L’agenda est un outil de gestion du temps extraordinaire, mais ne fait pas automatiquement de vous une personne plus organisée qui gère bien son temps. Il faut que vous sachiez comment vous servir de votre agenda, autrement, celui-ci ne vous aidera nullement à gérer votre temps.

Maintenant que vous comprenez pourquoi vous avez besoin d’utiliser un agenda, que vous avez choisi le meilleur agenda papier ou électronique, et que vous savez quoi mettre dans votre agenda, nous regarderons à quelques astuces pour que vous puissiez utiliser votre agenda plus efficacement.

Je vais vous présenter entre autres, 4 astuces pour mieux utiliser votre agenda au quotidien.

1. Avoir un seul agenda

L’une des erreurs assez fréquentes que les gens font est d’éparpiller leurs obligations sur plusieurs agendas différents. Sans même s’en rendre compte, certaines personnes écrivent leurs obligations sur leur agenda papier, puis sur leur smartphone et même parfois, sur leur agenda au bureau.

Cela fait en sorte qu’ils se retrouvent avec plusieurs agendas et ont parfois de la difficulté à retrouver leurs obligations ou à planifier leur emploi du temps puisque tout n’est pas centralisé.

Une autre erreur assez fréquente est d’avoir un agenda personnel et un agenda professionnel, de sorte que les événements liés à la vie personnelle se trouvent à un endroit, et toutes les choses liées au travail se trouvent à un autre endroit.

Or, ne faites pas l’erreur de vous éparpiller sur plusieurs agendas et de séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle. Comme le dit si bien Julie Morgenstern : « Vous n’avez qu’une seule vie, et donc, un seul agenda qui contient toute votre vie ».

La première astuce pour mieux utiliser votre agenda est donc de choisir un seul agenda principal et d’y inscrire toutes vos obligations, tant professionnelle que personnelle.

Cela vous permettra de voir plus clair par rapport à tous les événements qui prennent place dans votre vie et d’être en mesure d’établir un emploi du temps plus facilement.

• Si vous utilisez un agenda papier, alors n’ayez qu’un seul agenda contenant toutes vos obligations. N’écrivez pas certaines de vos obligations sur un agenda électronique ou ailleurs comme bon vous semble, mais assurez-vous de tout centraliser dans votre agenda principal.
  

• Si vous utilisez un agenda numérique comme Google Calendar, alors ayez un seul agenda principal à partir duquel vous gérerez votre emploi du temps. Toutefois, à l’intérieur de votre Google Calendar, vous pouvez avoir des agendas secondaires et des agendas partagés, pour autant que tout cela soit accessible à partir de votre agenda principal.

Voici comment j’applique cela:

Mon agenda principal est « Matthieu Desroches ». C’est sur cet agenda que j’écris toutes mes obligations (rendez-vous, mémos et blocs de temps) et que je gère mon emploi du temps.

Mais, j’ai également des agendas secondaires que j’ai créés pour des fonctions bien précises comme mon « Business Calendar », ma « Semaine idéale » et mes « Démo coaching ».

J’ai également accès à l’agenda général de mon employeur « Impact » à partir de mon agenda personnel.

Bref, tout est centralisé et accessible sur un seul agenda, soit mon Google Calendar.

Choisissez un seul agenda et mettez toutes vos obligations à cet endroit.

2. Mettre le plus d’éléments possible

Une deuxième astuce pour mieux utiliser votre agenda est d’écrire le plus d’éléments possible sur celui-ci. En effet, plus vous écrirez de choses sur votre agenda, plus votre planning sera détaillé et plus vous aurez envie d’utiliser votre agenda.

Comme je l’ai mentionné dans l’article Ce que vous devriez mettre dans votre agenda, vous ne devriez pas limiter l’utilisation de votre agenda à la simple prise de rendez-vous comme le font plusieurs personnes qui se contentent seulement d’écrire leurs visites chez le dentiste et le garagiste.

Vous pouvez aller beaucoup plus en profondeur avec votre agenda en écrivant, entre autres, vos rendez-vous, des mémos et des blocs de temps, mais aussi, tout élément qui contribueraient à rendre votre planning encore plus clair.

Voici de l’information pertinente à écrire sur votre agenda que vous n’avez probablement pas l’habitude d’écrire.

• Le temps passé en transport (ex : Transport – 8h à 8h30)

• La pause du dîner (ex : Dîner – 12h à 13h)

• Les séances de sport (ex : Gym – 17h à 18h)

• Votre priorité pour la journée (ex : Rapport mensuel)

• Vos temps de lecture (ex : Lecture – 7h à 7h30)

• Vos temps de méditation (ex : Méditation – 6h30 à 7h)

• Un thème pour la journée (ex : Journée d’administration)

• Un mémo (ex : notes, événements, échéance, etc.)

N’ayez pas peur d’écrire le plus d’éléments possible sur votre agenda pour que votre planning soit le plus précis possible. Toutefois, attention à ne pas écrire n’importe quoi pour le simple plaisir de remplir votre agenda. De plus, assurez-vous de ne pas trop en mettre à un point ou vous vous sentiriez restreint par votre planning.

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3. Utiliser votre liste de tâches et votre agenda

Une troisième astuce pour mieux utiliser votre agenda est d’utiliser votre liste de tâches conjointement à votre agenda afin d’être en mesure de mieux gérer vos tâches et priorités. Je m’explique.

Il y a une distinction entre un agenda et une liste de tâches. Un agenda n’est pas une liste de tâches et une liste de tâches n’est pas un agenda.

Chaque outil a une fonction bien précise, et lorsque l’on utilise ces deux outils conjointement, on a un excellent système de gestion du temps entre les mains.

Malheureusement, je vois plusieurs personnes qui utilisent leur agenda comme une liste de tâches et plusieurs personnes qui utilisent leur liste de tâches comme un agenda.

Le planning de ceux qui utilisent leur agenda comme une liste de tâches ressemble à cela :

Bien que ça puisse être fonctionnel dans une certaine mesure, je ne crois pas qu’il s’agit de la meilleure façon de gérer les tâches.

Le problème avec cela est que l’on passe notre temps à reporter au lendemain puis au surlendemain, les tâches qui n’ont pas pu être terminées dans la journée

Cela devient compliquer de toujours reporter les tâches à une autre date où l’on espère avoir le temps de compléter cette tâche. De plus, il faut savoir que toutes les tâches n’ont pas de journée spécifique pour être effectuées.

Certaines tâches peuvent très bien être faites dès que possible, sans avoir à se retrouver sur une journée précise du calendrier.

Je crois donc que les tâches doivent se retrouver dans une liste de tâches distincte et non pas sur l’agenda qui ne devrait contenir que les rendez-vous, mémos et blocs de temps.

L’inverse est aussi vrai. Lorsqu’une personne n’utilise pas d’agenda et centralise ses rendez-vous dans sa liste de tâches, ce n’est pas plus efficace et ça ressemble à cela :

Le problème avec cette deuxième approche est que l’on ne bénéficie pas du côté visuel de l’agenda qui nous indique, comme un budget, la quantité de temps disponible au cours d’une journée pour réaliser ou non certaines activités.

Une liste de tâche à elle seule représente uniquement un ensemble de choses à faire indépendamment du contexte du temps. Le fait de ne pas avoir une grille horaire devant les yeux ne favorise donc pas une bonne gestion du temps et des priorités.

Bref, tout cela pour dire que pour utiliser votre agenda plus efficacement, vous devriez travailler conjointement avec une liste de tâches.

Sur votre agenda, vous inscrivez vos rendez-vous, mémos et blocs de temps (plus d’infos ici) et sur votre liste de tâches, vous inscrivez vos différentes tâches qui doivent être faites au cours d’une journée, mais pas nécessairement dans une plage horaire spécifique.

Ça devrait ressembler à cela :

De cette manière, si vous n’avez pas le temps terminé vos 4 tâches de votre liste à l’intérieur de votre bloc de temps « Tâches »…

…Alors vous n’avez pas besoin de déplacer vos tâches à une autre date de votre calendrier, mais vous pouvez simplement les laisser dans votre liste de tâches pour une prochaine journée où vous aurez à nouveau le temps de réaliser ces tâches.

De plus, avec la grille horaire de votre agenda, vous êtes en mesure de voir le temps que vous avez de disponibles pour compléter des tâches. Dans le cas de cet exemple, vous pourriez également planifier un autre bloc « tâches » de 15h à 16h30, après votre réunion d’équipe, pour accomplir d’autres tâches.

Bref, combinez votre agenda et votre liste de tâches et vous aurez un outil extrêmement puissant pour gérer votre temps et vos priorités.

Pour plus d’infos sur comment combiner l’agenda et la liste de tâches, consultez mon article Comment organiser et planifier sa journée pour un maximum d’efficacité dans lequel j’effleure le sujet.

4. Planifier vos journées et vos semaines

Si vous ne planifiez vos journées et vos semaines, il ne vous sert pas à grand-chose d’avoir un agenda. Votre agenda ne serait alors qu’un simple carnet de rendez-vous et non pas un outil de gestion du temps comme il devrait l’être.

La quatrième astuce pour mieux utiliser votre agenda est donc de vous en servir pour planifier vos journées et vos semaines.

Avant le début de chaque semaine (idéalement le dimanche soir ou le lundi à la première heure), organisez votre emploi du temps pour la semaine à venir.

Inscrivez vos rendez-vous de la semaine, écrivez des mémos pour des journées spécifiques et planifiez des blocs de temps pour vos activités les plus importantes.

De cette manière, votre agenda deviendra votre « plan d’action » pour la semaine et pour chaque journée.

En cours de semaine, prenez également le réflexe de planifier chacune de vos journées la veille afin d’être en mesure de commencer chaque journée en sachant exactement ce que vous avez à faire et éviter les pertes de temps.

Pour plus de détails sur comment planifier votre journée et votre semaine, consultez mes articles Comment organiser et planifier sa journée pour un maximum d’efficacité et Comment planifier: 2 méthodes de planification fondamentales pour bien organiser son temps.

Conclusion

Si vous commencez à centraliser toutes vos obligations dans un seul agenda, à mettre le plus d’éléments possible dans votre agenda pour un planning plus détaillé, à utiliser votre liste de tâches conjointement à votre agenda, et à planifier vos journées ainsi que vos semaines, alors vous exploiterez tout le potentiel de votre agenda.

Mettez ces 4 astuces en pratique et voyez à quel point votre agenda vous sera utile pour gérer votre temps.