Comment être efficace? Que faut-il faire pour améliorer sa performance au travail? Que doit-on faire pour devenir plus productif?
Ce sont toutes de grandes questions que les gens se posent et que l’on me demande assez souvent.
C’est normal, puisque la productivité est mon expertise.
On se tourne vers moi pour savoir quelles sont les meilleures astuces de productivité, pour connaître les meilleurs outils qui vont nous rendre plus efficaces et les méthodes qui fonctionnent le plus pour être productif.
En gros, je remarque que les gens se demandent par où commencer avec la productivité.
Faut-il commencer par s'organiser?
Faut-il commencer premièrement par utiliser le logiciel dernier cri
Faut-il se concentrer sur le développement de bonnes habitudes?
Faut-il se fixer des objectifs?
Quelle est LA première chose à faire pour devenir productif!?
C’est exactement à cette question bien précise que j’aimerais répondre dans cet article.
Je vais vous partager un cheminement logique en 5 étapes pour développer votre productivité et devenir plus efficace.
Ce cheminement est basé sur mes nombreuses années d’expérience à accompagner des gens et à étudier le sujet.
Mais avant de vous montrer par où commencer, j’aimerais premièrement revenir sur la définition de ce concept de productivité.
Ma définition de la productivité personnelle
Dans mon article Qu’est-ce que la productivité?, j’ai déjà partagé ma définition de la productivité. Si vous n’avez jamais lu cet article, je vous invite à le faire avant de consulter cet article.
Pour ceux qui l’ont déjà lu, voici un petit rappel de la définition que j’avais partagé.
“La productivité, c’est la capacité d’accomplir ses activités les plus importantes le plus efficacement possible”
Selon moi, la productivité c’est la capacité d’accomplir ses activités les plus importantes le plus efficacement possible.
En d’autres mots, la productivité c’est la capacité de se concentrer sur ses tâches, activités et projets les plus importants au quotidien, et de les accomplir avec le moins de temps, de coûts et d'obstacles possible.
L’essence même de la productivité, c’est d’être capable d’accomplir nos activités les plus importantes (dites stratégiques).
Et pour parvenir à accomplir ces activités les plus importantes, il faut se perfectionner à plusieurs niveaux, notamment, l’organisation, la gestion du temps, la concentration, la fixation d’objectifs, etc.
C’est justement là que plusieurs se perdent et se demandent par où commencer.
Pour devenir productif (être capable d’accomplir ses activités importantes efficacement), que dois-je faire en priorité?
Améliorer ma gestion du temps?
Organiser mon bureau?
Mieux gérer mon énergie?
Etc.
Voici par où je vous conseille de commencer :
1- Avoir une vision
Premièrement, je vous conseille d’avoir une vision claire pour votre vie.
Car ça ne sert à rien d'apprendre à travailler plus rapidement et de commencer à utiliser toutes sortes d'outils pour s’organiser si, au final, vous ne savez pas où est-ce que vous voulez allez dans la vie et pourquoi vous faites ce que vous faites.
La productivité n’a aucun intérêt pour la personne qui n’a pas de vision et qui ne sait pas ce qu’elle souhaite accomplir dans la vie.
Car la vision est comme la boussole et le moteur de votre vie. C’est ce qui vous motive à vous lever le matin, à maximiser votre temps et à accomplir beaucoup de choses dans le but de progresser vers la concrétisation de cette vision au quotidien!
Malheureusement, les gens qui n’ont pas de vision ou de but à poursuivre sont plus portés à perdre leur temps et à vivre pour le métro, boulot et dodo car il n’y a rien qui les pousse naturellement à l’action.
À l’inverse, les gens qui poursuivent un but sont motivés à se lever le matin pour progresser vers l'accomplissement de leur vision.
En fait, lorsqu'on a une destination de vie claire, c'est là qu'entrent en jeu toutes les techniques, habitudes et outils pour favoriser la productivité.
Car quand on sait où on va et pourquoi on le fait, on veut mieux gérer son temps, son énergie et son attention, tout en s'organisant de la meilleure façon possible afin de perdre le moins de temps et de consacrer son meilleur temps et ses meilleures énergies aux activités qui comptent vraiment!
C’est pourquoi, la première étape logique pour devenir plus productif, c’est d’avoir une vision claire pour sa vie.
Demandez-vous :
Ultimement, qu'est-ce que je veux faire de ma vie?
Quel est mon appel?
Que serais-je prêt à faire toute ma vie sans même être payé?
Quels sont mes rêves?
Quelle est ma mission de vie? Pourquoi suis-je sur terre?
Qu’est-ce que le succès pour moi?
C'est aussi pourquoi, je commence toujours mes coachings en demandant à la personne à quoi elle aspire et quelle est sa vision. Et ça nous aide ensuite à s'organiser en conséquence pour faire en sorte que cette vision devienne une réalité.
2- Se fixer des objectifs pour progresser vers sa vision
Ensuite, de cette vision doit naturellement découler des objectifs spécifiques.
Car du moment que l’on sait où on va dans la vie et qu’on sait ce qu’on souhaite accomplir, il faut revenir dans le présent et se donner les moyens de concrétiser cette vision.
“Une vision sans objectif n’est qu’un rêve qui ne s’accomplira jamais.”
Car une vision sans objectif n’est qu’un rêve qui ne s’accomplira jamais…
C'est pourquoi la deuxième étape pour devenir plus productif consiste à se fixer des objectifs spécifiques à atteindre à court, moyen ou long terme pour progresser vers l'accomplissement de la vision.
Que souhaitez-vous accomplir d’ici la fin de l’année pour progresser vers votre vision?
Que vous souhaitez accomplir dans 3 mois?
Que souhaitez-vous accomplir cette semaine?
Pour vous donner un exemple, si ma vision est de devenir « l’expert francophone de la productivité », alors il faut que je me fixe des objectifs concrets pour progresser en ce sens quotidiennement.
C’est pourquoi je peux me fixer pour objectifs d’écrire un livre sur le sujet d’ici 4 mois, de lire 5 livres sur le sujet pour me perfectionner, etc.
Bref, en ayant des objectifs concrets à poursuivre au quotidien, on progresse sans même s’en rendre compte vers notre vision.
3- Établir ses priorités
Puis, ces objectifs doivent venir dicter vos priorités au quotidien.
Les objectifs que vous poursuivez correspondent à vos « activités les plus importantes » dont je vous ai parlé tout à l’heure dans la définition de la productivité.
Ce sont vos activités stratégiques qui vont avoir un grand impact si vous les pratiquez.
Par conséquent, ça doit être la PRIORITÉ de votre vie.
Vous devez consacrer votre vie à prioriser et poursuivre vos objectifs, car ceux-ci sont directement liés à la concrétisation de votre vision.
En fait, la productivité c’est une poursuite incessante pour se consacrer à ses priorités, atteindre ses objectifs et accomplir sa vision.
La troisième étape pour devenir productif est donc d’établir solidement ses priorités.
Parmi tout ce que vous avez à faire dans la vie :
Qu’est-ce qui a le plus d’impact?
Qu’est-ce qui est relié à l’accomplissement de vos objectifs?
Qu’est-ce qui porte le plus de fruits?
Lorsque c’est clair pour vous, faites en sorte que ce soit prioritaire dans votre emploi du temps.
Autrement dit, assurez-vous de consacrer à ces priorités vos meilleures plages horaires dans lesquelles vous serez le plus concentré et dans lesquelles vous aurez le plus d’énergie.
Soyez également prêt à combattre pour protéger ces priorités et ne pas vous laisser prendre par toutes les demandes sans valeur-ajoutée du quotidien.
L’un des exercices que j’aime bien faire pour définir mes priorités, c’est de créer ma Semaine Idéale. Ça m’aide à faire une semaine type et à prioriser justement mes « activités stratégiques ». Je parle un peu plus de ce concept dans cet article.
4- Mettre en place de bons outils et s'organiser pour mieux travailler
Maintenant que vous avez une direction claire pour votre vie avec des objectifs spécifiques et des priorités bien établies, il est temps d’entrer dans le côté technique de la productivité : mettre en place des outils et s’organiser.
Vous voyez, c’est seulement en 4e que je parle de cette dimension, puisque ce n’est pas la plus importante.
Certes, le fait d’utiliser de bons outils et être bien organisé va vous permettre de travailler plus rapidement et efficacement, mais sans avoir une direction claire au préalable, ça ne sert à rien comme je le disais précédemment.
Car les outils et l’organisation ne feront jamais de vous une personne productive.
“Les outils et l’organisation ne feront pas nécessairement de vous une personne productive.”
Pourquoi?
Parce que la productivité c’est être capable d’accomplir ses activités les plus importantes.
Une personne peut donc être productive, même si elle n’utilise aucun outil et qu’elle est complètement désorganisée, pour autant qu’elle parvienne à accomplir, malgré tout, ses activités les plus importantes…
La mise en place d’outils et l’organisation ne sont donc pas un gage automatique de productivité, mais c’est certainement un atout majeur qui peut vous aider à accomplir plus efficacement vos activités les plus importantes.
Autrement dit, en ayant les bons outils et en étant bien organisé, vous serez certainement plus apte à travailler rapidement et efficacement, ce qui se traduira en une capacité accrue d’accomplir vos activités importantes.
Vous êtes toujours là?
Bon, ceci étant dit, je suis un fervent partisan des outils et de l’organisation comme vous l’avez probablement remarqué sur le blogue…
Et personnellement, les outils que j’utilise me permettent clairement d’être plus productif (car ils me permettent de mieux travailler).
Sans entrer trop dans le détail puisque c’est un énorme sujet, voici des outils pertinents que vous devriez avoir ainsi que des dimensions importantes dans lesquelles vous devriez être organisé pour être efficace.
Avoir un bureau de travail bien aménagé pour retrouver ce dont vous avez besoin et être le plus concentré possible (PS: j’ai écrit un livre sur le sujet).
Bien organiser votre boîte de courriels pour faire de bons suivis et retrouver votre information facilement. (J’ai aussi une formation sur ce sujet).
Avoir outil de gestion de tâches et projets pour externaliser et prioriser votre charge de travail.
Avoir un agenda pour noter vos rendez-vous, écrire des mémos et gérer vos blocs de temps de travail.
Avoir un outil de prise de notes et de gestion de l’information pour collecter, organiser et retrouver les notes et l’information importante.
Avoir un cloud pour classer et synchroniser vos fichiers électroniques et les retrouver facilement.
Et toutes sortes d’outils vous permettant de travailler plus rapidement ou d’être mieux organisé comme un gestionnaire de favoris ou de mot de passe, un bloqueur de distractions, un outil de saisie de texte, etc.
Et le mieux pour tirer pleinement profit de tous ces outils, c’est de les réunir dans un seul système que j’appellerais un système de gestion personnel.
Un système de gestion personnel, c'est un regroupement d'outils reliés par une méthodologie commune qui nous permet de gérer toute l'information de notre vie comme les tâches, emails, notes, documents, idées, rendez-vous, projets, etc.
Bref, c’est un sujet que j’aborde en profondeur dans mes coachings ou mes formations et je ne m’étendrai pas plus longtemps sur cela ici.
Mais pour finir avec les outils, ce qui est génial, c’est que lorsqu’on les met en place, on remarque presque instantanément un gain d’efficacité.
Il y a un « avant » et un «après » très significatif et c’est souvent très encourageant lorsqu’on cherche à augmenter sa productivité.
Toutefois, les outils à eux seuls ne sont pas suffisants et il faut aussi développer une dernière dimension pour être productif…
5- Développer des habitudes et méthodes productives
La dernière étape sur laquelle il faut s’attarder pour devenir plus productif, c’est de développer des habitudes et méthodes de travail productives.
Comme je l’expliquais, les outils à eux seuls ne sont pas suffisants.
On peut, par exemple, avoir un excellent outil de prise de notes, mais si on n’a pas l’habitude de s’en servir régulièrement ou si on s’en sert mal, alors l’outil ne sert à rien.
Nous sommes des êtres d’habitudes et ce sont nos habitudes et méthodes de travail qui soutiennent notre efficacité au quotidien.
Et par défaut, nous avons TOUS des habitudes et méthodes. Mais soit elles sont bonnes, soit elles ne le sont pas…
Par exemple :
On a tous une habitude/méthode pour gérer nos courriels, mais ça ne veut pas dire que c’est une bonne habitude.
On a tous une façon de commencer nos journées, mais ce n'est pas nécessairement la façon la plus productive.
On a tous une façon de classer nos documents, mais ce n'est peut-être pas idéal.
Bref, les gens productifs sont ceux qui ont développé des habitudes et méthodes de travail productives.
Leurs habitudes et méthodes leur permettent de bien faire les choses, de maximiser leur temps, d’éviter les pertes, etc.
Donc l’étape finale pour devenir plus productif, c’est de travailler sur le développement de bonnes habitudes et méthodes.
Et à ce niveau, voici quelques habitudes que vous devriez songer à développer (pour mieux travailler).
Commencer à planifier votre journée et vos semaines pour optimiser votre temps.
Prendre l’habitude de vous coucher plus tôt afin d’être capable de vous lever plus tôt et d’avoir plus d’énergie.
Améliorer votre capacité de concentration et mieux maitriser votre attention pour rester plus focus sur votre travail.
Prendre l’habitude de capturer l’information importante pour vous libérer l’esprit et ne rien oublier.
Améliorer vos habitudes alimentaires pour maximiser votre niveau d’énergie et être en meilleure forme.
Prendre l’habitude de faire de l’exercice chaque semaine pour rester en forme.
Prendre le réflexe de ranger les choses au fur et à mesure afin d’avoir un environnement de travail minimaliste sans distraction.
Augmenter votre discipline personnelle pour vaincre la procrastination et perdre moins de temps.
Améliorer vos aptitudes de gestion du temps pour optimiser votre ressource la plus précieuse.
Et toutes autres habitudes soutenant directement ou indirectement votre efficacité au travail.
Encore une fois, je m’arrête ici puisque le sujet des « habitudes productives » est énorme et nécessiterait des dizaines d’articles pour tout le couvrir.
C’est aussi un sujet sur lequel je travaille avec mes clients lors de nos coachings. Planifiez un appel découverte de 20 minutes gratuit pour en savoir plus.
Conclusion
J’espère que ce long article vous aide à mieux comprendre la productivité et vous éclaire quant à savoir par où commencer.
Mais en gros, en ayant une vision, des objectifs et des priorités claires et en utilisant les bons outils de travail avec de bonnes habitudes, tout devrait être en place pour que vous soyez productif (capable d'accomplir vos tâches importantes efficacement).
La vision vous donne la motivation
Les objectifs vous donnent un but précis à atteindre à court terme
Les priorités vous aident à garder le focus sur ce qui compte le plus
Les outils et l’organisation vous permettent de travailler plus rapidement
Les habitudes vous aident à agir de façon productive à tous les jours
C’est par là que vous devez commencer!
Et pour allez plus loin, je vous invite à vous inscrire à ma formation gratuite Gestion du temps 101. Vous y découvrirez les principes de base pour une gestion du temps simple, efficace et productive.
