Bien gérer son temps… Voilà un bon défi!

Pas pour rien qu’en France, la gestion du temps fait partie des « soft skills » les plus recherchés en milieu professionnel.

On cherche tous des moyens pour être plus organisés, gagner du temps, et plus à notre affaire.

Et de la même manière qu’il existe des centaines de stratégies pour améliorer sa gestion du temps, il existe également des erreurs fréquentes que l’on fait presque tous…

Voici 5 erreurs de débutant en gestion du temps qu’il faut éviter à tout prix (pour s’améliorer).

Erreur #1 : Gérer son temps sans connaître ses priorités

L’erreur la plus fréquente (et la plus coûteuse) en gestion du temps se situe au niveau de la gestion des priorités.

Plusieurs personnes ne connaissent pas leurs priorités, ont la difficulté à les définir, ou ne se sont jamais arrêtées pour y réfléchir.

Elles n’ont pas d’objectifs clairs, n’ont pas identifié leurs activités à haute valeur-ajoutée et ont la difficulté à faire les bons choix d’activités au quotidien à cause de cela.

Elles se retrouvent alors à…

• Passer d’un projet à l’autre sans ne jamais les finir

• Être investies dans plusieurs projets/domaines différents

• Faire des choses qu’elles ne devraient pas faire

• Être surchargées

• Être frustrées parce qu’elles n’arrivent pas à faire tout ce qu’elles voudraient

• Etc.

Établir ses priorités est la base pour bien gérer son temps.

Gérer son temps, c’est d’abord et avant tout gérer ses priorités.

Les priorités nous disent quoi faire et ne pas faire.

Elles nous révèlent les activités les plus pressantes que nous devrions effectuer, et celles que nous devrions volontairement reporter.

Tout le concept de la gestion du temps repose sur les priorités.

Gérer son temps, c’est s’organiser pour consacrer un maximum de temps à nos priorités, et le moins possible sur les autres activités moins importantes/prioritaires.

Or, si on ne connaît pas nos priorités, comment peut-on s’organiser pour y consacrer un maximum de temps?

Quelqu’un qui essaye de gérer son temps, sans avoir au préalable établi ses priorités, risque d’aller dans tous les sens et de ne jamais réussir à terminer ses projets.

Si vous souhaitez maitriser votre temps, il faut donc que vous commenciez par établir clairement vos priorités.

• Quelle est votre vision pour votre vie ou votre carrière?

• Quels sont vos objectifs à court terme?

• Quels sont les gros projets que vous devez terminer?

• Quelles sont vos tâches à haute valeur-ajoutée?

• Qu’est-ce qui est plus important/urgent au quotidien?

Voici un article qui donne quelques pistes intéressantes pour faire l’exercice de définir vos priorités.

Et sinon, sachez que j’ai un module complet d’environ 2h sur le sujet dans ma formation Maitriser et optimiser son temps.

Erreur #2 : Une mauvaise utilisation de l'agenda et des listes de tâches

Une autre erreur fréquente que je vois chez les gens qui viennent me voir pour des conseils en gestion du temps, c’est de ne pas utiliser d’agenda ni de liste de tâches. Ou encore, de ne pas les utiliser à leur plein potentiel.

Tout le monde sait ce qu’est un agenda et une liste de tâches. Là n’est pas le problème.

Mais peu les utilisent correctement.

J’ai fait un sondage il y a quelques années auprès des gens de mon réseau pour savoir s’ils utilisaient un agenda pour organiser leur temps.

La réponse a été surprenante : presque tous avaient un agenda, mais peu l’utilisaient comme un véritable outil de gestion du temps.

La plupart utilisaient leur agenda pour écrire leurs rendez-vous et réunions, mais sans plus. Or, un agenda sert à bien plus que cela!

Et c’est la même chose avec les listes de tâches…

Presque tout le monde a déjà essayé les todo lists, que ce soit en écrivant des tâches sur un bout de papier, un post-it ou une application plus sophistiquée.

Mais peu ont un réel système pour organiser et prioriser leur charge de travail avec leur todo list.

C’est une erreur que je vois TRÈS souvent.

Alors je présume que c’est peut-être aussi votre cas si vous lisez cet article…

Mais vous devez savoir que l’agenda et la liste de tâches sont des outils de gestion du temps indispensables.

L’agenda sert à…

• Établir votre emploi du temps

• Gérer vos priorités

• Planifier vos activités

• Gérer vos rendez-vous

Alors que la todo list sert à…

• Externaliser votre charge de travail pour ne rien oublier

• Prioriser vos tâches quotidiennes (qu’est-ce qui est le plus important parmi tout ce que j’ai à faire)

• Vous libérer l’esprit et voir plus clair par rapport à votre travail

Essayer de gérer votre temps sans maitriser ces 2 outils, revient à essayer de gérer son argent sans budget ni calculatrice…

Si vous savez que vous n’utilisez pas ces deux outils à leur plein potentiel, alors je vous conseille d’y remédier.

Autrement, ce sera une faille dans votre organisation.

Envie d’apprendre à mieux gérer votre temps et vos priorités?

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Erreur #3 : Ne pas planifier son emploi du temps

L’autre grosse erreur à ne pas faire, c’est de négliger la planification de son emploi du temps.

Si vous ne planifiez pas vos journées, vous risquez d’être à la merci des circonstances extérieures et de passer vos journées à gérer des imprévus.

Ou pire: à faire les tâches que les autres vous demandent de faire (plutôt que les vôtres).

Même si elle ne règle pas tous les problèmes, la planification vous permet d’anticiper les imprévus (plutôt que de les subir), et de faire passer VOTRE travail en premier, avant celui des autres.

Malheureusement, quand je discute avec les gens sur le sujet, je suis toujours surpris de voir à quel point PEU de gens planifient correctement leur temps!

En général, je constate qu’il y a deux extrêmes : (1) ceux qui planifient trop et (2) ceux qui ne planifient rien.

Ceux qui planifient trop ont tort, puisque vous savez comme moi qu’il est impossible d’avoir le contrôle à 100% sur les événements de la vie.

Les urgences et les imprévus font partie de la vie, et on ne peut pas tout planifier comme on le voudrait.

Ceux qui se font un planning trop rigide se retrouvent souvent à être frustrés de ne pas avoir pu respecter le plan.

Ça prend évidemment un équilibre, et un planning réaliste qui tient compte des imprévus.

Quant à ceux qui ne planifient rien, ils sont selon moi encore plus dans l’erreur.

Parce que ne pas planifier revient à laisser au hasard (ou aux autres), la manière dont on souhaite utiliser notre ressource la plus précieuse : le temps.

Réfléchissez un instant…

Le temps est très semblable à l’argent, n’est-ce pas?

Et en général, que fait-on pour bien gérer notre argent? On essaye de la répartir de la meilleure façon possible en faisant un budget. Vous êtes d’accord?

Alors, étant donné que le temps est encore plus précieux que l’argent, pourquoi ne fait-on pas la même chose avec le temps?

Pourquoi ne faisons-nous pas un plan pour le répartir de la meilleure façon possible?

Planifier son temps, c’est exactement la même chose que budgétiser son argent.

C’est un exercice dans lequel on réfléchit à l’utilisation optimale de la ressource en question (le temps ou l’argent).

Et de la même manière qu’on devrait tous se faire un budget pour gérer notre argent, on devrait tous se faire un planning pour gérer notre temps.

La planification est ce qui permet d’allouer son temps aux bonnes choses (les priorités).

C’est aussi ce qui permet d’anticiper les imprévus et d’agencer son emploi du temps de la meilleure façon possible pour être le plus productif.

Si vous n’avez pas l’habitude de planifier, vous devriez absolument vous y mettre.

Négligez cette discipline, c’est négliger votre ressource la plus précieuse…

Voici un article sur la planification qui va vous montrer par où commencer.

Sinon, vous pouvez rejoindre mon programme Maitriser et optimiser son temps et découvrir TOUTES mes stratégies avancées de planification, en plus d’avoir un aperçu de comment je les applique au quotidien.

👉 À LIRE AUSSI: Comment planifier sa journée pour un maximum d’efficacité | Comment gérer son temps et ses priorités (le guide ultime)

Erreur #4 : La procrastination et le manque d’exécution

L’erreur la plus douloureuse est certainement celle-ci : procrastiner et ne pas réussir à exécuter son planning.

Quoi de plus frustrant que d’avoir pris le temps de planifier son emploi du temps, pour ne finalement pas faire ce que l’on avait dit que l’on ferait…

C’est une triste réalité que je vois fréquemment.

Beaucoup de gens essayent de se faire un planning, mais très peu réussissent à le respecter.

Ce n’est pas parce qu’ils ne sont pas bons…

C’est parce que notre quotidien est très exigeant et qu’ils n’ont pas appris à se focaliser.

Vous l’avez-vous sans doute remarqué : chaque fois qu’on essaye de se concentrer sur notre plan, tout cherche à nous en éloigner :

• Les appels entrants

• Les courriels

• Les demandes urgentes des autres

• Les distractions

• Etc.

C’est une véritable guerre qu’il faut mener contre la procrastination et les distractions!

Et à moins que vous ne décidiez de mener cette guerre intentionnellement, vous risquez de commettre cette erreur commune…

Pour être en mesure de maitriser votre temps, vous devez apprendre à vaincre la procrastination, éliminer les distractions, et vous concentrer profondément sur votre travail.

Pour apprendre à développer votre focus, voici un article qui va vous aider

Et pour découvrir plus de tactiques pour gagner cette guerre, venez jeter un œil à ma formation Maitriser et optimiser son temps. Il y a un module entier sur ce sujet avec beaucoup de conseils pratiques!

Erreur #5 : Surcharger son emploi du temps

Cette dernière erreur est probablement le mal de notre siècle.

Combien d’entre nous sommes surchargés, suroccupés et débordés, à un tel point où nous n’avons presque plus de temps libre pour faire les choses qui nous tiennent à cœur?

Toujours quelque chose à faire…

• Plusieurs rendez-vous/réunions par jour

• Des activités programmées le soir

• Un projet d’entreprise en plus d’un job à temps plein

• Du bénévolat dans une organisation

• Les activités des enfants le soir et les weekends

• Un 2e travail pour arrondir les fins de mois

• Des soirées prévues entre amis

• Etc.

On court sans cesse et on ne s’arrête jamais.

Comme un hamster dans une roue, on mène une course sans fin contre la montre, mais malheureusement, nous sommes certains de ne pas remporter la course.

Tout ce qui nous attend à la ligne d’arrivée, c’est de la fatigue, des frustrations et de l’épuisement.

Être maitre de son temps, c’est avoir du temps pour faire ce que l’on souhaite faire.

C’est être capable de marquer une pause pour profiter de la vie.

C’est avoir suffisamment de temps dans sa semaine pour s’adonner à son projet de vie ou sa passion.

Quelqu’un qui ne fait que courir d’une réunion à l’autre et d’une activité à l’autre n’est certainement pas en contrôle de son emploi du temps…

Au contraire, il réagit aux circonstances de la vie et est en quelque sorte esclave de son quotidien.

Il ne peut pas faire ce qu’il souhaiterait faire, mais il doit faire toutes les activités dans lesquelles il s’est engagé.

Quelqu’un a dit : « La gestion du temps consiste à vivre dans l'instant présent plutôt que de se précipiter d'une tâche à l'autre et de vérifier mille et une choses. Il s’agit de consacrer du temps pour nous, pour ne pas surcharger notre journée, et nous permettre ainsi d'avoir du plaisir à travailler ».

C’est très bien dit…

Le but de la vie n’est pas courir partout et d’avoir un programme trop chargé.

Mais plutôt de prendre plaisir à ses activités et d’avoir le temps de faire ce que l’on souhaite vraiment faire (passer du temps en famille, lire, travailler sur un projet passionnant, créer, etc.).

Quelle est donc la clé pour solutionner ce problème de surcharge et avoir du temps pour soi?

Réduire son programme!

• Éliminer les activités non-essentielles

• Dire « non » plus souvent

• Se retirer de certaines choses

• Faire moins

• Lever le pied et apprendre à s’arrêter

• Faire du repos une priorité

• Trouver du temps pour ce qui nous tient à cœur

• Etc.

Voici un excellent article qui va vous aider à libérer du temps personnel.

Conclusion

Nous voilà à la fin de cet article.

J’espère qu’il ne vous a pas trop « rentrer dedans »?

Je sais qu’il n’est jamais facile de lire des articles de ce genre, puisque ça met en lumière nos manquements et/ou nos erreurs.

Mais la BONNE NOUVELLE, c’est qu’en prenant conscience de vos mauvais penchants, vous pouvez décider d’agir aujourd’hui et reprendre les choses en main.

Deux options s’offrent à vous :

1. Prendre les choses en main, seul de votre côté, et essayer d’éviter ces 5 erreurs fréquentes par vous-mêmes.
   

2. Rejoindre mon programme Maitriser et optimiser son temps, et me laissez vous accompagner afin de changer ces habitudes, mettre en place de nouvelles, et enfin reprendre le contrôle de votre temps.

La balle est dans votre camp.

Peu importe l’option que vous choisissez, rappelez-vous que pour bien gérer votre temps, vous devez :

• Connaître vos priorités

• Maitriser votre agenda et votre liste de tâches

• Planifier et organiser votre temps

• Être en mesure d’exécuter votre planning

• Avoir du temps pour vous et vos projets

C’est à vous de jouer!