Comment planifier sa journée pour un maximum d’efficacité

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Si vous n’avez pas l’habitude de planifier vos journées d’avance, il y a de fortes chances que vous ayez l’impression de ne pas être en plein contrôle de vos journées.

Vous arrivez probablement au bureau sans trop savoir ce que vous allez faire dans la journée et vous êtes rapidement entraîné par les demandes et les urgences du moment plutôt que de vous concentrer sur vos priorités réelles.

Or, il vous faut savoir qu’une journée productive se prépare toujours d’avance et non pas le matin même. Comme l’a si bien dit John C. Maxwell : « La productivité de demain commence avec la préparation d’aujourd’hui ».

La productivité de demain commence avec la préparation d’aujourd’hui.
— John C. Maxwell

Planifier sa journée d’avance est la meilleure façon de s’assurer de maximiser son temps au cours de la journée. Cela permet de travailler en s’alignant avec son niveau d’énergie, de commencer chaque journée en sachant exactement quoi faire, et de se concentrer sur ses priorités réelles.

La planification est un moyen d’être proactif plutôt que réactif, et de donner le ton à nos journées plutôt que de réagir à celles-ci.  À l’inverse, commencer la journée sans avoir de plan est une garantie que vous allez perdre du temps à certains moments de la journée.

Même si on pense parfois que la planification est une perte de temps en soi, le temps passé à planifier s’avèrera toujours une économie de temps au bout du compte.

Le simple fait de planifier vos journées d’avance peut littéralement transformer votre productivité personnelle et vous permettre d’être beaucoup plus efficace.

Si vous voulez découvrir comment planifier votre journée pour un maximum d’efficacité, continuez à lire cet article, car c’est exactement ce que nous verrons.

Avant de commencer

Avant de commencer, il est important de préciser que vous aurez besoin de deux outils indispensables pour bien planifier : un agenda et une liste de tâches.

  • L’agenda vous permettra de voir la quantité de temps que vous avez pour accomplir des tâches au cours d’une journée, et d’organiser votre temps de façon optimale.
     
  • La liste de tâches, quant à elle, vous permettra de choisir les tâches que vous devez faire à certains moments de la journée.

En d’autres mots, la liste de tâches vous indique tout ce que vous avez à faire alors que le calendrier vous dit à quel moment c’est possible de le faire.

Ces deux outils vont de pair et sont indispensables à la planification quotidienne.                       

Avant de commencer à planifier votre journée, assurez-vous donc d’avoir un bon agenda ainsi qu’une liste de tâches. Dès que vous êtes prêts, continuer à lire pour découvrir comment planifier.


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Cette check-list est un aide-mémoire pratique pour t'aider à appliquer les 5 étapes de planification suggérées dans cet article. 


1. Planifier la veille

La première chose à faire pour bien planifier votre journée est tout simplement de planifier la veille. Pour se faire, vous devez mettre environ 5 à 10 minutes de côté à chaque fin de journée dans le but de planifier celle du lendemain.

Certaines personnes planifient leur journée du lendemain avant de partir du bureau et d’autres, comme moi,  planifient leur journée avant de se coucher. Peu importe que ce soit à la fin de la journée de travail ou avant de se coucher, l’important est que vous commenciez chaque journée avec un plan clair en tête.

Planifier votre journée la veille vous permettra de commencer chacune de vos journées en sachant exactement ce que vous avez à faire

Pourquoi la veille et non pas le matin même? Parce que le fait de planifier la veille vous permettra de commencer chacune de vos journées en sachant exactement ce que vous avez à faire, ce qui vous aidera à démarrer la journée en force et ne pas perdre de temps.

À l’inverse, si vous avez l’habitude de planifier en arrivant au bureau, vous êtes beaucoup plus à risque de répondre aux demandes et aux urgences du moment plutôt que de travailler sur vos priorités réelles que vous aurez pris le temps d’identifier dans votre bloc de planification.

La planification de la journée du lendemain doit faire partie de votre routine quotidienne. Ne faites pas l’erreur de commencer votre journée de travail sans avoir de plan, car les circonstances extérieures réclameront rapidement votre temps. Vous devez déterminer un moment fixe pour planifier votre journée la veille, puis en faire une habitude.

2. Consulter son calendrier

Ensuite, la première chose que vous devez faire quand vous commencez à planifier, c’est de consulter votre calendrier pour voir les rendez-vous et les réunions prévues le jour suivant.

Vous devez identifier si vous avez un ou plusieurs rendez-vous de prévus, si vous devez vous préparer spécialement pour l’une de ses réunions, si vous avez des déplacements à effectuer pour vous rendre à ces rencontres et si vous avez du matériel spécifique à amener ou des tâches particulières à réaliser avant d’aller à ces rendez-vous.

L’idée est simplement de prendre connaissance des rendez-vous et des réunions qui vous attendent pour le lendemain afin de vous préparer en conséquence, et parfois, d’annuler la réunion si elle n’a plus lieu d’être.

À titre d’exemple, disons que nous sommes dimanche soir, que vous consultez votre agenda et que celle-ci affiche trois rendez-vous pour la journée de lundi.

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Vous pouvez donc évaluer si vous devez vous préparer spécialement pour l’une de ces rencontres et avoir une bonne idée de comment votre journée se déroulera.

3. Déterminer les tâches du jour et l’ordre de priorité

Maintenant que vous avez pris connaissance de votre horaire de la journée, vous devriez avoir une meilleure idée de la quantité de temps que vous aurez pour accomplir des tâches.

Référez-vous à votre liste de tâches et identifiez les tâches que vous devez faire durant la journée, en fonction du temps que vous avez de disponible entre vos réunions.

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Il s’agit de choisir entre 5 à 8 tâches par jour, selon le temps que vous avez et la durée de chaque tâche.

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Puis, maintenant que vous avez identifié les 5 à 8 tâches que vous voulez faire pour cette journée, vous pouvez pousser votre planification plus loin et déterminer l’ordre de priorité.

Y a-t-il des tâches plus importantes et urgentes que d’autres? Y a-t-il des tâches qui doivent être faites en priorité?

Une technique de priorisation populaire consiste à déterminer les 3 tâches les plus importantes de la journée et de commencer par celles-ci afin d’être certain d’avoir le temps de les compléter avant la fin de la journée.

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4. Déterminer des blocs de temps

Maintenant que vous avez validé votre horaire de rendez-vous et avez créé votre liste de tâches du jour par ordre de priorité, vous pouvez amener votre planification encore plus loin en planifiant des blocs de temps pour accomplir certaines de vos tâches.

L’expérience démontre qu’une tâche a plus de chances d’être effectuée si elle se trouve dans une plage horaire spécifique du calendrier plutôt que sur la liste de tâches.

Planifiez des blocs de temps pour effectuer certaines tâches dans un délai déterminé.

L’idée est donc de planifier des blocs de temps pour effectuer certaines tâches et assurer leur réalisation dans un délai déterminé.

Je fais la distinction entre les blocs administratifs et les blocs stratégiques. Pour en savoir plus à ce sujet, je vous invite d’abord à lire cet article.

Si par exemple, votre liste de tâches contient beaucoup de tâches administratives comme faire des appels, envoyer des courriels, classer des documents et écrire des rapports, vous pouvez planifier un ou plusieurs blocs « tâches administratives » à votre agenda durant lequel vous essayerez de terminer vos tâches administratives du jour.

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Pour continuer avec notre exemple, ce bloc « tâches administratives » servirait à accomplir les tâches suivantes de notre liste de tâches quotidienne :

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Cependant, comme vous pouvez le voir, la tâche « Créer mon PowerPoint pour conférence Sept » ne se retrouve pas dans ce bloc administratif, car c’est une tâche de plus haute importance qui demande un niveau d’implication supérieur de ma part. Je lui accorderai donc un bloc stratégique indépendant dans ma journée.

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Si je résume, le bloc « tâches administratives » permet de regrouper plusieurs tâches administratives au même moment, c’est-à-dire, des tâches nécessaires, mais sans réelle valeur ajoutée. Le bloc stratégique, quant à lui, est attitré à une tâche spécifique de grande importance. 

Peu importe les blocs de temps que vous utilisez, l’idée est d’amener votre planification plus loin et désignant certains blocs pour des tâches que vous voulez être certain d’accomplir dans la journée, car rappelez-vous, une tâche a toujours plus de chance d’être réalisée quand elle se trouve sur une plage spécifique du calendrier.

Ces blocs de temps vous permettront de limiter la quantité de temps que vous passez sur certaines tâches, de donner une structure à vos journées et d’être plus efficace.  

5. Préparer le matériel et l’information nécessaire

Finalement, en fonction des rendez-vous et des tâches que vous avez planifiées, faites les préparatifs nécessaires afin d’avoir le matériel et l’information que vous avez besoin pour avoir une journée productive.

  • Vous avez besoin d’apporter un document spécifique pour effectuer une telle tâche? Imprimez le document et mettez-le dans votre porte-documents.
     
  • Vous devez préparer un ordre du jour avant de vous présenter à telle réunion? Faites-le maintenant.
     
  • Vous devez lire un document et fournir une réponse précise durant votre réunion de demain? Survolez le document et préparez votre réponse.

Préparez tout ce qu’il vous faut pour la journée, y compris votre sac de travail, votre sac de sport, et même, vos vêtements. De cette manière,  vous serez prêt à démarrer la journée en force dès votre réveil.

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Comment j’applique cela?

  1. Chaque soir, avant de me coucher, je prends environ 10 minutes pour planifier ma journée du lendemain
     
  2. Je consulte mon calendrier pour valider mes rendez-vous et déterminer si je dois me préparer d’une façon particulière pour certains d’entre eux.
     
  3. Je consulte ensuite mes listes de tâches et je détermine environ 5 à 8 tâches que je vais effectuer au courant de la journée, selon la quantité de temps libre que j’aurai dans cette journée.
     
  4. Je détermine ensuite des blocs de temps spécifiques selon les tâches que je dois faire durant la journée.  J’aime beaucoup me planifier un bloc de « tâches administratives » le matin entre 9h30 et 12h afin d’accomplir toutes mes tâches administratives du jour et d’avoir l’esprit tranquille pour le reste de la journée. Je réserve ensuite la plupart de mes après-midi à des blocs de tâches stratégiques pour travailler sur des tâches importantes qui contribuent à l’accomplissement de mes objectifs. En sachant que je vais passer l’après-midi sur une tâche importante et passionnante, je suis doublement motivé à terminer toutes mes tâches administratives avant midi pour être certain de pouvoir me libérer.
     
  5. Je prépare le matériel et l’information dont j’aurai besoin le lendemain.
  • Je choisis le linge que je vais porter pour ne pas perdre de temps le matin.
  • Je prépare mon linge de sport lorsque je prévois aller au gym après le travail.
  • Je prépare mes points à apporter pour mes différentes réunions.
  • Je prépare le matériel, les documents et les livres dont j’aurai besoin pour ma journée.

Finalement, quand je me lève le matin, je peux commencer immédiatement mes activités de la journée, car tout est prêt et je sais ce que j’ai à accomplir. C’est là que la planification quotidienne est bénéfique pour moi!

Conclusion

Maintenant que vous savez comment planifier votre journée, mettez toutes les chances de votre côté pour commencer chacune de vos journées en forces.

N’oubliez pas qu’une journée productive se planifie la veille et qu’une journée bien planifiée, c’est une journée dans laquelle vous connaissez votre horaire, vous savez exactement quelles tâches effectuer, vous avez planifié des blocs de temps, et vous avez préparé le matériel et l’information nécessaire.

N’attendez pas une journée de plus et planifiez votre journée de demain aujourd’hui! Vous expérimenterez alors les nombreux bénéfices de la planification!


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Cette liste te servira d'aide-mémoire et t'aidera à planifier ta journée en suivant les 5 étapes que je viens de te présenter dans l'article.