Apprendre à bien s’organiser est un vrai défi pour plusieurs.

Surtout dans notre environnement de travail moderne où on reçoit de l’information de partout.

Aujourd’hui, on doit composer avec les courriels, les messageries instantanées, les diverses applications disponibles, les notes, les idées, les suivis et tout le reste.

Il y a vraiment de quoi se sentir perdu, même pour ceux qui sont de nature un peu plus organisés.

Comment donc s’organiser efficacement pour se sentir en contrôle de son quotidien et être plus productif au travail?

C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Je vais vous partager 2 astuces d’organisation simples, mais qui font une énorme différence!

Ces deux trucs ont le pouvoir de vous aider à mettre de l’ordre dans votre environnement de travail (et votre tête) et ne plus jamais rien oublier.

Il s’agit de :

1. L’habitude de capturer l’information dans des points de collecte appropriés

2. L’habitude de traiter l’information accumulée dans vos points de collecte sur une base régulière

Voyons cela ensemble sans plus tarder.

1. L’habitude de capturer l’information dans des points de collecte appropriés

Un des principaux défis d’organisation qu’on rencontre tous aujourd’hui, c’est la multitude d’informations qu’on reçoit dans une journée et qui provient de toute part!

À longueur de journée on reçoit :

• Des courriels

• Des appels téléphoniques et messages textes

• Du courrier (paperasse, factures, documents, etc)

• Des demandes d’autres personnes

• Des fichiers et documents électroniques

• Des tâches à faire

…Sans parler des idées que l’on a et de toute l’information que l’on collecte pour nos propres besoins (matériel de référence, articles sur internet, recherches, etc).

Bref, on reçoit beaucoup trop d’informations par rapport à notre capacité naturelle à la gérer.

Ce qui génère plusieurs conséquences :

• Sentiment de surcharge d’information

• Dispersion de l’information (des notes un peu partout, des tâches écrites à plusieurs endroits, des documents mal classés, etc)

• Perte de temps liée à la recherche d’information (noyée quelque part dans notre bazar)

• Désordre physique, mental et numérique

• Sentiment de stress face à toute cette information

Il n’y a pas de doute, recevoir trop d’information et ne pas avoir de vraie méthode pour la gérer est un gros problème d’organisation personnelle!

Mais il existe une SOLUTION à ce problème. Et la solution est relativement simple!

👉 Il s’agit de mettre en place différents POINTS DE COLLECTE dans votre système d’organisation afin de capturer tout type d’information à des endroits appropriés (et ne plus laisser les choses s’accumuler ou s’éparpiller).

Qu’est-ce que ça veut dire concrètement?

Que vous devriez avoir 1 point de collecte attitré pour chaque type d’information que vous recevez.

Par exemple:

• 1 point de collecte physique pour le courrier (paperasse, documents physiques, etc)

• 1 point de collecte pour vos courriels

• 1 point de collecte pour vos fichiers électroniques

• 1 point de collecte pour vos notes, idées, recherches, etc

• 1 point de collecte pour vos tâches

• Etc.

Chaque point de collecte correspondra à une « boite de réception ».

Au même titre que vos courriels vont directement dans votre boîte de réception de courriels, vous voulez que chaque type d’information puisse avoir un point de réception par défaut.

Cela vous évitera d’être bombardé d’information et de ne jamais savoir quoi faire avec ni où la capturer.

Exemple : Si vous prenez des notes en réunion et que vous ne savez jamais où les ranger après, il suffit de mettre en place une boîte de réception NOTES et d’y déposer systématiquement toutes vos nouvelles notes (au lieu de les laisser s’éparpiller un peu partout et de vous sentir perdu).

Quels points de collecte faut-il mettre en place?

Comme point de départ, je vous conseille d’avoir les points de collecte suivants :

• Boîte de réception physique (pour le courrier et la paperasse)

• Boîte de réception de courriels (vous l’avez déjà par défaut)

• Boîte de réception de tâches (pour inscrire les choses que vous devez faire)

• Boîte de réception de fichiers électroniques (pour enregistrer rapidement vos fichiers quand vous n’avez pas le temps de les classer)

• Boîte de réception de notes (pour centraliser toutes vos notes manuscrites et numériques)

Et selon vos besoins, vous pouvez aussi en ajouter d’autres comme:

• Boîte vocale (pour vos messages vocaux)

• Boîte de réception messagerie instantanée (Teams, Slack, Messenger, Whats App, etc)

• Etc.

Avec ces points de collecte, chaque information aura un lieu de réception attitré, ce qui vous facilitera grandement la vie!

Un peu comme avec votre boîte vocale de téléphone (si vous en avez une)…

• Par défaut, il y a une boîte de réception qui est configurée sur votre téléphone.

• Chaque appel manqué est automatiquement mis dans votre boîté vocale.

• L’information est donc capturée sur-le-champ et vous n’avez rien de plus à faire, à part traiter ce point de collecte.

L’idée est donc d’avoir des boîtes de réception du même genre pour chaque type d’information afin de faciliter grandement votre gestion de l’information au quotidien!

En ayant tout dans une boîte de réception, vous allez vous simplifier la vie et vous sentir moins débordé/éparpillé!

C’est une petite astuce d’organisation qui fait une immense différence.

Pour ma part, j’ai des points de collecte pour chaque type d’information:

• Ma paperasse et mes documents physiques vont dans la boîte de réception COURRIER

• Mes courriels vont dans ma boîte de réception COURRIELS

• Mes notes, idées, recherches, informations diverses vont dans ma boîte de réception NOTES

• Mes tâches, projets et suivis à faire vont dans ma boîte de réception TÂCHES

• Mes fichiers électroniques vont dans la boîte de réception FICHIERS

• Etc.

Mettre en pratique cette astuce d’organisation

Prenez donc le temps d’identifier le type d’information que vous avez à gérer au quotidien (courriels, courrier, notes, idées, tâches, suivis, documents, etc).

Et mettez en place un point de collecte pour chaque type d’information.

• Dans votre bureau de travail, vous pourriez par exemple vous procurer une boîte de réception ou utiliser un de vos tiroirs de bureau afin d’en faire votre boîte de réception physique.

• Pour toutes vos notes numériques, vous pourriez vous procurer une application comme Evernote pour tout centraliser de façon électronique. Lisez cet article pour en savoir plus.

Pour avoir plus d’information sur comment mettre en place vos différents points de collecte d’information, visionnez ma formation gratuite « Comment s’organiser pour être 2x plus productif » dans laquelle je vous fournit un aperçu de la procédure à suivre.

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2. L’habitude de traiter l’information accumulée sur une base régulière

Ensuite, c’est une chose d’avoir un point de collecte pour chaque type d’information, mais encore faut-il traiter et organiser cette information.

C’est un principe de gros bon sens…

Par exemple, lorsque vous recevez du courrier par la poste, celui-ci est mis dans votre boîte aux lettres par votre facteur.

Ensuite que faites-vous lorsque vous ouvrez la boîte aux lettres? Vous récupérez le courrier et traitez chaque lettre ou document que vous avez reçu.

Et lors du traitement, vous décidez ce que vous devez faire avec chaque élément:

• Dois-je conserver cette lettre pour mes archives?

• Puis-je la supprimer?

• Dois-je faire une action comme signer quelque chose ou payer une facture?

Autrement dit, une fois que le courrier a été collecté dans votre boîte de réception, vous TRAITEZ celle-ci afin de prendre connaissance de l’information et vider la boîte aux lettres.

👉 Le principe d’organisation est le suivant : Un point de collecte d’information n’est jamais la destination finale d’une information. C’est seulement un lieu de collecte temporaire.

L’objectif de vos points de collecte est de pouvoir recevoir la nouvelle information rapidement et ne pas vous sentir submergé.

Exemples :

• Vous recevez un fichier électronique = vous le mettez tout de suite dans la boîte de réception FICHIERS

• Vous prenez dans notes dans une réunion = vous l’enregistrez directement dans votre boîte de réception NOTES

• Vous avez une tâche à faire = vous l’écrivez dans votre boîte de réception TÂCHES

Les points de collecte permettent de capturer l’information sur-le-champ et ne pas perdre de temps à se demander où la mettre.

C’est absolument nécessaire à ce stade-ci vu le volume d’information que vous recevez dans une journée.

…Car dans le feu de l’action, vous n’avez pas nécessairement le temps de capturer l’information et de la classer directement au bon endroit.

Voilà pourquoi il est préférable de tout mettre dans la BOÎTE DE RÉCEPTION et y revenir plus tard lorsque vous aurez davantage de temps pour bien organiser les choses.

Cela veut dire, prendre l’habitude de :

• Traiter la boîte de réception COURRIER

• Traiter la boîte de réception de COURRIELS (emails)

• Traiter la boîte de réception NOTES

• Traiter la boîte de réception TÂCHES

• Traiter la boîte de réception FICHIERS

• Traiter la boîte vocale de téléphone

• Traiter la boîte de réception de messagerie instantanée (s’il y a lieu)

Pour être bien organisé, il ne faut jamais laisser l’information s’accumuler trop longtemps dans les boîtes de réception (points de collecte).

Sinon, c’est à ce moment que les choses commencent à s’accumuler et qu’on finit par perdre des choses ou louper des informations importantes.

Il faut donc que vous preniez le temps de traiter l'information qui se trouve dans tous vos points de collecte sur une base régulière!

À ce niveau vous avez 2 options :

1. Traiter vos points de collecte un petit peu tous les jours

2. Prendre un moment prolongé 1 fois par semaine pour traiter entièrement tous vos points de collecte

Dépendamment du temps que vous avez dans votre journée et du volume d’information que vous recevez, c’est à vous de déterminer la fréquence idéale du traitement de vos points de collecte.

• Si vous recevez 50 courriels par courriels par jour, vous voudrez certainement choisir l’option 1 et traiter vos courriels 1 à 3 fois par jour.

• Par contre, si vous recevez à peine 20 courriels par semaine, peut-être aurez-vous seulement besoin de les traiter 1 à 3 fois par semaine

Pour ma part, voici ma fréquence de traitement de mes différents points de collecte :

• Boîte de réception COURRIER = 1 fois par semaine

• Boîte de réception de COURRIELS (emails) = 2 fois par jour

• Boîte de réception NOTES = 1 fois par semaine

• Boîte de réception TÂCHES = 1 fois par jour

• Boîte de réception FICHIERS = 1 fois par semaine

• Boîte vocale de téléphone = 1 fois par jour

• Boîte de réception de messagerie instantanée = 1 fois par jour

Vous n’êtes pas obligé d’avoir la même fréquence que moi, mais à vous d’identifier votre besoin.

Lorsque vous traitez vos points de collecte, prenez chaque pièce d’information une à la fois, et demandez-vous toujours :

• Qu'est-ce que c'est?

• Que dois-je faire avec ça?

Vous avez ensuite 3 options possibles avec chaque type d’information, qu’il s’agisse de courrier, de courriels, de notes, de tâches, etc.

• OPTION 1 - Supprimer : Si l’information n’est pas pertinente, que vous n’avez aucune action à faire et n’avez pas besoin de la conserver pour référence future.

• OPTION 2 - Classer : Si vous n’avez pas d’action à faire, mais devez (ou voulez) conserver cette information dans vos archives pour référence future.

• OPTION 3 - Agir : Si vous devez faire une action pour donner suite à cette information (ex : payer une facture, appeler un client, faire une tâche quelconque).

Le traitement est donc relativement simple :

• Vous prenez chaque pièce d’information

• Vous déterminez si vous devez SUPPRIMER, CLASSER ou AGIR.

Normalement au bout de quelques minutes vous devriez être en mesure de traiter chaque information et VIDER entièrement votre boîte de réception!

Après, cela va évidemment dépendre du volume d’information que vous avez à traiter. Plus il y a un volume important, plus le traitement sera long.

👉 À LIRE AUSSI: Comment gérer et organiser sa boite mail avec la méthode Zéro Courriel | Comment j'organise mon emploi du temps chaque semaine pour assumer mes responsabilités pro et perso | Les 4 outils fondamentaux pour bien s'organiser au travail et être efficace

Mettre en pratique cette astuce d’organisation

Une fois que vous avez identifié vos points de collecte (à l’étape #1), déterminez la fréquence de traitement pour chacun de vos points de collecte.

Et développez cette nouvelle habitude de traiter régulièrement tous vos points de collecte en décidant tout de suite quoi faire avec chaque information :

• Supprimer

• Classer

• Agir

Vous allez voir que ça fait une méga différence positive sur votre organisation personnelle!

Conclusion

Voilà pour les 2 petites astuces d’organisation qui vont vous aider à reprendre le contrôle de votre quotidien!

Rien qu'avec ces 2 trucs de COLLECTER et TRAITER l’information, vous allez expérimenter d’énormes bienfaits!

• Plutôt que de laisser traîner l'information un peu partout dans votre environnement physique/digital, vous allez la capturer et la mettre dans vos points de collecte attitrés. Ce qui vous permettra de centraliser votre information et ne plus vous éparpiller.

• Puis, vous prendrez l'habitude de traiter chacun de vos points de collecte sur une base régulière (idéalement 1 fois par semaine). Ce qui vous permettra de constamment rester à jour et ne jamais laisser les choses s’accumuler!

RÉSULTAT:

• Les choses ne traineront plus dans votre environnement physique et digital ainsi que dans votre tête.

• Tout sera externalisé dans un système infaillible.

• Vous vous sentirai plus en contrôle et moins éparpillé.

• Vous prendrez tout de suite la bonne décision sur quoi faire avec l'information, à savoir SUPPRIMER, CLASSER ou AGIR.

• Et vous arrêterez d’oublier des choses ou d’être en retard!

Fini l'information qui s'accumule puisque vous êtes dans l'indécision et ne savez que faire.

Cette méthode est un vrai remède anti-procrastination qui va vous permettre de remettre beaucoup d'ordre dans votre quotidien.

Essayez ces 2 principes et vous allez voir que ça va changer votre vie!

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