Établir un emploi du temps est fondamental pour bien organiser son travail et faire ce qui compte le plus.
C’est ce qui permet de maximiser ses journées et d’éviter les pertes de temps.
Sans « planning » (ou emploi du temps), vos journées risquent d’être complètement décousues, et vous serez probablement toujours en train de répondre aux demandes des autres ainsi qu’aux supposées urgences du moment.
Alors que votre travail, lui, n’avancera que très peu.
Si vous souhaitez être productif et bien gérer votre temps, il est important que vous ayez un minimum de structure et d’organisation dans vos journées.
Mais soyez rassuré, cela n’a pas besoin d’être compliqué. Vous n’avez pas besoin d’être un as de l’organisation ni de planifier chaque minute de votre journée.
Tout ce qu’il vous faut, c’est une structure générale pour orienter et optimiser vos journées.
Et dans cet article, c’est ce que je vais vous montrer.
Je vais vous présenter 5 modèles d’horaires établis, prêts à utiliser, qui peuvent vous aider à structurer vos journées pour un maximum d’efficacité.
Vous pourrez les intégrer directement dans votre emploi du temps ou les adapter à votre réalité.
Et en organisant vos journées selon ces modèles, je vous garantis que vous serez beaucoup plus en contrôle de votre quotidien et accomplirez bien plus de tâches.
Prêt à découvrir les modèles d’horaires? Continuez à lire.
1. L’horaire matinal
PLANIFIER 1 BLOC DE TRAVAIL DE 3-4H EN AVANT-MIDI
Le premier modèle d’horaire que je vous propose est l’horaire matinal.
Il s’agit concrètement de bloquer 3 à 4h en avant-midi pour travailler sur des tâches spécifiques importantes, et de laisser votre après-midi libre pour traiter les urgences, assister aux réunions et faire des tâches de moindre importance.
En d’autres mots, vous travaillez sur VOS tâches le matin (avec le moins de distractions et interruptions possible), et vous vous rendez disponible pour faire le reste en après-midi.
C’est un emploi du temps idéal pour tous ceux qui, comme moi, sont plus productifs/créatifs le matin.
Cet horaire permet de progresser rapidement en avant-midi, quand vous avez le plus d’énergie, et d’arriver vers le début d’après-midi avec le sentiment d’avoir déjà accompli plusieurs choses importantes.
J’aime personnellement ce modèle, puisqu’il permet de donner la priorité aux priorités. Plutôt que de commencer la journée en réunion ou à faire des tâches secondaires, on consacre les premières heures du jour au « vrai travail » sur lequel on doit avancer.
Par la suite, on peut consacrer l’après-midi aux réunions, aux imprévus ou aux autres choses qui demandent un peu moins de concentration et d’énergie.
Personnellement, j’organise souvent mes journées de cette manière : je réserve mes avant-midis pour mon travail créatif comme l’écriture.
Et je me rends disponible en après-midi pour répondre à mes courriels, retourner des appels et faire des tâches de nature administrative.
2. L’horaire d’après-midi
PLANIFIER 1 BLOC DE TRAVAIL DE 3-4H EN APRÈS-MIDI
Ce deuxième modèle d’horaire est la même chose que le premier, à la seule différence qu’au lieu de planifier votre bloc de travail le matin, vous le planifiez en après-midi.
Cet horaire est idéal pour tous ceux qui préfèrent régler toutes leurs réunions, urgences et tâches administratives en avant-midi, afin d’avoir l’esprit tranquille pour s’isoler et travailler calmement l’après-midi.
J’ai pendant longtemps organisé mon emploi du temps de cette façon lorsque j’étais sur le marché du travail à temps plein.
Je planifiais toutes mes petites tâches et rendez-vous en avant-midi (en plus de me laisser une marge pour traiter les imprévus et la nouveauté le matin), et je me donnais pour défi de tout terminer d’ici midi.
Cela me procurait ainsi un petit sentiment d’urgence et me forçait à garder le focus sur l’essentiel et à ne pas trop m’éterniser.
Autrement, je n’aurais pas l’esprit tranquille pour mon concentrer l’après-midi. Puis, l’après-midi je bossais sur mes projets importants qui demandent de la concentration.
Cet horaire est très adapté pour ceux qui ont beaucoup de choses à gérer le matin et qui ont des après-midis plus calmes ou moins sollicités.
Le seul point faible de ce modèle, c’est que de façon générale, on a toujours moins d’énergie en après-midi (surtout après avoir mangé).
Ce qui fait que notre créativité et notre productivité peuvent être négativement affectées durant le bloc de travail de l’après-midi.
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3. L’horaire alternatif
PLANIFIER 2 BLOCS DE TRAVAIL DE 2H
Ce troisième modèle d’horaire est pour tous ceux qui ne peuvent pas se permettre de planifier un long bloc de travail et/ou de s’isoler pendant trop longtemps (comme le proposent les horaires #1 et #2).
C’est peut-être votre cas si vous avez des subordonnées à gérer, si vous devez offrir un certain service ou si vous devez être accessible fréquemment dans le cadre de votre travail.
Plutôt que de planifier un seul gros bloc de 3-4h en avant-midi ou en après-midi, je vous conseille tout simplement de couper votre bloc en deux et de planifier 2h de travail en avant-midi et 2h en après-midi.
L’ordre dans lequel vous planifiez vos blocs de 2h importe peu. Vous pouvez soit choisir de commencer votre avant-midi et votre après-midi avec un bloc de travail planifié de 2h (comme sur l’image ci-haut), soit de les finir avec un bloc (comme sur l’image ci-dessous).
Ce qui est intéressant avec cet emploi du temps, c’est qu’il vous permet de répartir chaque type d’activités (réunions, tâches administratives, travail qui demande concentration, etc.) en avant-midi et en après-midi.
Alors que les modèles #1 et #2 suggèrent de couper votre journée en deux parties, celle-ci vous permet de l’organiser de façon équitable.
4. L’horaire intensif
PLANIFIER 4 BLOCS DE TRAVAIL DE 1H DANS LA JOURNÉE
Si votre profession exige que vous soyez souvent disponible et accessible, et que vous ne pouvez même pas vous permettre des blocs de travail de 2h (comme au modèle #3), alors l’horaire intensif est peut-être ce qu’il vous faut.
Au lieu de vous proposer de longs blocs de travail, ce modèle vous suggère plutôt d’organiser votre horaire avec de courts intervalles de 1h.
Vous planifiez systématiquement quatre blocs de 1h dans votre journée. Idéalement deux en avant-midi et deux en après-midi pour maximiser votre concentration et répartir la charge.
Cet horaire vous permet d’être accessible pour vos collaborateurs à chaque heure, mais vous laisse aussi la possibilité de bien avancer sur votre travail et vos projets à plusieurs moments dans la journée.
Car effectivement, en 1h bien concentré, vous pouvez faire de grands progrès!
Et si vous réussissez à avoir trois ou quatre blocs de 1h dans la journée, ça commence à être intéressant.
Le principal inconvénient de cette approche, c’est qu’étant donné que vous travaillez par courts segments, vous serez régulièrement coupé dans vos tâches et cela peut parfois briser un moment de flow de créativité/productivité.
De plus, il y aura toujours un temps de mise en marche à chaque fois que vous retournerez à votre tâche, ce qui vous fera perdre un peu de temps…
Mais à part ça, vaut mieux avoir trois ou quatre blocs de 1h que rien du tout!
Surtout si vous faites des « power hour », alors vos blocs de 1h peuvent être très productifs!
5. L’horaire de travail profond (deep work)
PLANIFIER UNE JOURNÉE ENTIÈRE POUR FAIRE UNE OU PLUSIEURS TÂCHES
Ce dernier modèle est un peu plus intense que les autres, et je vous préviens, il n’est pas réaliste pour tout le monde.
Mais pour ceux qui ont beaucoup de contrôle sur leur emploi du temps, ce peut être un aménagement très intéressant.
Il s’agit de réserver une journée ENTIÈRE pour travailler sur une tâche ou un projet spécifique.
Autrement dit, c’est une journée complète où vous êtes entièrement concentré sur VOTRE travail.
Pas de réunion, peu d’email et pas de distraction. Juste un focus intense sur la ou les tâches qui sont devant vous.
Cet horaire est très intéressant lorsque vous avez un projet majeur à accomplir et que vous avez besoin d’un long moment de concentration ininterrompu pour vous y adonner.
Par exemple, j’utilise ce type d’horaire lorsque j’ai une conférence importante à préparer et que je veux m’y consacrer toute la journée sans être distrait…
Je m’isole alors dans mon bureau et je me concentre sur cette tâche intensément. De cette manière, je progresse énormément au cours de la journée et ça me permet de m’imprégner entièrement de mon projet.
Un étudiant pourrait aussi utiliser cet horaire pour étudier toute la journée la veille d’un examen…
Le gros désavantage de cet emploi du temps, c’est que la fatigue et l’ennui peuvent parfois se mêler de la partie...
Par exemple, quand vous arrivez en milieu d’après-midi, vous pouvez commencer à en avoir marre de votre projet en plus d’être fatigué. Ainsi, vos progrès sont moins importants qu’au début de la journée.
Pour que cet emploi du temps fonctionne, les pauses sont nécessaires. Faites des pauses fréquentes et aérez-vous l’esprit avant de revenir à votre travail.
Conditions de succès avec ces horaires
Peu importe le type d’horaire que comptez mettre en place, il y a certaines conditions nécessaires à respecter pour que ça puisse être réellement bénéfique pour vous. En voici quelques-unes.
► Planifiez stratégiquement les tâches et projets que vous comptez accomplir dans vos blocs de travail. Ces périodes de temps de travail ont pour but de vous aider à progresser sur vos tâches et projets importants, donc ne travaillez pas sur n’importe quoi.
► Essayez toujours de vous isoler durant vos blocs de travail planifié pour réduire les distractions au maximum. Vous ne voulez pas vous préoccuper du téléphone, des demandes et des interruptions pendant ce temps. Vous vous occuperez dans vos temps non-planifiés. Fermez donc les emails, éloignez le téléphone et allez dans un local calme.
► N’acceptez aucune réunion pendant vos blocs de travail planifiés. Vous vous rendrez disponible pour les réunions dans vos périodes non-planifiées. Le temps planifié est pour VOTRE travail, pas pour celui des autres.
► Votre profession doit vous permettre de vous isoler pendant quelques heures sans conséquence sur les livrables que vous devez assumer. Essayez de prévoir vos blocs de travail quand vos collaborateurs et vos clients auront le moins besoin de vous.
Conclusion
Vous voyez maintenant qu’il y a plusieurs façons d’organiser vos journées de travail, n’est-ce pas?
Certes, je suis conscient que tous les modèles ne s’appliqueront peut-être pas à votre contexte de travail, mais il y en a certainement UN qui est propice à votre réalité.
Par exemple, si vous ne pouvez pas vous permettre de planifier tout un après-midi de travail à cause que vous devez être plus disponible, alors vous pouvez peut-être planifier des blocs de 2h.
Et si 2h est encore trop, alors vous pouvez certainement planifier des blocs de 1h ou de 30 minutes.
Je suis persuadé qu’il y a au moins un de ces modèles qui puissent fonctionner dans votre contexte de travail.
L’important, c’est que vous soyez intentionnel pour organiser votre emploi du temps et prendre le contrôle de votre horaire.
Cela vous permettra d’être bien plus efficace et de vous concentrer plus facilement sur l’essentiel.
Pour aller plus loin et reprendre votre gestion du temps en main, jetez un coup d’oeil à ma formation Maitriser et optimiser son temps.
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