Si vous avez un agenda, mais n’êtes pas satisfait de la manière dont vous l’utilisez actuellement, ou si vous hésitez entre un agenda papier et un agenda électronique, cet article est pour vous.
Maintenant que vous comprenez Pourquoi vous devriez absolument utiliser un agenda, nous allons regarder à comment choisir le meilleur agenda.
Je vais vous présenter les avantages, inconvénients et critères indispensables des deux grands types d’agendas, soit l’agenda papier et l’agenda électronique, ainsi qu’une recommandation d’outils/applications pour chacun.
Après avoir lu cet article, vous serez en mesure de choisir si vous préférez un agenda papier ou électronique et quel outil choisir.
Commençons premièrement par l’agenda papier.
L’agenda papier
Même si ça semble d’une autre époque, vous serez surpris d’apprendre que l’agenda papier est encore à la mode et compte toujours de nombreux utilisateurs.
En 2015, j’ai fait un sondage auprès de 208 professionnels et étudiants universitaires pour savoir quel type d’agenda ils utilisaient au travail et 41,3% des répondants affirmaient utiliser un agenda papier.
Ce sondage est corroboré par le fabricant d’agendas Quo Vadis qui affirmaient dans La Presse en 2016 vendre 4 millions d’agendas au Canada, dont 2,2 millions au Québec. Quant à son principal concurrent, la Dominion Blueline, il affirmait pour sa part vendre 2 millions d’agendas au Canada.
Ces statistiques prouvent qu’il y a encore une demande et de nombreux utilisateurs d’agenda papier.
Selon le créateur d’agendas W Maxwell, l’agenda papier n’est pas près de disparaître. Il dit :
Malgré la popularité des outils électroniques, l’amour de l’agenda papier ne se dément pas. L’action d’écrire ses rendez-vous à la main sans avoir à respecter un format (préétabli) donne une sensation de liberté. De plus, l’agenda papier ne manque jamais de batterie, est super facile à utiliser et offre une vue d’ensemble de notre semaine ou de notre mois (selon le format choisi). Plus qu’un simple outil de gestion, il comble les amoureux de papeterie comme nous qui aiment toucher la douceur de la couverture, sentir l’odeur singulière de la reliure et percevoir la fibre du papier au passage de la pointe du stylo.
L’agenda papier a connu un énorme regain de popularité au cours des dernières années et il revient sur le devant de la scène plus que jamais. Rien qu’en 2016 et 2017, plusieurs nouveaux agendas papier ont été mis en marché et ont connu un succès monstre. C’est le cas du Productivity Planner (2016), du Self Journal (2016), du Full Focus Planner (2017) et du M3 Journal (2017) qui ont tous généré au moins 100 000$ de vente.
De plus, certains experts de la productivité comme Julie Morgenstern et la plateforme Make Use Of ont commencé à prendre position en faveur de l’agenda papier et à vanter ses mérites en cette ère numérique.
Tout cela pour dire que l’agenda papier est encore une option très populaire préférée par des milliers de personnes encore aujourd’hui.
Je suis moi-même un fan d’agenda papier et j’ai utilisé ce type d’agenda jusqu’en septembre 2017. La raison pour laquelle je suis passé au numérique n’a rien avoir avec l’efficacité de l’agenda papier, mais plutôt parce que j’avais besoin d’intégrer différentes applications avec mon calendrier électronique pour mieux gérer mon entreprise.
Si vous voulez opter pour un agenda papier, voici les éléments à prendre en considération ainsi que mes recommandations d’agendas.
Avantages de l’agenda papier
L’agenda papier a de nombreux avantages dont certains qui ne pourront jamais être remplacés par la technologie. Voici les principaux avantages de l’agenda papier.
Simple d’utilisation. L’agenda papier est simple à utiliser et ne nécessite aucun apprentissage particulier. Il ne suffit que d’avoir un bon crayon et de savoir écrire puis le tour est joué.
Accessible. L’agenda papier est accessible et ne nécessite pas de smartphone, d’ordinateur ou de connexion Internet.
Personnalisable. L’agenda papier est personnalisable et offre la possibilité d’ajouter des couleurs, des étiquettes de suivis et bien plus. Voici quelques idées pour personnaliser votre agenda.
Plus « visuel ». L’agenda papier offre une meilleure vue de l’emploi du temps contrairement à un agenda électronique où on voit les choses en minuscule, surtout à partir d’un téléphone. Les personnes de type visuel préféreront avoir leurs obligations devant eux de façon claire avec un agenda papier.
Favorise la mémorisation. Selon des études, le fait d’écrire à la main favorise la rétention de l’information et procure un plus grand sentiment d’engagement vis-à-vis d’une tâche. Écrire vos obligations avec un agenda papier vous aidera donc à mieux les mémoriser.
Aide à organiser ses pensées. Selon le fabricant d’agendas W Maxwell, le fait de prendre un papier et un stylo a un véritable pouvoir et permet à une personne de mieux organiser ses idées. Il dit : « Avec un simple stylo à la main, on pense sans limites, on gribouille, on recommence. Ce cheminement de réflexion nous permet d’y voir plus clair et ainsi de mieux organiser nos pensées ».
S’intègre à des systèmes de gestion du temps. L’agenda papier s’intègre facilement avec des systèmes de gestion du temps. C’est d’ailleurs ce que tous les nouveaux agendas comme le Productivity Planner et le Self Journal proposent. Ce sont des agendas basés sur une méthodologie de gestion du temps plus avancée.
De tous ces avantages, c’est probablement le fait que l’on puisse personnaliser l’agenda papier, avoir une meilleure vue de notre emploi du temps et écrire ses obligations à la main qui fait en sorte que les gens préfèrent toujours cette alternative.
Comme on le lit si bien dans l’article de Top Agenda :
Si l'agenda de bureau parvient à survivre dans cette ère technologique, c'est probablement car il est personnalisable à souhait. Beaucoup apprécient sa grande taille, face à l'écran minuscule de certains appareils électroniques. D'autres prétendent retenir beaucoup plus facilement un rendez-vous qu'ils ont noté à la main. D'autres encore trouvent qu'il est plus rapide de griffonner sur du papier, plutôt que d'entrer l'information dans un téléphone portable.
Désavantages de l’agenda papier
L’agenda papier n’est pas une solution parfaite et a également son lot de désavantages. Voici les principaux reproches que l’on fait de l’agenda papier :
Fonctionnalités manquantes. L’agenda papier n’a pas de fonctionnalités avancées comme les rappels, le partage avec d’autres personnes, la possibilité de gérer plusieurs agendas au même endroit et l’intégration avec d’autres applications.
Moins accessible. L’agenda papier est moins accessible que l’agenda électronique. Vous n’avez pas toujours votre agenda papier avec vous (sauf pour les femmes qui ont un sac à main) alors que vous avez toujours votre téléphone vous donnant accès à votre agenda avec vous.
Manque parfois de flexibilité. L’agenda papier manque parfois de flexibilité. C’est le cas lorsque la grille horaire quotidienne est limitée de 8h à 19h, par exemple, et que vous aimeriez planifier une activité en dehors de ces heures-ci, ou encore, lorsqu’il n’y a pas suffisamment d’espace pour écrire vos notes.
Horizon de planification limitée. L’agenda papier est limité à l’année en cours, ce qui réduit l’horizon de planification. En effet, si vous avez un agenda 2018, vous ne pouvez pas planifier l’année 2019, à moins d’avoir déjà acheté le prochain agenda.
Parfois encombrant. Si vous voulez avoir accès à votre agenda en tout temps, vous devez le traîner avec vous partout où vous allez. Cela peut parfois être encombrant, surtout si vous utilisez un agenda de bureau.
Plus dispendieux. Contrairement à l’agenda électronique qui est gratuit, un bon agenda papier vous coûtera entre 20 à 50$.
De tous ces désavantages, c’est clairement le fait qu’il n’y ait pas de fonctionnalités avancées comme les rappels, le partage et l’intégration qui amène les gens à opter pour l’agenda électronique.
Critères indispensables
Si vous choisissez d’y aller avec un agenda papier, sentez-vous bien libre et amusez-vous. Toutefois, je tiens à préciser que tous les agendas papier ne sont pas nécessairement de bons agendas à utiliser.
Il y a quelques critères indispensables qui doivent se retrouver dans votre agenda pour que celui-ci puisse réellement vous aider à gérer votre temps.
Si vous choisissez un agenda papier, je vous recommande d’y aller avec un agenda semainier présentant la vue de la semaine sur 2 pages et incluant une grille horaire de 6h à 22H, du lundi au dimanche.
Je vais vous expliquer chaque critère.
SEMAINIER
Le semainier est un agenda de bureau qui présente la vue de la semaine sur deux pages. Celui-ci vous permet en un coup d’œil de voir l’ensemble de votre semaine, ce qui vous permet de créer un planning de la semaine efficace et d’avoir votre « budget temps » devant les yeux.
Comme l’explique Stephen Covey dans son livre Priorité aux priorités, il est important d’avoir la perspective de la semaine devant les yeux.
Je ne suis pas fan des agendas quotidiens qui présentent la journée sur une ou deux pages. Je trouve personnellement que ça nous plonge trop le nez dans les affaires du quotidien et pas suffisamment sur la vue d’ensemble de la semaine.
De plus, lorsque l’on veut voir nos disponibilités ou notre horaire de la semaine, il faut jongler parmi 7 pages différentes et allez voir chaque journée individuellement.
Je déconseille fortement tous les agendas quotidiens et recommande les semainiers qui présentent la vue de la semaine sur deux pages.
GRILLE HORAIRE DE 6H À 22H
Certains semainiers proposent la vue de la semaine sur deux pages, mais n’offrent pas de grille horaire. Je déconseille également ce type d’agenda puisque cela ressemble plutôt à un journal ou à une liste de tâches qu’à un véritable agenda.
D’autres semainiers proposent une grille horaire, mais avec une plage d’heures insuffisante du genre 8h à 19h…
Cela est totalement inefficace et ne permet pas de gérer son emploi du temps de façon intégrale. Si votre agenda a une grille horaire de 8h à 19h, qu’allez-vous faire si vous devez noter un événement qui débute à 7h le matin? Et si votre agenda n’a pas de grille horaire du tout, comment allez-vous être en mesure de gérer votre emploi du temps de façon rigoureuse comme s’il s’agissait de votre « budget temps »?
Assurez-vous de choisir un semainier avec grille horaire de 6h à 22h (minimum).
DU LUNDI AU DIMANCHE
La plupart des agendas semainiers ne proposent pas une vue complète de la semaine. Ils proposent souvent une vue des 5 jours de la semaine du lundi au vendredi, ou des 6 premiers jours de la semaine du lundi au samedi.
Or, assurez-vous que votre semainier vous propose les 7 jours de la semaine.
La raison est simple : votre agenda vous permet de gérer à la fois votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Par conséquent, vous aurez parfois besoin de planifier ou noter certains événements la fin de semaine, même s’il ne s’agit pas nécessairement d’une journée de travail.
Votre agenda doit vous permettre de gérer chaque moment de votre vie, y compris la fin de semaine. Par conséquent, assurez-vous d’avoir la semaine entière du lundi au dimanche.
Aussi, assurez-vous que la semaine commence bien le lundi et non pas le dimanche. La raison est qu’il est plus facile de gérer son temps de cette façon. Vous travaillez du lundi au vendredi, et avez un weekend complet de deux jours le samedi et dimanche.
AUTRES CRITÈRES SECONDAIRES À CONSIDÉRER :
Espace pour écrire. Assurez-vous d’avoir de la place pour écrire des mémos et des notes liées à vos activités Ex : adresses, points pour un ordre du jour, etc.
Format. Assurez-vous que ce soit un format avec lequel vous êtes à l’aise et que vous pouvez transporter facilement.
Style. Assurez-vous de choisir un agenda qui vous inspire au niveau de l’apparence.
Bref, les choix d’agendas papiers sont illimités, mais rappelez-vous que votre agenda n’est pas un cahier notes ou cahier de dessin… Il s’agit d’un outil précieux pour gérer votre temps.
Assurez-vous donc de choisir un agenda qui correspond à ces critères si vous voulez réellement être en mesure d’appliquer certaines techniques de gestion du temps.
Recommandations
Je suis conscient que très peu d’agendas correspondent aux critères que j’ai mentionnés ci-haut. La plupart n’affichent pas les 7 jours de la semaine dans leur intégralité, n’ont pas une grille horaire assez longue, ou n’ont tout simplement pas de grille horaire.
Or, il existe quelques agendas qui répondent à ces critères. Voici mes recommandations.
1. Week Dominator. Cet agenda offre une vue hebdomadaire parfaite et beaucoup de flexibilité. Il contient également une section pour écrire ses objectifs personnels et suivre son progrès chaque semaine. Je vous recommande fortement d’y aller avec cet agenda. Utilisez ce coupon pour avoir 10% de rabais.
2. Planifi-action. Si vous n’aimez pas le Week Dominator, je vous recommande d’y aller avec l’agenda Planifi-action. C’est un agenda très populaire qui répond à presque tous les critères.
La plupart des autres agendas que vous verrez sur le marché ne répondront pas aux critères que je vous ai recommandés. Par conséquent, je vous déconseille de les utiliser.
Alors voilà pour ce qui concerne l’agenda papier. Poursuivons maintenant avec l’agenda électronique.
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L’agenda électronique
Le concept de l’agenda électronique (ou numérique) a originalement été inventé par Alfred B. Levine en 1979 et a commencé à être intégré dans les PDA et appareils électroniques au cours des années 80.
Aujourd’hui l’agenda électronique fait partie de notre quotidien et les applications de calendrier numériques sont innombrables.
Bien qu’il ait un côté moins personnel que l’agenda papier, l’agenda numérique a des fonctionnalités beaucoup plus avancées qui rendent cette alternative très intéressante.
Je préférais personnellement utiliser un agenda papier, mais j’en suis venu à réaliser que j’avais besoin de fonctionnalités supplémentaires comme le partage d’agenda, les rappels et l’intégration avec d’autres applications pour être efficace avec ma gestion du temps. C’est pourquoi j’ai opté pour l’agenda électronique en septembre 2017.
Je vais maintenant vous présenter les avantages, désavantages et critères indispensables ainsi que mes recommandations d’agenda électronique si vous désirez opter pour cette alternative.
Avantages de l’agenda électronique
Les avantages de l’agenda numérique sont nombreux. Voici les principaux :
Accessible en tout temps et en tout lieu. L’agenda électronique est généralement accessible à partir de votre téléphone, ce qui veut dire que vous y avez accès en tout temps et en tout lieu. Pour ceux qui ont déjà utilisé un agenda papier, n’est-ce pas frustrant de réaliser que vous n’avez pas votre agenda à portée de main quand vient le temps de prendre un rendez-vous ou de regarder vos disponibilités?
Possibilité de programmer des rappels. Tous les agendas électroniques offrent la possibilité de programmer des rappels, ce qui est bien utile pour se rappeler des événements importants et gérer les événements récurrents.
Possibilité de partager avec d’autres personnes. L’agenda électronique permet le partage avec d’autres personnes. Vous pouvez partager votre agenda avec vos collaborateurs, ce qui leur permet de voir votre emploi du temps et vos plages de disponibilités, ou vous pouvez partager des événements individuels comme des rendez-vous. Cette fonction facilite énormément le travail collaboratif.
Permets la planification à plus long terme. L’agenda électronique n’est pas limité dans le temps (ex : agenda 2018) et permet une planification à plus long terme. Vous pouvez planifier des mois et même des années d’avance sans aucun souci.
S’intègre avec d’autres applications. L’agenda électronique s’intègre bien avec différentes applications, ce qui vous permet de créer un système d’organisation personnelle hyper avancé. Vous pouvez entre autres intégrer votre calendrier avec votre liste de tâches comme Todoist, ou encore, utiliser des applications comme Calendly pour automatiser votre prise de rendez-vous. J’ai d’ailleurs transféré à l’agenda numérique pour pouvoir intégrer Calendly à mon calendrier.
Possibilité de gérer plusieurs agendas. L’agenda électronique permet de gérer plusieurs agendas différents à partir du même calendrier. Vous pouvez par exemple, en plus de votre agenda personnel/professionnel avoir un agenda pour les activités de votre équipe et un pour la disponibilité d’un local particulier, et afficher tout cela au même endroit.
Gratuit. La plupart des agendas numériques sont gratuits, contrairement aux agendas papier qui coûtent entre 20 à 50$.
Désavantages de l’agenda électronique
Voici maintenant les côtés négatifs de l’agenda numérique :
Vue moins intéressante sur le téléphone. Si vous utilisez votre agenda sur votre téléphone, vous êtes probablement d’accord avec moi pour dire que la vue n’est pas super. Les événements sont affichés en miniatures et il est pratiquement impossible d’avoir la vue de la semaine complète.
Nécessite l’accès à Internet et à la technologie. Même si ce n’est pas un problème pour la majorité des gens, certaines personnes n’ont pas facilement accès à l’ordinateur, au téléphone ou à Internet.
Moins personnel. Contrairement à l’agenda papier, il n’est pas possible de personnaliser autant l’agenda électronique. Mis à part les codes de couleurs pour les événements, il y a peu de personnalisation possible. De plus, la version numérique est moins chaleureuse qu’un bon vieil agenda papier que l’on peut toucher, sentir et transporter avec soi.
Critères indispensables
Comme vous pouvez le constater, vous avez peu à perdre en optant pour l’agenda électronique puisque les avantages sont plus nombreux que les désavantages.
Toutefois, si vous choisissez un agenda électronique, assurez-vous que votre agenda possède les fonctions suivantes :
Synchronisation sur toutes vos plateformes. Assurez-vous d’avoir accès à votre agenda à partir de toutes vos plateformes comme l’ordinateur, la tablette et le téléphone. Vous ne voulez pas un logiciel d’agenda qui est seulement accessible sur votre ordinateur.
Gratuit. Les meilleurs agendas numériques sont offerts gratuitement. Ne vous faites pas avoir en payant pour un agenda.
Possède les fonctions de base. Assurez-vous que votre agenda possède les fonctions de base comme les rappels et le partage d’événements.
Intégration avec d’autres logiciels et applications. Choisissez un agenda qui offre différentes intégrations avec les logiciels et applications les plus populaires. Cela vous permettra de créer un système d’organisation personnelle beaucoup plus avancé.
La plupart des agendas électroniques possèderont ces critères, toutefois, faites attention de ne pas prendre un calendrier qui ne les aurait pas. Éviter les agendas électroniques fournis avec votre téléphone du genre Samsung Calendar. Ces applications sont beaucoup moins développées que d’autres.
Recommandations
Voici les agendas électroniques que je vous recommande par ordre de priorité.
1. Google agenda. Google Agenda est clairement le meilleur agenda électronique sur le marché. C’est gratuit, lié à la série d’applications Google comme Gmail et Google Drive, et hyper développé au niveau des intégrations avec d’autres applications. En plus, l’application vient tout juste d’être renouvelée en 2017.
2. iCal. Pour les utilisateurs d'Apple, l'agenda iCal est inclus à l’achat d’un produit Apple. C'est un agenda simple d'utilisation, avec une interface magnifique et toutes les fonctionnalités de base d'un calendrier numérique.
3. Calendrier Outlook. Pour les utilisateurs de Windows, le calendrier Outlook vient de base avec Microsoft Office et Outlook. Si vous gérez vos emails avec Outlook, vous pourriez utiliser leur agenda, toutefois, je vous recommande quand même d’y aller avec Google Agenda.
Conclusion
Bref, le choix d’un agenda vous revient. Il n’y a pas de bons ou de mauvais choix pour autant que vous ayez un agenda et que vous sachiez l’utiliser correctement.
Optez pour un agenda papier si vous :
Préférez le côté chaleureux et personnel du papier
N’êtes pas à l’aise avec la technologie
Préférez écrire à la main
N’avez pas accès à la technologie
N’avez pas besoin des fonctions plus avancées de l’agenda électronique
Accordez beaucoup d’importance au côté visuel
Allez y plutôt avec un agenda électronique si vous :
Préférez la technologie
Avez besoin des fonctionnalités avancées du numérique
Êtes à l’aise avec le numérique
Ne voulez pas payer pour un agenda papier
Souhaitez intégrer votre agenda avec d’autres applications
Toutefois, si vous prenez un agenda papier, n’oubliez pas d’y aller avec un semainier avec la vue de la semaine sur deux pages comme le Week Dominator. Ne faites pas l’erreur de prendre un agenda quotidien qui n’a pas de grille horaire ou qui n’offre pas une vue complète des 7 jours de la semaine.
Si vous avez de la difficulté à prendre une décision par rapport au choix de l’agenda, consultez mon article Comment prendre une décision difficile et ne pas se tromper. Ou si vous hésitez entre deux agendas électroniques, consultez mon article Comment choisir une application sans perdre de temps.
Peu importe l’agenda que vous choisissez, qu’il soit physique ou électronique, l’important est que vous en choisissiez un et que vous y placiez tous vos rendez-vous, mémos et obligations.
Maintenant que vous en avez choisi un agenda, il est important que vous sachiez comment l’utiliser efficacement. Lisez ce prochain article pour découvrir Ce que vous devriez mettre dans votre agenda.
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