La plupart des gens ont un agenda, mais très peu savent comment l’utiliser efficacement pour gérer leur temps.

Certaines personnes traitent leur agenda comme un outil à tout faire (calendrier, carnet de rendez-vous, cahier de notes, liste de tâches, cahier de dessin, etc.), alors que d’autres personnes ne savent pas quoi mettre dans leur agenda.

Le premier type de personne se sert de son agenda pour gérer tous les aspects de sa vie alors que le deuxième n’utilise son agenda que pour écrire ses rendez-vous chez le dentiste…

Or, ces deux types de personnes n’utilisent PAS leur agenda adéquatement puisque comme n’importe quel outil, l’agenda a une fonction bien précise et ce n’est pas d’être un simple carnet de rendez-vous ni d’être un outil à tout faire.

Il y a une façon bien précise d’utiliser un agenda et c’est ce que je vais vous expliquer dans cet article.

Maintenant que vous comprenez Pourquoi vous devriez absolument utiliser un agenda et que vous avez choisi le meilleur agenda, nous allons plus concrètement regarder à ce que vous devriez mettre dans votre agenda.  

Que vous ayez un agenda papier ou un agenda électronique, voici les 3 uniques choses que vous devriez mettre dans votre agenda pour l’utiliser à son plein potentiel.

1. Les rendez-vous

Les premières choses que vous devriez mettre dans votre agenda sont vos différents rendez-vous. 

Par définition, un rendez-vous est une activité d’une durée limitée qui se déroule à l’intérieur d’une plage horaire spécifique et qui inclut toujours une tierce personne.

En d’autres mots, un rendez-vous est un événement qui se déroule à une date et une heure déterminées avec une autre personne.

Par exemple :

• Rendez-vous chez le médecin le 10 janvier à 11h00

• Réunion d’équipe le mardi matin de 9h00 à 10h30

• Rendez-vous téléphonique le 20 juin de 13h00 à 14h00

• Séance de sport en groupe tous les mercredis de 17h00 à 18h00

Un rendez-vous a toujours une heure de début et très souvent une heure de fin (ex : la séance de sport en groupe commence à 17h et se termine à 18h). De plus, un rendez-vous implique TOUJOURS une tierce personne.

Je ne considère pas les « rendez-vous avec soi-même » comment étant des rendez-vous dans cette définition. Je les considère plutôt comme des blocs de temps comme nous le verrons plus loin.

Bref, la plupart des gens qui utilisent un agenda n’ont pas de difficulté avec les rendez-vous et c’est souvent la principale chose qu’ils inscrivent à leur agenda.

Toutefois, si vous n’avez pas l’habitude d’écrire tous vos rendez-vous sur votre agenda, alors je vous suggère de commencer à le faire maintenant. Cela vous aidera à ne rien oublier et à mieux gérer votre emploi du temps.

Votre agenda de la semaine avec vos différents rendez-vous devrait ressembler à cela :

2. Les mémos

La deuxième chose que vous devriez mettre dans votre agenda consiste en des informations spécifiques que vous notez dans le but de vous en souvenir lors d’une journée précise, c’est-à-dire, des mémos.

Les mémos sont des aide-mémoires qui viennent complémenter votre horaire de la journée en vous fournissant une information pertinente pour la journée en question.

Les principaux types de mémos que vous devriez écrire sur votre agenda sont les suivants :

• Événements (anniversaires, conférences, spectacle, etc.)

• Thème pour la journée (admin, création, étude, etc.)

• Dates d'échéances (date limite pour inscription, remise du projet Y, etc.)

• Notes pour la journée (ma secrétaire est absente, l'internet sera coupé de 13h à 13h30, etc.)

Sans même vous en rendre compte, vous avez probablement déjà l’habitude d’écrire différents mémos dans votre agenda. C’est le cas par exemple lorsque vous notez une date d’échéance, programmez un rappel ou inscrivez une date d’anniversaire sur votre agenda pour ne pas l’oublier.

Votre horaire de la semaine avec vos rendez-vous et vos mémos devrait maintenant ressembler à cela :

Prenez note que les mémos devraient normalement apparaitre sur le haut de votre horaire de la journée et non pas dans une plage horaire particulière.

Si vous utilisez un agenda électronique, vous n’avez qu’à créer un événement qui dure « toute la journée » comme ici :

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3. Les blocs de temps

En inscrivant vos rendez-vous et mémos sur votre agenda, vous devriez maintenant avoir un agenda fonctionnel. Or, cela est encore bien incomplet, car votre agenda est plus qu’un carnet de rendez-vous et système d’aide-mémoire.

La dernière et la plus importante chose que vous devriez mettre dans votre agenda correspond aux blocs de temps.

C’est ici que la vraie gestion du temps commence et que vous expérimenterez tous les bénéfices de votre agenda.

Malheureusement, la majorité des gens ne se rendent pas à ce niveau et limitent l’utilisation de leur agenda à la prise de rendez-vous et de mémos. Par conséquent, ils n’exploitent pas le plein potentiel de leur agenda.

Par définition, un bloc de temps est une période de temps attribuée à la réalisation d’une activité particulière. À la différence des rendez-vous qui impliquent toujours une tierce personne, les blocs de temps n’incluent généralement pas de tierce personne. Il s’agit d’une simple période de temps réservée pour accomplir une tâche ou activité spécifique.

Par exemple :

• Traiter mes courriels de 9h00 à 9h30

• Préparer la présentation du projet Y de 9h00 à 12h00

• Lire un livre de 12h30 à 13h00

• Écrire un article de 19h00 à 21h00

Un bloc de temps n’a normalement pas de durée fixe comme un rendez-vous (ex : 11h à 12h), mais est plutôt déterminée de façon aléatoire en fonction de la durée de l’activité en question.

L’utilité des blocs de temps réside dans le fait qu’une tâche ou activité a généralement plus de probabilité d’être réalisée si on lui accorde une plage horaire spécifique du calendrier.

Par conséquent, si l’on veut être certain d’accomplir une certaine activité, alors il vaut mieux lui réserver un bloc de temps spécifique.

Toutefois, attention à ne pas transformer votre agenda en liste de tâches. Vos différentes tâches à faire devraient se retrouver sur votre liste tâches, mais vos quelques tâches ou activités importantes que vous voulez vous assurer d’avoir le temps de réaliser devraient se retrouver sur votre agenda sous forme de bloc de temps.

Bref, votre agenda avec vos rendez-vous, mémos et blocs de temps devraient maintenant ressembler à cela :

Cela commence à ressemble à un vrai planning, n’est-ce pas?

Prenez note que le concept des blocs de temps est très vaste et qu’il existe différentes façons d’appliquer ce concept.

Je fais personnellement la distinction entre les blocs de temps administratifs et les blocs de temps stratégiques pour faire la différence entre mes activités les plus importantes et celles qui ont moins d’importance.

J’effleure le sujet dans cet article et je traiterai de comment organiser son horaire avec des blocs de temps plus en détail dans un futur article.

Pour l’instant, retenez que vous devriez mettre des blocs de temps sur votre agenda pour vous assurer de réserver du temps pour la réalisation de vos tâches ou activités les plus importantes.

Conclusion

En conclusion, une journée typique incluant les rendez-vous, mémos et blocs de temps devrait ressembler à cela :

En mettant ces 3 choses à votre agenda, vous tirerez un maximum de bénéfices de votre agenda, et celui deviendra un réel outil de gestion du temps plutôt qu’un simple carnet de rendez-vous.

Commencez à inscrire ces éléments sur votre agenda et vous aurez un véritable planning efficace ainsi qu’un agenda qui fonctionne pour vous!

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