Dans une journée, pas facile d’établir ses priorités.
Il y a tellement de possibilités et de choses qui prennent place dans notre quotidien qu’il est parfois difficile de savoir quoi faire et par où commencer.
Nous devenons submergés et n’arrivons plus à savoir ce qui est le plus important et ce que nous devrions prioriser.
…Mais pour bien gérer son temps, il est indispensable de savoir définir et gérer ses priorités.
Il faut débuter chaque journée avec des priorités claires et un plan pour les accomplir.
Dans cet article, je vais vous proposer une solution pour vous aider : 6 questions stratégiques à vous poser tous les jours pour établir clairement vos priorités.
Ces questions vont vous aider à…
Voir plus clair
Définir votre activité la plus importante
Éliminer le superflu
Prendre la décision
Investir votre temps au bon endroit
C’est parti avec les 6 questions!
QUESTION 1: Si je ne pouvais faire qu’une seule tâche aujourd’hui, ce serait laquelle?
Une des erreurs les plus fréquentes en gestion du temps, c’est qu’on surestime le nombre de tâches qu’on peut accomplir dans une journée.
On a les yeux plus gros que le ventre et on pense être en mesure d’accomplir 10 à 15 tâches le même jour.
La réalité, c’est que nos journées sont pleines de réunions et d’imprévus, et en plus, notre énergie fluctue. L’idée d’accomplir un tel nombre de tâches est donc irréaliste.
Cette première question vise donc à vous amener à l’essentiel : s’il y avait seulement 1 tâche possible à réaliser aujourd’hui, ce serait LAQUELLE (et non pas LESQUELLES)?
En raisonnant ainsi, vous éliminez tout de suite les options superflues et vous êtes en mesure d’identifier la SEULE chose qui compte le plus dans cette journée.
Cette chose devient donc votre priorité #1 du jour, et c’est celle-ci que vous allez devoir faire passer en premier.
QUESTION 2: Qu’est-ce qui va me faire le plus progresser dans mon projet, ma carrière ou mes objectifs aujourd’hui?
Cette deuxième question nous amène dans un autre raisonnement : Penser en termes de valeur-ajoutée de la tâche.
Vous avez peut-être 1001 choses à faire dans votre journée, mais laquelle vous permettra de progresser un maximum dans votre projet ou vos objectifs du moment?
Ce n’est pas vrai que toutes les tâches ont la même valeur.
En réalité, seul un petit nombre de tâches a une haute valeur-ajoutée et vous permettra de progresser sur vos objectifs.
Quelle est donc cette chose que vous pourriez faire aujourd’hui (et avant tout le reste) pour avancer un maximum dans vos projets/objectifs?
Vous avez peut-être une quantité de tâches impressionnantes à faire sur un projet, mais laquelle vous permettra d’avancer le plus aujourd’hui?
Toutes les étapes du projet ne sont pas prioritaires pour la journée. Certaines peuvent attendre à plus tard.
QUESTION 3: Qu’est-ce qui est le plus urgent à rendre aujourd’hui?
En plus de la valeur-ajoutée de la tâche (voir question 2), il faut aussi se questionner en termes d’urgence.
« Parmi tout ce que j’ai à faire, qu’est-ce qui est le plus urgent pour aujourd’hui? »
« Qu’est-ce qui est à rendre aujourd’hui ou d’ici la fin de la semaine? »
Cette notion d’urgence est essentielle pour établir ses priorités, car logiquement, ce qui est urgent devrait (presque) toujours passer avant ce qui ne l’est pas.
Par exemple, si j’ai un gros projet à rendre dans 2 jours et que je n’ai presque pas avancé jusqu’à maintenant, ça devient automatiquement ma priorité de la journée (avant tout le reste).
Autrement, je ne respecterai pas la date limite et il risque d’y avoir des conséquences négatives (patron fâché, client mécontent, etc).
L’urgence est toujours une priorité absolue.
Par contre, il faut faire attention pour ne pas tomber dans la « tyrannie de l’urgence » et passer son temps (comme un pompier) à éteindre des feux.
Idéalement, il faut prévenir et se prendre d’avance pour éviter que les choses ne deviennent urgentes. Et cela passe par une bonne planification au préalable.
Mais dans le cas où quelque chose est vraiment urgent (et que l’on ne peut rien y faire), alors ça devient la priorité du jour.
Note : Certaines professions sont plus propices aux urgences alors que d’autres sont plus prévisibles.
Le point à retenir pour cette troisième question est que nous devons toujours réfléchir en termes de date limite.
Lorsqu’on fait notre planification de la journée ou de la semaine, on veut définir quelle est la bonne priorité. Et la tâche qui a la date limite la plus rapprochée sera toujours plus urgente qu’une tâche équivalente, mais qui a un délai plus loin.
QUESTION 4: En fonction de mon coeur de métier, quelle serait la meilleure utilisation de mon temps aujourd’hui?
Cette 4e question est fort intéressante, puisqu’elle nous amène à identifier nos priorités en fonction de notre cœur de métier.
Notre cœur de métier, le centre de notre profession, nos responsabilités phares et les tâches spécifiques pour lesquelles nous avons été embauchés (ou sommes en affaires).
Chaque professionnel ou entrepreneur a des activités stratégiques qui constituent son cœur de métier.
Ce sont les activités productrices de revenus
Ce sont les tâches principales de votre poste de travail
Ce sont les tâches pour lesquelles vous êtes qualifié et indispensable
Et idéalement, votre objectif pour optimiser votre temps est de consacrer un maximum de temps à ces tâches essentielles.
Cela s’applique pour chaque profession.
Pensons à un vendeur, par exemple : son cœur de métier consiste à vendre et assurer un service client.
Ou encore à un professeur : son rôle consiste à enseigner et préparer ses cours.
Vous devez donc chaque jour essayer d’accorder la priorité à vos activités les plus importantes, celles qui correspondent à votre cœur de métier.
C’est ce que j’appelle votre « aire d’impact ».
Posez-vous donc la question : « En fonction de mon cœur de métier, quelle serait la meilleure utilisation de mon temps aujourd’hui ? »
Pour l’appliquer à mon contexte, je pourrais me questionner ainsi :
« En tant que formateur en gestion du temps et entrepreneur, quelle serait la meilleure utilisation de mon temps aujourd'hui? Devrais-je m’occuper de ma paperasse ou produire un nouvel article? »
Pour identifier votre priorité du jour, regardez toujours votre « todo list » à la lumière de votre cœur de métier.
Quelle est la meilleure utilisation de votre temps?
Où devriez-vous mettre votre énergie?
Est-ce que cette tâche doit absolument être faite par vous (ou ça pourrait être délégué
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QUESTION 5: Y aura-t-il des conséquences négatives si je ne fais pas telle chose aujourd’hui?
Plusieurs personnes ont le « syndrome de l’action immédiate » et ont le sentiment de devoir tout faire aujourd’hui.
Ils se retrouvent à courir dans tous les sens et avoir trop de priorités à concilier.
En réalité, tout ne doit pas être fait maintenant. Certaines choses ne sont pas prioritaires et peuvent attendre.
Chaque jour, demandez-vous donc : « Y aura-t-il des conséquences si je ne fais pas cette tâche aujourd’hui »?
Autrement dit, y aura-t-il des conséquences si je reporte telle tâche à demain?
Si la réponse est NON, alors ce n’est pas votre véritable priorité du jour. Et il vaut mieux reporter à plus tard et le faire à un moment plus propice.
(Toutefois attention à ne pas constamment reporter et vous y prendre à la dernière minute pour ainsi tomber dans l’urgence).
Si quelque chose n’occasionne AUCUNE conséquence en ne la faisant pas aujourd’hui, reportez-la à plus tard.
Par contre, s’il y a des conséquences (retard, être à la dernière minute, etc), alors faites-en une priorité pour la journée.
Autrement, ne pas faire la tâche aujourd’hui occasionnera des conséquences.
QUESTION 6 : Qu’est-ce que je pourrais faire aujourd’hui qui fera une grande différence plus tard?
Cette dernière question est semblable à la #2, mais avec une légère distinction.
Je parle des choses auxquelles on ne peut pas associer un bénéfice ou une conséquence immédiate.
C'est certain qu'en vous posant les questions 2 et 5 en lien avec une conséquence négative, cela vous amènera à voir les résultats immédiats et à court terme.
Par exemple : Si votre bureau est désorganisé depuis des années au point où ça vous fait perdre du temps tous les jours, alors NON il n’y a pas de conséquence immédiate si vous décidez de ne pas l’organiser en priorité aujourd’hui.
Ça fait des années que c’est ainsi, donc une journée de plus ou de moins ne changera rien.
Par contre, il y aurait une réelle valeur-ajoutée de vous en occuper aujourd’hui, car cela ferait une grande différence dans le futur en vous faisant perdre moins de temps.
Le fait d’organiser votre bureau pourrait donc potentiellement être une priorité dans votre journée, puisqu’il y a un gain futur à le faire.
Donc le point, c’est aussi de prioriser les choses qui seront bénéfiques plus tard et non pas juste immédiatement.
Autres exemples :
Prendre du temps pour lire aujourd’hui peut sembler inutile à court terme, mais vous apportera des résultats plus tard.
Suivre une formation peut ne rien apporter aujourd’hui et sembler moins prioritaire, mais en réalité, ça vous ouvrira des horizons dans le futur.
Il y a donc des choses à prioriser qui semblent insignifiantes aujourd’hui, mais qui seront positives plus tard.
Il faut savoir le discerner et leur faire de la place dans nos journées.
Conclusion
Alors voici les 6 questions à vous poser quotidiennement pour définir votre priorité de la journée.
Celles-ci vont vous aider à mieux gérer vos priorités et investir votre précieux temps au bon endroit.
Je vous conseille d’ailleurs de les noter quelque part (sur un post-it ou bout de papier) et les afficher dans votre bureau de travail afin de les avoir bien en vue.
Cela vous aidera à mettre en pratique les conseils de cet article.
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