La vérité sur le multitasking: Est-ce bon ou mauvais pour la productivité? (Partie 2)

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Partie 2 : La seule vraie façon de faire du multitasking et d’être productif

Nous avons vu dans le premier article de la série que le multitâche (multitasking) est généralement néfaste pour la productivité personnelle et que les études ainsi que les experts montrent que cette pratique a un coût extrêmement élevé qui peut littéralement ruiner votre productivité.

Par contre, si le multitâche est généralement mauvais et peu recommandable, il existe un cas bien particulier où cette pratique peut réellement vous aider à être plus productif et accomplir plus.

En effet, pour que le multitâche soit une pratique efficace, il faut que les tâches ou activités que vous essayez de faire simultanément répondent à 3 critères que je vais vous présenter dans cet article.

Si ces 3 critères sont réunis, alors vous pouvez faire deux activités en même temps sans subir toutes les conséquences énumérées dans l’article Ce que les études et les experts disent sur le multitasking.

Êtes-vous prêt à découvrir les 3 critères et à apprendre à faire du multitasking productif?

Critère #1 : Activité simple qui exige peu d’attention

Pour pouvoir pratiquer le multitâche et être productif, il faut absolument que les activités que vous essayez de faire simultanément soient simples et peu exigeantes au niveau de l’attention et de la concentration.

Par exemple :

  • Écouter un livre audio tout en prenant une marche. Le fait d’écouter le livre audio vous demandera plus d’attention/concentration, mais la marche est une activité simple qui ne vous demandera presque rien (sauf si vous arrivez à une intersection et que vous devez traverser la rue).
     
  • Plier du linge en écoutant la télévision. Le fait d’écouter la télévision vous demandera plus d’attention, mais plier du linge se fait de façon automatique sans même avoir à réfléchir ou se concentrer de façon particulière.
     
  • Répondre à ses courriels dans le transport en commun. Le fait de répondre à vos courriels vous demande beaucoup de concentration, mais être dans le transport en commun ne vous demande rien (mis à part de ne pas oublier votre arrêt).

Par contre, dès que vous avez à faire une tâche complexe qui demande beaucoup d’attention et de concentration, le multitâche est à éviter. Par exemple, si vous avez besoin d’être concentré pour écrire un article, alors toute votre énergie mentale doit être dirigée vers la rédaction de cet article et non pas divisée avec une autre activité.

Bref, pour que le multitasking soit possible, il faut absolument qu’une des deux activités (ou les deux) soit simple et peu exigeante au niveau de l’attention et de la concentration.

Critère #2 : Activité de moindre importance

Le deuxième critère pour pouvoir faire du multitasking et être productif, c’est de pratiquer une activité de moindre importance, en d’autres mots, une activité que vous êtes prêt à assumer que ce sera fait avec moins d’efficacité.

Rappelez-vous que le multitasking dilue TOUJOURS notre attention entre les deux activités que l’on essaie de faire en même temps. Cela veut donc dire que l’une des deux activités est nécessairement faite avec moins d’efficacité que l’autre.

Par exemple, si vous écoutez un podcast en étant au gym, il est possible que votre écoute soit moins efficace. En effet, lorsque vous allez être concentré à faire un exercice quelconque, votre attention sera alors orientée vers l’exercice et moins sur l’écoute du podcast. Ainsi, vous allez probablement manquer une certaine partie de votre épisode de podcast pendant vos séries d’exercices.

Par contre, si vous jugez que votre épisode a une moindre importance et qu’il n’y a aucune conséquence si vous ratez 2 minutes de l’épisode, alors vous pouvez pratiquer le multitasking sans problème.

En d’autres mots, si vous assumez qu’une certaine tâche ou activité peut être effectuée avec moins d’efficacité ou de qualité vous donnant un B plutôt qu’un A+, alors vous pouvez pratiquer le multitasking.

Voici quelques exemples :

  • Répondre à ses courriels pendant une réunion de moindre importance. Si vous êtes forcé d’assister à une réunion qui exige peu de participation de votre part et que vous jugez de moindre importance pour l’accomplissement de vos responsabilités, alors vous pourriez, par exemple, répondre à vos courriels pendant la réunion en assumant totalement que vous allez peut-être rater certaines parties de la réunion. (Toutefois, attention à l’impact relationnel comme je l’expliquais dans le dernier article).
     
  • Faire de la saisie de données en écoutant un podcast. Dans l’exercice de mes responsabilités, je dois parfois faire de la saisie de données, tâche routinière que j’arrive à faire avec un minimum de concentration. Ainsi, je peux me permettre d’écouter un podcast en arrière-plan et assumer pleinement que je vais probablement rater des portions de l’épisode lorsque je serai plus concentré sur ma saisie de données. Cela ne me dérange pas puisque je préfère consommer un podcast à 70% que de ne pas en écouter du tout.

Bref, la clé avec ce deuxième critère est d’assumer que vous pouvez faire l’une des deux tâches avec moins d’efficacité sans en subir de conséquences. Vous mettez plus d’énergie sur une activité et vous accomplissez l’autre en arrière-plan en visant un B plutôt qu’un A+ avec cette activité.

Critère #3 : Activité qui exige un focus différent

Finalement, pour que le multitâche soit possible, il faut absolument que vous pratiquiez deux activités qui engagent deux sens différents ou qui exigent un focus différent.

Si les deux activités que vous essayez de faire engagent les mêmes sens ou le même focus, ils vont entrer en compétition et exiger le même type d’énergie. Cela va donc diluer votre énergie entre ces deux activités et ruiner votre efficacité dans chacune d’entre elles.

Par exemple :

  • Avez-vous déjà essayez de parler au téléphone tout en répondant à votre collègue qui vous pose une question à côté? Cela est impossible puisque les deux activités exigent de l’écoute.
     
  • Avez-vous déjà essayez de lire en écoutant la télévision? C’est également impossible puisque cela demande le même genre de focus.

Pour que le multitasking soit possible, il faut absolument que les deux activités que vous pratiquez simultanément exigent un focus différent.

Par exemple :

  • Conduire en écoutant de la musique.
  • Parler au téléphone en lavant la vaisselle.
  • Lire le journal en prenant le déjeuner.

Vous avez compris le principe et vous l’avez probablement déjà expérimenté. Si vous essayez de faire deux choses qui demandent le même type de focus en même temps, vous êtes certain de ne pas y arriver et vous ferez les deux activités de façon médiocre.

Le bon VS Le mauvais multitasking

Bref, lorsque pratiqué en respectant ces 3 critères, le multitasking peut réellement être un outil de productivité puissant qui vous permet de maximiser votre temps, et parfois, de rendre une activité ennuyante intéressante.

Toutefois, je suis conscient que la ligne est mince entre le bon et le mauvais multitasking et qu’il n’est pas toujours évident de discerner à quel moment on devrait le pratiquer à quel moment on devrait l’éviter.

Voici donc comment je ferais la distinction entre les deux :

Mauvais multitasking

  • Implique une activité complexe qui demande beaucoup d’attention
  • Implique une activité de haute importance qui doit être faite avec excellence
  • Implique une activité concurrente qui exige le même type de focus ou les mêmes sens

Exemples :

  • Texter un ami tout en écoutant un cours à l'école
  • Répondre au téléphone tout en rédigeant un rapport important
  • Écouter la télé tout en étudiant

Bon multitasking

  • Implique une ou deux activités simples qui exigent peu d’attention et de concentration
  • Implique une activité de moindre importance que peut être faite avec moins de qualité sans en subir de conséquence
  • Implique deux activités complémentaires qui n’exigent pas le même genre de focus et qui n’engagent pas les mêmes sens

Exemples :

  • Écouter la radio en conduisant
  • Plier du linge en regardant la télévision
  • Mâcher de la gomme en prenant une marche
  • Écouter un podcast au gym

Je pratique personnellement le multitâche dans certains contextes favorables de ma vie comme où les 3 critères sont réunis comme :

  • Lire et répondre à mes courriels lors d’un meeting de moindre importance qui me demande peu de participation
  • Écouter des podcasts au gym
  • Écouter de la musique en voiture
  • Lire un livre ou le journal en prenant le repas du midi
  • Écouter la télévision en mangeant
  • Écouter des podcasts en faisant des tâches de routines (saisie de données, rangement, paperasse, ménage, etc.)

Cependant, j’évite toujours le multitasking quand :

  •  Je veux travailler sur une activité importante
  •  Je veux accomplir une tâche rapidement et efficacement
  • Je veux produire du travail de qualité

Ma conclusion, mon avis sur le multitasking

Comme nous l’avons vu dans les deux articles de cette série, le multitâche est généralement mauvais pour la productivité personnelle.

Cela nous fait perdre du temps, crée des interruptions constantes dans notre journée, diminue notre niveau d’attention et notre efficacité, augmente la quantité de temps nécessaires pour accomplir une tâche, et diminue nos capacités intellectuelles. Cela peut également avoir un impact négatif sur nos relations, notre santé et notre qualité de vie.

C’est une pratique qui, à priori, semble productive, mais qui au final se révèle être une perte de temps et d’efficacité la plupart du temps.

Il vaut mieux apprendre à travailler sur une seule chose à la fois plutôt que de prendre le risque de faire plusieurs choses en même temps et de saboter notre productivité. Commencez une tâche, puis terminez-la avant d’entamer une nouvelle tâche ou de vous laisser interrompre.

Par contre, la seule fois où le multitasking peut être bénéfique est quand les activités que l’on essaie de pratiquer en même temps correspondent aux 3 critères que nous avons vus, soit : (1) Activité simple qui exige peu d’attention, (2) Activité de moindre importance que l’on peut se permettre de faire avec moins de qualité, et (3) Activité complémentaire qui n’engage pas les mêmes sens ou qui n’exige pas le même type de focus.

Mise à part cette exception, toute autre forme de multitâche est néfaste pour la productivité et est à éviter.

Rappelez-vous que la productivité n'est pas à propos de la quantité de tâches que vous accomplissez, mais surtout à propos de votre capacité à accomplir vos tâches les plus importantes. Il est préférable de réussir à terminer une seule tâche importante que de compléter 52 tâches de moindre importance en faisant du multitâche…