Vous avez la mauvaise habitude d’être en retard au travail ou à vos rendez-vous?
Et vous aimeriez découvrir des astuces pour mieux vous organiser afin d’être plus ponctuel et toujours à l’heure?
Cet article est pour vous!
Je vous présente dans ce texte 3 conseils pour devenir une personne ponctuelle et en finir avec les retards!
Mais avant de plonger dans le vif du sujet, j’aimerais préciser que le manque de ponctualité est un vrai problème dans nos milieux professionnels!
Selon un article du site ABC News, environ 15 à 20% des travailleurs aux États-Unis sont en retard de façon chronique.
Qu’il s’agisse d’arriver tardivement au bureau
De faire attendre un collègue pendant 5 minutes avant un appel
Ou de se présenter à une réunion d’équipe avec 10 minutes de retard (puisqu’on était pris dans un autre rendez-vous)…
…Les retards font partie intégrante de notre quotidien.
Et malheureusement, ils ont des conséquences sur le plan de la productivité personnelle des individus et des entreprises.
Perte de temps
Perte de revenus
Frustrations/conflits
Toujours selon l'étude d’ABC News citée plus haut, les retards coutaient environ 90 milliards de dollars par année aux employeurs rien qu’aux États-Unis en 2007!
(Un truc de fou!)
Bref, les retards sont un vrai problème, et il est important d’apprendre à bien s’organiser pour maximiser sa productivité en étant plus ponctuel.
Voici comment y parvenir.
1. Changez votre perception face aux retards
Soyons francs, le manque de ponctualité est selon moi un manque de respect envers les autres.
Et aussi un manque de professionnalisme.
En étant en retard à un rendez-vous, vous faites perdre du temps à tout le monde. Et ça, c’est inacceptable, puisque le temps est notre ressource la plus précieuse!
Lorsque vous arrivez à une réunion avec 10 minutes de retard et que tous vos collègues vous attendent depuis un bon moment avant de débuter la réunion…
…C’est 10 minutes que vous venez de faire gaspiller à tout le groupe!
C’est aussi une somme d’argent que vous venez de faire perdre à votre employeur, puisqu’il y a plusieurs personnes réunies qui sont rémunérées et qui n’ont rien fait en vous attendant pendant 10 minutes.
Être en retard est un manque de respect envers les autres, mais aussi un manque de professionnalisme.
Par exemple, si tous vos collègues ont réussi à arriver à l’heure pour la réunion et que vous êtes le seul à être régulièrement en retard, il y a quelque chose qui cloche chez vous.
En quelque part, vous manquez de professionnalisme ou de compétence pour réussir à organiser efficacement votre temps.
Pourriez-vous imaginer un prestataire de service ou vendeur être toujours en retard pour ses rendez-vous avec ses clients ?
Non seulement ce serait un manque de respect envers les clients, mais ça pourrait ultimement amener à des pertes de ventes ou de contrats.
Évidemment, de vrais imprévus peuvent se produire dans une journée et il y a une place pour les retards exceptionnels.
Mais arriver régulièrement en retard au travail ou à une réunion sans excuse valable est pour moi un manque de respect et de professionnalisme qui n’a pas sa place!
“Arriver régulièrement en retard au travail ou à une réunion sans excuse valable est pour moi un manque de respect et de professionnalisme. ”
Cette remarque sur les retards est aussi valable dans la vie personnelle…
On a tous un ami qui a la réputation d’être toujours en retard.
Vous convenez d’une heure pour votre activité, mais lui, se pointe souvent avec 1 ou 2 heures de retard.
Encore une fois, c’est frustrant pour ceux qui l’attendent et c’est un manque de respect.
La première étape pour devenir plus PONCTUEL est donc de changer votre perception face aux retards.
Arriver en retard est un manque de respect et de professionnalisme
Ça dégage une mauvaise image de soi
Et ça fait perdre du temps aux autres
En ayant cette mentalité, vous serez beaucoup plus enclin de faire le nécessaire pour être ponctuel.
Voyons maintenant quelques astuces concrètes pour ne plus être en retard.
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2. Partez d’avance et prévoyez toujours plus de temps afin de ne pas être en retard
Le scénario classique qui mène à beaucoup de retard est celui-ci:
On connaît l’heure de notre rendez-vous ou évènement,
Mais on se dit qu’on a le temps de s’y rendre sans problème.
Et bien souvent, on sous-estime le temps de préparation nécessaire pour s’y rendre, ou encore, le temps de déplacement requis.
RÉSULTAT: On part trop à la dernière minute, c’est plus long qu’on le pensait et on arrive en retard.
…Alors qu’on aurait très bien pu arriver à l’heure si nous nous étions pris un peu plus d’avance.
Le deuxième conseil pour ne plus être en retard est donc de TOUJOURS partir d’avance et prévoir plus de temps pour vous rendre à vos rendez-vous/événements.
Et une méthode que j’aime faire pour planifier suffisamment de temps d’avance est de faire un CALCUL INVERSÉ afin de savoir précisément à quelle heure je dois partir pour arriver à l’heure voulue.
EXEMPLE
Si j’ai une réunion à 15h et que je dois arriver 10 minutes d’avance pour m’installer, alors je dois être sur place à 14h50.
De plus, si j’estime avoir environ 15 minutes de voiture pour me rendre au point de rendez-vous, alors je devrais logiquement quitter à 14h35 (14h50 – 15 min).
Et encore là, 15 minutes de transport est un scénario optimiste, sachant qu’il y a souvent des complications sur la route (embouteillage, réservoir d’essence vide, difficulté à trouver un stationnement, etc).
Il serait donc plus judicieux de calculer 25 minutes de transport (au lieu de 15 minutes) afin d’être moins serré dans le temps.
De plus, si j’ai aussi besoin d’environ 10 minutes pour préparer mes affaires et m’apprêter avant de sortir, je devrais aussi tenir compte de ce temps supplémentaire.
RÉSULTAT: Pour être à l’heure à mon rendez-vous de 15h et ne pas être stressé sur la route, je devrais quitter la maison à 14h15 en prévoyant 10 min de préparation + 25 min de transport + 10 min d’avance.
Cette petite stratégie du calcul inversé est vraiment utile!
Vous pourriez même pousser la chose encore plus loin en programmant un rappel sur votre téléphone pour vous rappeler à quelle heure vous devriez commencer votre préparation afin d’être prêt à partir à la bonne heure.
Oui ça demande plus d’organisation et de proactivité, mais c’est la seule façon d’être toujours ponctuel.
Les gens assidus appliquent tous des méthodes de la sorte pour être toujours à l’heure (ou en avance) !
Ne partez donc pas à la dernière minute et ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour votre préparation et pour le transport!
Ce sont souvent ces quelques petits éléments qui font la différence entre arriver 10 minutes d’avance ou 15 minutes en retard.
3. Organisez votre emploi du temps pour optimiser l’heure de vos réunions et rendez-vous
L’autre raison commune qui est à l’origine de beaucoup de retards est simplement due à une mauvaise planification de l’emploi du temps quotidien !
Le cas classique est celui où on enchaîne plusieurs réunions/rendez-vous sans laisser aucun temps de battement entre les deux.
…Ce qui déboule nécessairement sur la prochaine réunion et crée un effet boule de neige ou tout prend du retard.
EXEMPLE :
Vous avez un rendez-vous téléphonique à votre bureau avec un fournisseur de 9h à 10h.
Suivi d’une réunion d’équipe qui commence à 10h dans un autre local situé à 3 minutes de marche de votre bureau.
En terminant votre appel avec le fournisseur à 10h, IMPOSSIBLE d’être à l’heure à votre réunion de 10h. Vous arriverez forcément avec 5 à 10 minutes de retard.
Il aurait plutôt fallu terminer votre appel à 9h50 afin de vous laisser plus de temps. Ou encore, de débuter l’autre réunion d’équipe à 10h10.
Il est donc essentiel d’apprendre à aménager son emploi du temps de façon stratégique pour ne pas créer de conflit d’horaire qui va générer des retards !
VOICI QUELQUES CONSEILS POUR MIEUX ORGANISER VOTRE TEMPS:
Laissez-vous toujours une marge de 10 à 15 minutes entre vos rendez-vous afin de pallier aux imprévus comme une réunion qui déborde de quelques minutes, le temps de passer aux toilettes, le temps de vous déplacer vers votre prochaine réunion, le temps de relire vos notes avant votre autre rendez-vous, etc. Si vous n’avez pas de marge, vous serez forcément en retard.
Débutez ou terminez vos rendez-vous dans des heures non-conventionnelles. Au lieu de planifier des réunions qui débutent par exemple à 10h, planifiez le début de la réunion à 10h10. Ça laissera ainsi le temps à toute votre équipe de terminer leur rendez-vous précédent et de se rendre à l’heure à votre réunion. Sinon, arrangez-vous pour finir votre rendez-vous à 9h50 afin d’être à l’heure à la réunion de 10h.
Ne prévoyez pas de réunions/rendez-vous dans des périodes de la journée où vous êtes beaucoup sollicité. Si vous savez par exemple que le téléphone sonne sans cesse en début de journée à 9h, essayez d’éviter de prévoir des rendez-vous à ce moment, puisque vous risquez d’être retardé par un appel. Si ces appels sont prévisibles, pourquoi ne pas décaler votre rendez-vous par respect pour vos interlocuteurs et les placer à un moment plus propice ?
Il existe encore bien d’autres stratégies possibles pour mieux organiser son temps afin d’être plus ponctuel.
Mais ces quelques petits conseils devraient énormément vous aider à ne plus être en retard.
Conclusion
Résumons ce que nous avons vu jusqu’à présent dans cet article.
Pour ne plus être en retard au travail (ou à vos rendez-vous professionnels):
Changez votre perception face aux retards et considérez-les comme un manque de respect.
Partez d’avance à vos rendez-vous/événements et prévoyez toujours plus de temps pour vous préparer et vous y rendre.
Organisez stratégiquement votre emploi du temps pour optimiser l’heure de vos réunions/rendez-vous.
…Et si, malgré toutes ces stratégies il vous arrive d’être en retard.
(Ça vous arrivera forcément un jour ou l’autre).
…Alors la meilleure chose à faire est de vous EXCUSER sincèrement envers vos interlocuteurs pour le temps que vous leur avez fait perdre.
C’est la moindre des choses, car quoi de plus irrespectueux que quelqu’un qui vous a fait perdre votre précieux temps, sans même demander pardon?
Soyez respectueux avec votre temps et celui des autres, et faites tout pour ne pas être en retard.
Avec une meilleure planification et organisation, c’est tout à fait possible. 😊
Je crois en vous !
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