L'ultime plan pour bien organiser son bureau de travail et être productif

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Ce plan est tiré du livre Comment organiser son bureau pour être productif, disponible au format imprimé ou eBook

 
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Organiser son bureau de travail n’est pas toujours facile.

En fait, il y a tellement de choses à prendre en considération que l’on ne sait pas toujours où donner de la tête.  

Les personnes les plus organisées de nature réussissent généralement à bien s’en sortir, mais pour les autres, ce n’est pas évident…

Et le problème, c’est qu’il n’y a pas vraiment de ressources complètes sur le sujet.

On peut toujours trouver quelques bons articles ou vidéos sur internet pour découvrir des astuces d’organisation de bureau, mais à ma connaissance, il n’y a aucun plan tout tracé pour réussir à bien aménager son espace de travail

C’est pourquoi, j’ai écrit le livre Comment organiser son bureau pour être productif.

J’avais à cœur de créer un guide de référence pour accompagner tous ceux et celles qui souhaitent optimiser leur espace de travail afin de devenir plus efficace (sans se prendre la tête).

J’ai donc élaboré un plan général, en 14 étapes, dans lequel je vous guide systématiquement, une étape à la fois, pour que vous puissiez organiser un espace de travail de rêve dans lequel vous aurez du plaisir à travailler et où vous pourrez performer à votre plein potentiel.

Et dans cet article, j’avais à cœur de vous donner un aperçu des 14 étapes de transformation que je vous propose dans mon livre.

Si vous cherchez une ressource de qualité pour organiser, réorganiser ou tout simplement, booster votre espace de travail, cet article est pour vous.

Voici les 14 étapes:

Étape 01 : Identifier son type de bureau

La première étape logique pour bien organiser son espace de travail consiste tout simplement à identifier son type de bureau.

Qu’est-ce que je veux dire par là?

Qu’il faut premièrement définir dans quel type d’environnement vous travaillez quotidiennement.

  •  Votre bureau se trouve-t-il dans un « open space »?

  • Travaillez-vous à partir de la maison?

  • Avez-vous un bureau privé sur votre lieu de travail?

  • Etc.

 À quoi cela sert-il de définir notre type de bureau? Tout simplement à connaitre les possibilités et les limites de chaque type de bureau afin de l’organiser de la meilleure façon possible sans perdre de temps inutilement.

Donc, avant même de commencer à organiser quoi que ce soit, il faut s’assurer de bien connaitre l’environnement dans lequel on travaille tous les jours.

Dans Comment organiser son bureau pour être productif, je présente tous les types de bureaux ainsi que les possibilités et limites de chacun. Procure-toi le livre pour en savoir plus.

Étape 02 : Optimiser les conditions de son environnement

Ensuite, la deuxième étape pour améliorer son espace de travail, c'est de réunir les conditions idéales dans son environnement.

Plus précisément, il faut s’attarder à des détails comme le type d'éclairage présent dans la pièce, l'accès à la lumière naturelle, la température de la pièce, le bruit environnant, ainsi que les mouvements autour du bureau.

Pourquoi? Parce que tout ceci peut avoir une incidence sur votre niveau de productivité

Laissez-moi vous donner un exemple.

Avez-vous déjà remarqué que l'on est souvent plus productif quand on travaille dans une pièce avec des fenêtres plutôt que dans une pièce fermée sans accès à la lumière du jour? Quand on travaille dans une pièce sans fenêtre, on a souvent l’impression d’être déconnecté par rapport à la journée et on a l’impression d’être enfermé. Cela se produit parce que le type d'éclairage, tout comme les autres facteurs que j'ai mentionnés, a un impact sur notre efficacité.

Donc, pour être pleinement efficace à votre bureau, il faut que vous vous assuriez de créer les meilleures conditions possible dans votre environnement de travail.

Et pour découvrir toutes mes recommandations à ce sujet, je vous conseille de jeter un coup d’œil à mon livre.

Étape 03 : Choisir le meilleur meuble de bureau

Pour avoir un espace de travail productif, il est également important de choisir la table de travail la mieux adaptée à votre réalité. Parce qu'il existe des milliers de modèles de bureau qui peuvent « faire la job », mais tous ne sont pas nécessairement bons pour vous selon le type d'activité que vous faites tous les jours...

Par exemple, le modèle de bureau d'un comptable va être différent de celui d'un auteur. Et le bureau d'un musicien va être différent de celui d'une adjointe administrative. Il est donc important de bien choisir sa table de travail et de ne pas prendre la première chose qui nous tombe sous la main.  

De façon générale, une bonne table de travail devrait toujours faciliter la réalisation de vos tâches, être confortable et avoir une apparence qui vous correspond. 

Dans Comment organiser son bureau pour être productif, je vous présente les critères indispensables à considérer pour bien choisir votre meuble de bureau. Et je vous fais découvrir une nouvelle alternative au bureau traditionnel assez intéressante : le bureau assis-debout.

Étape 04 : Se procurer le bon matériel de bureau pour être efficace

La quatrième étape pour créer un environnement de travail optimal, c'est de se procurer les bons équipements qui vont vous permettre de mieux travailler au quotidien.

Car au-delà de votre meuble de bureau, il y a toutes sortes d'équipements qui peuvent influencer votre efficacité.

Pensez un instant à votre chaise de bureau... Avez-vous déjà fait l'expérience de travailler avec une chaise qui n'est pas confortable? Si oui, vous savez très bien à quel point cela peut être nuisible, voire même frustrant d'endurer ça, n’est-ce pas?

Pensez aussi à votre matériel informatique. Quoi de plus fâchant que de devoir composer avec des équipements qui ne sont pas suffisamment performants. Par exemple, une imprimante qui se bourre toujours ou qui n’imprime pas assez rapidement…

Ce ne sont que deux exemples qui illustrent le point que je veux établir ici : l’équipement que vous utilisez quotidiennement pour travailler dans votre bureau peut favoriser ou diminuer votre efficacité.  Assurez-vous donc de choisir les bons équipements qui vont stimuler votre productivité.

Dans Comment organiser son bureau pour être productif,  je vous présente une liste détaillée de tous les équipements essentiels à se procurer pour être efficace.

Étape 05 : Faire de son bureau de travail un lieu inspirant et motivant

Un autre facteur très important à considérer dans votre bureau, c'est l'aspect visuel de la pièce dans laquelle vous travaillez.

Qu'est-ce que ça change, me demanderez-vous? Votre état émotionnel.

Au cas où vous ne le sauriez pas, le design de votre espace de travail peut soit vous placer dans un « mood » créatif, soit vous refroidir et vous donner envie d'aller travailler dans une autre pièce...

Je connais des entrepreneurs pour qui c'est le cas! Ils ont un bureau à domicile, mais ils n'arrivent pas à y rester toute la journée, simplement parce que leur bureau ne les inspire pas... Ils ont donc tendance à procrastiner et à perdre du temps plutôt que de progresser dans leurs tâches importantes.

Certaines études ont même prouvé ce phénomène. Par exemple, dans un article de Facility Executive, on démontre que la disposition, l’aménagement et le décor d’un bureau de travail peuvent favoriser ou nuire à la productivité des employés.

Donc en gros, si vous souhaitez bien organiser votre espace de travail, vous devez sérieusement prendre en considération le design de celui-ci. Ne faites pas l’erreur de créer un environnement monotone, mais faites de votre bureau un lieu inspirant et motivant dans lequel vous aurez envie de passer du temps.

Votre bureau doit stimuler votre créativité et vous placer dans un état émotionnel positif qui vous donnera envie de travailler et d’être productif.

Je vous montre précisément comment faire dans Comment organiser son bureau pour être productif.

Étape 06 : Disposer son espace de travail de façon efficace

La façon dont vous positionnez vos meubles et vos équipements est importante lorsque vient le temps d’aménager son espace de travail.

Placez, par exemple, votre table de travail directement face à la porte d'entrée de votre bureau et vous remarquerez assez rapidement que chaque personne qui passe devant votre porte aura tendance à s'arrêter pour vous dire « bonjour » ou « as-tu 2 minutes »...

Par contre, si vous placez votre table de travail dans une autre position, vous pouvez presque instantanément régler le problème.

Et il n'y a pas que la position de votre table de travail qui peut avoir une incidence. Il y a aussi la position de tous vos équipements comme votre bibliothèque, vos chaises de visiteurs, votre table de réunion, votre imprimante, etc.

Pour avoir un espace de travail idéal, il faut que vous disposiez les choses de façon stratégique dans votre pièce de travail. Vous ne devez pas placer les choses de façon aléatoire.

Donc avant de placer quoi que ce soit, faites d’abord un plan d’aménagement de bureau. Réfléchissez aux meilleures façons de tout disposer afin de créer le meilleur environnement possible.

Dans mon livre Comment organiser son bureau pour être productif, je vous guide pour vous aider à créer un plan d’aménagement efficace.

Étape 07 : Dégager et organiser la surface du bureau

L'une des parties les plus importantes de l'organisation de votre bureau, c'est ce que vous choisissez de mettre de façon permanente sur la surface de votre table de travail

Car votre table de travail est l’endroit précis à partir duquel vous allez effectuer vos tâches quotidiennement. Il ne faut donc pas que ce soit encombré par toutes sortes de choses inutiles (autrement, ça risque de vous nuire dans l’accomplissement de vos tâches).

Malheureusement, ce que l'on voit trop souvent dans les milieux de travail, c'est des surfaces surchargées avec toutes sortes de choses comme des piles de documents, des tasses de café vides, des fournitures ou accessoires et toutes sortes de choses qui ne devraient pas être là...

Le problème avec cela, c'est que ça vient encombrer/polluer notre environnement de travail et créer des distractions visuelles qui peuvent, ultimement, nuire à notre capacité de concentration.

Faites le test pour voir... Essayez de travailler pendant 1 heure sur une tâche qui demande beaucoup de concentration dans un environnement minimaliste où il n'y a aucune distraction visuelle (ex: une table entièrement vide).

Essayez maintenant de faire la même chose sur une table remplie de matériel et qui est tout en désordre. À quel endroit pensez-vous que vous allez être plus concentré?

Je pense que vous connaissez la réponse…

Pour avoir un espace de travail productif, il faut aménager soigneusement la surface du bureau. Et je vous explique exactement comment faire dans mon livre Comment organiser son bureau pour être productif.



Étape 08 : Organiser les tiroirs de son bureau

L'une des raisons qui font que l'on a souvent tendance à laisser les choses s'accumuler sur la surface de notre bureau, c'est que nos tiroirs sont mal organisés (ou inexistants).

Et puisqu'on ne sait pas vraiment où mettre les choses quand on n’a pas de tiroirs, on les laisse s’accumuler sur le coin de notre bureau jusqu'à ce que ça devienne trop encombrant...

Je ne sais pas si vous en êtes conscients, mais vos tiroirs de bureau peuvent être un atout extrêmement puissant dans votre espace de travail.

Et quand ils sont bien aménagés, ça peut littéralement vous permettre de dégager la surface de votre bureau et de garder à proximité toutes les accessoires et le matériel dont vous avez besoin d'utiliser au quotidien. (Ce qui vous fait sauver du temps, puisqu'au lieu de chercher ce dont vous avez besoin sous une pile de matériel, vous y avez accès directement dans vos tiroirs).

Pour bien aménager votre espace de travail, il faut impérativement que vous vous attardiez à vos tiroirs de bureau afin d’en tirer profit.

Dans Comment organiser son bureau pour être productif, je vous présente une méthode ultra-puissante pour créer un système d'organisation presque infaillible à partir de seulement 6 tiroirs distincts.

Étape 09 : Organiser les filières de classement de documents

Ensuite, il y a la paperasse…

En fait, bureau rime souvent avec paperasse. Car il y a presque toujours des papiers, des dossiers et des documents à traiter quand on est dans un bureau. Et personne n’aime gérer sa paperasse, pas même moi…

C'est une tâche qui peut facilement être lourde et prenante, mais ce n'est pas obligé d'être compliqué.

En fait, tout ce que ça prend, c'est une bonne méthode pour la traiter rapidement et un bon système pour retrouver les documents que l'on a classés.

Dans Comment organiser son bureau pour être productif, je vous montre étape par étape, comment créer une filière de classement efficace qui vous permettra de retrouver tous vos documents en MOINS DE 2 MINUTES.

Depuis que j'ai personnellement organisé mes filières de classement selon cette méthode, la paperasse n'est plus un problème ni un fardeau pour moi, puisque ça me prend beaucoup moins de temps à gérer qu’auparavant.

Dans le processus d’organisation de votre bureau, assurez-vous d’aménager de bonnes filières de classement afin de pouvoir classer et retrouver vos documents plus facilement.

Étape 10 : Aménager de bons espaces de rangement

La dixième étape pour bien organiser votre bureau de travail, c'est de créer de bons espaces de rangement.

Vous ne voulez surtout pas vous retrouver dans une situation où vous n’auriez pas suffisamment de place de rangement pour ranger tout votre matériel, autrement, votre espace risque de s’encombrer assez rapidement.

En fait, vous avez besoin de mettre en place des solutions rangement adaptées à la réalité de votre travail. Car plus vous aurez d'espace de rangement, moins vous serez porté à laisser les choses s'accumuler un peu partout dans votre environnement. Et c'est exactement ce que l'on recherche dans un environnement minimaliste…

Dans Comment organiser son bureau pour être productif, je vous présente les meilleures solutions de rangement disponibles que vous pouvez mettre en place dans votre bureau, et ce, même si votre bureau est minuscule et que vous avez peu d'espace.

Étape 11 : Gérer sa paperasse et ses documents

Du moment que vous avez un bon système pour classer vos documents (chose que je vous ai montrée à l'étape #9), la gestion de la paperasse devrait être beaucoup plus simple.

En fait, vous n’avez plus besoin de vous casser la tête à savoir où mettre tel ou tel document, car tout est maintenant très clair: les documents à classer/archiver vont dans vos filières de documents.

Maintenant, tout ce qui atterrit sur notre bureau ne va pas toujours dans la filière de classement. Pensons au courrier, aux feuilles imprimées, au matériel lié à un projet en cours, aux dossiers à consulter, etc.

Comment gérer tout cela rapidement et efficacement sans encombrer la surface de son bureau? Avec une méthode très simple que je vous propose dans mon livre Comment organiser son bureau pour être productif.

Cette méthode permet de trancher sur ce qu'il faut faire en un instant, par exemple:

  • Faire l'action maintenant

  • Reporter à plus tard

  • Jeter à la poubelle

  • Ranger dans un espace de rangement

C'est inspiré de la célèbre méthode GTD, mais appliqué à votre bureau de travail.

Peu importe la méthode que vous adoptez, vous devez apprendre à gérer votre paperasse et votre matériel efficacement, pour empêcher que les choses ne s’accumulent dans votre espace de travail.

Étape 12 : Garder son bureau de travail en ordre à long terme

C’est une chose d’organiser son bureau, mais s’en est une autre de le garder en ordre à long terme.

Quand je parle de mon livre Comment organiser son bureau pour être productif, on me fait souvent des remarques du genre : « Matthieu, c'est bien beau d'organiser mon bureau, mais dans seulement 2 semaines, il sera tout en désordre encore une fois »...

En fait, la grande question que tout le monde se pose est celle-ci : « Qu’est-ce qui me garantit que mon bureau restera organisé après avoir lu et appliqué les conseils du livre Comment organiser son bureau pour être productif? »

Quelle est ma réponse à cette question?

Tout simplement que dans le livre, je vous réserve un chapitre complet sur les bonnes habitudes à développer pour GARDER SON BUREAU EN ORDRE.

Car le fait d’avoir un espace de travail organisé n’est pas simplement une question technique… C’est aussi en lien avec le « savoir-être ».

Pour rester organisé, il faut développer de bonnes habitudes qui vont vous permettre de garder votre bureau en ordre une fois pour toutes, et non pas de retourner à votre bazar quelques jours après avoir fait un grand ménage.

Je vous montre tout cela dans mon livre.

Étape 13 : Réussir à se concentrer dans un bureau bruyant

Une fois que votre espace de travail est relativement bien aménagé, il y a encore une chose très importante qu’il faut absolument maitriser pour être productif : la capacité de se concentrer quand on travaille dans un bureau bruyant (bureau commun, open space, cubicule, etc.).

Parce que concrètement, même si tout est parfaitement organisé dans votre bureau, si votre environnement est rempli de distractions (interruptions, bruits, conversations, mouvements, etc.), vous ne parviendrez jamais à performer à votre pleine capacité.

Je connais des gens ultra-organisés, mais qui ne sont pas productifs, parce qu’ils n’ont pas appris à bien travailler dans un environnement bruyant.

Pourtant, c'est exactement l'objectif que je vise à travers mon livre Comment organiser son bureau pour être productif

Je ne veux pas simplement vous aider à organiser votre bureau pour le plaisir de le faire... Je veux vous aider à organiser votre bureau afin que vous puissiez devenir plus productif TOUS LES JOURS, et ce, peu importe dans quel environnement vous vous trouvez.

Pour être efficace à votre bureau, vous devez absolument développer des stratégies pour rester concentré, surtout si vous travaillez à partir d’un bureau commun ou open space…

Voici un aperçu des stratégies que je propose dans mon livre.

Étape 14 : Être productif tout en travaillant de la maison

Finalement, il y a le travail à domicile.

Pour tous ceux qui travaillent de la maison à temps plein ou à l’occasion, il faut, bien évidemment, une bonne dose d’organisation (chose que nous avons déjà faite jusqu’à présent). Mais il faut aussi développer des habitudes et des façons de faire pour réussir à rester productif à partir de chez soi.

Car travailler de la maison n’est pas toujours aussi rose qu’on peut le croire.

Bien que le travail à domicile nous permette d’avoir la flexibilité de gérer son horaire, de rester en pyjama toute la journée, de travailler confortablement à la maison sans les distractions de nos collègues ni avoir à perdre 1h par jour dans le trafic, il y a tout de même quelques défis.

En fait, ça prend énormément de discipline et une certaine force de caractère pour réussir à rester seul à longueur de journée, et surtout, pour garder le focus sur son travail (sans se laisser distraire par toutes les possibilités présentes à la maison).

C'est exactement le sujet que j'aborde dans la dernière étape du livre Comment organiser son bureau pour être productif. En fait, je vous partage les meilleures stratégies pour réussir à rester concentré, motivé et productif en travaillant de la maison.

Donc si le travail à domicile vous concerne, vous devez absolument apprendre à garder le focus et à rester productif, autrement, toute l’organisation de votre bureau ne servira pas à grand-chose…

Conclusion

Alors voici le plan en 14 étapes que vous pouvez suivre pour organiser votre bureau. Ce plan est présenté dans toute son intégralité et avec beaucoup plus de profondeur dans mon livre Comment organiser son bureau pour être productif.

Je vous invite sérieusement à y jeter un coup d’œil si vous souhaitez prendre l’organisation de votre espace de travail en main.

Si vous suivez chacune de ces étapes, une à la fois, je vous garantis que vous verrez une ÉNORME différence dans votre bureau de travail. Vous vous surprendrez à avoir un espace beaucoup plus organisé qui vous permet de voir plus clair et d’être plus efficace tous les jours.

Voici le commentaire d’une personne qui a suivi le plan en 14 étapes :

Osez faire comme Nelly et tentez l’expérience (même si ça peut parfois représenter un gros projet pour vous)!

 

Ce plan est tiré du livre Comment organiser son bureau pour être productif, disponible au format imprimé ou eBook


Matthieu Desroches

J’aide les entrepreneurs et leadeurs ambitieux à mieux s’organiser, bien gérer leur temps et augmenter leur efficacité afin d’avoir plus d’impact à travers leur entreprise. Visitez mon blog pour plus d’infos et de contenu.