ARTICLE RÉDIGÉ PAR MAXIME HARLET
Améliorer sa gestion du temps peut paraître complexe à première vue.
Parfois on ne sait pas trop par où commencer, on craint de manquer d’autodiscipline, bref, toutes sortes de raisons pour rester bloqué.
Mais quand on met en place les BONNES méthodes, tout devient beaucoup plus facile.
Dans cet article, je vais vous partager 3 méthodes simples, mais ultra-puissantes, qui vous permettront d’améliorer directement votre gestion du temps.
Continuez à lire pour les découvrir.
1- La méthode « doit, devrait, veut »
La première méthode que vous pouvez utiliser est la méthode « doit, devrait, veut ».
Cette méthode repose sur la hiérarchisation des tâches.
L’objectif est d’identifier des tâches à accomplir, en les priorisant par ordre d’urgence et d’importance.
La priorisation est en effet quelque chose de très important si vous souhaitez améliorer votre gestion du temps.
Une personne capable de prioriser ses tâches avancera bien plus vite vers ses objectifs qu’une personne ayant du mal à prioriser ses tâches.
La loi de Pareto, qui dit que 20% de nos actions nous apportent 80% de nos résultats, est un principe de priorisation.
En priorisant vos tâches, vous aurez plus de chances d’accomplir chaque jour ces fameuses 20% de tâches qui peuvent vous apporter 80% de vos résultats.
À présent, comment faire pour appliquer cette méthode de gestion du temps ?
Il va tout simplement être question d’intégrer vos tâches que vous avez préalablement identifié dans ces 3 catégories : la catégorie “doit”, “devrait” et “veut”.
1ère catégorie : "doit"
Dans la catégorie "doit", vous devez y mettre vos tâches les plus importantes et les plus urgentes.
Ce sont des tâches primordiales qui doivent être accomplies avant n’importe quelles autres tâches.
Ces tâches devront être effectuées en priorité, en temps et en heure, et il sera possible d’accomplir une tâche moins urgente seulement après avoir terminé ce type de tâche à 100%.
Par exemple, si vous avez un blog et que vous décidez d’écrire des articles chaque lundi de la semaine, et que vous êtes à 2 jours de l’échéance, cette tâche sera à intégrer dans cette catégorie.
En effet, c’est une tâche à la fois importante pour vous et votre activité, mais également urgente de par le peu de temps qu’il vous reste pour pouvoir accomplir cette tâche.
2ème catÉgorie : "devrait"
Dans la catégorie "devrait", vous devez écrire vos tâches importantes que vous souhaitez accomplir, mais qui ne sont pas assez urgentes pour les prioriser avant le reste.
Cette 2e liste passe donc au second plan derrière la 1re liste "doit".
Les tâches inscrites dans la liste "devrait" peuvent donc seulement être effectuées si toutes vos tâches de la 1re liste sont accomplies à 100%.
Je pense par exemple aux courriels. Il est très important de lire ses courriels, mais ce n’est pas dramatique d’oublier de le faire. Ce type de tâche peut donc être inscrit dans cette 2e catégorie.
Ce que je vous conseille de faire, c’est d’accomplir vos tâches "devrait" à des moments de votre journée où vous n’avez plus le temps d’accomplir une tâche "doit", par exemple le soir avant d’aller vous coucher.
3ème catÉgorie : "veut"
Dans cette dernière catégorie que l’on appelle la catégorie "veut", vous devez y inscrire vos tâches et activités que vous aimeriez réaliser, mais qui ne sont pour le moment pas une priorité.
Parmi toutes les autres tâches, ce sont les moins importantes (pour le moment) et les moins urgentes. Et donc, ce sont les tâches qui ne doivent pas être priorisées, mais plutôt mises de côté.
Par exemple, "ranger votre bureau" est peut-être une activité qui vous tient à cœur, mais il n’est peut-être pas bon le moment pour s’y intéresser tout de suite.
Il est possible qu’actuellement dans votre vie, vous ayez des activités plus importantes que d’autres à vous occuper, et surtout, qui sont bien plus urgentes que de ranger votre paperasse…
Cela ne veut pas dire que vous ne le ferez jamais, mais cela veut tout simplement dire que cette activité pourra très bien être accomplie plus tard, au moment venu.
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2- La méthode « Eat that frog »
Ensuite, la deuxième méthode de gestion du temps que je vous propose est la méthode « Eat That Frog », un concept popularisé par le célèbre Brian Tracy.
Cette méthode consiste à accomplir en premier chaque matin votre tâche la plus complexe de votre journée.
Plutôt que de commencer vos journées avec des petites tâches de moindre importance, commencez toujours par vous attaquer à votre « frog », c’est-à-dire, la tâche la plus difficile et la plus importante.
Comment faire pour appliquer cette méthode ?
Étape n°1 : identifier des tâches à accomplir pour le lendemain
Étape n°2 : attribuer à chacune de ces tâches un pourcentage de complexité
Étape n°3 : planifier vos tâches en partant de celle ayant le pourcentage le plus élevé, puis en finissant à celle ayant le pourcentage le plus faible
Après avoir fait ce petit travail de planification, il ne vous reste plus qu’à accomplir vos tâches en respectant l’ordre établi.
Vous commencez par les plus difficiles, et vous terminez par les plus faciles.
Vous verrez qu’il sera plus facile pour vous d’accomplir vos tâches les plus complexes étant donné que vous les accomplirez au moment où vous avez le plus d’énergie (c’est-à-dire en début de journée).
Vous aurez également bien plus de volonté, car vous serez frais et dispo, ce qui vous évitera de remettre ces tâches au lendemain, autrement dit, de procrastiner.
Cette méthode vous sera très bénéfique, si vous avez souvent tendance à remettre au lendemain vos tâches les plus complexes.
3- La liste « à faire » et à « ne pas faire »
La 3e et dernière méthode que je vous propose se résume à créer une liste d’actions à réaliser ainsi qu’une liste d’actions à ne pas réaliser.
Vous pourrez ainsi distinguer les tâches que vous souhaitez réellement faire, de celles que vous ne voulez pas faire.
Cela vous aidera à vous concentrer sur l’essentiel et à ne pas perdre votre temps sur des choses qui n’en valent pas la peine.
Comment tirer profit de cette méthode pour pouvoir réellement améliorer sa gestion du temps ?
1re étape : notez sur un carnet à la fin de votre journée toutes les tâches que vous avez accomplies durant cette journée. Pour que cette méthode fonctionne, je vous conseille de faire cette première étape sur une durée d’environ 1 semaine.
2e étape : identifiez les actions qui vous ont réellement aidées à vous rapprocher un peu plus près de vos objectifs, et identifiez également les actions qui vous ont fait perdre du temps.
3e étape : prenez à présent deux autres carnets afin d’y inscrire sur l’un (le carnet A), une liste d’action à faire, puis sur l’autre (le carnet B), une liste d’action à ne pas faire. Les actions à forte valeur ajoutée que vous avez identifiées dans la 2e étape devront être écrites dans la liste d’action à faire. Tandis que les autres actions devront être écrites dans la liste d’action à ne pas faire.
4e étape : essayez à présent de prioriser davantage les tâches du carnet A pour les accomplir de manière plus récurrente, puis de mettre de côté les tâches du carnet B pour éviter de les accomplir dans le futur.
C’est dans cette 3e étape que la magie opère. Vous êtes à présent en mesure de savoir quelles sont les tâches qui comptent réellement pour vous, et quelles sont les tâches qui vous ralentissent.
En d’autres mots, vous êtes désormais capable d’accomplir les 20% d’actions qui vous rapporterons 80% de vos résultats (loi de Pareto).
Pour mettre en pratique cette nouvelle capacité, priorisez vos actions du carnet A ainsi que toute autre action ayant un niveau d’importance aussi élevé.
Et à l’inverse, tirez une croix sur les actions du carnet B, appelées plus communément les mauvaises habitudes, et efforcez-vous de ne plus les accomplir.
Conclusion
Avec ces 3 méthodes que je viens de vous citer, vous êtes désormais en mesure d’améliorer votre gestion du temps. Il ne vous reste plus qu’à identifier lesquelles sont faites pour vous et lesquelles vous correspondent le mieux.
Cela dépendra bien évidemment de votre emploi du temps, de vos objectifs personnels, et surtout de votre discipline.
Après avoir fait ce petit travail d’identification, appliquez ces méthodes et essayez de vous y tenir.
La chose la plus importante à retenir en matière de productivité est probablement la notion de long terme.
C’est en mettant en place des actions et en s’y tenant sur le long terme que vous parviendrez réellement à améliorer votre gestion du temps.
Maxime Harlet est le fondateur du blog Temps Productif. Il aide les entrepreneurs à augmenter leur productivité, améliorer leur gestion du temps et mettre en place des habitudes durables. Visitez son blog pour voir toutes ses ressources.
