Pourquoi vous devriez absolument utiliser un agenda

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L’agenda a toujours été et sera toujours un outil indispensable de notre système d’organisation personnelle. C’est ce qui nous permet d’être efficaces avec la gestion de notre vie quotidienne et de notre emploi du temps, et ce depuis des centaines d’années.

L’agenda était présent dans notre quotidien bien avant l’apparition des logiciels et applications, et déjà, à l’époque préhistorique, certaines civilisations avaient développé des systèmes de calendrier pour parvenir à garder une trace du temps.

Encore il y a à peine quelques années, l’agenda était considéré comme l’outil suprême de gestion du temps et on estimait la personne qui en possédait un comme étant relativement bien organisée.

Or, malgré sa grande valeur, plusieurs personnes n’utilisent toujours pas d’agenda pour gérer leur temps ou n’en font qu’une utilisation limitée.  

Ces personnes essaient de retenir leurs obligations en mémoire et préfèrent gérer leur vie selon leurs émotions ou les urgences du moment plutôt que de planifier intentionnellement leurs journées à partir de leur agenda.

Si vous faites partie de ce groupe de personne qui n’utilise pas d’agenda ou qui en fait seulement une utilisation minimale (ex : noter vos rendez-vous chez le dentiste), j’aimerais vous démontrer à l’aide de 4 raisons pourquoi vous devriez absolument utiliser un agenda pour gérer votre temps.

Vous devriez utiliser un agenda pour…

1. Établir votre emploi du temps et gérer vos priorités

Votre emploi du temps consiste en l’organisation et la répartition de vos différentes activités dans une période donnée. Il s’agit de votre horaire type qui vous permet d’équilibrer vos activités sur une période comme le mois, la semaine ou la journée.

Un bon exercice pour établir votre emploi du temps est de créer une « semaine idéale » à partir de votre agenda et de répartir toutes vos activités de façon optimale à l’intérieur de la semaine.

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Au même titre qu’un budget vous permet de répartir votre argent parmi différents postes de dépenses pendant une période donnée (ex : un mois), votre emploi du temps vous permet de répartir votre temps pendant une période donnée (ex : la semaine).

Quand vous allez au magasin, vous regardez d’abord à votre budget pour savoir jusqu’à concurrence de quel montant vous pouvez vous permettre de dépenser. Puis, vous dépensez en fonction de votre budget. Si vous avez un budget de 100$, vous allez limiter vos dépenses à 100$, et si vous avez un budget de 300$, vous allez essayer de vous en tenir à ces alentours.

Le principe est le même avec un agenda : il vous permet de faire un budget avec votre temps plutôt que votre argent, et cela vous permet de connaitre ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire dans une période donnée.

Votre emploi du temps pourrait vous indiquer, par exemple que:

  • Vous n’avez que 3 heures cette semaine pour faire des rencontres avec vos employés.
     
  • Vous pouvez consacrer 2 heures sur votre projet jeudi matin, car votre rendez-vous a été annulé. 
     
  • Vous ne pourrez pas vous permettre de sortir avec vos amis mercredi soir, car vous devez absolument avancer sur le projet Y qui est dû pour jeudi matin.

Votre agenda est un outil puissant de gestion des priorités puisqu’il place chaque activité dans le contexte du temps et vous donne la vue globale de votre emploi du temps à l’échelle de la journée, de la semaine, du mois ou de l’année, ce qui vous permet de voir si c’est réaliste ou non de faire une activité quelconque.

Si vous n'avez pas d’agenda ou si vous n’avez pas établi votre emploi du temps, alors vous risquez de dire « oui » à des activités auxquelles vous auriez dû dire « non », ou vous risquez parfois de vous surcharger en croyant que vous aviez encore de la place dans votre horaire pour de nouvelles activités.

Votre agenda vous aide à gérer vos priorités et vous dit ce que vous pouvez faire avec le temps que vous avez de disponible. C’est un outil précieux de gestion du temps et vous avez besoin d’un agenda pour établir votre emploi du temps et être en mesure de gérer vos priorités au quotidien.

2. Planifier vos activités

Bien plus qu’un simple carnet de rendez-vous, l’agenda est un outil de planification exceptionnel. Il vous permet de voir le temps dans un certain horizon et de planifier vos différentes activités à l’intérieur de cette période.

Les possibilités de planification avec un agenda sont illimitées. Vous pouvez par exemple planifier votre trimestre, votre mois, votre semaine ou votre journée de travail. Vous pouvez aussi planifier toutes sortes de choses comme vos publications sur les réseaux sociaux, votre plan alimentaire pour la semaine (pour ceux qui suivent une diète), vos échéances de projet, etc.

Si vous n’utilisez pas d’agenda, j’imagine que vous ne devez pas non plus avoir l’habitude de planifier, n’est-ce pas? Vous devez être du genre à commencer vos semaines sans trop savoir ce qui vous attend et sans aucune notion de ce qui doit être accompli au cours des prochains jours.

Cependant, la planification est une compétence clé de gestion du temps et cela peut vous rendre plus efficace. Or, pour planifier, vous avez nécessairement besoin d’un agenda.

Comme le dit si bien Patrick Leroux : « Les gens très occupés sont tous munis d’un bon agenda dans lequel ils planifient bien leur temps ».

Vous avez besoin d’un agenda pour être en mesure de mieux planifier votre temps à court, moyen et long terme.

3. Se rappeler des événements importants

Vous avez également besoin d’un agenda pour vous souvenir des événements importants et éviter les oublis. En effet, notre mémoire a une capacité limitée et il est humainement impossible de tout retenir nos rendez-vous, dates d’échéances et obligations dans notre tête, autrement nous risquons de surcharger notre mémoire inutilement.

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Si vous avez l’habitude de garder les choses en tête, je suis prêt à parier que vous êtes régulièrement en train de réfléchir à vos obligations pour ne rien oublier, ou encore, qu’il vous arrive de temps à autre d’oublier des événements importants comme un anniversaire, un rendez-vous ou une date d’échéance.

Comme l’explique Patrick Leroux :

Même Albert Einstein n’encombrait pas sa mémoire de toutes ces données. On raconte qu’un jour un journaliste lui a demandé son numéro de téléphone. Il s’est alors rendu dans une boîte téléphonique à proximité de là, il a pris le bottin téléphonique, y a repéré son nom et a donné son numéro de téléphone aux journalistes stupéfaits. Interrogé à savoir pourquoi un homme aussi intelligent que lui ne connaissait même pas son propre numéro de téléphone, il a répondu: «Je ne surcharge pas ma mémoire. Je ne retiens rien de ce que je peux retrouver sur papier!»

L’agenda est comme votre deuxième cerveau où vous pouvez externaliser certaines obligations et avoir la certitude que vous ne les oublierez pas. Vous libérez ainsi votre mémoire et pouvez avoir l’esprit tranquille pour vous concentrer sur d’autres choses.

Vous ne voulez pas être cette personne qui se présente à son entrevue à la mauvaise date, qui loupe l’anniversaire d’un proche, ou qui oublie de remettre un projet à la date d’échéance.

Par conséquent, si vous ne voulez pas que ça vous arrive, utilisez un agenda et notez-y vos événements importants (anniversaires, événements, date d’échéances, rendez-vous) et ne surestimez pas votre mémoire.

Vous avez besoin d’un agenda pour vous souvenir des événements importants et libérer votre esprit de toutes ces choses que vous essayez de garder en tête.

4. Simplifier la prise de rendez-vous

Vous serez probablement d’accord avec moi pour dire qu’il est beaucoup plus facile de prendre un rendez-vous lorsque vous avez votre agenda devant les yeux, n’est-ce pas? Vous êtes alors en mesure de regarder à votre horaire puis de suggérer des plages horaires dans des moments idéaux.

À l’inverse, si vous n’avez pas d’agenda contenant votre emploi du temps, vous risquez d’avoir de la difficulté à prendre un rendez-vous, ou encore, de prendre rendez-vous dans des mauvais moments, ce qui peut interférer avec vos périodes de travail productives et même, créer des conflits d’horaire.

Quand vient le temps de prendre un rendez-vous, quoi de mieux qu’avoir la possibilité de sortir son agenda, de suggérer des plages horaires et d’être en mesure de faire un suivi avant le rendez-vous? Cela donne une impression de professionnalisme et prouve que vous êtes à votre affaire.

Si vous utilisez un agenda électronique, vous pouvez même simplifier la prise de rendez-vous à un autre niveau en utilisant des applications comme Calendly qui permettent la prise de rendez-vous automatique. J’écrirai un prochain article à ce sujet éventuellement.

Bref, vous avez besoin d’un agenda pour simplifier la prise de rendez-vous. 

Conclusion

L’agenda est un outil précieux pour gérer votre ressource la plus précieuse : le temps.

Cela vous permet d’établir votre emploi du temps et de gérer vos priorités, de planifier vos activités efficacement, de vous souvenir de vos événements importants et de prendre des rendez-vous plus facilement.

Si vous n’avez toujours pas d’agenda, vous feriez mieux de remédier à la situation et de vous en procurer un rapidement pour en expérimenter les nombreux bénéfices dès aujourd’hui!

Lisez mon article Comment choisir le meilleur agenda : papier ou électronique?  pour prendre une décision éclairée et choisir l’agenda idéal.

Utilisez-vous un agenda? Si oui, quelle utilisation en faites-vous? Sinon, pourquoi?


Matthieu Desroches

J’aide les entrepreneurs et leadeurs ambitieux à mieux s’organiser, bien gérer leur temps et augmenter leur efficacité afin d’avoir plus d’impact à travers leur entreprise. Visitez mon blog pour plus d’infos et de contenu.