Les 4 outils fondamentaux pour bien s'organiser au travail et être efficace

 
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Pour être efficace au travail de nos jours, nous devons être organisés un minimum.  

Avec tous les emails qu’on reçoit au cours d’une journée, les rendez-vous auxquels on doit assister, les tâches qu’on doit effectuer et la quantité d’information qu’on accumule, il y a vraiment une nécessité d’avoir les bons outils pour gérer toutes ces données (et ne pas être débordé).

Pas besoin d’être un pro de l’organisation pour réussir…

Mais il faut absolument maitriser les outils fondamentaux qui permettent de bien organiser son travail, gérer sa vie et être en contrôle.

Dans cet article, j’aimerais vous partager les 4 outils d’organisation totalement indispensables que chaque entrepreneur et professionnel se doit de maitriser pour être efficace et productif.

Prêt à les découvrir?

1. Un agenda

Premièrement, chaque personne a besoin d’un agenda.

Car c’est le seul outil qui permet de noter efficacement vos rendez-vous, écrire des mémos que vous ne voulez pas oublier (dates d’échéances, rappels, anniversaires, etc.) et bloquer du temps pour vos activités à haute valeur-ajoutée.

Bien plus qu’un simple carnet de rendez-vous, l’agenda un outil extrêmement puissant pour planifier votre emploi du temps, gérer vos priorités et vous assurer d’avoir le temps nécessaire pour accomplir les choses essentielles.

Si vous n’avez pas d’agenda ou si vous l’utilisez seulement pour noter vos réunions d’équipe et rendez-vous chez le coiffeur, vous ne l’utilisez pas à son plein potentiel et vous avez une faille dans votre système d’organisation.

Pour en savoir plus sur comment bien utiliser votre agenda, je vous conseille de lire mes articles Pourquoi vous avez absolument besoin d’utiliser un agenda et Ce que vous devriez mettre dans votre agenda.

Vous pouvez aussi jeter un coup d’œil à ma formation avancée sur la gestion du temps dans laquelle j’explique précisément comment utiliser son agenda à son plein potentiel.

2. Un gestionnaire de tâches

Le deuxième outil totalement indispensable qu’il faut maitriser est un gestionnaire de tâches, ou en d’autres mots, un système de liste de tâches.

Cet outil est le petit frère de votre agenda et les deux fonctionnent main dans la main.

Votre agenda permet de noter les rendez-vous, mémos et bloc de temps (tout ce qui doit arriver dans une plage horaire spécifique), alors que votre liste de tâches contient toutes les choses que vous devez faire, mais pas dans un horaire défini.

Certaines personnes font l’erreur de noter toutes leurs tâches directement dans leur agenda en leur attribuant une plage horaire spécifique. Par exemple :

Mais cela est totalement inefficace parce que vous savez comme moi qu’il y a toujours des imprévus dans une journée et les choses ne se passent rarement comme planifié…

Vos tâches prennent plus de temps, vos réunions s’éternisent et certaines personnes vous interrompent dans votre travail…

En notant vos tâches dans votre agenda, vous serez constamment en train de reporter à plus tard vos tâches que vous n’avez pas faites, ce qui devient une perte de temps en soi.

Vaut mieux utiliser un outil distinct de votre agenda pour contenir l’inventaire complet de toutes les tâches que vous devez effectuer dans une journée, une semaine ou un mois.

Le gestionnaire de tâches est l’outil par excellence pour réaliser ce mandat.

Pour voir une démonstration de comment vous pouvez concrètement combiner votre liste de tâches et votre agenda, lisez mon article Comment planifier sa journée pour un maximum d’efficacité.

Et en ce qui concerne le choix de votre outil de gestion de tâches, je vous conseille personnellement d’y aller avec quelque chose de numérique. Mais si vous êtes très rigoureux, vous pouvez aussi réussir avec un bon vieux cahier de notes.


Découvrez mes meilleures stratégies pour reprendre le contrôle de votre agenda, gagner 10h par semaine et accomplir plus (sans s’épuiser)


3. Une boîte mail bien organisée

Ensuite, il y a votre boîte de courriel…

Bon, par défaut, tout le monde a une boîte mail dans le cadre de son travail. Le problème, c’est que pour la plupart, c’est hors de contrôle.

Dans le cadre de mes coachings, j’ai souvent vu des gens avec plus de 10 000 courriels accumulés dans leur boîte de réception, et d’autres, recevoir des dizaines de mails tous les jours à un tel point que c’est tout en désordre.

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Si vous souhaitez être efficace et en contrôle de votre quotidien, vous devez apprendre à maitriser votre boîte de courriels.

Et le principe de gestion de courriel essentiel est celui : votre boîte de réception n’est pas faite pour accumuler les messages. C’est seulement un lieu de réception temporaire.

Les nouveaux emails entrent, certes, dans la boîte de réception.

Mais ultimement, vous devez traiter chaque message et l’envoyer au bon endroit, soit

  • Un dossier « À faire/À suivre »

  • La poubelle

  • Les archives.

Et par rapport aux emails, je vous conseille fortement de fusionner le plus possible vos adresses mails afin de ne pas avoir à gérer 5 boîtes de réception différentes. Ça devient ingérable dans ce cas.

Pour obtenir un coup de main avec la gestion de vos courriels, planifiez un appel d’introduction de 20 minutes gratuit avec moi. Je vous partagerai ma méthode secrète pour réussir avec les emails.

4. Outils de notes et stockage

Finalement, pour tout ce qui est notes de réunion, idées et information que vous voulez conserver pour une référence future, vous avez besoin d’un outil de prise de notes et stockage d’information.

C’est le 4e outil indispensable pour s’organiser au travail.

Malheureusement, cet outil d’organisation est souvent négligé.

Oui, tout le monde a un petit cahier ou un bloc-notes sur son téléphone pour griffonner quelques idées et sujets importants.

Mais il y a des outils TELLEMENT plus avancés qui permettent d’organiser, centraliser et retrouver toute cette information facilement.

Je suis personnellement un grand fan d’Evernote et j’en ai d’ailleurs souvent parlé sur ce blogue. Vous pouvez lire mes articles Qu’est-ce qu'Evernote, à quoi ça sert et pourquoi l’utiliser? et 4 façons originales de capturer de l’information avec Evernote pour en savoir plus sur cette application.

Mis à part Evernote, il y a aussi OneNote et GoogleKeep qui sont très populaires.

Peu importe ce que vous choisissez d’utiliser, vous avez vraiment besoin d’un outil fiable dans lequel vous pouvez prendre des notes, collecter de l’information et la centraliser dans un même endroit.

Le problème quand on prend des notes tantôt sur un Post-it, tantôt sur son bloc-notes de téléphone et un autre tantôt sur une application, c’est qu’on s’éparpille et on perd du temps à retrouver l’information qu’on recherche.

Vaut mieux tout centraliser. C’est plus rapide, plus simple et plus efficace.

Avez-vous un outil pour prendre des notes et centraliser votre information?

La nécessité d’un système d’organisation personnelle

Pour être le plus organisé possible, le mieux est vraiment d’intégrer ces 4 outils fondamentaux dont je viens de vous parler dans un seul système cohérent (ce que j’appelle un système d’organisation).

Car personne n’aime être forcé d’utiliser plusieurs applications différentes pour organiser sa vie.

Je pense que l’on préfère tous une approche centralisée où tout est accessible dans un seul endroit, n’est-ce pas?

La bonne nouvelle, c’est que les grands fournisseurs qui dominent le marché des applications (en l’occurrence Google et Outlook) nous ont facilité la tâche.

Puisqu’ils connaissent ces 4 outils d’organisation fondamentaux, ils ont bâti leurs applications en les intégrant directement dans UN SEUL OUTIL.

Cela veut dire qu’en utilisant Microsoft Outlook ou la suite d’applications Google, on a accès à ces 4 outils directement dans l’interface de base.

Pas besoin d’avoir 4 outils complètement distincts ni de payer 4 abonnements différents…

On a accès avec ces logiciels à un agenda, un gestionnaire de tâches, une boîte mail et un outil de notes directement dans l’application!

Voyons ce que chaque système propose :

Le système Google

La suite d’application Google est une interface directement hébergée sur le web. Il n’y a pas d’application de bureau nécessaire et c’est aussi disponible sur les téléphones.

Le système donne accès par défaut à :

  • Google Agenda (agenda)

  • Google Tasks (gestionnaire de tâches)

  • Gmail (boîte mail)

  • Google Keep (outil de notes) 

Voici à quoi ressemble l’interface web:

Si vous utilisez le système Google, vous aurez accès en un clic aux 4 outils d’organisation fondamentaux directement dans l’interface. C’est vraiment génial.

Le système Outlook

Microsoft, le principal compétiteur de Google a également conçu son logiciel de la même façon.

En utilisant le logiciel de bureau Outlook, on a directement accès à l’agenda, aux listes de tâches, à la boîte de courriel et à l’outil de notes Outlook, ou encore, à OneNote.

Et Microsoft a aussi modifié son application web en optant pour la même approche que Google, à l’exception qu’ils n’ont pas encore intégré l’outil de notes.

Voici à quoi ça ressemble sur Outlook en ligne :

Le système personnalisé

Bon si vous n’aimez pas trop les systèmes que proposent Google et Outlook, vous pouvez également vous créer un système personnalisé.

C’est d’ailleurs l’approche que j’ai choisie.

Pour se faire, vous devez simplement prendre une application de votre choix pour chacune des fonctions d’organisation fondamentales (email, calendrier, tâches et notes).

Personnellement voici le système que j’utilise :

  • Agenda = Google Agenda

  • Email = Gmail

  • Tâches = Evernote

  • Notes = Evernote

J’ai fait un mixte des produits Google et Evernote. Mon agenda et mes courriels sont dans Google, alors que mes notes et mes tâches sont dans Evernote.

Vous pouvez être créatif et créer un système sur mesure avec vos applications favorites.

Par exemple :

  • Agenda = iCal

  • Email = Gmail

  • Tâches = Todoist, Trello ou Asana

  • Notes = Evernote

Conclusion

Donc voilà les amis!

Si vous maitrisez chacun de ces 4 outils, vous vous assurerez d’être bien organisé au travail et plus apte à affronter les demandes du quotidien. Vous aurez un outil pour chaque type d’information que vous recevez.

Bon évidemment, il y a aussi d’autres outils qui sont nécessaires lorsqu’on parle de comment s’organiser au travail.

Je pense à…

  • Votre bureau de travail

  • Vos fichiers et documents électroniques

  • Votre paperasse et vos documents physiques

  • Vos favoris internet

  • Vos mots de passe

  • Etc.

Mais principalement, ce sont vraiment votre agenda, votre gestionnaire de tâches, votre boîte mail et votre outil de notes qui vous permettront de gérer l’essentiel de votre vie.

 

QUELS OUTILS UTILISEZ-VOUS POUR VOUS ORGANISER AU TRAVAIL? PARTAGEZ-MOI ÇA DANS LES COMMENTAIRES CI-DESSOUS.


Matthieu Desroches

J’aide les entrepreneurs et leadeurs ambitieux à mieux s’organiser, bien gérer leur temps et augmenter leur efficacité afin d’avoir plus d’impact à travers leur entreprise. Visitez mon blog pour plus d’infos et de contenu.