Il n’y a pas de doute, pour avoir des journées de travail productives, il faut s’organiser.
Si vous ne vous organisez pas, croyez-moi, les autres le feront pour vous…
J’aime bien dire ceci : « la productivité ne s’improvise pas, elle se prépare toujours en amont ».
Autrement dit, vous ne pouvez pas arriver au bureau sans aucune préparation, et espérer connaître une journée pleinement productive.
Sans organisation, vous risquez de perdre du temps à décider ce que vous devez faire dans la journée, et êtes à risque de gaspiller vos précieuses minutes sur des choses non prioritaires.
La planification de vos journées est donc la clé pour maximiser votre temps de travail.
À ce sujet, j’aimerais vous présenter 3 techniques d’organisation qui ont fait leurs preuves et qui vous aideront à organiser votre temps ainsi que vos journées de la bonne façon.
1. Les blocs de temps
La stratégie des blocs de temps, ou en anglais le « time-blocking », est une technique qui ne date pas d’hier, mais ô combien efficace pour structurer nos journées.
En quoi ça consiste plus précisément? À diviser sa journée en blocs de temps, et à dédier chacun de ses blocs à l’accomplissement d’une ou plusieurs tâches spécifiques.
Vous pourriez, par exemple, bloquer une séance de 2 heures dans votre agenda pour travailler sur votre proposition commerciale.
Ou encore, bloquer 3 heures pour terminer toute votre tenue de livres comptable ou effectuer une autre tâche quelconque.
Le « time-blocking » est la technique par excellence pour passer d’une journée complètement désorganisée à une journée structurée.
Avec cette stratégie, vous vous assurez de dédier un moment pour accomplir chaque type de tâches. Et surtout, vous vous assurez de ne pas essayer de tout faire en même.
Ce qui est souvent notre gros problème lorsqu’on parle de gestion du temps… On veut tout faire en même temps, et on tombe dans la mauvaise habitude du multitâche.
Avec le « time-blocking », c’est chaque chose en son temps.
Voici une image prise sur le blog de Todoist qui résume bien l’organisation avec les blocs de temps, comparativement à une organisation traditionnelle orientée sur le multitâche :
Source: Todoist (https://todoist.com/fr/productivity-methods/time-blocking)
L’image montre bien l’énorme contraste entre les 2 approches.
L’approche classique, c’est de tout faire spontanément, au moment ou sa se présente, sans vraiment se questionner à savoir si c’est le bon moment pour le faire.
Un peu de courriels
Une réunion
2-3 coups de fil
Une conversation de corridor
La rédaction d’un document administratif
Brainstormer sur une idée
Etc.
Tout est « free-for-all » comme on dit en anglais. Notre journée est fragmentée et nos moments de travail profonds sont limités.
On n’arrive pas à se concentrer sur une tâche de façon prolongée afin d’aller au fond des choses, puisqu’il y a toujours quelque chose de nouveau qui se présente et nous interrompt.
Tandis qu’avec les blocs de temps, on organise notre emploi du temps de façon idéale en réfléchissant d’avance au type de travail que l’on veut faire dans la journée
Par exemple :
De 9h à 11h, je veux rédiger ma proposition commerciale
De 11h à 12h, je vais faire mes retours d’appels et répondre à mes courriels
De 13h à 14h, je suis en réunion
Et de 14h30 à 16h, je veux terminer ma réflexion sur le projet XYZ
Toute une différence avec l’autre approche, n’est-ce pas?
C’est pourquoi le « time-blocking » est si populaire et si bénéfique. En fait, ça revient exactement à faire un budget, mais avec son temps plutôt que son argent.
On détermine d’avance la façon dont on veut allouer notre précieux temps au cours d’une journée donnée.
Et tout comme il est fortement recommandé de faire un budget quand on veut gérer nos finances, il est recommandé d’utiliser les blocs de temps pour organiser ses journées de travail.
Si vous voulez en apprendre plus sur comment pratiquer cette stratégie, lisez cet article que j’ai publié sur mon blog.
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2. Les journées à thème
La seconde technique que je vous conseille pour organiser votre temps de travail efficacement, c’est les journées à thème, ou en anglais, le « day theming ».
Contrairement aux blocs de temps, le « day theming » n’a pas pour objectif de déterminer comment va se dérouler concrètement votre journée ni ce que vous allez faire à une heure précise.
L’objectif des journées à thème, c’est de répartir votre charge de travail ainsi que vos différentes responsabilités dans une journée spécifique de la semaine.
Donner un thème à vos journées, c’est décider d’avance ce que vous allez faire durant certaines journées de la semaine comme le lundi, le mardi, etc.
C’est allouer une journée particulière pour effectuer un certain type de tâches de même nature (les rendez-vous, la paperasse, la création, etc.).
Pour vous donner un exemple, vous comment j’ai réparti mes responsabilités sur l’ensemble de ma semaine en utilisant la technique des journées à thème :
Lundi: Contenu réseaux sociaux & administration
Mardi : Réunions & coachings
Mercredi & Jeudi : Projets (Deep Work)
Vendredi: Podcasts
Samedi: Comptabilité & tâches ménagères
Dimanche: Congé/Repos
L’intérêt d’une telle méthode de gestion du temps, c’est de savoir à quel moment précis de votre semaine vous allez faire un certain type de tâche.
Ça permet d’établir plus facilement une routine de travail, et donc, de faire toujours la même chose une telle journée.
Si je reprends mon exemple personnel, je sais que chaque vendredi est ma journée podcast.
Donc, je regroupe tout le travail lié à mon podcast cette journée-là, que ce soit l’enregistrement, les entrevues, la mise en ligne, la promotion, etc.
Plutôt que d’en faire un petit peu le lundi, un peu le mercredi et peu le jeudi, je fais TOUT le vendredi seulement, et je ne touche plus à ça le reste de la semaine!
C’est très puissant et ça donne beaucoup plus de clarté d’esprit.
Chaque nouvelle semaine, je sais globalement ce que j’ai à faire chaque jour.
Et mon processus de planification hebdomadaire en est grandement facilité. Je n’ai pas besoin de réinventer la roue chaque semaine.
Si on me demande un rendez-vous, par exemple, je vais naturellement proposer à la personne de faire ça un mardi, puisque c’est ma journée consacrée aux réunions!
Vous comprenez l’idée?
Combiné au « time-blocking », le « day-theming » est extrêmement puissant.
Alors que le « day-theming » donne la direction globale de votre journée, vous pouvez ensuite utiliser le « time-blocking » pour organiser le déroulement concret de celle-ci.
Par exemple, si je sais que mon lundi est ma journée « création de contenu réseaux sociaux et administration », je pourrais alors organiser mon horaire de cette façon grâce aux blocs de temps :
Donc un bloc le matin pour mon contenu réseaux sociaux. Et différents blocs pour mes tâches de nature administrative (emails & appels, mise à jour site web, rangement bureau).
Bref, les blocs de temps permettent de découper sa journée en différentes séances de travail.
Alors que les journées à thème permettent de répartir nos différents types de tâches/responsabilités sur les 7 jours de la semaine.
3. Les 3 priorités du jour
La 3e et dernière technique que je veux vous présenter pour organiser votre temps et vos journées, c’est celle d’identifier vos 3 priorités du jour.
Une des grosses erreurs de planification que l’on fait souvent, c’est de surplanifier nos journées.
On voit souvent trop grand et on surestime notre capacité réelle à accomplir des tâches avec le temps qui est à notre disposition.
Je trouve toujours ça drôle de voir des gens établir une longue liste de tâches avec une dizaine de choses à accomplir dans la journée, alors que leur agenda du jour ressemble à ceci :
Des réunions une après l’autre, sans aucun temps de travail réel pour effectuer lesdites tâches de la todo list…
Ça vous dit quelque chose héhé? (J’en suis presque certain)…
Trop planifier est autant contre-productif que ne pas planifier du tout. Le succès se trouve dans l’équilibre.
Si vous souhaitez maintenant avoir un planning réaliste pour votre journée (que vous allez réellement être en mesure d’effectuer), je vous conseille d’utiliser la technique des 3 priorités du jour.
En quoi consiste-t-elle? Tout simplement à identifier chaque jour 3 priorités.
3 tâches principales que vous aimeriez à tout prix effectuer d’ici la fin de la journée.
Votre objectif n’est pas de faire 18 tâches dans la journée, mais seulement les 3 que vous jugez être les plus pertinentes et les plus prioritaires.
Bien sûr, vous pouvez toujours compléter votre todo list du jour avec d’autres tâches secondaires. Mais celles-ci seront moins prioritaires et ce sera moins grave si vous ne réussissez finalement pas à les terminer dans la journée.
Par contre, vos 3 tâches les plus importantes (TPI), vous voulez coute que coute les terminer, puisque vous savez qu’elles vont vous permettre de progresser dans vos objectifs/projets du moment.
Voici concrètement comment vous pourriez organiser votre liste de tâches du jour en suivant cette méthode :
Autrement dit, votre focus principal de la journée, c’est vos 3 TPI.
Et si vous êtes productif et que vous avez le temps, vous aimeriez également terminer vos 4 autres tâches secondaires.
Mais ce n’est pas la fin du monde si vous n’y arrivez pas. Au moins, l’essentiel aura été fait.
Conclusion
Et voilà pour les 3 techniques d’organisation!
À partir d’aujourd’hui, je vous conseille fortement de les mettre en pratique afin d’organiser votre temps et vos journées efficacement.
Au lieu de faire du multitâche, planifiez des blocs de temps dans votre agenda pour accomplir certaines tâches spécifiques.
Donnez un thème à chacune de vos journées et répartissez vos responsabilités sur les 7 jours de la semaine.
Déterminez toujours vos 3 priorités du jour et mettez l’emphase sur ces 3 tâches. Si le temps vous le permet, faites par la suite vos tâches secondaires.
Avec ces 3 stratégies en place, vous allez être beaucoup plus focalisé sur l’essentiel!
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