire, seulement un outil de gestion de tâches.
Comme si c’était un ou l’autre…
Mais en fait ce n’est pas ça du tout.
Un bon système de gestion du temps se compose nécessairement d’un agenda et d’une todo list.
L’agenda permet de noter les rendez-vous, mémos et bloc de temps (tout ce qui doit arriver dans une plage horaire spécifique)
La liste de tâches permet d’écrire toutes les choses que vous devez faire, mais pas dans une plage horaire définie.
Si on essaye de travailler seulement avec un agenda et d’y noter toutes nos tâches, rendez-vous et obligations, notre agenda ressemble à ceci :
Mais cela est totalement inefficace parce que vous savez comme moi qu’il y a toujours des imprévus dans une journée et les choses ne se passent rarement comme nous l’avions planifié…
Vos tâches prennent plus de temps
Vos réunions s’éternisent
…Et certaines personnes vous interrompent dans votre travail
Alors en notant vos tâches dans votre agenda, vous serez constamment en train de reporter au lendemain les tâches que vous n’avez pas faites, ce qui devient une perte de temps en soi.
Vaut mieux utiliser un outil distinct de votre agenda pour contenir l’inventaire complet de tout ce que vous avez à faire.
Le gestionnaire de tâches est l’outil par excellence pour réaliser ce mandat.
Vous y listez tout ce que vous avez à faire, et vous les faites au moment que jugez le plus propice (sans les mettre dans l’agenda).
Plus besoin de toujours reporter les tâches que vous n’avez pas faites à la journée suivante de votre agenda…
Tout est répertorié dans votre todo list, et vous n’avez qu’à vous y référer quotidiennement pour savoir quelles sont les prochaines choses que vous devez faire.
Bref, pour voir une démonstration de comment vous pouvez combiner votre liste de tâches et votre agenda, lisez mon article Comment planifier sa journée pour un maximum d’efficacité.
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Savoir comment utiliser un agenda et une liste de tâches est fondamental pour être en mesure de bien gérer et optimiser son temps.
Si vous n’utilisez pas ces outils, ou si vous ne les utilisez pas à leur plein potentiel, alors je vous suggère fortement de vous intéresser davantage à ce sujet.
J’en parle en détail dans mon programme Maitriser et optimiser son temps.
3. Planifier et organiser son emploi du temps
La prochaine étape de votre parcours vers une meilleure maitrise de votre temps est selon moi la plus intéressante…
Il s’agit d’apprendre à bien planifier et organiser son emploi du temps.
Autrement dit, une fois que vous connaissez vos priorités et que vous avez mis en place les bons outils de gestion du temps, il est temps de passer à l’action et s’organiser.
C’est à cette étape-ci que vous devez vous préoccuper de la façon de vous planifiez votre emploi du temps et de la manière dont vous structurez vos journées.
Ce thème de l’organisation du temps est énorme, et c’est d’ailleurs le plus long module de ma formation Maitriser et optimiser son temps.
Dans le cours on parle en détail…
De l’importance et des bénéfices de la planification
Des facteurs essentiels à considérer pour faire une bonne planification
De la stratégie des blocs de temps (time blocking)
De comment faire un emploi du temps idéal
De comment planifier ses semaines et ses journées
Et bien plus!
Comme je ne peux pas vous dévoiler toutes les stratégies du cours dans cet article, je vais vous en partager 3 qui sont extrêmement importantes.
3.1. Organiser son temps par blocs
La première, c’est la fameuse stratégie du « time-blocking ».
Cela consiste à définir des blocs de temps dans votre agenda/calendrier pour travailler sur une tâche ou un projet spécifique pendant une durée définie.
Les bénéfices de cette stratégie sont nombreux :
Permets de savoir exactement sur quoi travailler chaque jour
Garantis d’avancer sur nos tâches/projets importants
Permets d’être plus concentré sur une tâche et de perdre moins de temps
Comment ça fonctionne? C’est très simple, voici un exemple…
Disons que vous avez pour objectif « d’écrire un livre ».
Et bien plutôt que d’en rester là, vous allez aller dans votre agenda et vous bloquez des plages horaires pour travailler sur votre projet d’écriture.
Vous pourriez, par exemple, définir que tous les lundi et jeudi soir, de 19h à 21h, vous travaillerez sur votre projet.
Ça ressemblerait à ceci sur votre agenda :
Vous vous assurez donc de réserver ces plages horaires pour un projet important, et donc, de ne rien planifier d’autre à ce moment-là.
Et lorsque le moment sera venu, tout ce qu’il vous restera à faire, c’est de respecter votre emploi du temps et vous consacrer à l’écriture de votre livre…
La technique du « time-blocking » est aussi simple que ça.
Vous bloquez du temps dans votre agenda pour vous assurer de réaliser vos tâches et projets importants.
Lisez cet article paru sur mon blog pour en savoir plus sur cette stratégie.
Et dites-vous qu’avec cette méthode, vous utiliserez justement votre agenda comme un véritable outil de planification (plutôt qu’un simple carnet de rendez-vous).
3.2. Faire un emploi du temps type
Une autre stratégie d’organisation et planification que vous pouvez utiliser, et celle-ci est ma favorite, c’est de faire un emploi du temps type.
Il s’agit d’organiser votre emploi du temps de la meilleure façon possible, pour mener une vie équilibrée, avoir suffisamment de temps pour vos activités, travailler selon vos piques d’énergie, et surtout, maximiser votre temps.
Autrement dit, vous imaginez une semaine idéale dans laquelle vous optimiserez parfaitement votre temps, et où tout se passe comme prévu.
Vous définissez quelle serait la meilleure utilisation de votre temps chaque semaine (dans un monde idéal).
Et c’est vraiment le même principe que faire un budget, mais avec son temps (plutôt que son argent).
Vous répartissez vos 168h disponibles au cours d’une semaine dans vos différentes sphères de vie, et vous cherchez à faire la meilleure utilisation possible de chacune de vos journées.
Voici un exemple :
Et cet outil devient un modèle de référence chaque fois que vous planifiez une nouvelle semaine…
Plutôt que de devoir réinventer votre emploi du temps à chaque début de semaine, vous vous référez à votre semaine idéale, et vous tentez d’organiser chacune de vos semaines en suivant ce modèle.
Si vous avez bien fait l’exercice, vous savez que ce modèle est fiable et qu’il vous permettra d’être le plus productif possible, et surtout, de maximiser votre temps.
Par exemple, si vous avez défini dans votre semaine idéale que vos lundi et mardi avant-midi sont consacrés à la recherche, alors, vous essayerez chaque semaine de réserver ces plages horaires pour faire de la recherche.
C’est en quelque sorte bloqué d’avance, et ce, de façon récurrente.
Si vous avez dit dans votre semaine idéale que vous seriez avec votre famille les mercredis soir, alors n’allez pas planifier un événement à ce moment-là. Vous savez qu’il s’agit d’un temps réservé pour un domaine important de votre vie.
À moins d’un imprévu ou d’un changement particulier pour la semaine, essayez le plus possible de respecter ce que vous avez mis dans votre semaine idéale.
Bref, vous comprenez l’idée?
Évidemment, il y aura des imprévus et vous ne pourrez pas toujours respecter votre emploi du temps type. Mais au moins, ça vous donnera un modèle à suivre chaque semaine, et ça facilitera votre processus de planification.
Je vous explique en détail comment faire cet exercice dans mon programme Maitriser et optimiser son temps. Rejoignez la formation pour en savoir plus.
Sinon voici un exemple de comment j’ai organisé mon emploi du temps à une certaine saison de ma vie.
3.3. Planifier ses journées et semaines
L’autre stratégie que je veux vous partager dans cette section sur l’organisation du temps, c’est la planification de vos semaines et de vos journées.
Les 2 stratégies précédentes (time blocking et semaine idéale) sont très importantes pour bien organiser son temps. Mais à elles seules, elles sont incomplètes.
En effet, à quoi ça sert d’avoir une semaine idéale et de savoir comment faire des blocs de temps, si ultimement on ne planifie pas nos journées et nos semaines?
Retenez bien ceci : une semaine et une journée productive se préparent toujours d’avance.
“Une semaine et une journée productive se préparent toujours d’avance.”
La productivité ne peut jamais être laissée au hasard.
Il faut que vous soyez intentionnel et que vous réfléchissiez tous les jours à la meilleure façon d’utiliser votre temps AUJOURD’HUI.
Et cela passe obligatoirement par la planification…
La planification, c’est dire à notre journée comment elle doit se dérouler, plutôt que de se demander où le temps est passé.
La planification, c’est prendre le contrôle des événements et dicter ses priorités, plutôt que réagir aux circonstances extérieures.
Vous avez beau avoir une semaine idéale, mais encore faut-il que vous planifiiez chacune de vos semaines (en vous référant à la semaine idéale).
Alors pour maitriser votre temps, vous devez développer l’habitude de planifier vos semaines ainsi que vous journées.
Personnellement, je passe au 1h avant le début de chaque semaine pour établir le planning de ma semaine à venir. J’en parle un peu plus ici.
Et je passe au moins 10 minutes à planifier ma journée du lendemain avant de me coucher. Voici une description de ma méthode de planification quotidienne.
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On va s’arrêter ici pour cette section. Mais évidemment, vous comprenez qu’il existe plusieurs techniques et stratégies pour bien organiser et planifier son temps.
Gardez ceci en tête : Vous ne pouvez pas être un bon gestionnaire de votre temps sans emploi du temps.
Vous avez besoin d’un agenda et d’un emploi du temps. Et vous avez besoin de développer l’habitude de planifier régulièrement.
Participez à ma formation pour découvrir et appliquer ces stratégies.
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Suivez ma formation Maitriser et optimiser son temps. Vous y découvrirez une méthode complète pour mieux gérer, organiser et planifier votre temps au quotidien. 🔥
4. Passer à l’action et exécuter son planning
On continue de progresser sur le chemin de la maitrise de votre temps.
Et la prochaine étape est bien évidente : être en mesure de respecter et exécuter ce qui vous avez planifié à l’étape précédente.
Planifier est une chose. Mais exécuter son planning en est une autre…
Nous avons tous déjà vécu ça : on passe des heures à planifier notre horaire, et dès le premier jour, on dérape du planning et on finit par ne rien faire de tout ce que l’on avait planifié…
Quoi de plus frustrant, et quelle perte de temps. N’est-ce pas?
Pour éviter que cela se produise trop souvent, vous devez développer votre focus et votre discipline personnelle.
Autrement dit, vous devez être capable de faire ce que vous avez dit que vous feriez…
Voici quelques stratégies pour vous améliorer dans ce domaine.
4.1. Éviter le multitâche
Si vous voulez être certain de ne pas respecter votre planning, continuez de faire du multitâche, c’est-à-dire, plusieurs choses à la fois.
Mais si vous êtes vraiment soucieux de venir à bout de vos tâches et suivre votre programme, alors apprenez plutôt à travailler sur une chose à la fois.
On vante beaucoup le multitâche dans notre société. Comme si ceux qui sont capables de faire plusieurs choses à la fois sont plus productifs…
Mais la vérité, c’est que le multitâche est une illusion, et ça ruine votre productivité.
Oui, vous pouvez peut-être réussir à faire plusieurs petites tâches de soutien en même temps sans trop de conséquences…
Mais vous ne pouvez pas venir à bout de vos projets importants qui demandent de la concentration en faisant plusieurs choses en même temps.
Par exemple, vous ne pouvez pas réussir à rédiger votre rapport trimestriel en 2h (comme vous l’aviez planifié), si vous continuez sans cesse de répondre aux nouveaux courriels et appels entrants…
Votre attention sera fractionnée et vous serez beaucoup moins efficace que si vous aviez décidé de vous concentrer intensément sur votre rapport pendant 2h ininterrompue.
Plusieurs études montrent que faire plusieurs choses à la fois est contre-productif. J’en parle dans cet article et mon collaborateur Simon Cavé en parle également sur son blog.
Et le fait d’alimenter cette mauvaise habitude vous éloignera certainement de votre planning, puisque tout prendra plus de temps que prévu…
Vous aviez bloqué 2h pour rédiger votre rapport? Mais parce que vous faites plusieurs choses en même temps, il vous en faut finalement 4h. Alors tout votre planning du jour est bousculé.
La solution? Apprendre à utiliser les stratégies monotâche comme le « deep work », la méthode Pomodoro ou le « time-blocking ».
Toutes ces stratégies ont pour objectif de vous aider à rester concentré sur une chose à la fois, et ainsi respecter votre emploi du temps.
4.2. Arrêter de procrastiner
En plus de cette tendance à faire plusieurs choses en même temps, un autre gros ennemi qui vient souvent nous éloigner de notre planning, c’est la procrastination.
Voici l’exemple classique : vous avez fait votre semaine idéale, et vous avez pris le temps de planifier votre semaine. Vous avez défini que mardi après-midi, vous travailleriez sur votre projet d’entreprise.
Le temps passe et on arrive à mardi après-midi. Et ce qui se passe est terrible…
Vous n’avez pas envie de travailler sur votre projet, ou vous ne vous sentez pas inspiré, ou pire, vous êtes fatigué puisque vous avez mal dormi la veille.
Alors vous commencez à faire autre chose. Vous répondez à vos courriels, vous passez un coup de téléphone et vous regardez même à votre emploi du temps des prochains jours.
C’est ce que l’on appelle de la procrastination déguisée.
Vous déguisez votre procrastination en faisant d’autres tâches qui vous font croire que vous êtes productif…
Mais la réalité, c’est que votre « vrai travail » n’avance pas. Vous aviez dit que vous travailleriez sur votre projet d’entreprise mardi après-midi.
Nous sommes mardi après-midi, et vous n’y travaillez toujours pas, sans raison valable.
C’est le piège de la procrastination.
Pour réussir à bien gérer votre temps et exécuter votre planning, vous devez absolument lutter contre la procrastination.
Et à ce sujet, le meilleur point de départ pour surmonter cette mauvaise habitude, c’est d’apprendre à connaître les causes qui vous amènent à procrastiner.
En étant conscient de son origine, vous serez en mesure d’ajuster votre vie de manière à l’éviter le plus possible.
Lisez mon article Les 5 causes qui nous amènent (presque toujours) à procrastiner.
Ou procurez-vous l’excellent livre Solving The Procrastination Puzzle de Timothy Pychyl pour mieux comprendre ce phénomène qui nous touche tous.
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Développer son focus et sa discipline pour être en mesure de respecter son emploi du temps est un travail de longue haleine.
Je dirais même que c’est le projet d’une vie.
Il faut briser nos mauvaises habitudes et les remplacer par de meilleures qui soutiennent notre productivité.
Encore une fois, il y a un module tout entier dans ma formation Maitriser et optimiser son temps pour vous apprendre à mieux exécuter votre planning.
5. Réduire sa charge et gagner du temps
Un coup que vous avez franchi les 4 premières étapes, vous êtes tout près de la ligne d’arrivée.
Mais il vous reste une chose importante à maitriser : comment trouver du temps pour soi et réduire sa charge afin de respirer plus.
Vous ne vivez pas pour être continuellement débordé.
Vous ne vivez pas que pour travailler et passer tout votre temps au boulot.
Vous avez des rêves, des projets et des choses qui vous tiennent à cœur.
Alors il est important que vous soyez en mesure de trouver du temps pour les activités essentielles que vous voulez faire, que ce soit au travail, ou dans votre vie personnelle.
La dernière étape de notre démarche de gestion du temps consiste donc à remettre en question ce que vous faites, éliminer le superflu et réduire certaines activités dans le but de libérer du temps pour ce qui compte le plus.
Encore une fois, voici quelques stratégies…
5.1. FaiRE LE MÉNAGE DE SES activités
Comme je l’ai dit précédemment, commencez par remettre en question ce que vous faites.
On a souvent tendance à faire les choses parce qu’on les a toujours faites, sans ne jamais les remettre en question.
On passe parfois des heures toutes les semaines, à faire certaines tâches ou activités, quand on final, on pourrait simplement les arrêter sans conséquence, ou encore, les confier à une autre personne.
Posez-vous la question : Y a-t-il des choses que je pourrais arrêter, déléguer ou simplifier dans ma vie?
Passez au peigne fin tout ce que vous faites au cours d’une semaine.
Et mettez de côté tout ce qui pourrait être arrêté, délégué ou simplifié.
Vous serez surpris du nombre de temps que vous pourrez récupérer, simplement en faisant le ménage de vos activités.
Et parfois, il s’agit de choses simples comme le nombre de temps que vous passez sur Netflix ou les réseaux sociaux…
Ou coupant sur ces activités, soudainement, vous gagnerez quelques heures par jour pour faire d’autres choses plus importantes.
Vous êtes le maître de votre horaire. Alors ne tolérez pas les activités sans valeur-ajoutée qui grugent votre temps.
Alignez plutôt votre planning avec les activités importantes que vous souhaitez vraiment accomplir (vos objectifs, vos activités d’impact, etc.).
5.2. Apprendre à dire non
En plus de faire le ménage de vos activités, vous pouvez aussi développer le réflexe de dire « non » plus souvent à toutes les nouvelles demandes qui vous sont adressées.
Car chaque fois que vous dites « oui » à une demande, vous ajoutez une activité/tâche supplémentaire à votre charge.
Et cela signifie nécessairement qu’il vous restera moins de temps pour faire autre chose.
N’oubliez jamais ceci : Chaque « oui » est un « non » à autre chose.
Les « yes man » qui ont tendance à dire « oui » à tout le monde par peur de décevoir ou être réprimandés sont souvent ceux qui sont les plus débordés.
Ils acceptent tellement de choses que leur emploi du temps déborde et ils n’ont plus aucun temps pour eux-mêmes.
Apprenez à dire « non » plus souvent et vous réduirez considérablement vos engagements, ce qui vous permettra d’avoir plus de temps libre.
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Il est toujours possible de libérer du temps et réduire sa charge de responsabilités.
Mais pour y parvenir, il faut garder l’œil ouvert être intentionnel.
Soyez prêt à éliminer, déléguer ou simplifier tout ce qui prend trop de place dans votre vie. Et vous retrouverez de précieuses minutes pour vos projets ou votre vie personnelle.
Voici un article dans lequel je partage d’excellentes stratégies pour réussir à trouver du temps pour soi.
Conclusion
Bravo, vous êtes arrivé à la fin de cet article!
Ça fait beaucoup d’informations et plusieurs chantiers d’améliorations à attaquer en même temps.
Mon conseil pour que vous ne vous sentiez pas débordé avec tout ce contenu, c’est de suivre une étape à la fois.
J’ai placé les 5 étapes dans un ordre chronologique et ce n’est pas pour rien. Si vous les suivez tel que présentées, vous ferez un progrès significatif, un pas à la fois.
Voici un bref résumé des 5 étapes :
Tout commence par les priorités. Vous devez savoir ce qui est le plus important pour vous et cela commence avec votre vision, vos objectifs et vos priorités quotidiennes. Vos priorités dictent vos choix d’activités.
Ensuite, il faut que vous maitrisiez les outils de base de gestion du temps, car vous en aurez besoin pour l’étape #3 qui est de planifier et organiser votre emploi du temps.
Dès que vous avez les bons outils en place (un agenda et une liste de tâches), attardez-vous à faire un emploi du temps type, à maitriser la technique du « time-blocking » et à planifier vos journées.
Puis, mettez en œuvre les différentes stratégies proposées pour être en mesure de rester concentré sur votre planning.
Finalement, essayez de vous simplifier la vie et de réduire votre charge de travail afin d’avoir plus de temps pour vous et/ou vos projets.
En appliquant ces 5 étapes, vous serez en mesure de bien gérer votre temps et vos priorités. Et vous serez davantage en contrôle de vos journées, et donc, moins stressé, plus libre et plus efficace.
Allez, c’est le temps de vous mettre au travail (une étape à la fois)!
Ahh et avant de quitter cette page, n’oubliez pas de télécharger la checklist : 5 étapes pour bien organiser son temps (disponible ci-dessous).
Vous pouvez également participer à mon cours gratuit Gestion du temps 101 pour approfondir la méthode présentée dans cet article.
Et si vous êtes vraiment motivé et prêt à passer à l’action, suivez mon cours avancé Maitriser et optimiser son temps.
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En plus d’avoir la possibilité de me poser vos questions et d’être accompagné personnellement par moi.
