Dans le cadre mon travail, je suis souvent appelé à gérer et réaliser différents projets.
Parfois, il s’agit de petits ou moyens projets à court terme. D’autres fois, ce sont de gros projets qui s’échelonnent pendant des mois.
Les gros projets demandent une organisation monstre.
Car il y a tellement de choses à faire, d’étapes à suivre et de choses à planifier qu’il faut avoir une certaine méthode pour être en mesure de bien piloter le tout.
Au cours des dernières années, j’ai eu trois projets de ce genre à gérer :
Grâce à ces expériences, j’ai pu développer ma propre méthode de gestion de projet que j’aimerais vous présenter dans cet article.
Bien entendu, ce n'est pas une méthodologie de gestion de projet officielle enseignée dans les grandes institutions.
Mais on peut dire que c’est la méthode qui m’a permis d’organiser, gérer et réaliser tous les gros projets dans lesquels je me suis lancé durant les dernières années.
Voici donc les grandes étapes de ma méthode, ainsi qu’un aperçu de comment vous pouvez l’appliquer.
1- Choisir un outil de gestion de projet
La première étape est de se choisir un bon outil de gestion de projet.
Par outil de gestion de projet, je ne veux pas nécessairement parler d’outils complexes que les gestionnaires de projets professionnels utilisent, du genre un diagramme de Gantt…
Je parle simplement d’un outil permettant d’organiser toutes les tâches liées à votre projet au même endroit.
Autrement dit, ça vous prend un outil pour organiser votre plan de projet que nous allons élaborer à l’étape suivante.
Des outils de gestion de projet, il y en a des tonnes.
Je pourrais vous conseiller…
► Trello
► Asana
► Monday
► Todoist
Ou vous pouvez y aller avec quelque chose de très simple comme un Google Docs ou un dossier Evernote.
Pour ma part, j’ai choisi d’y aller avec une simple note Evernote pour faire mes plans de projets.
Je vais vous montrer comment je l’utilise plus loin dans l’article.
2- Élaborer un plan de projet
Du moment que vous avez choisi un outil, vous pouvez vous lancer dans l’organisation du projet.
Pour ce faire, je vous conseille d’élaborer un plan de projet qui va contenir toutes les tâches que vous devez faire pour atteindre votre objectif.
C’est là que votre outil va être utile.
Plutôt que d’organiser votre projet sur un bout de papier ou autre système inefficace, vous allez pouvoir utiliser votre outil pour répertorier l’ensemble des tâches à faire pour venir à bout de votre projet.
Et ce plan que vous aurez élaboré deviendra votre guide de référence tout au long du processus d’exécution.
Par où commencer pour la planification du projet? Voici les grandes lignes.
A) Définir le résultat final souhaité
Commencez premièrement par clarifier le résultat que vous souhaitez atteindre.
En d’autres mots, comment allez-vous savoir que le projet est terminé?
Le fait de clarifier le but de votre projet vous aidera à savoir ce que vous cherchez à accomplir plus précisément.
Si je prends l’exemple de mon projet de création de cours en ligne, j’avais défini que le résultat final souhaité était de « Créer et publier un cours en ligne sur la gestion du temps ».
Je savais donc que pour terminer mon projet, je devais faire tout ce qui est nécessaire pour CRÉER le cours, et ensuite, le PUBLIER.
Le projet ne serait pas terminé tant que le cours ne serait pas fini d’être créé, et tant et aussi longtemps qu’il ne serait pas mis en vente.
Demandez-vous : « quel est le résultat final que je souhaite atteindre à la fin de mon projet »?
B) Identifier toutes les tâches à réaliser pour atteindre le résultat visé
Ensuite, posez-vous les questions : « Que dois-je faire concrètement pour atteindre le résultat final souhaité » et/ou « Quelles sont les tâches nécessaires et les grandes étapes que je dois suivre pour terminer mon projet »?
C’est là que vous commencerez à écrire toutes les tâches qui vous passent par la tête et que le projet prendra forme.
Par exemple, si votre projet est de sortir un livre, voici le genre de tâches que vous auriez à écrire dans votre plan :
Déterminer le titre du livre
Déterminer la table des matières
Rédiger le brouillon du chapitre 1
Mettre au propre le brouillon du chapitre 1
Dessiner la page couverture du livre
Etc.
Vous écrivez systématiquement toutes les choses à faire qui vous viennent en tête.
Voici une image des tâches/étapes que j’avais écrites dans mon plan de projet pour mon cours en ligne :
Vous voyez bien qu’à ce moment, tout est pêle-mêle.
J’ai simplement fait un « brain dump » de tout ce que je pensais devoir faire pour atteindre mon objectif.
À cette étape, rien n’était encore organisé, ni même priorisé.
Mais au moins, cette étape me permettait de voir clair par rapport à mon projet et de savoir l’ampleur qu’il allait prendre.
Plus il y a d’étapes et de tâches à faire, plus le projet est gros et long…
C) Prioriser les grandes étapes du projet
Dans un projet, on ne peut jamais faire toutes les tâches en même temps.
Il y a toujours un certain ordonnancement, c’est-à-dire, certaines étapes qui doivent être faites en premier, avant de pouvoir faire les autres.
Alors la dernière étape de votre plan de projet est de définir un ordre de priorité.
Que devez-vous faire en premier, en deuxième et ainsi de suite?
Si je reprends mon exemple de projet de cours en ligne, j’ai réalisé que je devais premièrement terminer la création du contenu, avant de me lancer dans l’enregistrement des vidéos.
Et je devais également terminer la page de vente du programme avant de me lancer dans le marketing et la promotion.
Mon plan de projet ordonnancé ressemblait à ceci :
Vous voyez que c’est beaucoup plus clair ainsi, n’est-ce pas?
Déterminez l’ordre des étapes que vous devez réaliser. Ce sera votre plan à suivre pour exécuter votre projet plus facilement.
3- Planifier chaque semaine les tâches à faire réaliser le projet
Une fois le plan de projet terminé, vous êtes prêt à commencer à travailler!
C’est alors que la planification hebdomadaire entre en jeu.
La meilleure façon de progresser rapidement sur votre projet, c’est de planifier du temps chaque semaine pour effectuer les tâches que vous devez faire.
Personnellement, je prends du temps à chaque début de semaine pour consulter mon plan de projet et définir les tâches que je vais effectuer dans la semaine à venir.
J’ouvre alors mon plan de projet et je définis les étapes importantes sur lesquelles je dois travailler dans les prochains jours :
Puis, je consulte mon agenda :
…Et je bloque quelques plages horaires qui seront dédiées à mon projet :
Je détermine clairement mes priorités de la semaine en les affichant dans le haut de mon agenda :
J’utilise la méthode de la semaine axée sur les résultats pour être plus productif. Vous pouvez lire cet article pour en savoir plus sur le sujet.
La clé, c’est de commencer chaque semaine avec une idée bien précise des tâches que vous allez effectuer pour avancer sur votre projet.
NOTE : Pour apprendre à bien organiser et planifier vos semaines, je vous recommande de suivre ma formation Maitriser et optimiser son temps. J’aborde ce sujet en profondeur. 🔥
4- Exécuter les tâches liées au projet
La prochaine étape, vous l’aurez deviné, consiste à exécuter les tâches que vous avez planifiées à l’étape précédente.
Tout se joue ici, au niveau de l’exécution…
Si vous faites un planning, mais que vous ne l’exécutez pas, vous ne terminerez jamais votre projet (ou ce sera bien plus long que prévu).
Mais si vous êtes en mesure de respecter les blocs de temps que vous avez définis, et de compléter les tâches que vous avez dit que vous feriez, alors vous progresserez rapidement sur votre projet.
Alors chaque semaine, faites tout le nécessaire pour respecter votre plan et protéger les plages horaires dédiées à votre projet que vous avez planifié.
Vous allez voir que tout cherchera toujours à vous éloigner de votre plan…
Les demandes
Les distractions
La procrastination
La fatigue
Les urgences
Etc.
À moins de développer votre « focus », vous aurez du mal à exécuter vos tâches.
Pour ne pas m’étendre dans cet article, je vous conseille encore une fois de jeter un coup d’œil à ma formation Maitriser et optimiser son temps. Il y a tout un module réservé au fait de bien exécuter son planning.
5- Mettre à jour le projet et évaluer la progression
À la fin de chaque semaine, il est important que vous preniez quelques minutes pour faire le point sur votre projet et évaluer votre progression.
Autrement dit, vous voulez faire un tour d’horizon chaque semaine afin de voir si vous avez réussi à exécuter les tâches que vous vouliez faire, et si vous êtes rendu là où vous voudriez être avec le projet.
Personnellement, je fais cet exercice au moment de ma planification de la semaine. En fait, je fais les étapes #3 et #5 au même moment.
► Je me bloque environ 1h avant le début de la semaine, et je commence par me mettre à jour sur le projet (étape #5).
► Je révise alors mon plan de projet et regarde si j’ai bien progressé la semaine précédente.
► Ensuite, je regarde à la semaine à venir et je détermine les étapes auxquelles je dois m’attarder dans les prochains jours (étape #3).
Cette étape est importante, simplement pour garder un contrôle sur votre projet et vous assurer que vous respectez les délais fixés.
Par exemple, si dans votre évaluation, vous réalisez que vous êtes à 2 semaines de la date d’échéance et que vous n’êtes qu’à 60% du projet, vous savez que vous devrez en faire une priorité pour les 2 prochaines semaines.
L’étape de la révision et du contrôle est ce qui vous permet de garder le cap et de piloter votre projet efficacement.
Conclusion
On pourrait résumer ma méthode de gestion de projet comme un cycle.
Une fois que le plan est élaboré dans l’outil de gestion de projet (Trello, Evernote, Asana, etc.), il ne suffit que de suivre 3 étapes systématiques :
Planifier les tâches du projet à faire dans la semaine à venir
Exécuter les tâches en question tout au long de la semaine
Faire le point sur son projet, et planifier la prochaine semaine
…Et ce, jusqu’à ce que le projet soit terminé.
Si vous faites ça chaque semaine de façon disciplinée, vous réaliserez tous vos projets rapidement!
C’est la méthode que j’ai utilisée pour réussir à lancer ma plateforme web, écrire mon livre et créer un cours en ligne.
Essayez-la et vous verrez que gérer un projet n’est pas si compliqué que cela.
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