La productivité personnelle est un sujet populaire de nos jours.
Aujourd’hui, tout le monde cherche à accomplir plus de choses en moins de temps, avoir plus d’impact et profiter davantage de la vie.
C’est pourquoi on saute sur toutes les nouvelles applications, les méthodes et les conseils dans l’espoir de devenir plus productif.
Mais qu’est-ce que le fait d’être productif exactement?
C’est le sujet de cet article. Je vais vous présenter ma définition de la productivité ainsi que la différence entre une personne productive et non-productive.
Qu’est-ce que la productivité?
Premièrement, je tiens à dire qu’il n’existe pas de définition absolue de la productivité. Tous les experts sur le sujet s’efforcent de fournir une définition, mais aucune n’est semblable.
Certains experts vont dire que la productivité c’est à propos d’accomplir plus de choses, d’autres vont dire que c’est la capacité de se fixer des objectifs et de les atteindre.
L’experte en productivité Amber De La Garza va dire que la productivité c’est investir son meilleur temps dans ses meilleures activités (Investing your best time into your best activities).
Le géant de la productivité Michael Hyatt va dire qu’il s’agit de faire les activités qui comptent le plus (Productivity is about doing what matters most).
Bref, il y a autant de définitions de la productivité qu’il y a d’experts sur le sujet.
Par conséquent, la définition que je vais vous proposer n’est pas la réponse absolue à la question et est sujette à ma perception des choses ainsi qu’à mon niveau de compréhension actuel du sujet.
Peut-être que d’ici quelques années, ma définition va changer en fonction de ce que j’aurai appris sur le sujet.
Ceci étant dit, je définirais la productivité comme étant la capacité d'accomplir ses activités les plus importantes le plus efficacement possible.
“La productivité, c’est la capacité d’accomplir ses activités les plus importantes le plus efficacement possible.”
En d’autres mots, la productivité c’est la capacité de se concentrer sur ses activités, tâches et projets les plus importants au quotidien, et de les réaliser avec le moins de temps, de coûts et d'obstacles possible.
On pourrait également définir la productivité comme étant le fait de travailler plus intelligemment pour être capable de se concentrer et d’accomplir les choses les plus importantes de notre vie plus facilement.
Il y a donc, selon moi, trois notions importantes dans la productivité :
Le fait d'identifier ses activités les plus importantes (objectif à atteindre, tâches importantes et résultats à produire).
Le fait d'accomplir ses activités les plus importantes (atteindre son objectif, compléter le projet, etc.).
Le fait d'accomplir ce résultat le plus efficacement possible (avec le moins de perte de temps, de coûts, etc.).
Je dirais donc qu’une personne est productive lorsqu’elle réussit à produire les résultats qui sont attendus d’elle (ou qu’elle s’est imposée elle-même) le plus rapidement et le plus facilement possible.
Par exemple :
Je considère que je suis productif si je réussis à accomplir les objectifs que je me suis fixés dans une semaine donnée avant la fin de la semaine. Je parle un peu plus de ce concept dans mon article La semaine axée sur les résultats.
Sébastien est productif s'il réussit à compléter sa liste de tâches quotidiennes avant la fin de la journée (puisque c'est un objectif qu'il s'est fixé lui-même).
Simon est productif s’il réussit à se concentrer tous les jours sur ses activités les plus importantes qui produisent des résultats et qui font avancer la compagnie.
Bref, la productivité c’est cette capacité d'accomplir ses activités les plus importantes le plus efficacement possible.
Les composantes de la productivité
Maintenant, la productivité est un sujet très vaste qui a plusieurs composantes.
Car pour réussir à accomplir ses activités les plus importantes le plus efficacement possible, il faut qu’une personne maitrise plusieurs techniques et stratégies.
Par exemple, une personne qui veut être productive doit:
Être organisée le mieux possible pour perdre le moins de temps dans le désordre et la recherche d’information.
Utiliser les meilleurs outils de travail pour performer à son maximum (agenda, bureau, documents, liste de tâches, Evernote, etc.).
Être capable de bien gérer et maximiser son temps.
Réussir à garder le focus sur son aire d'impact (ses objectifs ou les activités qui ont le plus d'importance).
Maximiser constamment son niveau d'énergie (sommeil, alimentation, exercice) pour être au sommet de sa forme.
Éviter de perdre du temps le plus possible pour se concentrer sur ses activités les plus importantes.
Être en mesure de se fixer des objectifs clairs à court, moyen et long terme.
Gérer efficacement ses courriels et l'information pour perdre le moins de temps et être le moins distrait possible.
Etc.
C’est pourquoi, quand on parle de productivité, on parle de plusieurs composantes comme :
L’organisation personnelle
La gestion du temps
La discipline personnelle
La concentration et le focus
L’établissement d’objectifs
La gestion de courriels
Le travail d’équipe
La planification
La gestion du niveau d’énergie (sommeil, exercice, alimentation)
Etc.
En fait, la productivité c’est un ensemble d’astuces, de techniques et de disciplines qui permettent à une personne, avec l’expérience, de réussir de plus en plus facilement à accomplir ses activités le plus importantes.
C'est aussi pourquoi, quand je parle de productivité, je vous donne toutes sortes de conseils, d'outils et de stratégies pour que vous soyez en mesure d'accomplir vos activités les plus importantes le plus efficacement possible.
Par exemple,
Si vous donne un conseil pour que vous puissiez mieux gérer vos courriels, alors ultimement, cela contribue à vous aider à réaliser vos activités les plus importantes plus efficacement puisque vous perdrez moins de temps dans votre boite de courriels.
Si je vous présente un outil de prise de notes et vous explique comment l'utiliser, cela contribue aussi à vous aider à accomplir vos activités importantes plus efficacement puisque vous aurez maintenant un bon outil pour prendre des notes et trouver l'information plus rapidement.
Si je vous explique ma méthode de planification quotidienne, cela vous aide à accomplir vos activités importantes plus aisément puisque vous serez désormais en mesure de mieux planifier vos journées de manière à accomplir plus.
Bref, tout ce que je partage et dis contribue directement ou indirectement à ce que vous soyez capable d'accomplir vos activités les plus importantes le plus efficacement possible. C'est ça la productivité selon moi.
Est-ce que ça commence à faire du sens à vos yeux?
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La différence entre une personne productive et non-productive
Pour vous aider à mieux saisir le concept de la productivité, je vais vous partager un exemple précis.
Prenons l’exemple de la personne A et de la personne B.
La personne A et la personne B doivent atteindre le même objectif quotidien, à savoir de terminer un rapport trimestriel important avant la fin de la journée.
Les deux travaillent dans le même espace de travail et sont soumis aux mêmes conditions (charge de travail, bruits environnants, courriels, appels, réunions, collègues, etc.).
Leur activité la plus importante pour la journée est donc, à tous les deux, de terminer ce rapport trimestriel.
Par contre, alors que les deux ont reçu le même mandat et dans les mêmes conditions, la personne A a réussi à atteindre son objectif à 13h, alors que la personne B l'a atteint à 16h.
Qu'est-ce qui explique cela? Tout simplement le fait que la personne A a été plus productive que la personne B.
Vous êtes probablement d’accord avec moi sur ce point, puisque nous avons dit que la productivité c’est la capacité de se concentrer et d’accomplir ses activités les plus importantes (le rapport trimestriel dans cet exemple) avec le plus d’aisance possible (rapidité, efficacité, etc.).
Donc, étant donné que la personne A a atteint plus rapidement le même objectif que la personne B elle a été plus productive.
Maintenant, si on creuse un peu plus loin pour voir qu’elle a été la cause de cet écart, on réalise que :
La personne A a pris soin de maximiser son niveau d'énergie en dormant 8h la veille alors que la personne B n'a dormi que 5h. La personne B était donc fatiguée et avait de la difficulté à se concentrer sur le rapport trimestriel.
La personne A a fermé sa boîte de courriels et n'a pas répondu au téléphone de l'avant-midi pour réussir à se concentrer sur le rapport qu'elle devait terminer, alors que la personne B a passé son temps à répondre aux courriels et au téléphone.
La personne A a refusé une ou deux interruptions de ses collègues en précisant qu'elle travaillait sur quelque chose de très important et qu'elle pourrait plutôt en discuter avec eux en fin de journée, alors que la personne B a accepté toutes les interruptions et s'est laissée distraire de son travail.
La personne A a évité toute forme de procrastination en commençant à travailler dès son arrivée au bureau alors que la personne B a trainé sur le web pendant un bon 20 minutes avant de s'y mettre.
En d’autres mots, ce qui explique que la personne A a été plus productive que la personne B, c’est tout simplement qu’elle a mieux appliqué les différentes techniques et stratégies de productivité que la personne B pour réussir à se concentrer davantage sur son activité la plus importante.
En effet, la personne A a mieux géré son niveau d’énergie, ses courriels, les interruptions et la procrastination.
C’est exactement ça, la productivité.
C’est cette capacité d’appliquer différentes techniques et stratégies pour être capable de se concentrer et d’accomplir avec le plus d’aisance possible nos activités les plus importantes (projets, objectifs, tâches, etc.).
Ce qui veut dire qu’une personne qui réussit davantage à se concentrer sur ses activités les plus importantes et à les accomplir au cours d’une journée est plus productive qu’une autre qui ne réussit pas.
Commencez-vous à comprendre la nuance?
La description typique d’une journée non-productive
Pour m’assurer que vous comprenez bien, je vais vous partager un dernier exemple.
Prenons la journée type de deux personnes qui travaillent dans la même entreprise et au même poste de travail. D’un côté il y a Simon et de l’autre, il y a Jacob.
La journée de Simon
Le matin:
Simon arrive au bureau à 9h. Il n’a pas planifié sa journée d’avance et doit commencer par prendre 5 à 10 minutes pour le faire.
Pendant qu’il est en train de commencer à regarder son planning, le téléphone sonne et il s’agit d’un vieux client. Simon décroche et se lance donc dans une grosse conversation avec lui en prenant des nouvelles de l’entreprise.
Il termine la conversation en assurant son client qu’il va prendre action sur sa demande spécifique immédiatement.
Dès qu’il a raccroché, il passe à l’action et règle le problème du client.
Avec tout cela, il est déjà rendu 9h45 et Simon a une réunion qui commence à 10h. Il se dit donc que ça ne vaut pas la peine de se lancer sur quoi que ce soit et décide de répondre à 2 ou 3 courriels, de passer aux toilettes et de se diriger vers la réunion.
La réunion dure 1h et il est maintenant 11h de l’avant-midi. Simon réalise qu’il n’a toujours pas bu de café et se dirige donc directement vers la machine à café après la réunion.
Au même moment, il croise Jérôme, son collègue préféré qu’il n’avait pas vu depuis quelques jours et commence à prendre des nouvelles du weekend pendant 15 minutes.
Simon retourne finalement à son bureau à 11h15 et commence à travailler sur son projet X qu’il doit rendre d’ici la fin de la semaine. Par contre, le temps d’ouvrir ses dossiers et de reprendre où il avait laissé la dernière fois lui prend un bon 10 minutes. Il est 11h25.
À peine après avoir commencé à travailler, il commence à avoir très faim. Puisqu’il est 11h45, Simon se dit qu’il vaut mieux qu’il aille manger tout de suite et qu’il revienne en force cet après-midi.
Le midi:
Il va donc au restaurant du coin et prends une pause de 1h.
À son retour, Simon réalise qu’il a une réunion à 13h, mais puisqu’il n’avait pas planifié sa journée, il avait complètement oublié.
L’après-midi:
Simon se retrouve donc encore dans une réunion pendant 1h et il est déjà 14h.
À son retour au bureau, il réalise qu’il a reçu quelques courriels et messages vocaux pendant son absence et se doit donc d’y répondre.
Il fait cela pendant un bon 45 minutes et il est maintenant 14h45.
Simon se dit que maintenant que ses courriels sont lus et que ses réunions sont passées, il pourra enfin se concentrer sur son projet X qu’il doit rendre cette semaine.
Par contre, alors qu’il est maintenant 15h et qu’il se remet tout juste au travail, Simon réalise qu’il commence à avoir son « down » d’énergie habituel en plein milieu de l’après-midi. Il n’a donc pas la concentration nécessaire pour avancer sérieusement sur le projet X qui exige beaucoup de créativité et de concentration…
Il s’efforce tant bien que mal à essayer d’avancer sur son projet jusqu’à 16h30, mais ses progrès sont minimes à cause qu’il est fatigué.
Finalement, il retourne répondre à ses courriels, discute avec son voisin et réalise qu’il est déjà 17h, l’heure de partir.
Résultat:
Il part à la maison avec l’horrible sensation d’avoir gaspillé sa journée.
Il a été occupé toute la journée, mais il n’a pas créé aucune valeur… Il n’a pas réussi à être productif puisqu’il n’a pas été en mesure de se concentrer et d’accomplir son activité la plus importante, à savoir, son projet X…
La journée de Jacob
À l’inverse son collègue Jacob qui devait également rendre un projet important d’ici la fin de la semaine et qui devait assister aux mêmes réunions que Simon a abordé les choses tout autrement.
Sachant que son projet Y était une priorité cette semaine, il a décidé de s’y consacrer très rapidement.
Le matin:
Il arrive au bureau à 9h avec un plan clair de sa journée qu’il avait établi la veille avant de partir du bureau. Il sait donc qu’il a des réunions à 9h et à 13h et a organisé sa journée en conséquence.
Dès 9h, il s’enferme dans son bureau et se met immédiatement au travail avec l’intention de répondre à tous ses courriels et de terminer ses petites tâches administratives avant la réunion de 10h.
À 10h, il se rend à la réunion et en profite même pour envoyer 2 ou 3 courriels durant les temps morts de la réunion qui ne le concernait pas.
Après la réunion, il se rend également à la machine à café et croise justement Simon et Jérôme qui sont en train de discuter et qui cherchent à l’inclure dans la conversation.
Ils leur expliquent poliment qu’il a une grosse journée devant lui et qu’il doit absolument se remettre eu travail, mais leur propose d’aller manger avec eux ce midi pour discuter.
Dès 11h05, il s’assoit à son bureau, café à la main et se lance tout de suite sur le projet Y. Il s’assure de fermer sa boîte mail et de ne pas répondre au téléphone pour avancer le plus possible avant la pause du midi.
Le midi:
À midi, il va rejoindre Simon et Jérôme au resto du coin et revient dès 13h pour la réunion d’équipe.
L’après-midi:
Encore une fois, Jacob profite des temps morts de la réunion pour répondre aux quelques courriels qu’il a reçus durant l’avant-midi.
Après la réunion, à 14h, il passe aux toilettes, se prend un autre café et retourne s’enfermer dans son bureau jusqu’à 16h30.
Pendant ces 2h30, il progresse énorme sur son projet Y à un tel point qu’il réussit même à le terminer!
16h30 arrive, et il en profite pour lire et répondre à ses courriels une dernière fois puis retourner ses appels manqués durant son bloc de travail.
Il planifie également sa journée du lendemain pour commencer de façon productive et part du bureau avec la satisfaction d’avoir complété son projet Y.
Résultat:
Quel contraste avec Simon, n’est-ce pas?
Jacob a peut-être été un peu plus isolé et moins sociable avec ses collègues durant la journée, mais au final il a réussi à créer de la valeur et à atteindre son objectif. Autrement dit, il a réussit à accomplir son activité la plus importante du jour, bref, à être productif.
Quelle est la différence entre Jacob et Simon?
Jacob a mieux appliqué les méthodes et les stratégies de productivité comme la planification, la bonne gestion des courriels, les blocs de temps, les objectifs quotidiens et la concentration, et a réussi à se concentrer et à accomplir son activité la plus importante (le projet Y) avec plus d’aisance que Simon.
C’est là toute l’essence de la productivité.
La personne productive est celle qui réussit le plus souvent à se concentrer et à accomplir ses activités les plus importantes.
Les personnes non-productives sont souvent plus accessibles et plus occupées, mais au final, ils n’accomplissent rien de significatif, alors que les personnes productives sont souvent plus isolées, mais accomplissent des choses extraordinaires.
Conclusion
Alors voilà, c’est de cette façon que je vois la productivité.
Je le répète une dernière fois, la productivité c’est la capacité d'accomplir ses activités les plus importantes le plus efficacement possible.
Je ne dis pas que c’est LA définition exhaustive de la productivité, mais c’est de cette manière que je comprends les choses en ce moment.
Je pense que ce qui compte le plus aujourd’hui, c’est d’être capable d’accomplir ses objectifs et de créer de la valeur dans ce monde.
Pour cela, il faut maitriser les différentes techniques et méthodes de productivité pour être en mesure de se concentrer le plus possible sur ses activités à haute valeur-ajoutée et de les accomplir avec aisance.
C’est cela, être productif.
Si vous voulez en apprendre plus sur la productivité, je vous recommande de lire mes articles Comment devenir plus productif , Les 7 problèmes les plus communs avec la productivité et Pourquoi certaines personnes sont plus productives que d'autres.
