La capacité de bien planifier son travail et son temps est une compétence clé pour une bonne gestion du temps.
Le mieux on planifie, le mieux on exécute ses vraies priorités.
Si vous vous intéressez au sujet de la gestion du temps depuis quelque temps, je suis persuadé que je n’ai pas besoin de vous convaincre de l’importance de la planification puisque vous avez dû en entendre parler maintes fois.
Mais ce qui m’intéresse aujourd’hui, ce n’est pas l’importance de la planification mais plutôt le côté pratique de la planification, c’est-à-dire, comment planifier.
Car si vous souhaitez être pleinement efficacement et maximiser votre temps, il faut que vous soyez en mesure de bien planifier votre travail.
C’est pourquoi, je vais vous partager dans cet article 2 méthodes de planification fondamentales que vous devez absolument connaître pour mieux planifier, organiser et gérer votre temps. Il s’agit de la planification horizontale et de la planification verticale.
Voyons chaque méthode.
1. La planification horizontale (les journées)
La première méthode de planification consiste en l’approche horizontale.
Il s’agit d’un type de planification basé sur les journées de travail et non pas sur les heures précises.
On peut également appeler cela la planification hebdomadaire ou mensuelle, car lorsqu’on est en mode planification horizontale, on regarde à notre planning avec une perspective de la semaine ou du mois entier, et non pas seulement avec la perspective d’une journée précise.
En d’autres mots, on ne planifie pas le déroulement détaillé d’une journée, par exemple, de 9h à 11h je serai en réunion, de 12h à 13h je serai chez le coiffeur, etc. On est plutôt en train de déterminer comment on va répartir notre travail sur une période donnée, par exemple, du lundi au dimanche, ou bien sur l’ensemble du mois.
Avec ce type de planification, on essaye de se plonger dans un horizon supérieur à la journée qui est devant nous pour répartir notre charge de travail et nos différentes priorités sur quelques jours, par exemple, lundi je vais travailler sur mon projet X, mardi je vais rencontrer des clients, vendredi je serai à l’extérieur, dans deux semaines je vais terminer le dossier Z, etc
Comme je l’expliquais, ce type de planification peut se faire soit à l’échelle de la semaine ou du mois.
Planification à l’échelle de la semaine
Quand on planifie à l’échelle de la semaine, on essaye de répartir efficacement toutes nos activités sur une période de 7 jours (lundi au dimanche) dans le but d’accorder suffisamment de temps à chaque activité.
Pour ma part, je planifie toujours ma semaine le dimanche pour repartir la nouvelle semaine le lundi avec un planning bien équilibré qui m’assure d’avoir suffisamment de temps pour toutes mes priorités.
J’aime également donner un thème à chacune de mes journées et mon planning ressemble généralement à ceci :
Lundi = Journée de création
Mardi = Journée de réunions et d’administration
Mercredi = Journée de création et coaching
Jeudi = Journée de création et coaching
Vendredi = Journée d’administration
Samedi = Journée de tâches ménagères
Dimanche = Journée de repos et ressourcement
Cela me donne une structure claire pour répartir mes activités efficacement sur l’ensemble des 7 jours de la semaine.
Planification à l’échelle du mois
Quand on planifie à l’échelle du mois, on essaye de répartir toutes nos activités sur une période de 4 semaines. Cette planification est bien utile lorsque l’on a de gros projets à réaliser dans l’espace de quelques semaines ou lorsque l’on a plusieurs livrables dans un même mois.
En faisant une planification horizontale mensuelle, on arrive à répartir efficacement toutes nos activités sur 4 semaines pour nous laisser suffisamment de temps pour agir chaque jour et ne rater aucune échéance.
J’applique ce type de planification régulièrement en essayant de répartir mes gros projets sur le mois. Quand j’étais en train d’écrire mon livre « Comment organiser son bureau » à l’été 2018, je répartissais toujours ma charge de travail sur les 4 semaines du mois, par exemple :
Semaine 1 = Écriture des chapitres 1 et 2
Semaine 2 = Écriture des chapitres 3 et 4
Semaine 3 = Écriture des chapitres 5 et 6
Semaine 4 = Révision des chapitres 1 à 6
Ceci étant dit, voyons maintenant la deuxième méthode de planification.
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2. La planification verticale (les heures)
La planification verticale est ce que l’on appelle également la planification quotidienne. Il s’agit de planifier les heures précises à l’intérieur d’une ou de plusieurs journées données.
Alors que la planification horizontale consistait plutôt à répartir les activités sur plusieurs journées, la planification verticale, quant à elle, vient détailler précisément à quel moment et dans quel ordre les activités vont prendre place au cours d’une journée.
Cette planification permet littéralement de créer un déroulement clair pour chaque journée.
La planification verticale (quotidienne) se limite à la perspective d’une journée et elle nous permet de répondre à la question : « Que vais-je faire aujourd’hui et comment vais-je organiser ma journée »?
C’est grâce à cela que l’on parvient à organiser chacune de nos activités efficacement au cours d’une journée.
Pour ma part, en plus de planifier toute ma semaine le dimanche, je planifie aussi le déroulement de chaque journée pour m’assurer de maximiser chaque heure qui est à ma disposition. Je détermine alors de façon prévisionnelle ce que je vais faire à chaque heure du jour, et ce, pour toute la semaine.
Par exemple,
Lundi de 9h à 12h, je vais écrire un article de blogue
Mardi de 10h à 12h, je vais faire toutes mes tâches administratives
Mardi de 13h à 15h, je serai en réunion
Jeudi de 9h à 10h30, je donnerai une séance de coaching
Etc.
Et lorsque vous combinez les deux méthodes de planification ensemble, vous aurez un planning ultra efficace comme ceci :
Vous aurez non seulement une vue d’ensemble pour toute votre semaine, mais aussi un plan détaillé pour chaque journée!
Conclusion
Bref, les deux méthodes de planification sont indispensables.
La planification horizontale permet d’avoir une perspective sur la semaine et le mois à venir, alors que la planification verticale permet de savoir clairement ce qu’il faut faire dans une journée précise et dans quel ordre le réaliser.
Si vous ne faites que de la planification horizontale, vous aurez une idée vague de ce que vous aurez à faire dans les prochains jours, mais vous aurez de la difficulté à organiser clairement chacune de vos journées.
Et si vous ne faites que de la planification verticale, vous aurez le nez trop collé dans le quotidien et vous manquerez de perspective pour la planification à plus long terme. C’est d’ailleurs pour cela que je vous déconseille d’utiliser un agenda quotidien et vous recommande plutôt d’utiliser un agenda hebdomadaire.
Bref, vous avez besoin de pratiquer à la fois la planification horizontale et la planification verticale si vous souhaitez être réellement efficace avec votre gestion du temps.
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