Avez-vous déjà remarqué que la semaine avant votre départ pour les vacances, vous êtes toujours TRÈS productif?
Vous vous surprenez à terminer des projets que vous n'auriez jamais pensé être capable de finir à ce moment-ci…
À régler des petits dossiers qui traînaient depuis plusieurs semaines et à compléter presque toutes les choses à faire qui se trouvaient dans votre liste de tâches.
Moi, en tout cas, je l’ai constaté avant de partir en vacances l’été dernier.
Je me souviens que la semaine avant mon départ, j’ai réussi à écrire 3 articles de blogue, à écrire 2 chapitres de mon livre Comment organiser son bureau pour être productif et à préparer une conférence entière que je devais donner pendant mon séjour.
Tout cela, en l’espace d’une semaine!
C’est phénoménal puisqu’en temps normal j’aurais seulement été capable d’écrire 1 article de blogue et 1 chapitre de livre…
La question que je pose donc aujourd’hui est celle-ci : pourquoi sommes-nous autant productifs avant de partir en vacances?
Tout simplement parce que nous avons une date d’échéance précise à respecter ; c’est-à-dire qu’il faut que nos tâches et projets soient complétés avant notre départ, afin de pouvoir partir en vacances l’esprit tranquille.
Et ce principe de travailler selon un deadline précis ne s’applique pas qu’aux vacances ; il fonctionne presque qu’à coup sûr pour booster notre productivité dans plusieurs domaines.
Rappelez-vous à quel point vous étiez efficace lors de vos fins de session universitaires.
Souvenez à quel point vous avez été productif lorsque la date limite d’un gros projet ou événement approchait.
Rappelez-vous combien vous avez été rapide pour terminer le dossier d’un client lorsque la date limite était à la porte.
Toujours plus productif avec un deadline
Les échéances (deadline) nous aident toujours à être productifs!
C’est une technique incroyable qui peut vous permettre de doubler facilement votre productivité, sans nécessairement avoir à travailler plus.
En fait, quand nous avons un deadline raisonnable, on ressent une certaine pression positive qui nous pousse à l’action.
Et cette pression nous amène instinctivement à faire les sacrifices nécessaires pour trouver le temps et l’énergie pour terminer nos tâches avant la date limite.
C’est pourquoi, dans un contexte d’échéance, on se surprend nous-mêmes à accomplir une quantité de travail incroyable en peu de temps.
Nous accomplissons en une période record ce qui nous aurait normalement pris le double ou le triple du temps.
Le fait de travailler avec des deadlines est donc une technique de productivité exceptionnelle qu’il faut apprendre à exploiter pour se pousser intentionnellement à l’action, éliminer la procrastination de notre vie et accomplir plus!
Et c’est justement ce que j’aimerais vous enseigner dans cet article. Je vais vous partager 4 façons concrètes de tirer sainement profit des échéances pour doubler votre productivité au quotidien!
Prêt? Allons-y.
1- Fixez-vous des objectifs à court terme
La première façon de tirer profit des échéances pour devenir productif, c’est d’appliquer des deadlines à court terme à vos objectifs personnels ou professionnels.
Avez-vous remarqué que lorsqu’on se fixe un objectif annuel, on ne l’accomplit que très rarement? J’ai récemment lu une statistique qui disait qu’environ 80% des gens abandonnent leurs résolutions de début d’année après seulement quelques semaines…
Pourquoi est-ce ainsi? Parce que la date d’échéance du 31 décembre est beaucoup trop loin, ce qui ne produit pas l’effet positif d’une échéance saine (produire une pression positive qui nous pousse à l’action).
Ainsi, on ne ressent pas la nécessité de progresser vers notre objectif « aujourd’hui » et on se raisonne en nous-mêmes que nous avons encore beaucoup de temps pour le faire…
Le problème en raisonnant ainsi, c’est qu’on perd la motivation et on finit par abandonner nos objectifs, tout simplement parce que l’échéance est trop éloignée.
Or, l’une des solutions pour devenir plus productif grâce aux échéances est de se fixer des objectifs à court terme, sur une période de 3 à 4 mois, plutôt que sur une base annuelle.
C’est un concept qui a été popularisé par Brian P. Moran dans son livre The 12 Week Year et c’est juste extraordinaire!
En utilisant cette approche, vous aurez suffisamment de temps pour accomplir quelque chose de significatif, tout en ayant la pression positive d’une date limite rapprochée (3 mois).
En d’autres mots, vous aurez assez de temps pour atteindre votre objectif, mais vous serez tout de même habité par un certain sentiment d’urgence de progresser tous les jours vers l’objectif.
Je fonctionne personnellement selon cette méthode et je fixe toujours mes objectifs avec une échéance de 3 à 4 mois.
Cela me pousse donc quotidiennement à l’action (à cause du deadline) et m’aide à être beaucoup plus productif!
Commencez à fixer des échéances à court terme sur vos objectifs et vous verrez une énorme différence!
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2- Allouez un temps limite à vos tâches
Une autre manière dont vous pouvez tirer profit des échéances dans les petites choses du quotidien, c’est de prendre l’habitude d’allouer un temps limite à vos tâches.
Car de façon générale, une tâche va toujours prendre toute la durée de temps qu’on lui accorde.
Par exemple, si vous vous dites : « j’ai toute la journée pour accomplir cette tâche », alors il y a de fortes de chances que vous preniez effectivement toute la journée pour la faire.
Par contre, si vous vous dites « je dois absolument terminer cette tâche avant 11h ce matin », vous allez naturellement faire tout en votre possible pour parvenir à la terminer avant 11h.
Vous n’êtes pas convaincus?
Imaginez que votre patron vous impose de lui livrer un projet avant 11h du matin… Qu’allez-vous faire?
Probablement trouver tous les moyens du monde pour réussir à lui livrer le projet à temps. Vous allez éliminer le superflu, éviter de perdre votre temps et rester entièrement concentré sur la tâche, jusqu’à ce qu’elle soit terminée pour 11h.
Il en va ainsi pour toutes vos tâches : vous serez toujours plus productif pour les accomplir si vous leur attribuez vous-mêmes un temps limite!
C’est d’ailleurs exactement ce que la loi de Parkinson décrit : « tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».
En d’autres mots, plus on laisse de temps à une tâche, plus ça va nous prendre du temps pour la terminer.
J’ai régulièrement expérimenté cette loi dans mes blocs de travail « administratifs ».
En effet, durant ma journée d’administration (le mardi), je peux parfois prendre toute la journée à régler différentes tâches comme envoyer des rapports, faire de la comptabilité et envoyer des courriels…
Par contre, il m’arrive maintenant de plus en plus de m’imposer un temps limite très précis pour terminer ces tâches plus rapidement.
Par exemple, je me fixe souvent pour objectif de tout terminer mes tâches administratives entre 9h et 12h pour me libérer le reste de la journée pour des choses importantes.
Le résultat? Je me surprends souvent à être en mesure de tout terminer avant 12h! Alors que si je ne m’impose pas cette échéance de terminer avant 12h, je peux facilement prendre toute la journée pour faire la même quantité de travail.
Bref, en s’imposant un temps limite sur nos tâches, on peut facilement doubler sa productivité sans travailler plus!
Note : Vous n'arriverez pas toujours à terminer vos tâches dans le bloc de temps que vous aurez planifié, car certaines tâches seront plus complexes que prévu et il risque parfois d'y avoir des interruptions dans votre journée. Toutefois, ce deadline vous motivera à maximiser votre énergie et votre temps pour accomplir cette tâche plus rapidement qu’à l’habitude (pour respecter l’échéance).
3- Faites des « Power Hour »
Ensuite, dans la même lignée que la stratégie précédente, vous pouvez pousser ce concept d'allouer un temps limite à vos tâches à l'extrême en travaillant selon des « Power Hour ».
De quoi s’agit-il? D’une heure intensive destinée à compléter une tâche unique ou une série de tâches.
Autrement dit, il s’agit d’une heure de puissance durant laquelle vous allez consacrer toute votre temps, votre énergie et votre concentration à la réalisation d'une ou plusieurs tâches spécifiques.
Vous vous donnez un deadline de 1 heure, ce qui est extrême, mais vous essayez d’accomplir le plus de choses possible durant cette période.
Par exemple :
Si vous avez 10 courriels importants à envoyer dans la journée, alors vous pouvez décider de faire une Power Hour pour essayer d’envoyer tous ces courriels en une heure plutôt que de vous éterniser toute l'avant-midi.
Si vous avez un gros rapport à rédiger, vous pouvez essayer de le terminer à l'intérieur d'une Power Hour.
Évidemment, pour que cette stratégie fonctionne, vous devez couper toutes distractions pendant 1 heure.
Cela veut dire que pendant cette heure, vous fermez votre téléphone ainsi que votre boite de courriel et vous essayez de vous isoler dans un endroit où vous ne serez pas dérangé ni distrait.
Vous vous concentrez alors intensément sur votre tâche (ou vos tâches) pendant 1 heure.
Cette technique vous donnera instantanément la motivation de terminer vos tâches rapidement avant la fin du bloc de 1 heure.
C'est un peu comme la technique Pomodoro (pour ceux qui connaissent), mais sur une plus longue durée.
Bref, la Power Hour est une façon extrême, mais efficace, pour tirer profit des bienfaits des échéances afin d’être plus productif!
4- Imposez des échéances fictives à vos projets
La dernière méthode que vous pouvez utiliser pour booster votre productivité avec les échéances, c’est de vous imposer des dates limites fictives pour vos projets importants (lorsque personne ne vous impose de date limite).
Je suis conscient que cela ne s'applique pas à tout le monde, puisque dépendant de votre profession, vous avez peut-être déjà des deadlines imposés par vos clients ou votre patron.
Par exemple, si vous êtes graphiste, votre client risque de vous imposer un deadline pour obtenir son projet.
Et si vous êtes employé, votre patron vous imposera probablement certaines dates limites pour vos projets.
Par contre, si vous êtes totalement autonome dans votre travail, il n’y a personne qui vous imposera de date limite.
Et à moins d’être ultra discipliné, vous risquez d’étirer vos projets dans le temps et de prendre beaucoup plus de temps que prévu.
Or, en faisant cela, vous ne maximiserez jamais votre productivité.
Au lieu de laisser la livraison de vos projets à une date aléatoire, imposez-vous une date limite! Cela vous aidera à ne pas vous éterniser et à terminer plus rapidement.
Pour l’écriture de mon livre, c’est exactement ce que j’ai fait : je me suis imposé une date limite pour le mois de septembre.
J’ai alors tout fait pour réussir à terminer le projet à temps en travaillant parfois tard le soir et en me levant plus tôt le matin.
Je n’aurai finalement pas réussi à respecter mon échéance (puisque le livre est sorti en octobre), mais au moins, cela m’aura poussé à l’action durant les semaines précédentes.
Combien de temps ce projet m’aurait-il pris si je ne m’étais pas imposé de date limite? Aucune idée, mais le livre ne serait probablement pas encore publié…
Conclusion
Quand on n'a pas d'échéance pour terminer nos tâches, nos objectifs et nos projets, nous ne sommes pas animés par ce sentiment d’urgence qui nous pousse à l’action.
Cela nuit à notre efficacité et nous retarde dans l’accomplissement des choses qui sont importantes à nos yeux.
Or, la solution pour doubler sa productivité sans nécessairement travailler plus, c'est de s'imposer des dates d'échéances saines qui nous poussent suffisamment à l’action, sans nous mettre trop de pression.
Et vous pouvez vous imposer des échéances au quotidien de 4 façons particulières :
En vous fixant des objectifs à court terme (pas sur une base annuelle)
En allouant un temps limite à vos tâches quotidiennes
En faisant des Power Hour
En vous imposant des échéances fictives sur vos projets importants
En prenant maintenant ce réflexe de vous imposer des deadlines, vous vous surprendrez à être beaucoup plus productif et à accomplir bien plus au cours de vos semaines de travail!
Essayez cela et dites-moi quelle différence vous voyez!
PS : Faites quand même attention à ne pas tomber dans un extrême en vous soumettant à des échéances excessives et irréalistes qui, au final, ne feront que vous stresser et vous amener à bâcler votre travail…
