Ceci est un extrait du livre Comment organiser son bureau pour être productif, disponible au format eBook ou imprimé.
Ranger votre bureau de travail n’est probablement pas au top de votre liste de priorités…
Au contraire, c’est surement le dernier de vos soucis et la dernière chose que vous pensez à faire au cours d’une semaine.
Avec tout ce que vous avez à gérer au travail, il y a toujours 10 000 choses plus intéressantes et importantes que vous pouvez faire dans une journée.
Ainsi, par manque de temps et d’intérêt, vous ne vous souciez pas trop du rangement de votre bureau et vous laissez les choses s’accumuler dans votre environnement.
Le problème, c’est que l’organisation et le rangement de votre espace de travail a un grand impact sur votre capacité à rester concentré et être productif dans la vie de tous les jours…
Plus votre environnement est rangé, moins vous avez de distractions visuelles, plus vous avez de facilité à retrouver votre matériel et moins vous perdez de temps.
C’est donc important de prendre le temps de bien ranger votre espace de travail pour mieux travailler.
Mais le hic, c’est que chaque fois que vous vous tannez de votre bazar et faites le grand ménage de votre bureau, cela ne dure que quelques jours à peine…
On dirait que tout est toujours à recommencer et que le même désordre revient sans cesse.
Pourquoi?
Probablement parce que vous n’avez jamais appris à ranger efficacement votre bureau ET LE GARDER EN ORDRE (une fois pour toutes).
Mais bonne nouvelle, c’est ce que je veux vous montrer dans cet article!
Je vais vous partager quelques conseils pratiques pour que vous puissiez garder votre espace de travail en ordre définitivement (et ne plus retourner à votre bazar).
1. Assignez une place de rangement pour chaque chose
Premièrement, la clé pour éviter que les choses trainent dans votre espace de travail, c’est de trouver un « domicile » pour chaque article.
En d’autres mots, vous devez trouver une place pour chaque chose et mettre chaque chose à sa place. C’est un principe d’organisation extrêmement puissant qui marche à coup sûr.
Rien ne doit être laissé de façon aléatoire dans votre espace de travail et tout doit avoir un espace de rangement approprié.
Par exemple :
Les livres doivent aller dans votre bibliothèque ou sur vos étagères
Les fournitures de bureau doivent aller dans un tiroir ou un meuble de rangement
Les documents doivent aller dans votre filière de classement
Le matériel entrant doit aller dans votre boîte de réception
Les articles non désirés doivent aller à la poubelle
Ainsi de suite…
Chaque article qui entre dans votre espace de travail doit avoir un emplacement assigné. De cette manière, vous pourrez facilement ranger cet élément à l’endroit approprié, plutôt que de le laisser encombrer la surface de votre bureau.
Vous remarquerez que c’est souvent lorsque les articles n’ont pas de domicile qu’ils ont tendance à s’accumuler (puisqu’on ne sait pas où les ranger).
Par exemple, si quelqu’un dépose sur votre bureau un document de référence quelconque. À quel endroit allez-vous le mettre?
Probablement sur le coin de de votre bureau pendant des semaines (si vous n’avez pas d’endroit où le ranger)
Ou dans une filière de classement appropriée (si vous avez créé cet espace de rangement).
Vous comprenez l’idée? Si vous n’avez pas d’espace attitré pour un certain item, vous ne saurez que faire avec ni où le mettre. Ainsi, ça aura tendance à s’accumuler et encombrer votre environnement.
Pour gardez votre espace de travail en ordre une fois pour toutes, assurez-vous donc d’identifier un lieu de rangement pour chaque article qui se trouve dans votre espace de travail.
Et mettez chaque chose au bon endroit.
2. Apprenez à gérer votre paperasse efficacement
Une deuxième chose que vous devez commencer à faire pour garder votre bureau en ordre, c’est de prendre l’habitude de bien gérer votre paperasse et vos documents.
Car c’est souvent ce type de matériel qui s’accumule rapidement et fini par encombrer votre environnement.
Donc encore une fois, si vos espaces de rangement de documents sont inadéquats ou inexistants, vous ne saurez jamais quoi faire avec les documents entrants et laisserez les papiers s’accumuler.
La solution est donc de créer une place de rangement pour la paperasse (tel que mentionné au point précédent) et de développer une bonne habitude de gestion.
En ce qui concerne la façon de gérer la paperasse, je partage une méthode puissante dans mon livre Comment organiser son bureau pour être productif.
Grâce à cette méthode, il n’y aura plus jamais rien qui trainera sur la surface de votre bureau, et ce, en quelques minutes à peine.
Procurez-vous le livre pour découvrir cette méthode avancée de gestion de la paperasse.
Sinon, de façon générale, il s’agit de développer le réflexe de ne jamais rien déposer sur la surface de votre bureau. Vous créez plutôt une « boite de réception physique » dans laquelle vous déposez tous les papiers et documents entrants.
À la recherche d’une solution pour mieux organiser votre bureau?
Téléchargez gratuitement les 2 premiers chapitres de mon livre Comment organiser son bureau pour être productif. Vous y découvrirez des stratégies pratiques pour optimiser l’aménagement de votre espace de travail.
3. Garder la surface de votre bureau dégagée en tout temps
Un autre principe important que vous devez comprendre pour garder votre espace de travail en ordre sur le long terme, c’est que la surface de votre bureau n’est pas un lieu de stockage!
Au contrairement, la surface de votre bureau est votre lieu de travail.
Il ne devrait donc jamais y avoir de pile de matériel et documents qui s’accumulent à cet endroit.
Vous devriez plutôt faire en sorte que ce soit le moins encombré possible afin de réduire les distractions visuelles et de ne pas être dérangé par ce qui traine autour de vous.
Oui il y aura toujours quelques items sur la surface de votre bureau, c’est normal.
Je pense, par exemple, à votre ordinateur, votre clavier et souris, votre lampe de bureau, vos crayons, un bloc-notes et peut-être quelques documents sur lesquels vous travaillez dans le moment.
Par contre, toutes les autres choses qui ne sont pas d’usage quotidien ou qui ne sont pas liées au travail que vous êtes en train de faire dans le moment présent ne devraient pas être sur la surface de votre bureau.
Ils devraient être dans un espace de rangement approprié.
Si vous voulez garder votre bureau en ordre à long terme, développez cette discipline de dégager régulièrement la surface de votre bureau. Assurez-vous qu’elle ne soit jamais encombrée et qu’elle contienne uniquement ce qui a lieu d’être.
Si vous ne faites pas cela, vous risquez rapidement de voir toutes sortes de choses s’accumuler à nouveau sur votre bureau, et vous perdrez ce bel environnement de travail minimaliste que vous veniez d’aménager.
4. Rangez votre bureau à la fin de chaque journée
Une autre stratégie ultra simple, mais hyper efficace, que je pratique personnellement depuis quelques années pour garder mon bureau en ordre, c’est de prendre deux minutes à la fin de chaque journée de travail pour ranger mon bureau.
Chaque jour, avant de terminer ma journée et de partir à la maison, j’ai développé cette routine de ranger tout ce qui s’est accumulé sur la surface de mon bureau au cours de la journée.
Il y a souvent des dossiers sur lesquels j’ai travaillé durant la journée, mes deux-trois gobelets de cafés vides, des documents que j’ai imprimés, ma paire d’écouteurs, etc.
Or, plutôt que de laisser ces choses sur mon bureau jusqu’au lendemain, je prends deux minutes de mon temps pour ranger chaque chose à sa place.
J’en profite alors pour…
Ranger ma paire d’écouteurs dans mon tiroir fourre-tout.
Mettre le matériel lié à mes projets en cours dans l’espace attitré à cet effet.
Jeter à la poubelle mes gobelets de café vides.
Ranger mes crayons dans mon porte-crayon
Etc.
De cette manière, en seulement deux minutes, j’arrive à garder mon espace de travail propre tous les jours et quand je quitte le boulot, mon bureau ressemble à ceci :
N’est-ce pas génial d’avoir un espace de travail aussi propre lorsque l’on démarre une nouvelle journée plutôt que de retrouver tout le bazar de la veille?
C’est tout à fait possible, si vous commencez à prendre le réflexe de ranger votre bureau à la fin de chaque journée.
5. Faites le tri et le ménage de votre matériel
Le dernier conseil que j’aimerais vous partager pour que vous puissiez réussir à garder votre bureau en ordre, c’est de faire régulièrement le tri et le ménage de votre matériel.
Je ne sais pas si vous êtes du genre à vouloir tout conserver ou plutôt à tout jeter, mais il faut admettre que nous avons souvent tendance à garder toutes sortes de choses inutiles qui finissent par encombrer notre espace de travail.
Il y a certains objets et documents que nous voulons conserver, car nous leur portons un certain attachement émotionnel, mais d’autres que nous conservons sans aucune raison logique.
Par exemple, avez-vous réellement besoin de garder :
Vos vieux livres d’université?
Vos archives de comptabilité datant d’il y a 8 ans?
Une vieille calculatrice qui ne fonctionne plus?
De vieux magazines que vous ne consulterez plus?
Des vieilles procédures qui ne sont plus à jour?
La brochure d’une conférence à laquelle vous avez assisté il y a 4 ans?
Etc.
Nous nous plaignons souvent de manquer d’espace de rangement dans notre bureau ou d’avoir trop de choses à ranger, mais lorsque l’on prend la peine d’évaluer tout ce que l’on garde, on réalise parfois très rapidement que nous pouvons nous départir de certaines choses.
À l’avenir, avant de conserver quoi que ce soit, développez le réflexe de vous poser la question : « Est-ce que ça vaut vraiment la peine de garder cela dans mon bureau »?
Tout ce qui n’est pas pertinent et qui n’a aucun rapport avec votre travail ne devrait pas se trouver dans votre espace de travail. Vous devriez le ranger ailleurs, dans un endroit plus approprié. Ce qui est rangé de façon permanente dans votre espace de travail devrait toujours avoir un lien direct ou indirect avec votre travail.
Ne prenez pas ce conseil à la légère, car ceux qui ont tendance à tout garder dans leur bureau finissent souvent par avoir trop de choses et à perdre le contrôle de leur espace de travail.
J’ai littéralement vu de mes yeux des collègues de travail transformer leur bureau en entrepôt tellement ils accumulaient de matériel qui n’avait aucun rapport avec leur travail. Après, je les voyais de loin essayer de travailler dans un tel environnement et je ne pouvais m’empêcher de rire…
Ne faites pas de votre bureau un entrepôt et débarrassez-vous de tout ce qui n’est plus pertinent.
Conclusion
C’est une chose de ranger son bureau, mais s’en est une autre de le garder en ordre à long terme.
C’est là le vrai défi.
Combien de fois dans votre vie avez-vous essayé d’organiser votre bureau pour finalement vous rendre compte, trop peu trop tard, que vous partiez encore à la dérive et reveniez à votre même désordre?
Heureusement, il n’y a rien de compliqué dans le fait de garder son bureau en ordre.
Il suffit de développer quelques bonnes habitudes pour rester organisé et le tour est joué.
Et si vous commencez à appliquer ces 5 conseils, je vous garantis que vous prendrez le dessus et serez en mesure de garder votre bureau en ordre une fois pour toutes.
QUE FAITES-VOUS POUR GARDER VOTRE ESPACE DE TRAVAIL EN ORDRE? PARTAGEZ VOS STRATÉGIES DANS LES COMMENTAIRES👇
