Gérer sa boite de courriels professionnelle est un défi de taille.
Avec le nombre de messages qu’on reçoit dans une journée, ça peut rapidement être très prenant et nous faire perdre beaucoup de temps.
De plus, on peut très vite perdre le contrôle et se retrouver avec des centaines (sinon des milliers) de messages accumulés dans la boite de réception.
Pour vous donner une idée de l’ampleur du défi, différentes statistiques montrent que…
On consacre en moyenne 28 % de notre semaine de travail à lire, répondre et envoyer des courriels
On passe entre 2 à 4h par jour à gérer nos emails
On consulte notre boîte de réception environ 15 fois par jour
On manipule les mêmes messages qui sont dans la boîte de réception jusqu’à 6 fois
Et le pire : ça prend entre 2 à 8 minutes pour traiter chaque courriel reçu.
Qu’est-ce qui explique cet enjeu? Qu’est-ce qui fait que c’est aussi difficile de gérer ses mails?
Le problème vient de 2 sources :
Soit on reçoit TROP de messages par rapport à notre capacité à les traiter.
Soit on a une mauvaise méthode de traitement des emails (qui nous fait perdre du temps).
J’ai déjà écrit un article sur les erreurs qui compliquent notre gestion des courriels.
Et pour les fins de cet article, je vais mettre l’accent sur la mauvaise méthode de gestion des emails.
Car selon moi, le véritable problème, c’est notre méthode de gestion qui est déficiente.
Il y a peu de choses qu’on puisse faire pour RÉDUIRE le volume de messages qu’on reçoit.
Par contre, on a le plein contrôle sur la possibilité d’améliorer notre méthode de traitement des courriels.
Et en ayant une BONNE méthode, je suis persuadé qu’on peut perdre beaucoup moins de temps avec les emails.
Donc dans cet article, je vais vous présenter LA SOLUTION que j’ai développée pour avoir un inbox vide sur une base régulière et réduire de moitié le temps que vous passez à gérer vos courriels.
Il s’agit de la méthode Zéro Courriel (ou inbox zero en anglais).
Continuez à lire cet article pour en savoir plus.
Le problème avec votre boite mail
Avant de vous parler de la bonne méthode à mettre en place dans votre boite mail, j’aimerais vous expliquer ce qui fait probablement défaut avec votre méthode actuelle de traitement des courriels.
Le problème est celui-ci : le paramétrage de votre boite de courriel est inadéquat (ou incomplet).
Votre boite de courriel ressemble probablement à ceci:
C’est-à-dire que tous les messages entrent dans votre boite de réception (inbox), mais vous n’avez pas de VRAI système pour les traiter efficacement.
La seule option que vous avez, c’est la corbeille qui est configurée par défaut dans votre application de courriels.
Donc avec vos emails, vous avez seulement 2 options :
Soit le message reste indéfiniment dans la boite de réception (même s’il a déjà été lu et traité).
Soit il est mis à la corbeille.
Concernant la corbeille, ça semble si simple de juste supprimer les messages qui ne sont plus utiles…
…Mais malheureusement, beaucoup de personnes ont la mauvaise manie de ne jamais supprimer leurs messages et de tout conserver, par peur de manquer une information importante.
Donc ils se retrouvent finalement avec une boite mail configurée comme ceci :
Tout est dans le inbox, point barre. Et rien n’y sort.
Résultat : Ça finit par s’accumuler par millier.
(J’ai déjà vu plusieurs de mes clients avoir plus de 10 000 messages accumulés dans leur boite de réception au fil des années et c’était un vrai bazar pour eux).
Vous comprenez donc qu’un tel système est inadéquat pour faire face à l’immense volume de courriels que l’on reçoit tous les jours.
Ça prend quelque chose de plus élaboré…
Un système qui va vous permettre de désencombrer la boite de réception, et même, de la vider ENTIÈREMENT sur une base régulière!
C’est là qu’entre en jeu la méthode ZÉRO COURRIEL…
Avez-vous perdu le contrôle de votre boite de courriels?
Découvrez « La méthode Zéro Courriel », un système simple qui va vous permettre de reprendre le contrôle de vos emails, perdre moins de temps et retrouver la sérénité d’une boite de réception vide à la fin de chaque journée.
La méthode Zéro Courriel pour vider sa boite mail régulièrement
La méthode Zéro Courriel (inbox zero) est un système permettant de traiter tous ses courriels rapidement, et VIDER entièrement la boite de réception à chaque jour (ou chaque semaine).
Le gros avantage d’avoir un inbox vide, c’est la sérénité d’esprit que ça procure et la facilité à gérer la nouvelle information entrante.
Car pensez-y, quand on croule déjà sous des milliers de messages accumulés, c’est plus difficile de gérer efficacement les dizaines de nouveaux emails qui arrivent chaque jour.
Ceux-ci finissent par se noyer dans la boite de réception qui est déjà pleine, et on perd le fil de nos communications importantes.
“Le principe du Zéro Courriel est équivalent à la gestion d’une boite de courrier traditionnelle. ”
En fait, le principe du Zéro Courriel est équivalent à la gestion d’une boite à courrier traditionnelle.
Quand vous allez récupérer le courrier dans votre boite aux lettres, laissez-vous les enveloppes s’accumuler sans ne jamais vider la boite aux lettres? Certainement pas.
Vous récupérez le courrier, videz la boite aux lettres et repartez à neuf le lendemain pour recevoir d’autres enveloppes.
C’est exactement ce qu’on veut reproduire avec les courriels.
On veut configurer notre boite mail de manière à pouvoir vider le inbox tous les jours et avoir plus de facilité à gérer les nouveaux messages qui entrent.
Pour réussir à vider votre boite mail, il faudra ajouter d’autres composantes à la configuration actuelle de votre boite de courriels…
Car je vous ai dit qu’actuellement, le paramétrage par défaut de la majorité des gens est celui-ci :
Il y a le inbox, puis une corbeille et ça s’arrête là.
Or, ça prend au moins 2 autres composantes :
Un système de classement de courriels (pour les emails devant être conservés).
Un système d’actions (pour les messages nécessitant une action ou un suivi).
Voyons chaque élément plus en détail.
L’importance d’un bon système de classement de courriels
Le premier élément que vous devez absolument ajouter dans votre boite mail, c’est un bon système de classement.
Un système de classement sert à ARCHIVER/CLASSER les messages que vous voulez conserver pour référence future.
Et ce type de messages à conserver, il y en a beaucoup :
Une facture que vous devez garder
Un message contenant des détails importants
Une confirmation de commande
Une preuve d’une conversation importante
Etc.
Les emails qui vont dans le classement sont des messages qui ne vous nécessitent plus aucune action, mais que vous devez ou voulez conserver pour référence.
Il peut s’agir d’informations légales ou encore qui ont une importance à vos yeux.
Autrement dit, ce sont des mails que vous ne voulez pas supprimer et que vous voulez garder à long terme.
Et la place pour ce type de message n’est pas dans votre boite de réception, mais dans un système de classement/archive créé à cet effet!
Si vous les laissez dans la boite de réception, vous allez encombrer votre inbox et vous retrouver avec des milliers de messages accumulés d’ici quelques mois/années.
(C’est souvent ce qui arrive à mes clients).
Donc en présence d’un courriel…
Qui ne nécessite aucune action
Que vous ne voulez pas supprimer
Et que vous voulez conserver pour référence future
…vous utilisez le dossier CLASSEMENT de votre boite mail.
Ainsi, le courriel en question disparait de la boite de réception et est déplacé dans le CLASSEMENT.
Le système d’action pour gérer les courriels qui contiennent une tâche
L’autre catégorie que vous devez ajouter à votre système de gestion de courriels, c’est le système d’action.
Celui-ci a pour objectif d’accueillir les courriels qui nécessitent une action de votre part, mais que vous ne pouvez pas effectuer dans l’immédiat.
…Ou encore, les messages nécessitant un suivi quelconque.
Voici des exemples de courriels qui iraient dans cette section :
Une demande de votre patron qui va vous prendre plusieurs minutes à faire, mais que vous n’avez pas le temps de faire aujourd’hui.
Un message pour lequel vous attendez une réponse de quelqu’un.
Un long courriel que vous devez lire, mais que vous allez faire plus tard
Etc.
Autrement dit, tous les messages nécessitant une tâche ou un suivi de votre part, mais que vous ne pouvez pas régler dans l’immédiat iront dans ce dossier.
C’est un dossier pour les messages actifs qui ne sont pas réglés tout de suite.
En général, on a tendance à laisser ce type de courriels dans le inbox en le marquant d’un drapeau ou une étoile, ou encore, en le laissant comme lu.
Et on se dit qu’on fera le suivi ou l’action plus tard…
Le problème avec cette approche c’est que ça vient encore une fois encombrer la boite de réception et complique votre gestion des courriels.
Disons que vous avez 12 courriels nécessitant une action que vous n’avez pas le temps de faire maintenant, et que vous les laissiez dans le inbox en les marquant d’un drapeau, cela s’entremêle aux 50 autres messages que vous allez recevoir dans la journée.
Ça pose donc problème et vous risquez de perdre le fil.
Par contre, en créant un espace dédié à vos tâches et suivis de courriels, vous pouvez déplacer ce type de messages hors de la boite de réception et retrouver la sérénité d’un inbox VIDE au quotidien!
Chaque chose est donc à sa place :
Les nouveaux messages dans la boite de réception
Les courriels qui nécessitent une action ou un suivi dans le dossier ACTIONS
Les emails que vous voulez garder dans le dossier CLASSEMENT
Et les courriels non pertinents dans la CORBEILLE.
Conclusion
Pour résumer, voici le paramétrage à faire dans votre boite mail pour appliquer la méthode Zéro Courriel :
Vous avez donc 4 composantes :
La boite de réception
La corbeille (pour les messages que vous voulez supprimer)
Le classement (pour les messages à archiver)
Le système d’action (pour les messages nécessitant une action ou un suivi que vous ne pouvez pas faire tout de suite)
Ce qui vous donne désormais la possibilité de traiter vos courriels ultra-rapidement en envoyant chaque message à l’un des 3 endroits prévus à cet effet.
Ainsi, grâce à ce système, vous serez maintenant en mesure de VIDER entièrement votre boite de réception sur une base régulière.
Et ne plus jamais vous sentir submergé par tous ces courriels accumulés!
Je sais maintenant que cet article présente la méthode très sommaire et qu’il vous manque encore beaucoup d’informations pour tout configurer correctement et appliquer le système.
C’est pourquoi, j’aimerais vous inviter à participer à ma webconférence gratuite Comment maitriser sa boite de courriels dans laquelle je vous donne beaucoup plus d’explications sur le sujet.
Et si vous êtes très motivé à mettre ce système en pratique, et que vous voulez que je vous aide à le faire rapidement, vous pouvez vous inscrire à ma formation en ligne sur le sujet.
La méthode Zéro Courriel est la solution clé en main pour améliorer votre gestion des emails et gagner du temps.
