Si vous doutez de l’efficacité d’une liste de tâches (todo list) et vous demandez à quoi ça sert et pourquoi en utiliser une, cet article est pour vous.
Je vais vous démontrer les 7 grands bénéfices des listes de tâches et vous prouver qu’il y a plus d’avantages à en utiliser une que le contraire.
Avant de commencer, il faut savoir qu’il y a toutes sortes d’opinions concernant l’utilisation des listes de tâches.
Certaines personnes disent qu’il faut arrêter d’utiliser ce type d’outil, alors que d’autres ne jurent que par celles-ci.
Ceux qui disent que l’on devrait arrêter d’utiliser des Todo list soutiennent leur point de vue en disant que :
C’est inutile d’utiliser une liste de tâches puisque 41% des tâches qui s’y trouvent ne seront jamais accomplies de toute façon.
Ça prend plus de temps à écrire et gérer sa liste qu’à accomplir des tâches réelles.
C’est écrasant de voir la charge de travail que l’on a à faire en permanence.
C’est inutile de tenir une liste de tâches puisqu’on ne respecte jamais notre planning de toute façon.
Ce n’est pas nécessaire d’écrire ses tâches puisque l’on arrive généralement à retenir ses tâches en mémoire.
Or, malgré les critiques que l’on peut faire sur les Todo list, je continue de croire qu’il s’agit d’un outil indispensable pour gérer sa vie et ses priorités.
Je crois que ceux qui s’opposent à ce type d’outil ont probablement eu une mauvaise expérience ou n’ont tout simplement jamais appris à utiliser cet outil correctement. Ces gens gagneraient à découvrir La vraie façon d’écrire leurs tâches sur une Todo list et à l’utiliser conjointement avec leur agenda pour gérer leur temps.
Ceci étant dit, voici les 7 grands bénéfices des listes de tâches (To do list).
1. Libère l’esprit et réduit le stress
Le premier bénéfice extraordinaire des listes de tâches est que cela permet de se libérer l’esprit et de réduire son niveau de stress.
Avez-vous déjà essayé de tout garder vos obligations en mémoire, particulièrement dans une période chargée?
Je me rappelle l’époque où j’étais étudiant en comptabilité et que je n’avais pas encore développé l’habitude d’utiliser une liste de tâches.
Quand la période des examens approchait, je me souviens à quel point je me sentais stressé et écrasé par la charge de travail qui se pointait à l’horizon. J’avais l’impression d’avoir trop de choses à faire et pas suffisamment de temps pour le faire.
Cela me tiraillait l’esprit constamment et je me sentais particulièrement stressé.
Or, dans ces périodes, mon réflexe naturel pour surmonter ces préoccupations était toujours de prendre un bout de papier et d’écrire tout ce que j’avais à faire ainsi que la date d’échéance.
Cela me permettait de me sentir plus libre, moins stressé, et surtout, de savoir par où commencer.
Cela n’est qu’un exemple personnel qui prouve que le fait d’externaliser les choses que l’on doit faire contribue à réduire le stress et l’anxiété, mais cela est également prouvé par des études plus avancées.
En effet, selon une étude menée par les professeurs Baumeister et Masicampo à la Wake Forest University, le fait d’écrire ses tâches et de faire un plan pour les accomplir libère réellement de l’anxiété.
Si vous avez l’habitude de tout garder vos choses en mémoire et de ne pas écrire ce que vous avez à faire, vous ne devez pas avoir l’esprit totalement tranquille.
Que vous en soyez conscient ou non, vous devez constamment être en train d’essayer de visualiser ce que vous avez à faire mentalement, ce qui encombre votre esprit et contribue à créer du stress en vous.
C’était justement le cas pour moi lorsque j’essayais de retenir de tout ce que j’avais à faire pour ma fin de session à l’université.
En externalisant vos tâches sur une Todo list (papier ou électronique), vous libérerez votre esprit de tout ce qu’il essaie de garder en mémoire et vous ferez de la place pour de nouvelles idées et pensées.
De plus, vous ferez un pas important vers la tranquillité d’esprit et pourrez désormais être pleinement présent sur l’activité que vous êtes en train de pratiquer sans devoir vous rappeler ce que vous avez à faire ensuite.
Vous serez beaucoup moins stressés et préoccupés si toutes vos choses à faire se trouvent sur une liste plutôt que dans votre tête. Cela est prouvé par les études et par mon expérience personnelle.
2. Aide à mémoriser
Toujours en lien avec le fait de se libérer l’esprit, le deuxième grand bénéfice des listes de tâches est que ça aide à mémoriser.
Au cas où vous ne le sauriez pas, personne n’est capable de se souvenir de tout ce qu’il doit faire.
En moyenne, la mémoire à court terme des gens ne peut que retenir 7 pièces d’informations à la fois pour environ 30 secondes.
Cela veut donc dire que si vous avez plus de 7 tâches que vous essayez de garder en mémoire, vous êtes pratiquement certain d’en oublier une à un moment ou un autre.
Mais heureusement, les listes de tâches sont comme une mémoire externe qui nous permet d’externaliser tout ce que l’on doit faire dans le but de ne rien oublier et de libérer notre mémoire de cette lourde charge.
Plutôt que de vous fier à votre propre mémoire pour essayer de vous rappeler ce que vous avez à faire, vous avez la possibilité de déléguer gratuitement cette tâche à votre Todo list.
Pourquoi ne pas en profiter?
Je me rappelle qu’avant d’utiliser une liste de tâches, j’avais parfois des moments de clarté soudain où je me rappelais de tout ce que j’avais à faire. Par exemple, je pouvais être en voiture et me rappeler soudainement qu’il fallait que:
J’appelle Simon pour son anniversaire
Je fasse le paiement de mon compte de téléphone
Je renouvèle mon permis de conduire
J’envoie un compte-rendu à mon patron
Etc.
Or, puisque je n’avais pas d’outil pour écrire mes tâches, j’essayais de tout mémoriser cela en me le répétant sans cesse dans ma tête, mais je finissais toujours par oublier 1 ou 2 choses à faire.
Sans une Todo list, vous êtes pratiquement certain d’oublier quelque chose un jour ou l’autre. Vous risquez de louper une date d’échéance, d’oublier de faire un suivi important ou de compléter une tâche significative.
À l’inverse, si vous écrivez vos obligations sur une liste de tâches et que vous avez le réflexe de vous y référer régulièrement, je vous garantis que vous n’oublierez plus jamais rien. Contrairement à vous, votre liste de tâches ne peut rien oublier, surtout si vous programmez un rappel automatique sur celle-ci.
3. Procure un sentiment d’accomplissement et de progrès
L’une des choses que les gens qui utilisent des Todo list disent souvent, c’est que leur liste de tâches leur donne l’impression de progresser sur le travail qu’ils doivent accomplir.
Le troisième bénéfice des listes de tâches est donc que cela procure un sentiment d’accomplissement et de progrès.
Comme on dit en anglais : « People loves to check things off ».
“Le fait de cocher ses tâches permet de voir la quantité de travail qui a été accompli et de garder la motivation et le focus pour continuer de progresser sur ce qu’il reste à faire”
Le fait de cocher systématiquement une tâche après l’autre au cours d’une journée donne effectivement un sentiment d’accomplissement.
Cela permet de voir de nos yeux la quantité de travail qui a été accompli et de garder la motivation et le focus pour continuer de progresser sur ce qu’il reste à faire.
D’ailleurs, il y a même une nouvelle tendance qui commence à émerger dans le milieu de la productivité, celle de tenir une « Done list ».
Le concept est simple : il suffit de garder une trace visible de tout ce qui a été accompli dans la journée pour y trouver un sens de satisfaction. Alors que la « Todo list » indique ce qu’il faut faire, la « Done list » indique ce qui a été fait.
Craig Jarrow, un des partisans de cette méthode dit : « Do a Done-list… because it just feels good ». En d’autres mots, écris ce que tu as accompli parce que cela te faire sentir bien.
Il est vrai qu’il est agréable de voir ce qu’on accomplit dans la journée. Je trouve particulièrement plaisant le fait d’entamer ma journée avec disons 5 à 7 tâches à faire, puis d’arriver à la fin de la journée avec la satisfaction de les avoir complétées.
Bref, le fait de travailler à partir d’une liste de tâches contribuera à augmenter votre motivation en vous procurant un sentiment de progrès.
Faites toutefois attention à ne remplir votre liste avec des tâches peu importantes (busy things), mais bien avec des activités à valeur ajoutée qui vous font réellement progresser.
Besoin d’aide pour organiser vos tâches?
Jetez un coup d’oeil à ma formation en ligne Maitriser et optimiser son temps. J’y partage ma méthode complète pour gérer mes priorités, mes tâches et ma charge de travail.
4. Facilite la gestion des priorités
L’un des plus grands bénéfices des listes de tâches est que cela facilite la gestion des priorités. En effet, il est toujours plus facile de gérer ses priorités à partir d’une liste qu’à partir de notre mémoire.
Par exemple, disons que votre Todo list contient les éléments suivants :
Appeler Bob
Envoyer rapport de 2017
Écrire article
Compiler données
Vous êtes d’accord avec moi pour dire qu’il est relativement simple de définir un ordre de priorité à partir de cette liste. Nous pourrions, par exemple, prioriser la liste comme suit :
Écrire article
Envoyer rapport de 2017
Compiler données
Appeler Bob
Or, si vous aviez les mêmes choses à faire et que vous ne les aviez pas écrits sur une liste, cela ressemblerait plutôt à cela :
Appeler Bob (oublie)
Envoyer rapport de 2017
Écrire article
Compiler données (oublie)
Dans ce cas, vous risquez assurément de louper certains trucs comme « appeler Bob », et donc, vous n’aurez pas une vue complète de tout ce que vous devez réellement accomplir devant vos yeux.
De plus, vous allez probablement y aller selon votre « feeling » et faire ce qui vous semble le plus important, sans nécessairement avoir déterminé intentionnellement vos priorités à partir d’une liste de tâches.
Aussi, en n’ayant pas de liste, vous risquez d’être moins « focus » sur les réelles priorités que vous avez identifiées, et d’entamer toutes sortes de choses qui se présentent à vous au cours d’une journée, par exemple, votre collègue qui vous demande de faire quelque chose qui aurait pu attendre au lendemain.
Si vous n’utilisez pas de liste de tâches et retenez toutes vos obligations dans votre tête actuellement, je serais prêt à parier que vous avez parfois de la difficulté avec la gestion de vos priorités.
En tenant une liste de tout ce que vous avez à faire, vous aurez beaucoup plus de clarté par rapport à ce que vous devez accomplir et cela vous aidera à identifier vos priorités réelles.
5. Aide à passer à l’action
Le cinquième bénéfice des listes de tâches est que celles-ci aident à passer à l’action plus facilement.
Combien de fois avez-vous dit des choses comme : « il faudrait bien que j’appelle telle personne pour prendre de ses nouvelles », ou encore, « Il faudrait bien que je me décide à envoyer tel document », sans ne jamais passer à l’action?
Ce genre d’éléments que j’appelle les « il faudrait », sont destinés à ne jamais être réalisés pour la simple raison que vous vous contentez de dire qu’il faudrait que vous le fassiez, sans ne jamais prendre la décision intentionnelle de l’écrire et de passer à l’action.
Tant et aussi longtemps que vous vous contenterez de dire : « il faudrait que je fasse ceci » et que vous ne l’écrirez pas sur une liste de tâches, vous ne le ferez pas.
Pour qu’une chose soit faite vous avez toujours deux choix : (1) le faire immédiatement ou (2) l’écrire sur une liste de tâches pour le faire plus tard. En dehors de cela, je sais par expérience que vous vous redirez sans cesse « il faudrait que je le fasse » sans ne jamais rien faire.
Le fait d’avoir une liste de tâches aide donc à passer à l’action puisqu’en général, lorsque vous écrivez que vous allez faire quelque chose, vous avez plus de probabilité de le réaliser.
Ainsi, plutôt que de dire : « il faudrait bien que j’appelle telle personne pour prendre de ses nouvelles », écrivez plutôt : « Appeler telle personne pour prendre de ses nouvelles » sur votre liste de tâches.
Cela vous aidera à passer à l’action.
6. Permet de réaliser ses objectifs plus facilement
Le sixième bénéfice des Todo list est que celles-ci nous aident à réaliser nos objectifs plus facilement.
Comme vous le savez probablement déjà, un objectif (tout comme un projet) est un résultat à atteindre nécessitant plusieurs actions indépendantes (tâches).
En d’autres mots, après avoir complété un ensemble d’actions (tâches), vous atteignez le résultat ou l’objectif voulu.
Le problème avec les objectifs, c’est qu’on se contente en début d’année d’écrire sur un bout de papier ou un document quelque chose du genre: « Obtenir une promotion au travail d’ici le 30 juin », sans nécessairement pousser l’exercice plus loin. On ne prend pas nécessairement la peine de décortiquer l’objectif en tâches réalisable.
“La clé pour parvenir à réaliser ses objectifs est de décortiquer l’objectif en tâches et de passer à l’action quotidiennement pour réaliser les tâches qui contribuent à la réalisation de l’objectif”
Or, la clé pour parvenir à réaliser ses objectifs est de décortiquer l’objectif en tâches et de passer à l’action quotidiennement pour réaliser les tâches qui contribuent à la réalisation de l’objectif.
Pour poursuivre avec l’exemple précédent, disons que l’objectif est d’obtenir une promotion au travail d’ici le 30 juin. Pour faciliter la réalisation de cet objectif, il faudrait le décortiquer en tâches réalisables comme :
M’inscrire à un cours d’anglais pour avoir le niveau requis
Faire du temps supplémentaire mercredi soir pour assister le patron
Soumettre une liste d’améliorations à mon patron
etc.
Ainsi plutôt que d’avoir un objectif flou comme « obtenir une promotion au travail d’ici le 30 juin », nous avons désormais une liste d’actions à prendre pour parvenir à atteindre l’objectif, et le meilleur endroit pour noter toutes ces actions n’est nul autre que votre liste de tâches.
Si vous décortiquez vos objectifs en tâches, que vous notez ces tâches sur votre Todo list et que vous passez à l’action quotidiennement, vous aurez beaucoup plus de facilité à réaliser vos objectifs. Votre liste de tâches vous permettra alors de progresser plus facilement vers la réalisation de vos objectifs.
7. Complémente votre agenda
Comme je l’ai déjà mentionné dans l’article Comment organiser et planifier sa journée pour un maximum d’efficacité, l’agenda et la liste de tâches se complémentent parfaitement alors que chacun a une fonction bien précise.
L’agenda vous dit la quantité de temps que vous avez pour accomplir des tâches, alors que la Todo list vous indique concrètement les tâches que vous avez à faire dans le temps disponible.
Les deux outils forment un duo parfait pour gérer votre temps et vos priorités et l’un ne va pas sans l’autre.
Si vous avez seulement un agenda et pas de liste de tâches, vous risquez d’écrire vos tâches sur votre agenda, ce qui n’est pas optimal comme je l’explique dans l’article 4 astuces pour mieux utiliser votre agenda.
Si vous avez seulement une liste de tâches et pas d’agenda, vous risquez d’avoir de la difficulté à gérer votre emploi du temps.
Bref, l’un des grands bénéfices des listes de tâches est que cela vient complémenter parfaitement votre agenda.
Sur votre agenda, vous inscrivez vos rendez-vous, mémos et blocs de temps.
Et sur votre liste de tâches, vous inscrivez vos différentes tâches qui doivent être faites au cours d’une journée, mais pas nécessairement dans une plage horaire spécifique.
Cela vous fournit un système puissant de gestion du temps et des priorités.
Conclusion
Si vous doutiez de l’efficacité d’une liste de tâches, j’espère que ces 7 grands bénéfices vous ont convaincu de commencer ou de continuer d’en utiliser une.
Si vous n’utilisez pas encore de liste de tâches, qu’attendez-vous? Vous passez à côté de ces 7 grands bénéfices qui contribuent à vous rendre plus productif.
Lorsque vous serez résolu à utiliser une Todo list, prenez le temps d’apprendre comment l’utiliser efficacement. Pour cela, lisez également mon article La vraie façon d’écrire vos tâches sur une Todo list ou encore, 3 habitudes essentielles pour réussir avec les listes de tâches.
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