ARTICLE RÉDIGÉ PAR VINCENT MALAVELLE
Si vous lisez cet article, c’est probablement parce que vous êtes en quête d’idées, de conseils ou de stratégies pour mieux gérer votre temps et devenir plus productif.
Alors avant d'aller plus loin à la fin de cet article invité,
Je vais me présenter : Je m’appelle Vincent Malavelle.
J’aide les gens à performer au bureau avec des méthodes de productivité inédites.
Et c’est la raison pour laquelle je suis ravi de partager avec la communauté de Matthieu ce qui va suivre !
Commençons donc, par résumer rapidement...
L'essentiel des fondamentaux de la gestion du temps
Pourquoi la thématique de la gestion du temps est-elle si importante ?
Peut être que pour vous cela signifie...
devenir plus productif
atteindre plus vite vos ambitions
ou profiter plus sur le chemin de votre vie
En réalité, la gestion du temps est une compétence fondamentale souvent sous-exploitée...
Vous l’utilisez tous les jours (que vous le vouliez ou non).
Et elle ne fait même pas partie des programmes scolaires !
Si vous êtes comme moi...
Vous avez probablement passé plus de temps dans votre scolarité dans des cours fastidieux et inutiles que de temps à apprendre à utiliser votre temps de manière productive !
Pourtant, votre temps est la principale ressource dont vous disposez...
Mais aussi la plus limitée !
C'est pourquoi aujourd'hui vous avez probablement à coeur de savoir comment utiliser votre temps efficacement ?
Vous avez probablement déjà entendu parler des concepts de :
Matrice d'Eisenhower (Important et/ou Urgent)
Principe Pareto (ou loi 20/80, ou d'une des variantes telles que la méthode ABC)
D’amélioration continue
Si ce n'est pas le cas, pas de panique…
Nous allons les balayer rapidement ces principes de bases (même si vous les connaissez probablement déjà).
Car nous en aurons besoin pour approfondir ensemble quelques concepts.
Pour, peut- être, vous donner le déclic qui vous manquait pour le reste de votre vie pro !
Commençons donc par les rappels d’usage :
La matrice d'Eisenhower
C'est une matrice à 2 entrées :
L'IMPORTANCE
Et L'URGENCE
Le principe de cette matrice ?
C'est de vous aider à mieux prioriser vos tâches.
Vous pouvez ainsi classifier vos tâches dans l’une de ces 4 combinaisons :
Les tâches IMPORTANTES et URGENTES
Les tâches URGENTES (mais pas importantes)
Les tâches IMPORTANTES (mais pas urgentes)
Les tâches ni importantes ni urgentes… (celle que vous devriez essayer d’éliminer au maximum)
Elle est souvent représentée ainsi :
Lorsque vous avez identifié dans quelle catégorie se situent vos différentes tâches, vous pouvez les ordonner plus facilement et privilégier ce qui compte le plus en priorité.
Bon, en théorie, c’est simple…
Mais comme on le verra un peu plus tard dans cet article, la réalité est souvent bien plus subtile que cela !
Il y a néanmoins une leçon intéressante : Cette matrice met en évidence que notre cerveau obéit plus naturellement à l'urgence qu'à l'importance !
Et c'est ainsi que vous passez vos journées à courir après les urgences au détriment de ce qui est vraiment important pour vous !
D'après les experts (et vous verrez que je suis encore plus radical qu’eux sur ce point), la meilleure façon de procéder, c'est de réordonner vos tâches dans cet ordre :
Les tâches IMPORTANTES et URGENTES
Les tâches IMPORTANTES (mais pas urgentes)
Les tâches URGENTES (mais pas importante)
Les tâches ni importantes ni urgentes…
Soit, comme ceci :
Pourquoi ? Car réaliser les tâches importantes avant les tâches urgentes n’est pas naturel !
Et le problème, c’est que si vous ne le faites pas, vous serez toujours en situation où vos tâches importantes auront été négligées trop longtemps au profit de vos urgences...
Et par conséquent, vos tâches importantes et pas urgentes, deviendront inévitablement importantes et urgentes...
Et donc, vous allez avoir immanquablement des journées qui alternent entre :
résolution d'urgence (vos sujets urgents)
et tentatives perpétuelle d'éteindre les feux que vous n'aurez pas éteints à temps (vos sujets importants et urgents) !
Du coup, cela serait comme demander à un pompier d’éteindre un feu de forêt alors que le tuyau de la lance qu’il utilise qui est lui-même enflammé !
Et c'est là que le principe Pareto apporte un nouvel éclairage pour votre productivité...
Le Principe Pareto
Il est aussi appelé loi des 20/80 en raison du principe que M. Pareto (un célèbre économiste italien) avait énoncé sous la constatation suivante : « 20% de la population détient 80% des richesses ».
En productivité, c’est exactement la même chose : 20% de vos actions (ou de vos efforts) génèrent 80% de vos résultats.
Illustrons-le de cette manière :
À noter, le principe Pareto est aussi vrai pour ce qui ne fonctionne pas !
Par exemple: 20% de vos clients apportent 80% de vos ennuis !
Ce principe Pareto se vérifie dans tous les domaines.
Sa proportion peut évidemment différer selon les cas...
Par exemple, nous pourrions facilement dire que : 1% des réseaux sociaux détient 99% des emails personnels de la population.
POUR RÉSUMER :
Le concept clé est : une tâche n’a jamais le même impact qu’une autre.
Et puisque vous n’avez aucune incidence sur le temps qui passe, vous ne pouvez pas “gérer le temps”, mais vous pouvez seulement gérer vos priorités !
Malheureusement, lorsqu’on parle de priorité, notre cerveau obéit naturellement plus facilement à ce qu’il perçoit comme urgent qu’à ce qu’il reconnaît comme important.
(Ce n’est pas de notre faute, notre cerveau est programmé ainsi depuis des millénaires puisqu’à ce moment-là, la notion d’urgence rimait uniquement avec un risque de danger de mort imminente…)
Mélangeons maintenant les critères d'importance et d'urgence d'Eisenhower et le concept 20/80 de Pareto..
Avec l’hypothèse, où :
Une minorité de vos tâches importantes vous apportent la majorité de vos résultats,
tandis que vos tâches urgentes dilapident votre capital temps à votre insu,
et que 20% de vos efforts produisent 80% de vos résultats
On associe alors rapidement :
Tâches importantes = 20% de vos efforts et 80% de vos résultats
Tâches urgentes = 80% de vos efforts et 20% de vos résultats
Et entre nous, même si c’est un peu caricatural, c'est loin d'être totalement faux !
Et vous connaissez et/ou vivez probablement déjà tout ça depuis longtemps !
Alors, que vous manque-t-il maintenant pour mieux gérer vos priorités ?
Puisque vous avez déjà vu…
Comment mieux prioriser avec la matrice d’Eisenhower ?
Et doubler votre productivité en ayant une approche plus 20/80 concentrée sur l'impact (et non l’urgence)
Peut-être une autre clé essentielle: celle de savoir comment distordre votre temps à votre avantage.
Car jusqu’ici, avec ces principes de base, j'ai l'impression de vous avoir laissé des balles de jonglages, et pourtant, ne pas vous avoir montré comment les utiliser concrètement pour jongler !
Et c’est la raison pour laquelle, nous allons continuer avec 2 mots...
(ils sont comme les 2 premiers chiffres du cadenas à code qui va libérer votre vrai potentiel…)
Les 2 mots qui ruinent vos journées ?
Au final, le vrai problème paradoxalement, c’est qu’on a souvent tendance à se mélanger les pinceaux entre la notion d'importance et d'urgence !
Or rien n'est plus dangereux que ça pour gérer efficacement votre temps !
Car si vous confondez importance et urgence, même si vous utilisez la matrice d’Eisenhower, vos choix de priorités (et vos résultats) seront mécaniquement altérés !
C'est comme vous confier des balles de jonglages enflammées à quelqu'un sans gants...
Mieux vaut qu'il ne s'amuse pas à essayer de jongler sinon il va se brûler les mains !
Comment distinguer plus facilement ce qui est important de ce qui est urgent (sans confondre les 2)?
La meilleure solution semble tenir à la reformulation qu’a utilisée Matthieu dans cette interview, à savoir :
Remplacer l'expression "TÂCHE IMPORTANTE" par "ACTIVITÉ d'IMPACT".
Et remplacer l'expression "TÂCHE URGENTE" par "ACTIVITÉ de SUPPORT (soutien)".
Cette simple astuce peut déjà vous permettre d'y voir plus clair sur les moyens à mettre en oeuvre pour atteindre vos objectifs.
Pour la suite de cet article, nous allons donc transformer la matrice d’Eisenhower Important/Urgent en matrice Impact/Support:
L'ancienne matrice
La nouvelle matrice
Que l’on va schématiser sous la forme plus harmonieuse de 2 cercles qui se croisent comme cela : (vous allez voir, cela a son importance pour la suite)
Ce je vous propose maintenant ?
C’est de voir...
Comment gérer son temps avec la nouvelle matrice d’Eisenhower: "Le diagramme de Vincent"
Vous vous dites peut-être...
“Mais pourquoi encore un nouveau diagramme” ?
“Et pourquoi ne pas rester simplement sur ces principes de base” ?
Parce que cela va vous donner des stratégies concrètes pour chaque combinaison de votre diagramme.
Et donc, cela va réduire la procrastination, et faciliter l’exécution.
Et par conséquent, l’atteinte de vos résultats ! (sans effort supplémentaire)
Le “Diagramme de Vincent”, qu’est ce que c’est ?
Imaginez que vous jongliez avec 2 balles :
votre balle "IMPACT" (l’ancien critère “IMPORTANT”)
votre balle "SUPPORT" (l’ancien critère “URGENT”)
et votre balle "TEMPS"
Or pour jongler, il vous faut aussi 2 mains !
Vous avez donc besoin de :
votre main "ENTHOUSIASME" (ou "niveau d'énergie" dans le jargon de Matthieu)
votre main "SOUVENT" (ou le temps nécessaire et la fréquence à laquelle vous répétez une tâche, dit autrement, les ressources temps cumulé)
Dans cette image du jonglage, votre balle "TEMPS" est dans votre main "SOUVENT".
Et c'est la raison pour laquelle, vous allez pouvoir distinguer uniquement 4 grandes dimensions dans le "Diagramme de Vincent"(un schéma que j’ai inventé):
Le Diagramme de Vincent :
Chaque cercle se combine avec les autres, pour donner 13 cartes distinctes :
4 “uniques”
IMPACT
ENTHOUSIASME
SOUVENT
SUPPORT
4 “paires”
IMPACT + SUPPORT
IMPACT + ENTHOUSIASME
ENTHOUSIASME + SOUVENT
SOUVENT + SUPPORT
4 “brelans”
SUPPORT + IMPACT + ENTHOUSIASME
IMPACT + ENTHOUSIASME + SOUVENT
ENTHOUSIASME + SOUVENT + SUPPORT
SOUVENT + SUPPORT + IMPACT
1 “carré”
IMPACT + ENTHOUSIASME + SOUVENT + SUPPORT
Maintenant au lieu de partir de ce que vous devriez faire, je vous propose de partir de ce que vous faites déjà…
Puis d'optimiser par la suite(voir “la règle des 23 %” un peu plus bas dans l'article...).
Exercice 1 : Revisitez votre journée d’hier
Prenez une feuille de papier et un stylo
Listez vos 10 principales activités de la journée d’hier
Puis répartissez-les dans ce diagramme
Vous pouvez indiquer chacune de vos activités avec une lettre A, B, C, … et indiquer à quoi correspondent chacune d’entre elle en légende
Ok, vous y êtes ?
Alors essayons maintenant de passer ensemble au niveau supérieur...
Exercice 2 : Prenez du recul sur votre organisation d’hier
Essayez de répondre honnêtement à ces questions :
Quelles sont les activités qui auraient dû être privilégiées en premier? Mais que vous avez procrastiné encore une fois…Probablement vos activités d'IMPACTS, non ?
Qu'est ce que vous avez réalisé d'important facilement ?Probablement vos activités d'IMPACTS + ENTHOUSIASME, non ?
Qu'est-ce qui a été une source de stress pour vous ?Probablement vos activités d'IMPACT + SUPPORT (vos anciennes tâches importantes et urgentes), non ?
Qu'est-ce qui continuera à vous consommer encore du temps à l'avenir, et qui est néanmoins important ? Probablement vos activités d'IMPACT + SOUVENT, non ?
Et ainsi de suite…
Vous voyez, lorsque vous interrogez chacune des 13 intersections de votre "diagramme de Vincent", vous découvrez de nouvelles pistes de compréhension et des leviers spécifiques pour bousculer vos automatismes actuels !
Et du coup, pour booster votre productivité et ainsi préserver votre précieuse ressource temps, vous allez devoir faire progressivement bouger les lignes de votre organisation.
Comment ?
Avec le secret radical pour booster votre productivité
Les 5 zones de productivité du Diagramme de Vincent
Et la fameuse “Règle des 23%”
Commençons donc par...
Le secret radical pour booster votre productivité
Ce qui suit va peut-être vous paraître radical...
Mais, si vous le voulez bien, commençons avec ces 3 postulats :
Votre productivité dépend essentiellement du système que vous suivez et pas de vous !
Votre système doit vous aider à vous focaliser sur les activités d’IMPACT en priorité. Donc, toute activité de non IMPACT n’est pas conviée à en faire parti !
Vous utiliserez le reste de votre temps au mieux après vos activités d’impact... Pour gérer (ou pas) le reste de vos activités de non impact.
Continuons, avec quelque chose de contre-intuitif et radical :
Si votre système vous oblige à gérer une action d’IMPACT + SUPPORT (une action importante et urgente),
C’est que votre système a échoué aujourd’hui (pas vous),
Et qu’il a besoin d’être encore amélioré en vous appuyant sur...
Les 5 Zones de productivité du Diagramme de Vincent
Les 13 “cartes” peuvent se simplifier en 5 zones de productivité :
ZONE de productivité N°1 : IMPACT + SUPPORT
ZONE de productivité N°2 : IMPACT
ZONE de productivité N°3 : IMPACT + ENTHOUSIASME
ZONE de productivité N°4 : IMPACT + ENTHOUSIASME + SOUVENT
ZONE de productivité N°5 : Toutes les autres activités de non IMPACT
Ces 5 zones vont vous donner l’opportunité d’utiliser 5 stratégies.
Car à chaque instant, lorsque vous identifiez dans quelle “ZONE” vous vous situez, alors...
1) Si vous êtes en ZONE de productivité N°1 “IMPACT + SUPPORT” (la zone rouge)
Considérez que votre système d'organisation dysfonctionne (temporairement ou de manière chronique)
Si vous êtes dans cette zone, aucun autre choix n’est possible, vous devez dans un premier temps “achieve” (= faire ce que vous avez à faire). Puis dans un second temps, utiliser ce dysfonctionnement comme une opportunité d’améliorer votre système.
Une stratégie possible : découper le projet, planifier et suivre l’avancement afin de mieux anticiper
En résumé zone 1 :
L’idée est de transformer progressivement vos activités de Zone 1 en Zone 2.
Autrement dit, de faire glisser les activités d’IMPACT+SUPPORT en zone d’IMPACT seulement pour vous éviter du stress inutile.
2) Si vous êtes en ZONE de productivité N°2 “IMPACT” (la zone jaune)
Commencez votre journée par l’activité importante de la journée. (le plus souvent possible)
Une option possible : c’est de redonner du "Flow Power" à ces activités. Car l'état de Flow décrit par Mihaly Csíkszentmihalyi vous procurera bonheur et productivité en même temps. Pour simplifier, transformez votre activité importante en défi à la hauteur de votre niveau d’énergie et de motivation du moment :
Si l'activité est trop complexe, découpez là
Si l'activité est trop facile, challengez-vous sur le temps que vous mettez d'habitude (utilisez un chronomètre si besoin)
En résumé zone 2 :
L’idée est de transformer progressivement vos activités de Zone 2 en Zone 3.
Autrement dit, de faire glisser les activités d’IMPACT en IMPACT + ENTHOUSIASME et vous permettre de “kiffer” ce que vous faites.
3) Si vous êtes en ZONE de productivité N°3 “IMPACT + ENTHOUSIASME” (la zone bleue)
Vous êtes dans votre “zone de magie”
Continuez avec ces activités productives qui sont faciles pour vous. (et probablement difficile pour les autres)
Une option : multipliez les occasions je mettre en oeuvre vos talents
En résumé zone 3 :
L’idée est de transformer vos activités de Zone 3 en Zone 4.
Autrement dit, de faire glisser les activités d’IMPACT + ENTHOUSIASME en IMPACT + ENTHOUSIASME + SOUVENT et vous permettre de “kiffer” à répétition !
4) Si vous êtes en ZONE de productivité N°4 “IMPACT + ENTHOUSIASME + SOUVENT” (la zone verte)
Systématiser au maximum, vous devriez être ici le plus souvent possible ;-)
En résumé zone 4:
Ne changez rien !
5) Et si vous n’êtes dans aucune des zones précédentes, c’est que vous êtes en ZONE 5 ! (la zone grise)
C’est grave docteur ? Non, pas du tout !
Nous errons 80% de notre temps dans cette zone ! (C’est la loi de Pareto)
Une option : Prenez néanmoins l’habitude de chasser les 20% de vos croqueurs de temps qui ruinent systématiquement 80% de vos efforts (ils sont généralement dans l’intersection SOUVENT + SUPPORT), vous devriez alors vous libérer du temps pour vos 3 zones d’impacts favorites!
Exercice 3 : Transformez une de vos activités d’impact en activité plus agréable
Sélectionnez 1 à 3 de vos activités d’impact d’hier
Trouvez un moyen plus agréable de réaliser cette activité. Pour ça, formulez votre question de la manière suivante : Comment je pourrais faire cette tâche d’impact avec, moins d’urgence, plus d’enthousiasme, et plus souvent ?
Mettez en oeuvre cette transformation (notez-vous un mémo dans votre agenda)
Et enfin, systématisez ce processus...
Comment faire ? En utilisant la règle des 23%:
La règle des 23%
Autant vous le dire de suite, ce 23% ne correspond à rien !
C'est juste un chiffre facile à retenir !
La règle des 23% vous permettra de changer sans douleur votre système d'organisation et produire des effets cumulés ("compound effect") durables à tous les niveaux !
Cette règle repose sur un principe de réalité contre-intuitif : Le meilleur moment pour optimiser quelque chose, c'est seulement une fois que vous l'avez terminé !
Pourquoi ?
Parce que toutes vos frustrations sont encore fraîches!
C'est la raison pour laquelle, toutes les activités qui tombent dans la case "SOUVENT" de votre diagramme devraient être optimisées en priorité. (parce que ce sont celles qui vous rapportent le plus sur long terme)
La règle des 23% :
Lorsque vous avez terminé une tâche qui devrait être optimisée
Accordez-vous 23% de temps supplémentaires
Pour optimiser cette tâche
Pour la prochaine fois que vous devrez la faire.
En amélioration continue, il y a souvent 2 approches :
L'approche 6 Sigma : Réduire les gaspillages. Elle est limitée au maximum à 0 gaspillage
L'approche Agile : Augmenter la valeur. Elle est quasi illimitée à l’infini
Par où commencer ?
La règle des 23% combine le meilleur de ces 2 approches, notamment, si vous commencez à réduire vos gaspillages sur vos activités qui apportent le plus de valeur.
Et donc naturellement, commencez par optimiser vos activités IMPACT + SOUVENT.
Faites le test…
Exercice N° 4 : Optimisez une activité “Impact + Souvent” avec la règle des 23%
Consacrez 23% de temps supplémentaire juste à la fin de votre prochaine tâche “Impact + Souvent”
Prenez le temps de noter les 3 points les plus frustrants (source de gaspillage)de l'activité
Puis sélectionnez le plus gros problème,
Et imaginez comment optimiser, et modifiez en conséquence votre process pour la prochaine fois
Et faites-le
Est-ce que cela va vous prendre plus de temps ?
Au début oui. Mais tant que cela…
Surtout si vous le faites uniquement sur les tâches “SOUVENT”
Et si vous optimisez qu’une seule tâche à la fois, au contraire, vous allez rapidement vous prendre au jeu !
Car rapidement les gains cumulés vont annuler l'investissement de 23% que vous avez effectué !
Comme l’illustre les 2 graphiques suivant :
Les gains de la règle des 23%
AVANT :
APRÈS :
Ok, mais que faire une fois que vous avez optimisé votre zone Important + Souvent ?
Vous pouvez étendre cette règle et étendre votre nouvelle aire de jeu...
Exercice N°5 : Systématisez l’utilisation de la “Règle des 23%” sur vos autres activités
Et commencez d’abord par vos activités..
SOUVENT non important. Pour diminuer vos voleurs de temps ou pour pouvoir systématiser et déléguer facilement
IMPACT pour “kiffer” davantage
ENTHOUSIASME pour “kiffer” davantage et + souvent !
En conclusion, vous n’êtes qu’au début d’une belle aventure !
Dans cet article vous avez :
Révisé rapidement les concepts clés de la gestion du temps
Approfondi ces concepts avec le “Diagramme de Vincent”
Et même commencé à jouer à optimiser votre organisation personnelle avec “La règle des 23%”
Disons en synthèse que la gestion du temps est un art subtil.
Aujourd'hui vous avez commencé à voir le jonglage à 2 mains et 3 balles sous un nouvel angle !
Imaginez maintenant le jonglage à 4 ou même 5 balles ...
La gestion votre temps doit aussi s'adapter à la balle "CONTEXTE"
Et s'appuyer sur une balle "SYSTÈME d'ORGANISATION"
Existe-t-il une autre activité d'IMPACT et de SUPPORT qui aurait un grand impact sur votre temps ?
Peut-être celle d'approfondir encore votre formation à la gestion du temps !
Et vous me voyez venir…
Je ne peux pas en profiter pour vous inviter à aller plus loin avec l'une ou l'autre de ces formations. Surtout si vous avez appris des choses aujourd’hui…
Parce que vous pouvez certainement aller encore plus loin…
Notamment avec ce dernier exercice...
Exercice (Bonus) N°6 : Jetez un oeil aux descriptifs de ces 2 formations inédites !
Chacune d’entre elles vous donnera une approche complémentaire pour
non seulement mieux prioriser
et atteindre vos objectifs plus rapidement (sans effort supplémentaire paradoxalement)
mais aussi être capable d’adapter votre système d'organisation à votre contexte !
Pour aller plus loin, jetez donc un oeil à :
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Vincent Malavelle est l’auteur du blog Outlook GPS Fastoche. Il aide les salariés ambitieux à booster leur productivité au bureau, et ainsi libérer leur vrai potentiel avec des outils et des méthodes inédites. Pour en savoir plus, visitez son site web.
