Comment réduire la durée de vos réunions d'équipe de 50%

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On a tous déjà assisté à une réunion d’équipe de 2 heures qui aurait pu se faire en 30 minutes.

Ce genre de réunion commence généralement avec 5 à 10 minutes de retard, n’a pas d’ordre du jour formel et n’aboutit que rarement à des décisions et actions concrètes. Ce sont des réunions de « bla bla » où on discute de tout et de rien.

L’animateur de la réunion étant peu préparé laisse la discussion aller dans tous les sens et autorise constamment les histoires personnelles, les blagues, et les remarques des gens qui prennent trop de place, en ne ramenant que rarement la réunion à l’essentiel.

Pendant ce moment, le temps avance et le meeting n’aboutit à rien.

Les participants commencent alors à décrocher et à faire autre chose pendant la réunion pour optimiser leur temps. C’est alors qu’ils sortent leur téléphone ou leur ordinateur pour répondre à quelques courriels, envoyer des textos, accomplir quelques petites tâches, ou pire encore, pour faire une petite sieste (#dejavu).

Finalement, la réunion qui aurait pu être faite en 30 minutes intensives se termine au bout de 2 heures et tout le monde est énervé et a l’impression d’avoir perdu 2 heures de sa journée.

Le plus gros problème? La réunion est à chaque lundi matin (ou aux 2-3 semaines pour les plus chanceux)… Cette expérience va donc se reproduire semaine après semaine, et qui sait, peut-être pendant des années, à moins que quelqu’un lise cet article et décide de changer la donne…

La réunionite

Si vous vous retrouvez dans une équipe qui fait ce genre de réunions beaucoup trop longues et qui ne vont nulle part, sachez que votre équipe souffre de la « réunionite » - c’est-à-dire de la tendance de perdre son temps en réunion.

Pour vous encourager un peu, sachez que vous n’êtes pas seul et que des milliers de personnes/équipes partout dans le monde sont atteintes du même syndrome…

Selon une étude menée par l’organisation Attentiv, plusieurs personnes sont insatisfaits des réunions auxquelles ils sont tenus d’assister et certains considèrent qu'environ 33,4% du temps d’une réunion est non-productif….

Selon une autre étude menée par Microsoft, il semblerait que 71% des gens considèrent leur meeting comme non-productif…

Bref, tout cela pour dire que vous n’êtes pas le seul à avoir l’impression de perdre votre temps en réunion et que c’est un phénomène très répandu.

Le but de cet article

Toutefois, ce n’est pas parce que c’est un phénomène répandu que ça justifie le comportement. Il est absolument important, en tant qu’équipe, de tenir des réunions productives – c’est-à-dire qui atteignent leur objectif avec le moins de temps et de ressources possibles.

Le but de cet article est donc de vous donner quelques conseils pour que vous puissiez réduire la durée de vos réunions d’équipe de moitié!

Ces conseils sont parfaitement adaptés pour les réunions hebdomadaires d’équipe, par exemple, les staff meetings du lundi ou du mardi matin, puisque c’est souvent lors de ces réunions récurrentes que l’on est plus enclin à perdre notre temps.

En effet, comme les réunions sont récurrentes, les gens arrivent généralement moins préparés et se présentent par simple habitude plutôt que d’arriver avec un but précis à accomplir durant la réunion comme dans une réunion de brainstorm ou de résolution de problème.

Bref, si vous êtes l’organisateur des réunions hebdomadaires de votre équipe, ces quelques conseils vont vous aider à réduire la durée de vos réunions, et si vous n’êtes qu’un participant, ces quelques conseils vont vous donner une foule de suggestions à offrir à votre supérieur.

1. Retrancher 25% à la durée habituelle de la réunion

La première chose que je vous conseille de faire pour écourter la durée de vos réunions d’équipe est de retrancher systématiquement 25% de la durée habituelle de votre réunion.

Si votre réunion dure habituellement 2 heures, retranchez par défaut 25% de sa durée aujourd’hui. Cela veut donc dire qu’à partir de maintenant votre réunion n’est plus de 2 heures, mais de 1h30.

Quel est l’objectif de cette stratégie me demanderez-vous? Éliminer le superflu et aller droit à l’essentiel.

Si vous savez que vous avez un ordre du jour chargé avec du temps limité, croyez-moi, vous n’aurez pas le temps de laisser la discussion aller dans tous les sens et vous dirigerez la réunion avec beaucoup plus de rigueur.

En fait, la fameuse Loi de Parkinson qui stipule qu’une tâche ou activité prend toujours la durée de temps qu’on lui accorde s’applique également aux réunions.

Par exemple, si on se dit : « j’ai 3 heures pour écrire ce rapport », alors on va prendre 3 heures pour le faire. Par contre, si on dit : « j’ai 2 heures », alors on va naturellement travailler plus fort, éviter les distractions et le terminer en 2 heures.

Il en va de même avec les réunions. Si on dit : « le meeting va durer 1h30 », alors on va souvent prendre 1h30… Par contre, si on dit : « le meeting va durer 45 minutes », alors on va aller droit au but, éliminer le « niaisage » et terminer en 45 minutes.

Vous avez peur de ne pas avoir le temps de tout couvrir avec 25% moins de temps? Éliminez les pertes de temps de votre réunion, allez à l’essentiel et vous y parviendrez!

PS : Des études montrent que la durée idéale d’une réunion est de 37,5 minutes.

2. Commencer la réunion à l’heure

Mon deuxième conseil pour réduire la durée de vos réunions est simple : commencez vos réunions à l’heure!

Cela semble banal, mais la réalité montre que c’est un énorme défi pour plusieurs organisations.

Selon un article du Business Insider, 37% des réunions commencent en retard. Pire encore, selon la firme de consultation Proudfoot, dans 60% des cas, c’est le patron lui-même qui est en retard à la réunion!

Donc même si ce conseil est évident, la réalité montre que les équipes ne le mettent pas en pratique et commencent leurs réunions en retard.

Si vous voulez réduire la durée de vos réunions de 50%, vous devez absolument commencer à l’heure.

Êtes-vous conscient que chaque fois que vous commencez une réunion avec 10 minutes de retard, vous faites perdre 10 minutes du précieux temps des gens ponctuels? Ce sont les gens ponctuels qui paient le prix de leur temps plutôt que les retardataires…

De plus, en prenant l’habitude de commencer vos réunions avec du retard, vous envoyer indirectement le message comme quoi les retards aux réunions sont acceptés.

Les participants vont donc s’ajuster et prendre, eux aussi, l’habitude d’arriver avec 10 minutes de retard en sachant que la réunion ne commencera pas à l’heure de toute façon.

C’est donc un cycle sans fin, jusqu’à ce qu’on soit intentionnel en équipe et qu’on décide que les réunions doivent commencer à l’heure.

Plutôt que de subir les retards, créez une culture de ponctualité dans votre équipe en stipulant, par exemple : « Ici on commence les réunions à l’heure »!

3. Terminer la réunion à l’heure (ou en avance)

Mon prochain conseil est la suite du précédent et il s’agit de terminer vos réunions à l’heure!

Encore une fois, cela peut paraître banal, mais c’est souvent négligé au sein des équipes.

J’ai souvent vu dans ma vie des réunions s’étendre bien au-delà de ce qui était prévu à la base. Par exemple, une réunion hebdomadaire qui devait normalement durer de 10h à 11h et qui s’échelonne finalement jusqu’à 11h30 puisque quelqu’un a soulevé un point important qui a démarré une longue et interminable conversation (qui n’était pas sur l’ordre du jour bien entendu).

Peu importe si des points importants et imprévus sont soulevés durant la réunion, terminez tout de même votre réunion à l’heure.

La raison est simple : tout le monde a un planning. Et si VOTRE réunion déborde, c’est tout le planning de votre équipe qui est affectée.

Par exemple, j’ai souvent assisté à des réunions hebdomadaires qui devaient durer de 13h à 14h et qui finalement s’étirent jusqu’à 14h45. Malheureusement, dans mon planning j’avais planifié d’autres activités à 14h30 et cela m’a mis la pression de devoir quitter mon meeting et d’arriver en retard au suivant…

Bref, peu importe ce qui arrive dans la réunion, prenez l’engagement de la terminer à l’heure. Si des points importants sont soulevés qui nécessitent une discussion plus approfondie, planifiez une autre rencontre uniquement pour discuter de ce point avec les personnes concernées.

Si le point est urgent et doit absolument être abordé dans la réunion actuelle, alors sacrifiez des points secondaires de votre réunion dans le but de respecter, malgré tout l’heure de fin de la réunion.

Personne ne s’est jamais plaint qu’une réunion termine plus tôt que prévu.

Aussi, s’il arrive que vous soyez capable de terminer la réunion d’avance, faites-le. Personne ne s’est jamais plaint qu’une réunion termine plus tôt que prévu.

4. Élaborer et respecter l’ordre du jour

Selon Attentiv, 63% des réunions sont effectuées sans ordre du jour. Cela met donc la table pour que la réunion parte dans tous les sens et s’éparpille faute de pilotage ferme et efficace.

Pour chaque réunion que vous animez, assurez-vous d’élaborer un ordre du jour et de le communiquer le plus tôt possible aux participants. De cette manière, la réunion a un cadre et les participants peuvent se préparer d’avance dans le but de gagner du temps lors de leurs interventions.

En plus de l’ordre du jour, assurez-vous de bien piloter la réunion. Bien souvent, une réunion part dans tous les sens par manque de fermeté de l’animateur.

Quand des participants s’égarent de l’ordre du jour, il faut les rappeler à l’essentiel, quitte à noter les idées suggérées ou les questions évoquées pour les traiter dans une prochaine réunion.

Entraînez également les gens de votre équipe à aller à l’essentiel lors des réunions d’équipe. Vous pouvez  délicatement dire à celui qui parle : « What’s the point »?

Bref, établissez dans votre équipe une culture de bien préparer les réunions avec un ordre du jour, de le respecter, et d’aller à l’essentiel dans les discussions.

5. Faire la réunion debout

Mon dernier conseil est un peu plus extrême: faites votre prochaine réunion debout. 

 J’ai entendu parler de cette pratique pour la première fois dans le livre 15 Secrets Successful People Know About Time Management de Kevin Kruse qui explique que l’une des tendances des grandes entreprises comme Google et différentes start-ups est de faire leurs réunions debout, c’est-à-dire, sans aucune chaise autour de la table, et ce, dans le but de réduire la durée de la réunion et de maximiser l’efficacité.

Selon eux, cette méthode fait en sorte que les gens sont plus attentifs à la réunion, vont droit à l’essentiel et sont moins portés à être distrait. Ils ont hâte à une chose : pouvoir enfin s’asseoir. Par conséquent, le seul moyen d’y parvenir est de terminer le meeting rapidement et efficacement.

Selon BFM Business, d’autres entreprises américaines poussent l'expérience encore plus loin en organisant des réunions en marchant. Le but? Créer un déclic créatif. Chez Travel Massive par exemple, les employés partent marcher 1 heure tous ensemble dans un parc et se divisent en petits groupes pour discuter. Cette technique aide l’entreprise à s’ouvrir sur de nouvelles idées et permet aux cadres d'être plus productifs à leur retour de balade, plus que s'ils étaient restés assis sur une chaise.

D’autres vont à l’extrême en proposant de faire des réunions en faisant la planche… haha!

 
 

Bref, cette technique est à prendre ou à laisser, mais peut certainement être utile si vous cherchez réellement un moyen de réduire la durée de vos réunions!

Conclusion

Personne n’a de temps à perdre en réunion! Ni vous, ni moi, ni votre patron.

Si vous animez des réunions, soyez conscient de la valeur du temps des participants. Savez-vous combien vaut 2 heures du temps de votre collègue ou de votre employé? Ce que peut accomplir votre collègue/employé en 2 heures est énorme….

En 2 heures je peux personnellement :

  • Faire une séance de coaching avec quelqu’un
  • Écrire un article complet qui va aider des gens
  • Élaborer une stratégie ou un plan d’action
  • Régler pratiquement toutes mes tâches administratives de la journée
  • Etc.

Communiquez d’avance aux participants que vous ne faites pas des réunions pour perdre votre temps, prendre une pause ou prendre des nouvelles du weekend, mais bien dans un but professionnel ainsi que dans le but d’atteindre un résultat bien précis.

Si vous animez des réunions appliquez un ou plusieurs de ces conseils dès votre prochaine réunion pour réduire la durée de celle-ci!

Si vous n’êtes qu’un participant et n’avez pas la possibilité de prendre des décisions sur le déroulement d’une réunion, vous avez deux options :

  1. En parler au responsable de la réunion. Si vous avez la possibilité de parler à l’animateur de la réunion, aborder délicatement le sujet avec celui-ci et essayez de lui suggérer quelques-unes de ces stratégies pour que vous ayez des réunions d’équipe plus courtes.
     
  2. Partager cet article à vos collègues. Si vous n’êtes pas en position d'aborder personnellement le sujet avec le responsable de la réunion, partagez cet article avec vos collègues afin que quelqu’un puisse peut-être en parler à l’animateur de la réunion, ou du moins, que vos collègues soient conscients des pratiques d’excellence des réunions.

Assistez-vous (ou avez-vous déjà assisté) à des réunions non productives? Si oui, comment avez-vous réagi?


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