5 erreurs à ne pas faire avec les courriels

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Même si les courriels représentent encore notre moyen de communication principal au travail, personne ne nous a jamais appris à gérer nos courriels efficacement (à moins que nous ayons lu des livres ou suivi une formation quelconque sur le sujet).

Malheureusement, la gestion des courriels ne fait pas partie de la plupart des programmes de formations professionnelles et nous sommes tous envoyés sur le marché du travail sans trop savoir comment s’y prendre de la bonne manière.

Il en résulte que chacun de nous a probablement dû apprendre à gérer ses emails « sur le tas » en développant nos propres méthodes et habitudes que nous croyions être les meilleures pour nous. Au mieux, nous nous sommes inspirés d’un collègue d’un travail pour essayer de reproduire sa « super méthode ».

À cause de cela, nous voyons toutes sortes de mauvaises pratiques de gestion de courriels émerger dans nos milieux de travail, ce qui nuit à la productivité individuelle de chacun ainsi qu’à la productivité de l’équipe de façon générale.

En réponse à ce défi, je vais vous présenter dans cet article 5 erreurs que vous ne devriez jamais faire avec les courriels.

Je vous garantis qu’en évitant ces 5 pratiques, vous pourrez gagner des précieuses minutes dans votre journée et vous libérer de l’emprise néfaste que peut parfois représenter votre boîte de courriels.

Erreur #1: Laisser la boîte de courriels ouverte toute la journée

La première chose à ne pas faire avec la gestion de courriels, c’est de travailler avec votre boîte de courriels ouverte toute la journée.

En effet, si votre boîte mail est ouverte à longueur de journée, vous risquez d’être interrompu dans votre travail à chaque fois que vous allez voir apparaître un nouveau message. Cela deviendra rapidement une source de distraction énorme qui vous fera perdre le focus sur le travail que vous êtes censé faire dans le moment.

Une boîte de courriels ouverte est une invitation à être dérangé toute la journée

À moins de travailler dans un service à la clientèle ou d’avoir un emploi basé sur les urgences et/ou réponse rapide, PERSONNE n’a besoin de lire et répondre à ses courriels immédiatement.

Au contraire, l’un des grands avantages des courriels comme outil de communication est que cela vous permet de répondre au moment qui vous convient le mieux (tout en assurant un délai raisonnable).

Assurez-vous donc de consulter vos courriels à des moments déterminés de votre journée (ex : 9h, 11h30, 16h30) et fermez votre boîte de réception le reste du temps.

Quand vous êtes en mode « traitement de courriels », vous ouvrez votre boîte mail, et quand vous êtes en mode « travail », vous fermez votre boîte de courriels.

Ne soyez pas cette personne qui passe sa journée à lire et répondre à ses courriels et qui n’arrive jamais à progresser sur son travail réel.

Erreur #2: Activer les notifications de bureau

Dans le même ordre d’idée, la deuxième chose que vous ne devriez jamais faire avec les courriels, c’est d’activer les notifications de bureau (pop-up ou son indiquant l’arrivée d’un nouveau courriel).

Malheureusement, pour une raison que j’ignore, plusieurs personnes aiment entendre un son, ou encore, voir un pop-up apparaître à l’écran pour les informer qu’ils ont reçu un nouveau message. Cela leur donne l’impression d’être proactifs et de ne rien manquer, mais en réalité cela les interrompt tout au long de la journée.

Lorsque vous activez les notifications de bureau, c’est exactement comme si vous laissiez votre boîte de courriels ouverte toute la journée, dans le sens où cela vous distrait de votre travail réel et vous ramène constamment à votre boîte de réception.

De plus, c’est exactement comme si vous laissiez le téléphone sonner ou vibrer toute la journée alors que vous essayez de travailler sur quelque chose d’important.

Vous n’avez pas besoin des notifications de bureau. Assurez-vous seulement de consulter vos courriels à des moments déterminés et ne touchez plus à vos emails en dehors de ces périodes. Pas besoin de notification pour vous indiquer qu’un nouveau message est arrivé. Vous le constaterez  vous-mêmes au moment où vous traiterez vos courriels.

Si vos notifications sont activées sur votre ordinateur ou votre téléphone, je vous encourage TRÈS fortement à les désactiver dès maintenant.

Erreur #3: Écrire des messages trop longs

Une autre erreur que plusieurs personnes font avec les courriels c’est d’écrire des messages trop longs.

On connaît tous quelqu’un qui a la réputation d’écrire des courriels trop longs. Ses courriels sont toujours des « romans » de quelques pages avec un français impeccable qui lui ont probablement pris 30-45 minutes à écrire. Ses messages sont tellement longs que personne ne finit par les lire!

Le pire, c’est quand cette personne travaille à côté de vous et qu’elle aurait simplement pu vous lâcher un coup de fil ou venir vous voir pour en discuter de vive voix… Bref, je pourrais en dire longtemps sur ce type de personne puisque j’en connais plusieurs de mon entourage.

Une chose que l’on doit comprendre est que tout le monde reçoit TROP DE COURRIELS. Par conséquent, les gens n’ont pas le temps de lire de longs messages.

Avec les courriels, il est toujours préférable d’aller droit au but plutôt que de tourner autour du pot.

Évidemment, je suis conscient que certains « longs courriels » sont nécessaires, lorsqu’il s’agit, par exemple, de communications officielles, d’instructions, de compte-rendu, etc., mais dans les échanges quotidiens, il est préférable d’écrire des courriels courts qui ne dépassent pas 10 lignes.

Si un courriel nécessite plus de 10 lignes, posez-vous la question à savoir si c’est vraiment pertinent, s’il y a moyen de le raccourcir ou si vous ne seriez pas mieux d’en parler de vive voix avec la personne.

Ne perdez pas votre temps écrire de longs courriels avec une grammaire parfaite. Soyez court et concis, allez droit au but et n’ayez pas peur d’utiliser des abréviations (sauf quand vous envoyez des communications importantes, bien entendu).

Erreur #4: Déléguer des choses urgentes par courriel

Une quatrième erreur que les gens font souvent avec les courriels, c’est de déléguer des choses urgentes par courriels.

Avez-vous déjà reçu un courriel de votre supérieur ou d’un client vous disant par exemple : « J’ai absolument besoin de telle information d’ici 1 heure pour ma réunion »? Or, le problème, c’est qu’au moment où la personne vous a envoyé le courriel, vous étiez dans une période de travail profond et vous aviez pris la bonne habitude de fermer votre boîte de courriels ;) . Vous lisez donc le message trop tard et vous n’avez pas pu répondre à la requête de la personne à temps. Vous vous faites ainsi réprimander pour avoir manqué à la demande…

C’est ce qui risque d’arriver si vous déléguez des choses urgentes par courriels.

Déléguer quelque chose d’urgent par courriel, c’est prendre le risque que ce ne soit pas fait à temps

Les courriels n’ont pas pour objectif d’être lus dans l’immédiat comme je l’ai mentionné plus haut. Les courriels sont un moyen de communication qui permet au destinataire de traiter votre message dans SON moment idéal, et non pas le vôtre.

En délégant des choses urgentes par courriels, vous mettez une pression inutile sur la personne et vous la forcer à être toujours suspendue à sa boîte de réception pour voir si un nouveau message urgent lui a été acheminé.

Si vous êtes un supérieur et que vous avez l’habitude de déléguer des choses urgentes par courriels, j’aimerais vous dire que vous contribuez à tenir votre collaborateur esclave de sa boîte de courriels et vous le privez de ses périodes de travail productives…

Vous pouvez, certes, déléguer des choses par courriel, toutefois, s’il s’agit de quelque chose d’urgent qui doit être fait dans les heures qui suivent, ne le faites pas par courriel. Utilisez plutôt un moyen où vous serez certain que la personne prendra connaissance de votre message à temps comme le téléphone ou une discussion de vive voix.

De grâce, si vous êtes un supérieur ou un client, ne déléguez jamais quelque chose d'urgent par courriel. Si vous le faites, vous ne pouvez pas tenir la personne qui a manqué à votre demande pour responsable. Vous êtes le responsable, puisque vous n’avez pas utilisé les courriels de la bonne façon, contrairement à votre employé qui a pris la bonne habitude de fermer sa boîte de courriel pendant ses blocs de travail.

Note : Encore une fois, cela ne s’applique pas pour les employés d’un service à la clientèle ou d’un emploi qui exige une disponibilité constante via la boîte de courriels (ce qui est une minorité).

Erreur #5: Consulter ses emails professionnels en dehors des heures de travail

Dernièrement, une erreur assez répandue avec les courriels est de consulter sa boîte mail professionnelle en dehors des heures de travail.

Saviez-vous que les statistiques montrent qu’environ 80% des travailleurs consultent leurs emails à partir de leur téléphone avant d’aller au travail et qu’environ 30% consultent leurs courriels dans leur lit en se réveillant le matin. Pire encore, une majorité consulte ses courriels durant leurs vacances.

Les courriels peuvent facilement être addictifs, surtout lorsque l'on a accès à sa boîte de réception professionnelle sur notre smartphone. Selon le Dailymail, si on compte le temps que les gens passent à lire et répondre à leurs courriels à partir de la maison le matin ou le soir, leur journée de travail typique n’est pas de 9h à 17h, mais bien de 7h à 19h…

Kristin Naragon a dit :

« Les milléniaux sont tellement accros à leurs courriels que la majorité ne peut même pas aller aux toilettes sans consulter leurs courriels ».

Bref, tout cela pour dire que vous ne devriez pas faire l’erreur de consulter vos courriels professionnels en dehors de vos heures de travail. Ne laissez pas vos courriels vous voler votre temps personnel ou celui de votre famille.

Ne consultez pas vos courriels en vous levant le matin, ni en mangeant le soir à la maison. Laissez les courriels du travail sur votre lieu de travail et soyez pleinement présent dans votre vie personnelle!

Conclusion

Alors voilà, peut-être que cet article vous a fait réaliser que vous faisiez consciemment ou inconsciemment l’une de ces erreurs.

Peu importe, l’important est que vous passiez à l’action suite à la lecture de cet article et que vous vous éloigniez le plus possible de ces mauvaises pratiques qui vous font perdre du temps et nuisent à votre efficacité.

Mettez cela en application et vous verrez que vous aurez beaucoup plus de facilité à gérer vos courriels.

Faites-vous l'une de ces 5 erreurs avec la gestion de vos emails? Partagez dans les commentaires ci-dessous.