La productivité, c'est apprendre à travailler plus intelligemment et rapidement afin d'accomplir nos activités les plus importantes efficacement.
Ce qui veut dire que chaque petite amélioration que vous pouvez faire en termes d'efficacité a un impact positif sur votre productivité, et peut vous permettre de gagner de nombreuses minutes chaque jour.
En ce sens, puisque vous travaillez tous les jours à partir d’un ordinateur, il est tout à fait possible que vous boostiez votre productivité, simplement en apprenant à mieux travailler avec votre outil principal, l’ordinateur.
Car pensez-y : le nombre de manipulations que vous faites avec votre clavier, votre souris et vos logiciels au cours d’une journée est énorme.
Et si vous apprenez de meilleures façons de faire, vous pouvez gagner BEAUCOUP de temps et accomplir bien plus de tâches avec votre ordinateur dans la même durée de temps.
Voici donc 6 astuces faciles que vous pouvez mettre en place directement pour augmenter votre efficacité et travailler plus vite avec votre ordinateur.
1- Travailler avec 2 écrans
La première astuce pour gagner en efficacité, c’est tout simplement de vous procurer un deuxième écran (ou moniteur).
Plutôt que de tout gérer à partir d’un écran, vous en ajouter un deuxième sur lequel vous pouvez afficher certaines informations.
Cela vous permet d’éviter le va-et-vient entre différentes fenêtres et programmes et vous permet de travailler plus rapidement en ayant accès à plus d’information au même moment.
Personnellement, j’utilise l’écran de mon ordinateur portable avec un deuxième moniteur indépendant que je relis avec un câble HDMI.
C’est très pratique et ça me permettre d’accomplir certaines tâches beaucoup plus vite.
Par exemple, à l’heure où j’écris cet article, j’ai mon logiciel de saisie de texte affiché sur mon écran principal, et tout mon matériel d’inspiration pour l’article sur mon deuxième écran.
Je n’ai donc jamais à ouvrir ou fermer certaines fenêtres ni à sortir de mon logiciel de saisie de texte. Tout ce dont j’ai besoin pour écrire mon article est devant mes yeux.
Cette astuce peut vous servir pour accomplir plusieurs tâches plus facilement.
Voici d’autres exemples d’utilisation du 2e écran :
Saisir vos données comptables sur votre écran principal et afficher votre compte de banque en ligne sur l’autre.
Travailler sur un dossier sur votre écran principal et ouvrir votre système de communication interne sur l’autre écran.
Ouvrir une application sur l’écran principal et une autre sur le deuxième écran
Etc.
Plutôt que de toujours vous prendre la tête à fermer et ouvrir fenêtres et programmes, procurez-vous un deuxième écran et vous gagnerez du temps!
2- Organisez vos dossiers et votre écran d'accueil (bureau)
Une deuxième astuce pour perdre moins de temps et être plus productif à l’ordinateur, c’est de faire le ménage de vos dossiers et de votre écran d’accueil (bureau) afin d’avoir un environnement minimaliste.
Êtes-vous du genre à avoir un écran principal comme celui-ci…
Ou plutôt celui-ci…
Si votre environnement digital ressemble plus à la première photo, alors il y a de fortes chances que vous perdiez un temps fou à classer et retrouver vos documents.
Chaque fois que vous souhaitez retrouver un document, vous vous dites probablement quelque chose comme : « dans quel dossier ai-je classé ça »? Et vous cherchez pendant quelques minutes…
Si vous dossiers sont bien classés, alors vous devriez normalement avoir accès à vos documents en seulement quelques secondes, ce qui est bien plus efficace.
Mon classement de dossiers ressemble à ceci :
C’est très efficace et je ne perds jamais de temps avec le classement ou le fait de retrouver mes choses.
Si ça vous intéresse de découvrir ma méthode, contactez-moi pour prendre une petite séance de coaching avec moi.
Bref, l’organisation de votre environnement digital est importante et peut vous permettre d’être plus rapide quand vous faites du travail à l’ordinateur.
3- Fermer les fenêtres et programmes non nécessaires
Une autre astuce facile pour être plus efficace à l’ordinateur, c’est de prendre le réflexe de fermer toutes les fenêtres et programmes non nécessaires, et de laisser ouvert seulement ce qui est en lien avec vos tâches actuelles.
Malheureusement, beaucoup de personnes ont la mauvaise habitude de laisser tous leurs programmes ouverts. Ils ont 15 fenêtres/onglets ouverts avec 3 programmes qui roulent en même temps alors qu’ils essayent d’accomplir une tâche spécifique…
Qu’est-ce que ça change, me demandez-vous?
Ça ralentit la vitesse de chargement de votre navigateur Internet et la performance de votre ordinateur (puisque votre ordinateur doit gérer plusieurs programmes en même temps).
Ça multiplie les risques de distractions et ça vous fait perdre le focus sur la tâche que vous devez faire. Ex : si vous laissez votre Facebook ouvert en arrière-plan alors que vous essayez de faire une tâche sur un autre programme, vous risquez d’être tenté de voir votre fil d’actualité trop souvent.
En règle générale, je vous conseille de fermer tout ce qui n’est pas lié à votre tâche en cours. Ouvrez seulement les fenêtres et programmes pertinents pour votre tâche actuelle, et surtout, qui ne représentent pas une source de distraction inutile.
Vous perdrez ainsi bien moins de temps et serez capable de garder le focus sur l’essentiel.
4- Optimiser la performance de votre ordinateur et de votre connexion Internet
Quoi de plus frustrant que de devoir travailler avec un ordinateur trop lent ou d’avoir une mauvaise connexion Internet…
Les pages Internet sont longues à télécharger
Vos programmes sont lents à ouvrir
Votre ordinateur bogue régulièrement
Etc.
Si ça vous est déjà arrivé, vous savez comme moi que c’est un vrai test de patience qui peut nous amener à perdre le contrôle
Les bogues informatiques et les problèmes de connexion sont l’une des pires pertes de temps pour chaque travailleur moderne qui dépend de l’ordinateur pour accomplir ses tâches.
Évidemment, il y a toujours une partie qui est hors de votre contrôle, mais il y a aussi certaines mesures que vous pouvez prendre pour les prévenir.
Par exemple, si votre ordinateur est désuet, pourquoi vous entêter à le conserver? Certes, acheter un ordinateur est un investissement, mais si votre travail en dépend, alors c’est essentiel de débourser la somme nécessaire.
Votre productivité vaut plus que les 800 ou 1000$ nécessaires pour acheter un nouvel ordi.
Et si ça dépend de votre supérieur, faites-lui comprendre que votre productivité en est affectée et que vous avez besoin d’un nouvel ordinateur pour performer à votre maximum.
Et si votre connexion Internet est souvent mauvaise, alors appelez votre fournisseur de service ou faites venir un expert pour trouver une solution. Parfois, il peut simplement s’agir de changer de modem pour régler le problème.
Pour votre information, vous pouvez tester la rapidité de votre connexion Internet ici.
Ne faites pas comme moi qui a enduré un ordinateur portable désuet pendant près de 6 mois. À cause de cela, mes tâches qui auraient dû me prendre 5 minutes m’en prenaient le double de temps…
C’est important d’avoir de l’équipement fonctionnel et performant pour bien travailler à l’ordinateur.
5- Maitriser les raccourcis clavier de base
L’autre astuce indispensable que vous devez absolument connaître pour mieux travailler à l’ordinateur, c’est de maîtriser les raccourcis clavier de base.
Plutôt que de devoir faire chaque manipulation avec votre souris, une à la fois, vous pouvez à la place saisir des raccourcis avec votre clavier, ce qui vous permet d’effectuer certaines manipulations/opérations en un rien de temps.
Qu’est-ce qu’un raccourci clavier? Une combinaison de touches vous permettant d'activer une commande directement, au lieu de passer par le menu ou la souris.
Bon, il existe des milliers de raccourcis pour chaque ordinateur et chaque programme distincts. Je ne peux donc pas vous en fournir une liste exhaustive ici.
Je vous encourage toutefois à vous renseigner sur les raccourcis clavier existants pour votre ordinateur (Windows, Mac, etc.) et pour les logiciels que vous utilisez fréquemment (Gmail, Outlook, Evernote, Todoist, etc.).
Et pour ne pas vous laisser les mains vides, voici quelques raccourcis universels que vous pouvez utiliser afin de gagner du temps.
ctrl/cmd + C pour copier (plutôt que de cliquer sur copier avec la souris)
ctrl/cmd + X pour couper (plutôt que de cliquer sur couper avec la souris)
ctrl/cmd + V pour coller (plutôt que de cliquer sur coller avec la souris)
ctrl/cmd + A pour sélectionner tous les mots d’un fichier
ctrl/cmd + Z pour annuler la dernière action effectuée
ctrl/cmd + Y pour refaire la dernière action effectuée
ctrl/cmd + S pour sauvegarder un document dans n’importe quel logiciel
ctrl/cmd + P pour ouvrir la fenêtre d’impression rapidement (au lieu de cliquer sur menu/imprimer)
ctrl/cmd + F pour ouvrir la barre de recherche sur n’importe quel programme/application
Alt + Tab pour fermer et ouvrir une fenêtre/application (au lieu de fermer et ouvrir manuellement chaque fenêtre)
Etc.
Et quand vous naviguez sur Internet et avez plusieurs onglets ouverts à l’intérieur d’une de vos fenêtres, vous pouvez saisir des raccourcis pour naviguer entre les onglets plus facilement (sans utiliser votre souris).
ctrl/cmd + T pour ouvrir un nouvel onglet
ctrl/cmd + W pour le fermer un onglet
ctrl/cmd + 1 pour aller sur le 1er onglet, ctrl/cmd + 2 pour aller sur le 2ème onglet…
ctrl/cmd + L pour faire une recherche
Bref, vous pouvez chercher sur Internet pour découvrir une foule d’autres raccourcis possibles.
Et pour vous aider à mémoriser ces raccourcis de base, je vous invite à télécharger mon aide-mémoire. Vous pourrez ainsi vous l’imprimer et le garder près de votre ordinateur.
6- Apprendre à taper plus vite au clavier
Finalement, la dernière astuce et non la moindre que j’aimerais vous partager, c’est tout simplement d’apprendre à taper plus vite au clavier…
Plus vous tapez vite, plus vous pouvez saisir de données et plus vous terminez vos tâches rapidement.
Réfléchissez un instant à la quantité de texte que vous devez saisir dans une journée, ne serait-ce que pour répondre à vos courriels?
Et si vous devez travailler sur des projets qui nécessitent de rédiger du texte, alors vous avez tout intérêt à apprendre à taper plus vite au clavier.
Par exemple, pour écrire cet article qui contient 2000 mots, j’ai tout intérêt à écrire le plus rapidement possible. Autrement, l’article risque de me prendre beaucoup plus de temps que prévu à écrire…
Si vous augmentez votre rapidité, imaginez à quel point vous gagnerez du temps.
Vos emails prendront moins de temps à écrire
Vos rapports seront moins longs à écrire
Vos plans d'actions et projets aussi
Etc.
Même si c’est une aptitude de base que l’on nous apprend généralement à l’école, il y a toujours moyen de se perfectionner en étant adulte.
Vous pouvez tout d’abord vous procurer un clavier ergonomique sans fil, plus confortable pour saisir des données.
Et vous pouvez aussi vous entrainer à taper plus vite au clavier avec des logiciels d’entrainement en ligne.
Conclusion
Connaître les pratiques d’excellence pour travailler plus rapidement à l’ordinateur est indispensable si vous accomplissez la majeure partie de vos tâches à l’ordinateur.
En connaissant ces quelques astuces, vous serez beaucoup plus efficace et gagnerez certainement en productivité.
Je vous conseille dès maintenant de prendre action et de mettre en pratiques ces 6 conseils que je viens de vous partager.
Et n’oubliez pas de télécharger l’aide-mémoire des raccourcis clavier de base (disponible plus haut).
