Comment partir en vacances sans stress et ne pas être débordé au retour

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Le temps des vacances est enfin arrivé! Vous avez travaillé fort toute l’année et vous avez maintenant droit à quelques jours/semaines pour partir en vacances, décrocher du travail et vous reposer un peu.

Plus besoin de répondre à vos courriels, de vous stresser à cause du travail et d’être pris dans les embouteillages, et ce, pour toute la durée de vos vacances. 

C’est la plus belle période de l’année et vous allez enfin pouvoir profiter.

En fait, pas pour tout le monde…

Si vous êtes un entrepreneur ou une personne avec beaucoup de responsabilités, vacances rime probablement avec surcharge de travail au retour.

Vous savez qu’à votre retour, des centaines de courriels vous attendront, des dossiers urgents exigeront votre attention immédiate, et des clients seront impatients que vous complétiez leur projet.

En fait, vous avez simplement l’impression de reporter votre charge de travail à plus tard. Vous prenez quelques journées de congé maintenant, mais vous savez que vous allez devoir tout rattraper au retour…

Ce n’est pas reposant du tout, voire même angoissant pour certains.

Je connais même certains entrepreneurs extrêmement occupés pour qui prendre des vacances est une problématique, car cela signifie une perte de revenu, des contrats en retard et une surcharge de travail au retour si bien qu’ils préfèrent ne pas prendre de vacances du tout pour ne pas créer cette surcharge de travail.

Bref, c’est le prix à payer pour avoir des vacances, me direz-vous? En partie, mais ce n’est pas obligé de se passer comme cela.

Même s’il est normal d’avoir une légère surcharge de travail au retour de vacances, il y a quand même moyen de partir en vacances sans stress, de décrocher complètement et de reprendre le travail sans être débordé, et ce, même si vous êtes la personne la plus occupée du monde.

Pour cela, il suffit de bien planifier votre départ ainsi que votre retour et de mettre en place quelques petites stratégies pour atténuer l’impact à votre départ de vacances.

C’est exactement ce que je vais vous présenter dans cet article.

Voici quelques conseils/stratégies pour que vous puissiez partir en vacances sans stress et ne pas être débordé à votre retour.

1. Aviser vos clients et collaborateurs d’avance

L’une des erreurs fréquentes que l’on fait en partant en vacances, c’est de partir du jour au lendemain en avisant nos collègues et clients que quelques jours à l’avance.

Cela prend tout le monde qui dépend de vous au dépourvu et crée certaines frictions.

Vos collègues s’inquiètent en se demandant qui va assumer certaines responsabilités et vos clients s’irritent parce que leur projet/service sera livré en retard.

Pour éviter toutes frictions avec vos collaborateurs, avisez-les au moins 1 mois à l’avance de vos dates de vacances.

Cela permettra à tous ceux qui dépendent de vous de s’organiser en fonction de votre absence.

Par exemple, si l’un de vos clients aimerait avoir un livrable pour une telle date durant vos vacances, il peut s’organiser autrement en sachant d’avance que vous serez en vacances et que ce ne sera pas possible.

La meilleure façon de prévenir tout le monde, c’est d’inclure vos dates de vacances dans votre signature de courriel plusieurs semaines à l’avance comme ceci :

Si vous êtes un entrepreneur offrant des services, vous pouvez aussi aviser tous vos nouveaux clients et clients actuels de vos dates de vacances.

Peu importe comment vous vous y prenez, l’important c’est que les gens qui ont besoin de vous sachent à quel moment vous serez absent. Préparez-les d’avance à votre départ pour éviter toutes frictions.

2. Trouver un remplaçant

Ensuite, si vous assumez des tâches importantes qui doivent absolument être faites, trouvez quelqu’un qui peut les assumer à votre place durant votre absence.

  • Si vous êtes un employé, vous n’avez qu’à voir avec votre supérieur pour déterminer la personne qui pourra vous remplacer durant votre absence.
     
  • Si vous êtes un entrepreneur ou un gestionnaire avec des subordonnés, identifiez une personne qui pourra vous remplacer.
     
  • Si vous êtes un solopreneur et que vous n’avez personne pour vous remplacer, faites simplement aviser vos clients que vous ne travaillerez pas du tout pendant vos vacances en les rassurant que tout sera livré normalement à votre retour.

Dans tous les cas, si vous réussissez à trouver quelqu’un pour vous remplacer, prenez le temps de bien le former avant votre départ pour éviter toute complication pendant votre absence.

3. Automatiser l’envoi de courriels

Si vous avez des courriels récurrents à envoyer à une date précise durant vos vacances, vous pouvez utiliser une application comme Right Inbox ou Boomerang pour les programmer d’avance.

Par exemple, si vous devez envoyer des rappels à votre remplaçant, à des collaborateurs ou à des clients, ou si vous devez faire des suivis quelconques, rédigez les courriels avant votre départ et programmez leur envoi d’avance en utilisant Right Inbox ou Boomerang.

Voici un exemple avec l’application Right Inbox :

  1. Écrire le courriel
  2. Cliquer sur « Send Later »
  3. Programmer l’envoi

En faisant cela, vous pouvez réussir à travailler pendant vos vacances, sans même avoir à vous en soucier.

4. Régler vos dossiers importants avant de partir

Pour avoir l’esprit tranquille durant vos vacances, faites tout en votre possible pour terminer vos projets importants avant de partir.

Si vous n’y parvenez pas, cela risque de vous trotter dans la tête durant vos vacances, de causer du stress, et surtout, de vous plonger dans le  « rush » dès votre retour de vacances, chose que vous voulez éviter.

Trouvez donc une façon de terminer vos dossiers les plus importants pour avoir la paix durant vos vacances.

Par exemple, avant mes vacances, je me fixe pour objectif de terminer à tout prix mon eBook sur « Comment organiser son bureau de travail » pour ne pas avoir à m’en soucier à mon retour. Si ce projet est réglé avant de partir, j’aurai la satisfaction du travail bien fait et je pourrai me détendre complètement.

Évidemment, dans le cas de gros projets qu’il ne vous est pas possible de terminer avant votre départ, avancez-vous le plus possible et rendez-vous à un stade où vous pourrez reprendre facilement à votre retour, sans être trop sous pression.

5. Planifier votre semaine de retour

Un autre élément hyper important, mais souvent négligé pour réussir à partir en vacances sans stress et ne pas être débordé au retour, c’est de planifier d’avance la semaine du retour.

En faisant cela, vous serez en mesure de répartir votre charge de travail sur quelques jours plutôt que de tout essayer de gérer dès la première journée.

Assurez-vous, par exemple, de planifier vos rendez-vous importants et de bloquer du temps pour travailler sur vos projets importants au retour.

Aussi, LE PLUS IMPORTANT : Ne planifiez aucun rendez-vous ni aucun travail pour la première journée suivant votre retour.

Réservez votre première journée pour vous mettre à jour (comme je l’expliquerai à l’étape 9 de cet article) et non pas pour assister à des réunions et accomplir les tâches qui se sont accumulées durant vos vacances.

Cette journée est capitale pour un retour de vacances agréable.

Je le répète donc encore : ne planifiez aucun rendez-vous ni aucun travail la première journée suivant votre retour. Cette journée est sert uniquement à se mettre à jour comme je l’expliquerai plus loin.

6. Faire de l’ordre dans votre environnement

Avant de partir en vacances, faites de l’ordre dans votre environnement de travail pour ne pas revenir au boulot dans un bazar qui va rapidement vous décourager.

Réservez quelques heures durant votre dernière journée de travail avant les vacances pour :

  • Traiter tous vos courriels et faire les suivis nécessaires
  • Traiter votre paperasse
  • Vider votre boîte vocale
  • Revoir vos projets en cours
  • Ranger votre bureau
  • Déléguer ce qui a besoin d’être délégué
  • Etc.

Assurez-vous que tout soit en ordre avant de partir en vacances pour revenir dans un environnement agréable qui va vous motiver à reprendre le boulot.

7. Mettre vos messages d’absence

Ensuite, quand vous êtes prêt à partir, programmez vos messages d’absence sur votre boîte de courriels et sur votre boîte vocale en indiquant aux gens votre date de retour ainsi que les personnes de références qui pourront aider vos clients ou collaborateurs pendant votre absence.

Un bon message d’absence par courriel devrait ressembler à quelque chose comme ceci :

Bonjour,

Veuillez prendre note que je suis en vacances du __________ au ___________ inclusivement. Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.

Pour toutes demandes importantes concernant ______________, vous pouvez communiquer avec ________________ au __________________________.

Merci

8. Décrocher pendant vos vacances

Maintenant que tout est préparé, planifié et délégué, vous pouvez partir en vacances en paix en laissant le stress lié au travail derrière vous.

Pendant toute la durée de vos vacances, DÉCROCHEZ TOTALEMENT.

Ne répondez pas au téléphone ni à vos courriels et ne pensez plus au travail. (Pour les entrepreneurs, cela est plus difficile, mais d’autant plus important si vous voulez décrocher et avoir du temps pour vous).

Profitez de vos vacances pour vous reposer et vous ressourcer. Vous penserez au travail dans quelques semaines.

Malheureusement, je connais des entrepreneurs et professionnels qui lisent leurs courriels, même en vacances… Ne faites pas cela.

Décrochez. Ce temps vous appartient! À quoi sert-il de travailler fort à longueur d’année si au final on n’arrive jamais avoir du temps pour soi?

Si vous êtes du genre à avoir de la difficulté à décrocher, fermez littéralement votre téléphone professionnel pendant les vacances et mettez vos courriels en pause en utilisant l’application Boomerang.

9. Réserver la première journée de votre retour pour vous mettre à jour

Dernièrement, la clé pour un retour de vacances sans stress ni surcharge de travail, c’est de bloquer la première journée suivant votre retour pour vous mettre à jour.

N’assistez à aucune réunion (demandez la permission si nécessaire) et ne commencez pas à travailler sur vos tâches et projets immédiatement.

Prenez la journée entière pour vous remettre à jour en faisant ceci :

  • Traiter les courriels que vous avez reçus durant vos vacances
  • Traiter votre boîte vocale et retourner vos appels
  • Traiter votre courrier
  • Faire les suivis nécessaires
  • Se replonger dans vos tâches et projets pour vous remettre dedans
  • Planifier les jours et semaines à venir

Recommencez doucement et dès la deuxième journée, vous pourrez passer à l’action et attaquer votre gros travail.

Conclusion

Bref, le prix caché des vacances est toujours une légère surcharge de travail au retour. Pour certaines personnes, cette surcharge est problématique, mais il ne faut quand même pas se priver de vacances à cause de cela.

Toutefois, pour éviter toutes frictions pendant les vacances et tout sentiment de stress et de débordement au retour, vous pouvez appliquer ces différentes stratégies et être en mesure de partir en vacances avec l’esprit tranquille!

En vous préparant adéquatement pour vos vacances et en planifiant stratégiquement votre retour, vous aurez beaucoup plus de facilité à partir en paix.

Bonnes vacances!