La différence entre les activités stratégiques et administratives

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Dans l’exercice de vos responsabilités, vous devez toujours composer avec deux types d’activités.

Il y a premièrement les activités qui ont une grande valeur, qui vous font progresser vers l’accomplissement de vos objectifs, qui vous rapportent plus d’argent et qui vous procurent le plus de satisfaction.

Puis, il y a toutes les autres activités nécessaires que vous devez accomplir pour assumer votre rôle ou simplement faire fonctionner votre entreprise, mais qui ne vous passionnent pas nécessairement et qui ne rapportent pas d’argent ni de résultats.

Par exemple, si vous êtes un vendeur, vous devez toujours jongler entre votre activité qui a le plus de valeur, soit la vente, et toutes les activités de nature administratives qui encadrent votre travail comme la rédaction de contrats, les appels de suivi après-vente et la gestion de vos courriels.

Peu importe votre profession, le danger est toujours d’être absorbé par les activités dites « administratives » et de ne plus avoir de temps pour les activités à plus grande valeur dites « stratégiques ».

L’idéal pour chaque personne est pouvoir de pouvoir passer le plus de temps sur les activités stratégiques et le moins possible sur les activités administratives.

Pour cela, il est très important que vous arriviez à faire la différence entre les activités stratégiques et les activités administratives.

Si vous voulez en apprendre plus sur ces deux types d’activités, continuez à lire cet article, car nous regarderons comment il est possible de faire la distinction entre chaque type d’activités.

Les activités stratégiques

CE QUE JE VEUX FAIRE, CE QUI A LE PLUS DE VALEUR

Les activités stratégiques sont des activités à haute valeur ajoutée qui contribuent directement à l’accomplissement de vos objectifs, qui génèrent du revenu et qui amènent votre entreprise ou votre organisation plus loin.

Il s’agit de vos activités les plus importantes et de celles qui ont le plus de valeur à vos yeux. Ce sont les activités principales de votre profession et celles qui produisent des résultats positifs au bout de la ligne. Ce sont aussi les activités qui sont le plus exigeantes au niveau cognitif et intellectuel.

Nous pouvons définir ce type d’activités comme étant les Money-Making activities, c’est-à-dire, les activités qui génèrent de l’argent, ou encore, les Breaktrough activities, c’est-à-dire, les activités qui produisent une percée et du développement pour votre entreprise ou votre carrière, ou encore, le Deep Work, c’est-à-dire les activités qui demandent le plus haut niveau d’attention et de concentration.

Vos activités stratégiques sont propres à votre emploi, car il y a autant d’activités stratégiques qu’il y a de professions. Par exemple :

  • Pour un vendeur, l’activité stratégique est la vente.
  • Pour un médecin, il s’agit de soigner les patients et de faire de la recherche médicale.
  • Pour un pasteur, il s’agit de préparer des messages, de communiquer et de rencontrer des gens.
  • Pour un auteur, les activités stratégiques sont l’écriture et la promotion des livres.
  • Pour un musicien, il s’agit de perfectionner son instrument et de faire des prestations musicales.
Vos activités stratégiques sont celles que vous devez prioriser avant toutes choses

Vos activités stratégiques sont celles que vous devez prioriser avant toutes choses et celles auxquelles vous devez consacrer votre meilleur temps et votre plus haut niveau d’énergie.

Les activités administratives

CE QUE JE DOIS FAIRE, CE QUI EST NÉCESSAIRE

En contrepartie, il y a un autre type d’activités que vous devez assumer quotidiennement et il s’agit des activités administratives.

Les activités administratives sont des activités nécessaires, voire indispensables pour assumer votre rôle ou faire fonctionner votre entreprise, mais qui n’ont pas nécessairement une grande valeur ajoutée en elles-mêmes.

Il s’agit d’activités que vous devez faire parce qu’elles ont une utilité, mais ce ne sont pas celles qui vont générer du revenu, contribuer à l’accomplissement de vos objectifs ou amener votre entreprise ou votre organisation plus loin.

Il s’agit plutôt d’activités de gestion, de soutien et de maintenance, en d’autres mots, de toutes activités nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise ou à l’exercice de vos responsabilités.

Pour vous aider à comprendre clairement de quoi il s’agit, voici quelques exemples :

  • Les courriels. La plupart d’entre nous devons gérer nos courriels quotidiennement. Cela implique de lire et répondre à nos courriels, de faire des suivis sur des choses en attente, d’envoyer des courriels et de faire du ménage dans sa boîte de réception. Or, personne ne peut dire que les courriels représentent une activité à haute valeur ajoutée.
     
  • La paperasse. Chacun nous doit à un moment ou un autre gérer de la paperasse au cours de sa semaine, que ce soit d’imprimer des documents, traiter son courrier, classer ses papiers ou réviser et signer des documents. Encore une fois, la paperasse n’est pas ce génère des résultats positifs pour vous.
     
  • Les appels et les messages instantanés. Nous devons tous gérer quotidiennement nos communications que ce soit de répondre au téléphone, d’écouter sa boîte vocale et retourner des appels manqués, de passer des appels ou répondre à nos messages instantanés. Or, bien souvent, cela est nécessaire, mais ne nous fait pas avancer dans nos activités les plus significatives (à moins que le sujet de la communication soit lié à l’activité en question).
     
  • Les tâches de nature administrative. Nous avons tous une multitude de tâches à caractère administratif comme écrire un compte-rendu, saisir des données, rédiger un contrat, préparer une réunion, acheter du matériel, effectuer une réservation, etc. Cela est nécessaire pour assume notre rôle, mais ce n’est pas ce qui génère les accomplissements, les percées et les résultats.

Le point commun de toutes ces activités est qu’elles sont NÉCESSAIRES, mais n’ont pas une grande valeur en soi. Par exemple, le fait de gérer votre paperasse n’est pas ce qui va vous apporter de nouveaux clients ou vous faire progresser dans un domaine précis, mais c’est pourtant nécessaire pour bien assumer votre rôle.

Même si ces activités ont une faible valeur ajoutée en elles-mêmes, il ne faut toutefois pas négliger leur importance, car il s’agit de tâches nécessaires

Même si ces activités ont une faible valeur ajoutée en elles-mêmes, il ne faut toutefois pas négliger leur importance, car il s’agit de tâches nécessaires, voir indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise ou à l’exercice de vos responsabilités, et si vous les négligez, vous risquez de manquer à l’une de vos responsabilités.

Par exemple, si vous êtes un travailleur indépendant et que vous négligez d’organiser votre dossier de taxes, car vous considérez que cela a une faible valeur ajoutée, vous risquez de manquer à votre responsabilité de produire votre déclaration de taxes à la fin du trimestre.

Bref, les activités administratives sont des activités nécessaires à l’exercice de vos responsabilités, mais qui n’ont pas une grande valeur en soi.

Pensez à tout ce que vous avez à gérer dans une semaine pour maintenir un standard ou simplement assumer vos responsabilités et vous aurez votre liste d’activités administratives.

La nécessité de distinguer le type d’activité

Pour résumer ce que nous avons vu jusqu’à présent, les activités stratégiques correspondent à ce que je veux faire et à ce qui a le plus de valeur, alors que les activités administratives correspondent à ce que je dois faire, à ce qui est nécessaire.

Maintenant, vous vous demandez peut-être à quoi sert ce concept? Et bien c’est très simple : vous devez être en mesure de distinguer le type d’activité et de vous concentrer le plus possible sur les activités stratégiques et le moins possible sur les activités administratives, parce que ce sont les activités stratégiques qui vous rapprochent de vos objectifs, qui génèrent du revenu et qui amènent votre entreprise ou votre organisation plus loin.

À l’inverse, les activités administratives ont plutôt tendance à gruger votre temps et à faire en sorte qu’il ne vous reste plus de temps pour les activités stratégiques.

Certaines personnes passent littéralement leurs journées à faire des activités administratives comme répondre au téléphone, envoyer des courriels, traiter de la paperasse et faire des petites tâches de natures administratives et il ne leur reste plus de temps pour travailler sur des tâches stratégiques comme créer, étudier, vendre, réfléchir, écrire, etc.

Il est donc important que vous fassiez la distinction entre ces deux types d’activités et que vous contrôliez intentionnellement la quantité de temps que vous passez au niveau des activités administratives.

Vous devez faire en sorte de consacrer votre meilleur temps et votre plus haut niveau d’énergie aux activités stratégiques.

Exemples

Pour vous aider à visualiser clairement le concept, voici deux exemples réels.

Mes activités

En tant que blogueur, coach et conférencier en productivité, mes activités stratégiques sont de :

  • Étudier la productivité (lire, suivre des cours, écouter des podcasts, etc.)
  • Créer du matériel de formation (articles, cours, ateliers, etc.)
  • Enseigner (coacher des gens, faire des formations, etc.)
  • Développer mon entreprise (créer des contacts, élaborer des plans, etc.)

Tout le reste de mes activités sont des activités administratives. Par exemple :

  • Créer, développer et mettre à jour mon site web
  • Faire de la publicité
  • Gérer mes réseaux sociaux
  • Suivre mon budget et tenir ma comptabilité
  • Gérer mes courriels
  • Etc.

Toutes ces activités de soutien sont nécessaires pour faire fonctionner mon entreprise, mais ce ne sont pas celles qui me permettent d’accomplir mes objectifs. Je ne suis pas en affaires pour gérer un site web, un budget et des réseaux sociaux, mais bien pour enseigner mon sujet d’expertise en productivité. Je dois donc me concentrer le plus possible sur mes activités stratégiques et le moins possible sur mes activités administratives.

Les activités de Greg

Greg est un musicien qui travaille à son propre compte. Son  travail consiste à créer de la musique pour la télévision (films, émissions, bande-annonce).

Ses activités stratégiques consistent à créer de la musique et à développer son entreprise. La création de musique est l’activité qui lui rapporte de l’argent et qui le passionne, alors que le développement de son entreprise est l’activité qui lui permet d’amener son entreprise plus loin.

Ses activités administratives représentent tout le reste, c’est-à-dire, toutes les tâches qu’il doit faire pour maintenir son entreprise en place :

  • Répondre à ses courriels
  • Gérer les droits d’auteurs
  • Tenir sa comptabilité d’entreprise
  • Embaucher une assistante
  • Répondre au téléphone et retourner des appels
  • Facturer les clients
  • Gérer son site web
  • Entretenir ses réseaux sociaux

Greg doit lutter pour nous ne pas se laisser absorber par toutes les activités administratives et il doit s’efforcer de se concentrer sur la création de musique et le développement de son entreprise.

Appliquer le concept

Maintenant que vous comprenez la différence entre les deux types d’activités, il ne vous reste plus qu’une chose à faire : identifiez vos activités stratégiques pour consacrer votre meilleur temps et votre plus haut d’énergie à celles-ci.

Pour se faire, prenez votre liste de tâches ou votre description de poste et séparez chaque tâche ou activité en deux catégories : les activités stratégiques et les activités administratives.

  • Quelles sont vos activités stratégiques, celles qui ont le plus de valeur?
     
  • Quelles sont vos activités administratives, celles qui sont nécessaires?

Ne vous concentrez pas sur la nature de l’activité (appel, paperasse, courriels…), mais bien sur le résultat généré par l’activité. L’activité contribue-t-elle à un accomplissement ou un avancement particulier? Si oui, c’est une activité stratégique. Sinon, c’est une activité administrative (ou de soutien).

Lorsque vous aurez identifié vos activités stratégiques et administratives, faites une distinction claire sur votre agenda entre ces deux types d’activités. Ayez un bloc de temps attitré à vos activités stratégiques et un autre à vos activités administratives.

Dans un futur article, nous observerons comment il est possible d’organiser sa journée en suivant ce concept. Pour l’instant, partagez dans les commentaires quelles sont vos activités stratégiques.

Matthieu Desroches

J’aide les entrepreneurs et leadeurs ambitieux à mieux s’organiser, bien gérer leur temps et augmenter leur efficacité afin d’avoir plus d’impact à travers leur entreprise. Visitez mon blog pour plus d’infos et de contenu.