RÉDIGÉ PAR STÉPHANE DU BLOG JOURNÉE PRODUCTIVE
Vous êtes salarié ou à votre compte, et vous en avez marre de finir à 20h chaque soir et de ne pas avoir suffisamment de temps personnel?
Vous avez donc envie de devenir plus productif pour optimiser votre temps de travail et ainsi reprendre les choses en main?
Malheureusement, il n’est pas forcément intuitif de mettre en place le bon système qui vous permettra de devenir efficace…
Je peux même vous dire qu’il est courant de faire exactement l’inverse de ce qu’il faut.
Dans cet article, j’aimerais vous expliquer comment tirer profit des lois de gestion du temps (qui sont les fondamentaux) pour devenir plus productif.
Mais pour bien vous illustrer les bénéfices de ces lois, j’aimerais commencer par vous décrire les différentes erreurs que l’on peut commettre durant notre journée de travail…
Voici donc la description typique d’une journée non-productive, ainsi que 5 erreurs fréquentes qui nuisent à coup sûr à votre productivité.
La description d’une journée non-productive
Erreur #1 : Vous avez une todo list à rallonge
Nous sommes lundi, vous avez plein d’énergie pour attaquer votre montagne de travail.
Vous sortez une feuille A4, et vous commencez à lister tout ce que vous avez à faire.
Au bout de 10 minutes, vous avez tout passé en revue chaque projet, chaque demande de vos collègues, chaque mails à traiter.
Vous êtes même content, car vous êtes arrivé en bas de la page A4 !
Vous démarrez donc votre journée à fond, en commençant par la première tâche que vous avez notée. Il s’agissait de rendre un rapport à Paul, il en avait besoin pour dans 1 semaine.
Ensuite, vous deviez répondre à un mail. Mais comme votre boite mail était ouverte, vous en avez profité pour répondre à d’autres mails…
La pause déjeuner arrive, vous enchaînez ensuite par votre 3e tâche, que vous n’arrivez pas à terminer. Il est déjà 20h, vous rentrez, avec le sentiment de n’avoir rien fait.
En effet, vous avez rayé uniquement 2 tâches, sur 20 à traiter !
erreur #2 : Vous faites 10 choses en même temps
Vous ne comprenez pas, car pourtant, vous avez eu l'impression de faire plein de tâches en même temps, vous avez été aussi rapide que possible !
Vous étiez en train de travailler sur le rapport de Paul, le téléphone sonne, et on vous demande de relancer un client. Et bien vous avez tout lâché pour le faire immédiatement!
Ensuite, dans l’après-midi, vous avez continué à répondre à vos mails dès qu’ils arrivaient dans votre boite, pour que vos interlocuteurs voient bien que vous êtes réactifs.
erreur #3 : Vous ne faites pas de pause
Vous êtes du genre à vouloir faire le moins de pauses possible.
Tous vos collègues prennent deux fois le café le matin, et une fois après la pause déjeuner, mais vous non.
Vous évitez, car parfois les pauses s’éternisent et vous avez peur de finir encore plus tard.
Et le midi, vous ne prenez même pas le temps d’aller à la cafétéria ou au restaurant! Vous mangez seul, devant votre ordinateur, et vous continuez de répondre aux mails.
Vous pensez gagner du temps en faisant ainsi.
erreur #4 : Vous ne dites jamais non
Dans l’après-midi, vous étiez en train de bien avancer sur votre projet, quand le patron a débarqué dans votre bureau. Il avait besoin de vous pour un autre dossier!
Vous vous êtes dit : mais il ne voit pas que je croule déjà sous les dossiers ! Vous étiez déjà en retard, mais là, accepter une charge de plus… Mais bon, c’est le patron, comment lui dire non ?
Vous avez donc accepté, et pour bien voir de quoi il s’agissait, vous avez pris 1h dans votre après-midi, sur ce nouveau dossier.
erreur #5 : Vous pensez que vous irez plus vite en le faisant vous-mêmes
Ce dossier est au final simple à traiter, il n’exige pas de grandes compétences.
Il sera simple à traiter et ne vous prendra pas beaucoup de temps.
Vous avez bien pensé à Pierre le stagiaire... Mais bon, vous allez devoir passer 15 minutes à lui expliquer, et comme le travail devait durer moins d’une heure, vous pensez que ce n’est pas rentable.
Vous allez donc le faire vous-mêmes.
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Vous avez certainement déjà vécu ce genre de journée. Rien ne se passe comme vous l’aviez imaginé.
Vous avez pourtant fait une to-do list, travaillé sans relâche, répondu à tous vos mails, et fait plaisir à tout le monde!
Mais vous n’avez pas réussi à accomplir ce que vous auriez souhaité…
Organiser sa journée avec les lois du temps
Reprenons maintenant le déroulé de cette journée, et voyons comment vous auriez pu vous organiser autrement, en vous appuyant sur les différentes lois de gestion du temps.
solution #1 : LA LOI DE PARKINSON POUR UNE TODO LIST EFFICACE
Lorsque vous démarrez votre journée, vous avez raison, il faut établir en premier une to-do list. Je vous conseille même de le faire la veille pour pouvoir attaquer votre journée tout de suite.
Mais il faut aller plus loin que simplement écrire tout ce qui vous passe par la tête, vous en êtes seulement à la première étape.
Voici donc les 5 étapes pour établir votre to-do list:
Lister toutes les tâches à réaliser, y compris les tâches récurrentes (envoi de courriers, répondre à vos mails, etc)
Estimer les temps d’exécution de chaque tâche en essayant d’être réaliste. Vous pouvez même vous chronométrer pour les actions que vous faites régulièrement.
Fixer les délais pour chaque tâche : vous étiez-vous engagé sur une date ? Est-ce un prérequis pour une autre tâche très importante, comme la commande de matériel par exemple
Établir les priorités en vous demandant : lesquels sont importantes et urgentes ?
Définir le meilleur moment pour réaliser ces tâches : avez-vous déjà toutes les informations pour terminer cette tâche ?
Lorsque vous avez terminé votre to-do list efficace, garder seulement 3 tâches pour aujourd’hui.
Ne pensez pas tout faire ! Gardez également en tête que vous devez planifier uniquement 60% de votre journée, pour laisser de la place aux imprévus.
Enfin, démarrez par la tâche la plus complexe, celle que vous avez toujours du mal à commencer ! Ne la gardez pas pour la fin de journée, vous manquerez d’énergie.
Dernier conseil, utilisez la loi de Parkinson pour vous fixer des délais challengeant et efficace !
Selon cette loi : Plus on a temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps.
Autre dit, si vous avez 1 semaine pour rendre un rapport, vous n’allez pas vous mettre la pression, vous allez travailler par à coup et ainsi remplir tout le temps disponible.
Mais si vous vous donnez un objectif plus serré, vous allez trouver vous-mêmes les raccourcis pour terminer dans les délais.
Au lieu de pinailler sur des détails, vous irez droit vers l’essentiel.
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Solution #2 : La loi de Carlson pour limiter les interruptions
Maintenant que vous avez attaqué votre tâche n°1, vous devez aller au bout de celle-ci. C’est crucial pour vous motiver pour le reste de la journée.
En effet, selon la loi de Carlson : Un travail réalisé sans interruption prend moins de temps et d'énergie que s'il est réalisé en plusieurs fois.
Vous devez donc chasser les voleurs de temps pour vous permettre de travailler sans vous laisser perturber.
Nous sommes interrompus en moyenne toutes les 12 minutes, et il faut au moins 3 minutes pour retrouver le même niveau de concentration !
Les voleurs de temps sont nombreux. Vous devez apprendre à reconnaître ceux qui vous font perdre le plus de temps ! Voici les plus courants :
Le téléphone
Les collègues
Les réunions
Mal définir ses priorités
Le perfectionnisme
Le manque de rangement
Passez donc en mode avion, mettez un casque, fermez la porte de votre bureau si vous le pouvez, et prévenez vos collègues que vous commencez un travail qui nécessite toute votre attention.
Solution #3 : La loi d’Illich pour ne pas oublier de faire des pauses
Vous venez de créer le bon environnement pour travailler, celui qui limitera les interruptions.
Vous êtes donc très concentré sur votre tâche, et vous avancez à un bon rythme. Mais il arrive un moment (même sans voleurs de temps) où vous allez décrocher.
Car selon la loi d’Illich : Au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité humaine décroît voire devient négative.
Il existe une méthode très ludique et efficace pour alterner des moments de travail et de pause.
La méthode Pomodoro est une technique d’organisation qui vous aider à vous concentrer. Le principe est extrêmement simple. Prenez le chronomètre de votre téléphone et réglez-le sur 25 minutes.
L’idée est de vous concentrer sur une seule et unique tâche pendant 25 minutes.
Puis de faire une pause de 5 minutes.
Il ne sert donc à rien de vouloir supprimer vos pauses, et déjeuner devant votre ordinateur. Au bout de quelques jours à ce rythme, vous serez tellement fatigué que votre efficacité s’en ressentira.
Au bout du 4e cycle de travail de 25 minutes suivie de pause de 5 minutes, vous pourrez prendre une pause plus longue.
Solution #4 : Invoquez la loi de Taylor pour dire non!
Que faire si un collègue ou votre patron vous demande de réaliser un travail supplémentaire ?
Vous avez le droit de dire non, mais il faut l’argumenter.
La première astuce est de différer votre réponse si vous le pouvez. Cela vous donnera le temps de bien analyser la demande.
Vous devez expliquer les inconvénients si vous dites oui.
La première option, classique, est d’indiquer que vous vous êtes déjà engagé sur un autre dossier, et que si vous acceptez, vous ne pourrez plus tenir les délais.
Mais vous pouvez être beaucoup plus pertinent, en montrant à votre interlocuteur que ce n’est pas le bon timing pour réaliser la tâche qu’il vous demande.
En effet, selon la loi de Taylor : L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent.
Vous devez donc poser des questions pour savoir si votre interlocuteur dispose bien de tous les prérequis nécessaires à l’exécution de la tâche qu’il demande.
Sans doute vous allez avoir besoin d’un document sur lequel vous appuyer pour réaliser ce travail. Si celui-ci n’a pas encore été réalisé, vous devrez faire des hypothèses.
Il est donc plus que probable que votre travail sera imprécis, et que vous deviez revenir dessus plus tard.
En soulignant ce point, à la fois vous vous donnez plus de temps pour réaliser cette tâche (en attendant la réalisation des prérequis), mais vous montrez votre intérêt pour le travail bien fait et rapidement.
solution #5 : Utilisez la loi de kotter pour déléguer et former
Que faire de toutes les tâches secondaires que vous aviez notées ?
Elles pourraient parfaitement être réalisées par un stagiaire, ou quelqu’un de votre équipe si vous en avez une.
Mais vous avez toujours peur de perdre du temps, et que le travail ne soit pas fait comme vous l’aurez fait.
Je vous arrête tout de suite. Oui le travail sera différent. Chaque individu est différent!
De plus, imaginons que vous êtes dans l’entreprise depuis 5 ans. Vous êtes donc en train de comparer une personne expérimentée, à une personne qui est encore à l’école!
Est-ce bien logique ? Sûrement pas.
Donc, comparer son travail au vôtre quand vous avez débuté. Vous verrez qu’il s’en sortira aussi bien que vous à vos débuts.
C’est à ce moment que la loi de Kotter rentre en jeu : Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats.
Pour former au mieux la personne qui vous aidera, découpez le travail à faire en plusieurs étapes. Vous seul avez le recul pour faire ce travail.
Ainsi, votre collaborateur ne se découragea pas et avancera pas à pas. Dès qu'une étape est franchie, félicitez-le : cela le motivera pour avancer sur la prochaine étape.
Sur le long terme, le temps passé avec cette personne se transformera en bénéfices nets. Votre collaborateur sera formé selon vos méthodes de travail.
N’hésitez donc pas un instant à déléguer!
Conclusion
Tous ces éléments de gestion du temps mis bout à bout peuvent vraiment faire la différence entre une journée productive ou non.
Voici le résumé des points importants :
Votre to-do liste de la journée doit toujours comporter vos 3 tâches les plus importantes.
Utilisez la loi de Parkinson pour vous challenger avec des délais plus courts
Utilisez la méthode Pomodoro pour vous concentrer sur une tâche à la fois (loi de Carlson)
Utilisez la loi d’Illich et faites des pauses
N’ayez plus peur de dire non en invoquant la loi de Taylor
Déléguez en utilisant la loi en Kotter. Sur le long terme, ce sera payant.
Si vous souhaitez en apprendre plus sur ces différentes lois de gestion du temps, et voir comment vous pouvez en tirer profit pour être plus productif, jetez un coup d’œil à la formation Maitriser et optimiser son temps de Matthieu Desroches.
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Stéphane est cadre dans le BTP et auteur du blog JournéeProductive.fr. Il partage sur son blog ses meilleurs conseils et méthodes de productivité. Cliquez ici pour télécharger gratuitement son plan d’action en 5 étapes pour booster sa productivité.
