Comment trouver le temps d'entretenir ses relations importantes quand on est occupé

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Entretenir de bonnes relations personnelles et professionnelles demande du temps et de l’énergie.

Si on ne le fait pas, nos relations risquent de flétrir comme une plante que l'on n'a pas arrosée pendant plusieurs jours...

Par contre, le défi c'est de trouver le temps nécessaire pour entretenir nos relations au milieu d'un horaire et d'un mode de vie hyper chargé. Surtout, quand en plus, on est une personne orientée sur la tâche et non sur les gens.

Il est si facile d'être absorbé par le travail, les ambitions ainsi que les activités quotidiennes au point de négliger nos relations importantes comme la famille, les vieux amis, les partenaires d’affaires, les collègues de travail, les employés, etc.

Absorbés par nos activités quotidiennes, on est absent lors des moments importants de la vie de nos proches, on ne prend pas suffisamment de nouvelles et on laisse la distance se créer plutôt que de bâtir une relation positive et inspirante.

Pour remédier à la situation, je viens de développer une méthode qui m'aide à être plus intentionnel pour cultiver et développer de bonnes relations tant au niveau personnel que professionnel.

Il s’agit d’une méthode très pratique pour réussir à entretenir nos relations importantes même quand nous sommes hyper occupés et que nous n’avons pas beaucoup de temps.

Si comme moi, vous aimeriez investir plus de temps et d’énergie dans certaines de vos relations, mais que vous vous sentez pris par votre emploi du temps et vos responsabilités, cet article va vous aider énormément.

Ce que j’entends par « relations importantes »

Avant de commencer, je tiens à préciser ma définition de « relations importantes ».

Ici je ne parle pas uniquement des relations de proximité comme celle avec votre conjoint, votre enfant, vos parents ou votre meilleur ami, même si cela peut aussi s’appliquer.

Je parle plutôt d’investir dans toute forme de relation qui pourrait avoir un impact positif dans votre vie, dans la vie de l’autre personne, dans vos affaires ou dans votre carrière si vous y investissez plus de temps et d’énergie.

C’est le cas, par exemple, de votre relation avec

  • Un jeune ayant un grand potentiel et que vous aimeriez mentorer.
  • Un employé qui fait un travail exceptionnel depuis longtemps et que vous aimeriez encourager.
  • Un fournisseur qui offre un service hors pair et que voulez remercier.
  • Un acteur important dans votre domaine avec qui vous aimeriez développer une relation d’affaires.
  • Un vieil ami dont vous n’avez pas parlé depuis longtemps.
  • Un bénévole qui se démarque dans votre organisation.  
  • Etc.

Ceci étant dit, voici ma méthode pour entretenir ce genre de relations.

1. Être intentionnel

Il n’y a pas de secret, la clé pour réussir à entretenir ses relations importantes est l’intentionnalité. Si vous n’êtes pas intentionnel dans votre désir d’investir dans vos relations importantes, le reste de la méthode ne vous servira à rien puisque vous ne le ferez pas de bon cœur.

Pour réussir à entretenir vos relations importantes, vous devez premièrement saisir l’importance d’investir dans celles-ci et prendre l’engagement de mettre le temps et l’énergie nécessaire jusqu’à cela porte du fruit.

Il doit y avoir une prise de conscience de votre part et un changement de mentalité pour que vous en preniez la pleine responsabilité.

J’entends souvent des gens dire : « puisque cette personne ne prend jamais de mes nouvelles et ne s’investit pas plus dans la relation, alors je ne ferais aucun effort ». Cela est un raisonnement égoïste et vous ne devriez pas voir les choses de cette manière. Peut-être que l’autre personne est juste autant débordée que vous et n’est pas plus intentionnelle dans son désir d’investir dans ses relations importantes…

À partir de maintenant, dites-vous que vous êtes responsable d’entretenir vos relations avec vos amis, vos collègues de travail, vos partenaires d’affaires, vos bénévoles et toutes autres relations, et si vous ne le faites pas, vos relations risquent de flétrir comme une plante que l'on a pas arrosée pendant plusieurs jours. 

Prenez la décision aujourd’hui d’être intentionnel pour cultiver vos relations importantes, même si l’autre personne ne le fait pas.

2. Écrire une liste de relations importantes à cultiver

Maintenant que vous avez décidé d’être intentionnel avec vos relations, les choses concrètes peuvent commencer.

Prenez de quoi écrire comme un cahier de notes, un bout de papier ou une application de prise de notes et dresser la liste de TOUTES les relations importantes que vous souhaitez cultiver dans votre vie.

Qu’il s’agisse de relations personnelles ou professionnelles, faites simplement écrire toutes les relations dans lesquelles vous souhaitez mettre plus d’énergie. Voici des exemples de catégories de relations :

  • Famille rapprochée et éloignée
  • Amis
  • Collègues de travail
  • Employés
  • Relations d'affaires
  • Bénévoles
  • Influenceurs dans votre domaine
  • Etc.

Votre liste devrait ressembler à cela :

Maintenant, assurez-vous de conserver votre liste dans un endroit visible pour y avoir accès facilement. J’ai personnellement créé une note dans Evernote que j’ai épinglée dans ma barre de raccourcis afin d’y avoir accès rapidement.

« Pourquoi créer une telle liste », me direz-vous? Tout simplement pour identifier de façon intentionnelle les relations des lesquelles vous souhaitez investir plus de temps et d’énergie.

Une ayant une liste de personnes devant les yeux, vous serez plus facilement en mesure d’identifier quelle relation a besoin de votre énergie dans le moment comme nous le verrons à la prochaine étape.


Créez votre liste de relations importantes aujourd'hui

Pour vous aider à appliquer cette méthode, je vous ai préparé une liste de relations importantes prête à imprimer. Vous n'avez qu'à la télécharger, l'imprimer et indiquer les relations importantes que vous souhaitez entretenir. 


3. Noter les événements importants à votre agenda

Maintenant que vous avez votre liste de relations importantes devant les yeux, commencez à rassembler de l’information importante concernant vos relations.

Cherchez à identifier les événements significatifs dans la vie des gens comme:

  • Date d’anniversaire
  • Naissance d’un enfant
  • Obtention d’un diplôme
  • Succès professionnel (ou personnel)
  • Xe année de service
  • Départ à la retraite
  • Nouvel emploi
  • Opportunité exceptionnelle
  • Mariage/Fiançailles
  • Anniversaire de mariage
  • Etc.

Prenez maintenant cette information que vous avez récoltée et ajoutez-la à votre agenda sous forme de mémo. Pour en savoir plus sur la définition d’un mémo et comment le programmer à votre agenda électronique, consultez mon article Ce que vous devriez mettre dans votre agenda.

Votre agenda devrait contenir toutes sortes de mémos du genre :

Cela vous aidera à ne jamais oublier les événements importants dans la vie de vos relations importantes et vous aidera à investir de l’énergie au bon moment.

  • Vous avez un mémo qui indique « Dernier jour Michel »? Prenez 5 minutes pour le contacter et le féliciter.
     
  • Un autre mémo indique que c’est l’anniversaire de Jérôme? Écrivez-lui un petit message pour sa fête.

4. Réserver des plages horaires pour passer du temps avec vos relations importantes

Ensuite, il faut pousser l’exercice plus loin et faire preuve d’une intentionnalité encore plus grande. Prenez votre agenda, et réservez une ou plusieurs plages horaires dans lesquelles vous allez vous rendre disponible pour passer du temps avec vos relations personnelles et professionnelles.

Vous pouvez définir des disponibilités :

  • Sur l’heure du midi
  • En finissant le travail de 5 à 7
  • Le jeudi soir
  • Le vendredi soir
  • Le weekend
  • Etc.

Cela peut être très simple. Vous pouvez définir, par exemple, que vous consacrerez vos mercredi et jeudi midi pour cultiver vos relations professionnelles. Ainsi, vous vous assurez d’être disponible chaque mercredi et jeudi midi pour manger avec quelqu’un ou entretenir une relation.

À quoi cela sert-il? À vous assurer d’avoir des disponibilités chaque semaine pour passer du temps avec les gens qui comptent à vos yeux, plutôt que de remplir votre planning avec toutes sortes d’autres activités.

De plus, en ayant des plages horaires attitrées pour rencontrer des gens, il sera beaucoup plus facile de planifier vos rencontres. Dès que quelqu’un vous demandera un rendez-vous ou que vous souhaiterez voir quelqu’un, vous pourrez lui proposer les plages horaires que vous avez réservées à cet effet.

5. Planifier un bloc intensif de 30 minutes chaque semaine

La dernière étape de ma méthode consiste à planifier un bloc intensif de 30 minutes par semaine pour investir dans vos relations importantes.

Cette dernière étape est probablement la plus importante puisque sans celle-ci, vous risquez d’avoir une belle liste de relations à cultiver ainsi qu’un agenda de mémos sans ne jamais passer à l’action… Ce n’est pas ce que l’on veut, n’est-ce pas?

Un principe de gestion du temps universel est celui-ci : Si on veut que quelque chose soit fait, il faut le mettre à l’agenda.

Peu importe de quelle activité il s’agit, il est absolument important de réserver une plage horaire entièrement dédiée à cette activité particulière si on veut réellement avoir le temps de s’y adonner.

Croyez par expérience, si on ne réserve pas une plage horaire pour cultiver nos relations importantes, on ne prendra jamais le temps de le faire et les multiples obligations et activités s’occuperont d’employer notre temps à autre chose que cela.

Prenez donc votre agenda et réservez un bloc de temps fixe d’une durée de 30 minutes pour investir dans vos relations importantes. Faites de ce bloc de temps un événement récurrent qui revient chaque semaine.

Pendant ce bloc de 30 minutes, vous allez faire deux choses : (a) planifier des rendez-vous dans vos plages horaires dédiées et (b) faire des suivis en rafale.

A. Planifier des rendez-vous dans vos plages horaires dédiées

Si vous avez déterminé que vous êtes disponible le mercredi et jeudi midi ainsi que le jeudi de 5 à 7 et le samedi de 18h à 21h, alors il ne vous reste plus qu’à consulter votre liste de relations importantes et à proposer des rendez-vous aux gens que vous voulez rencontrer.

  • Vous pouvez proposer à un collègue de travail, un employé, un fournisseur, un client potentiel ou  un ancien collègue de venir manger avec vous le mercredi ou le jeudi midi.
     
  • Si vous avez des relations à distance, vous pouvez même proposer des appels Skype ou FaceTime. Je fais souvent cela avec des relations professionnelles en Europe. Je leur propose un appel de 45-60 minutes via Skype durant lequel on prend des nouvelles, on s’encourage et on discute affaires.
     
  • Vous pouvez proposer à vos relations personnelles de venir manger à la maison le samedi soir

En d’autres mots, pendant une partie de votre bloc intensif de 30 minutes, vous planifiez des rencontres dans les plages horaires que vous avez identifiées à l’étape #4.

Ne vous sentez pas obligé de remplir toutes vos plages de disponibilités chaque semaine, mais essayez au moins de planifier 1 rencontre par semaine pour  cultiver l’une de vos relations importantes.

B. Faire des suivis en rafale

Après avoir planifié un ou plusieurs rendez-vous, utilisez le temps qu’il vous reste dans votre bloc de 30 minutes pour faire plusieurs suivis en rafale.

Prenez votre liste de relations importantes que vous avez faites à l’étape #1, éliminez les distractions et concentrez-vous uniquement à investir dans vos relations pendant le temps qu’il vous reste.

Vous pouvez, entre autres :

  • Envoyer un message texte
  • Passer un appel téléphonique
  • Envoyer un courriel
  • Aller voir quelqu’un en personne
  • Etc.

Profitez-en pour :

  • Encourager
  • Féliciter
  • Prendre des nouvelles
  • Donner un conseil
  • Donner une solution
  • Consoler
  • Faire une petite attention
  • Partager un témoignage
  • Donner des nouvelles
  • Etc.

Qu’il s’agisse de relations personnelles ou professionnelles, concentrez-vous à faire des suivis  ou à manifester des petites attentions aux gens qui ont de l’importance à vos yeux.

Faites une rotation parmi votre liste de personnes à suivre. Par exemple, si vous avez fait un suivi avec Simon la semaine dernière, vous ne voulez peut-être le contacter à nouveau cette semaine, mais plutôt dans quelques semaines. À vous de déterminer la fréquence des suivis que vous voulez faire dépendamment de la qualité de la relation que vous voulez entretenir.

Bref, à la fin de ce bloc de 30 minutes, vous aurez planifié quelques rendez-vous pour les jours à venir et manifesté toutes sortes de petites attention (message, appel, etc.) aux gens qui ont de l'importance pour vous. 

Conclusion

vous avez maintenant une méthode systématique pour réussir à entretenir vos relations personnelles et professionnelles en dépit de votre mode de vie hyper chargé.

Assurez-vous à partir d’aujourd’hui de :

  1. Être intentionnel pour investir dans vos relations
     
  2. Écrire une liste de relations importantes
     
  3. Mettre les événements spéciaux concernant les personnes que voulez suivre à votre agenda
     
  4. Réserver une ou plusieurs plages horaires pour passer du temps avec vos relations importantes
     
  5. Planifier un bloc intensif de 30 minutes chaque semaine pour prendre des rendez-vous et faire des suivis en rafale

Si vous appliquez cette méthode chaque semaine et de façon continue, cela deviendra une partie intégrante de votre routine et ce sera plus naturel.

De plus, imaginez l’impact positif que cela peut avoir sur la qualité de vos relations personnelles et professionnelles? En passant du temps chaque semaine avec vos les gens qui sont importants pour vous et en étant intentionnel à leur accorder toutes sortes de petites attentions, vous allez certainement améliorer la qualité de vos relations.

Rappelez-vous que la clé pour réussir à entretenir vos relations importantes est l’intentionnalité. Si vous n’êtes pas intentionnel pour identifier et cultiver vos relations les plus importantes, vous ne le ferez jamais…

Plutôt que de faire des suivis de façon aléatoire lorsque vous y pensez ou lorsqu’on vous reproche votre manque d’investissement, pourquoi ne pas être plus intentionnel et suivre cette méthode?


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Pour vous aider à appliquer cette méthode, je vous ai préparé une liste de relations importantes prête à imprimer. Vous n'avez qu'à la télécharger, l'imprimer et indiquer les relations importantes que vous souhaitez entretenir.