Comment planifier, gérer son temps et être plus productif avec le time-blocking

 
gérer et optimiser son temps.png
 

ARTICLE RÉDIGÉ PAR SIMON CAVÉ

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. - Loi de Carlson

Quand vous vous laissez continuellement interrompre dans votre travail par des notifications, messages et appels, vous ne vous laissez jamais vraiment la chance d’aller au fond des choses en plus de gaspiller beaucoup de temps et d’énergie.

Pour booster votre productivité et gagner du temps, vous devez apprendre à éliminer les interruptions et rester concentré sur votre travail (jusqu’à ce que ce soit terminé).

Un bon moyen de le faire est d’appliquer la technique du time-blocking.

Dans cet article, nous allons voir en quoi consiste cette technique et comment l’appliquer au quotidien pour être plus performant.

Qu’est-ce que le time-blocking ?

Le time-blocking consiste à définir des blocs de temps dans votre calendrier pour travailler sur une tâche ou un projet de façon ininterrompue. C’est tout le contraire du multitâches, qui lui, consiste à passer constamment d’une tâche à une autre.

Les bénéfices du time-blocking sont nombreux…

Tout d’abord il permet de savoir exactement ce sur quoi vous devez travailler chaque jour. Vous définissez à l’avance les tâches que vous voulez accomplir et quand les accomplir. Chaque matin lorsque vous vous levez vous savez donc exactement ce que vous devez faire, ainsi, vous attaquez vos journées sans perdre de temps.

Le deuxième avantage est que le time-blocking vous garantit d’avancer sur les choses importantes. En bloquant du temps dans votre calendrier pour accomplir vos tâches importantes, vous êtes sûr de vous en occuper.

Tout le principe du time-blocking est d’allouer un moment spécifique pour accomplir une tâche spécifique. Pendant ce moment rien ni personne n’est autorisé à vous interrompre. Vous rendez donc l’accomplissement de vos tâches importantes inéluctable.

Enfin, le time-blocking permet de gagner du temps. Selon Gloria Mark, chercheuse dans le domaine de la science de l’interruption : “Le travailleur moyen change de tâche toutes les 3 min et une fois distrait, celui-ci peut mettre jusqu’à 30 min pour retourner à sa tâche initiale.

Passer constamment d’une tâche à une autre nous fait donc perdre du temps.

Mais avec le time-blocking, vous éviter complètement cela, car vous travaillez de façon ininterrompue sur votre tâche, ce qui vous permet non seulement d’être plus concentré, mais aussi, de perdre moins de temps.

Comment faire du time-blocking ?

Maintenant que l’on sait ce qu’est le time-blocking, nous allons voir concrètement comment appliquer cette technique au quotidien.

Étape 1 : Déterminez votre objectif et vos priorités

Tout l’intérêt de cette stratégie est de réussir à travailler sur des tâches qui sont importantes et qui vous font avancer dans la bonne direction. Si vous faites du time-blocking sur des tâches inutiles, vous vous retrouverez juste à accomplir efficacement des tâches qui ne devraient pas être accomplies du tout.

La première étape est donc d’identifier vos objectifs. En définissant des objectifs clairs, vous serez capable de déterminer quelles sont les tâches que vous devez accomplir à l’intérieur de vos blocs.



Étape 2 : Déterminez les moments les plus productifs et les moins productifs de la journée

Toutes les 90 à 120 min votre corps connaît une période d’énergie suivie d’une période de fatigue. On appelle ce phénomène le rythme ultradien.

Source: Everlaab (https://everlaab.com/rythme-ultradien/)

Pour travailler de façon optimale, vous devez prendre en compte ce rythme biologique naturel et faire vos tâches importantes quand votre énergie est à son pic. Inversement, vous devez prendre des pauses ou travailler sur des choses moins importantes quand vous traversez une période de fatigue.

Pour connaître votre rythme ultradien, prenez un carnet et un stylo et ajoutez sur le côté gauche les heures de la journée. À la fin de chaque heure, notez votre niveau d’énergie de 0 à 5 pour l’heure en question (5 étant le niveau le plus haut d’énergie). Faites cet exercice pendant une semaine et vous verrez des tendances apparaître.

Par exemple vous constaterez peut-être qu’entre 8h et 9h vous avez tendance à être au sommet de votre forme tandis qu’entre 13h et 14h vous avez peu d’énergie. Gardez précieusement ces données, car vous en aurez besoin pour l’étape suivante.

Étape 3 : Planifiez vos sessions de travail

Maintenant que vous savez quelles sont les tâches à accomplir pour réaliser votre objectif et que vous connaissez votre rythme ultradien, vous pouvez commencer à planifier vos sessions de travail.

Pour cela, prenez un calendrier, et définissez pour chaque jour plusieurs blocs de 25 à 90 min. Indiquez ce que vous voulez accomplir pendant ces blocs tout en tenant en compte de votre rythme ultradien.

Par exemple si vous savez que vous avez beaucoup d’énergie entre 8h et 9h le matin, créez un bloc de 60 min pour travailler sur une tâche importante pendant cette tranche horaire. Et si vous manquez généralement d’énergie vers 13h, travaillez sur une tâche qui requiert peu d’énergie à ce moment-là.

Source: Everlaab (https://everlaab.com/rythme-ultradien/)

Lorsque vous planifiez ces blocs de travail, planifiez-les pour une semaine. Rien ne sert de les planifier pour de plus longues périodes.

Ajoutez également un “buffer” en fin de journée. Un buffer est un “bloc tampon” de 1h pendant lequel vous ne planifiez rien. Ce bloc vous permet de compenser le retard éventuel que vous aurez pris dans la journée.

Les choses ne se passent jamais comme on le prévoit. Les tâches prennent parfois plus de temps ou certains problèmes que l’on n’avait pas anticipés surviennent et perturbent notre journée. Les blocs de fin de journée permettent de corriger cela.

Étape 4 : Travaillez sans interruption

Après avoir défini vos blocs de travail, il est temps de vous mettre à travailler. Comme nous l’avons vu plus haut, le time-blocking consiste à travailler sans interruption, ce qui veut dire que vous devez avancer sur vos tâches sans vous laisser distraire.

Si vous définissez un bloc de 60 min pour travailler sur la tâche Y par exemple, ne travaillez que sur la tâche Y pendant cette période.

Ne vous laissez en aucun cas distraire par des choses périphériques tel que des notifications, messages et emails…

Pour limiter ces distractions, vous pouvez vous aider d’applications tel que Freedom.


 

Découvrez mes stratégies avancées de time-blocking et gestion du temps

 

Dans ma formation Maitriser et optimiser son temps, j’explique exactement comment utiliser cette stratégie pour accomplir plus, gagner du temps et se focaliser sur ses vraies priorités.🔥


Étape 5 : Prenez une pause

Prendre des pauses régulières permet de mieux gérer votre énergie. On pense souvent à tort que ne pas prendre de pause permet d’avancer plus vite dans notre travail.

En vérité moins on fait de pauses, plus notre niveau d’énergie chute rapidement au cours de la journée. C’est pourquoi il est important d’intégrer des pauses après chaque bloc de travail.

Étape 6 : Recommencez à partir de l’étape 3

Une fois que vous avez accompli ces étapes, il suffit de les répéter. C’est à dire :

  1. Organisez-vous

  2. Concentrez-vous

  3. Reposez-vous

  4. Recommencez

En répétant ce processus, vous accomplirez vos objectifs beaucoup plus rapidement et vous gaspillerez moins d’énergie à passer d’une tâche à une autre.

Conclusion

Le time-blocking peut être difficile à appliquer au début, surtout si vous êtes habitué à faire du multitâches ou si vous avez tendance à vous laissez interrompre régulièrement lorsque vous travaillez.

Laissez-vous donc un peu de temps. Après avoir appliqué la méthode pendant suffisamment de temps, elle deviendra naturelle et vous verrez votre productivité exploser. 

Pour conclure, le time-blocking est un excellent moyen de reprendre le contrôle sur votre emploi du temps et votre attention. En planifiant des moments spécifiques dans la semaine pour avancer sur vos tâches importantes, vous avancerez beaucoup plus rapidement vers vos objectifs et perdrez moins de temps.

___

simon cave productivite.png

Simon Cavé est le fondateur d’Everlaab, le blog minimaliste dédié à tous les passionnés de productivité et de performances mentales. Il interviewe régulièrement des personnalités (millionnaire, astronaute, agent de la CIA..).


Matthieu Desroches

J’aide les entrepreneurs et leadeurs ambitieux à mieux s’organiser, bien gérer leur temps et augmenter leur efficacité afin d’avoir plus d’impact à travers leur entreprise. Visitez mon blog pour plus d’infos et de contenu.