Partie 3: Comment intégrer des horaires de travail flexibles dans votre équipe

Quand on pense aux horaires de travail flexibles, on pense souvent au travail a domicile.

Or, un employeur peut très bien aller de l'avant avec des initiatives favorisant la flexibilité, sans nécessairement offrir du travail à domicile à tout le monde.

Il y a toutes sortes d’alternatives qu'un employeur peut proposer pour donner plus de flexibilité à son personnel et c’est ce que nous verrons aujourd’hui.

Dans les deux premiers articles de la série, nous avons vu les bénéfices d’un horaire flexible pour l’employeur et pour l’employé. Maintenant, nous regarderons concrètement à comment intégrer ces arrangements d'horaires flexibles dans l’équipe.

Voici donc les « Flex options » les plus courantes que les entreprises proposent à leurs employés et que vous pouvez décider de mettre en place aujourd’hui dans votre équipe.

1. L’horaire condensé

La première alternative que presque toutes les entreprises peuvent mettre en place est l’horaire condensé.

L’horaire condensé est un horaire de travail qui permet à l’employé de répartir ses heures hebdomadaires de travail sur un nombre de jours inférieurs à la semaine normale de travail, en allongeant chacune des journées de travail.

La semaine condensée sur 4 jours

Le cas le plus connu est probablement la semaine de travail condensée sur 4 jours dans laquelle on fait 4 jours de 10 heures et qu’on a une journée de congé supplémentaire dans la semaine.

On fait donc les 40 heures de travail exigées en moins de jours.

Ce modèle d’horaire flexible est applicable dans presque toutes les entreprises, parfois avec un peu de logistique.

Par exemple, si une entreprise doit absolument offrir un service 5 jours par semaine, alors elle n’a qu’à répartir les journées de congé de tout le monde à différents moments de la semaine.

• Ginette est en congé le mardi

• Robert et Chloé sont en congé le jeudi

• Michel, Marie-Ève et Marc sont en congé le vendredi

• Tout le monde est présent le lundi et le mercredi pour assurer une cohésion au niveau des réunions et du service.

Dans le cas où une entreprise peut littéralement être fermée une journée entière, alors tout le monde peut avoir congé le vendredi, par exemple. Dans cette situation on travaille du lundi au jeudi à raison de 10h par jour et on est en congé du vendredi au dimanche.

L’approche saisonnière

Une autre manière d’intégrer l’horaire condensé est l’approche saisonnière. Cela consiste à travailler beaucoup plus intensément pendant une saison de l’année et de réduire les heures  pour une autre saison.

On voit cette alternative dans les entreprises où la charge de travail est plus intense à une certaine période de l’année. Par exemple :

• Les bureaux comptables travaillent 50 à 60 heures par semaine en février et mars pendant la saison des impôts et travaillent seulement 30 heures par semaine pendant l’été.
  

• Les entreprises de paysagement travaillent comme des fous l’été, mais sont plus relaxes l’automne et l’hiver.

Bref, il y a plusieurs façons d’appliquer l’horaire condensé selon la réalité de votre entreprise. Cela consiste à travailler plus intensément pendant une plus courte période dans le but d’avoir plus de liberté à un autre moment.

2. L’horaire personnalisé

La deuxième alternative est l’horaire personnalisé. Cet horaire consiste en un aménagement des heures de travail selon lequel l’employé choisit lui-même l’heure du début et de la fin de sa journée de travail.

Cela est une alternative extrêmement populaire qui ne cesse de gagner du terrain.

Selon cet arrangement, l’employeur établit les règles du jeu et permet à l’employé de gérer son horaire comme il le veut à l’intérieur de ces règles.

Par exemple, l’employeur peut établir des heures fixes de bureau (core hours) durant lesquelles il exige que tout le personnel soit présent. Cela peut être de 11h à 15h ou de 10h à 15h. De plus, il peut établir que le personnel ne peut commencer à travailler avant 7h le matin et ne peut pas finir avant 15h pour assurer une bonne cohésion.

En dehors de ces heures fixes, les employés sont libres de gérer leur horaire comme ils le veulent sans même devoir aviser leur patron d’un changement d’horaire. Un employé peut donc décider de travailler de 7h à 15h, de 8h à 16h, de 9h à 17h ou de 10h à 18h.

Ce type d’arrangement est génial puisque chacun peut créer l’horaire qui lui convient le mieux.

• Si un employé a de jeunes enfants et doit aller les porter à la garderie, il peut prendre le temps nécessaire sans se sentir pressé par le temps.
  

• Si un employé a un « side line », il peut travailler sur son entreprise tôt le matin et arriver au bureau à 10h.

• Si un employé s’est couché tard la veille, il peut choisir de dormir jusqu’à 9h et arriver au bureau à 10h.

L’horaire personnalisé est l’un de mes modèles favoris que je trouve très réaliste pour chaque entreprise.

3. L’horaire réduit

L’horaire réduit est un concept qui commence à émerger de plus en plus et qui est popularisé par des pays comme la Suède et des entreprises populaires comme Amazon.

Cela consiste à réduire la durée de la semaine de travail normale (40 heures).

Il y a différentes approches d’horaire réduit que l’on retrouve dans différentes entreprises.

La semaine de 35 heures

La semaine de 35 heures est déjà établie dans plusieurs entreprises. Cela consiste tout simplement à réduire 1 heure de travail par jour.

Alors que l’horaire classique de 40h exige que l’employé soit présent sur place pendant 9 heures (8 heures de travail + 1 heure de pause non rémunérée), l’horaire de 35h propose que l’employé soit présent pendant 8 heures, soit 7 heures de travail + 1 heure de pause non rémunérée.

L’employé est payé pendant 35 heures et non pas 40 heures, tout dépendamment s’il s’agit d’un salaire horaire ou d’un salaire annuel. Dans le cas d’un salaire horaire, l’employé peut être perdant puisque sa rémunération est revue à la baisse.

La semaine de 30 heures

La semaine de 30 heures est une innovation récente qui a été popularisée par la Suède et Amazon. Le concept est simple : les employés travaillent 6 heures par jour pendant 5 jours. Ils ont donc plus de temps pour profiter de leur vie personnelle en dehors du travail.

Leur logique est que quand les employés travaillent 7 ou 8 heures par jour, ils perdent de toute façon au moins 1 heure sur des choses personnelles. En les faisant travailler 6 heures par jour, ils sont donc encouragés à être plus concentrés sur leur travail et à l’accomplir dans une période plus courte que la normale.

La semaine de 4 jours

La semaine de 4 jours est un concept qui a été popularisé par 37Signals, l’entreprise de l’entrepreneur Jason Fried. Il s’agit tout simplement de travailler 4 jours par semaine en respectant l’horaire régulier de 7 ou 8 heures de travail par jour.

Il ne faut pas confondre cette alternative avec la semaine condensée en 4 jours dans laquelle on fait 4 journées plus longues pour avoir une journée de congé supplémentaire.

Ici, il s’agit réellement d’une semaine plus courte, soit de 28 heures ou de 32 heures dépendamment si les journées sont de 7 heures ou  de 8 heures.

Selon Jason Fried, ce genre d’horaire incite tout le monde à être plus efficace, à bien gérer son temps pour produire les résultats escomptés en 4 jours plutôt que 5.

Bref, les horaires réduits sont de plus en plus en demande par les gens qui aspirent à avoir de la liberté et de la place dans leur vie pour se consacrer à autre chose que leur travail.

4. L’horaire autonome

L’horaire autonome est une approche un peu plus extrême et n’est pas possible dans tous les domaines d’activités.

Cet horaire consiste littéralement à donner une  autonomie complète à l’employé pour gérer son horaire comme il le désire, au même titre que si l’employé était un travailleur autonome.

L’employeur ne fait qu’exiger, dans certains cas, un nombre d’heures fixes comme 35 heures par semaine (pour justifier la rémunération de base), et laisse l’employé établir son horaire comme il le désire.

L’employé peut donc travailler tôt le matin, le soir, la fin de semaine et à tout moment qui lui convient, pourvu que les résultats soient atteints et que le nombre d’heures soit respecté.

Ce type d’horaire s’applique très bien dans le secteur de la vente qui exige souvent que l’employé rencontre des clients ou fasse des appels de sollicitation.

L’employeur n’a donc aucun intérêt à exiger que les rencontres ou les appels se fassent dans une plage horaire fixe comme 9h à 17h, mais veut seulement s’assurer que l’employé atteigne ses objectifs de vente. Que l’employé travaille le matin, le soir ou la fin de semaine n’a aucune incidence pour l’employeur, pourvu que les résultats soient atteints.

L’autonomie partielle

Une autre manière d’intégrer cette approche est de donner une autonomie partielle à l’employé. Dans ce cas, l’employeur peut exiger que l’employer soit présent au bureau le lundi entre 11h et 15h pour assister aux différentes réunions d’équipe et laisser l’employé gérer son horaire comme il le désire le reste de la semaine.

En tout cas, cette approche est très intéressante pour les employés qui aspirent à une autonomie complète, mais n’est pas toujours réaliste dans certains domaines d’activités.

5. Le travail à domicile (télétravail)

Finalement, la dernière alternative de flexibilité au travail est le télétravail.

Cela donne à l’employé la possibilité de travailler à l’extérieur du lieu de travail habituel de l’entreprise pendant une période déterminée. L’employé peut donc travailler de la maison, dans un café, dans une bibliothèque ou à tout endroit qui lui convient.

Il y a différentes façons d’intégrer le travail à distance dans votre équipe.

Le travail à domicile contrôlé

La forme la plus fréquente de travail à domicile que l’on voit dans les entreprises est le télétravail contrôlé.

Cela signifie que l’employeur détermine une quantité de télétravail qu’un employé peut faire ainsi que les jours où cela est permis. Par exemple :

• L’employeur peut exiger que tout le personnel soit présent au bureau les lundis et mardis pour assurer une cohésion d’équipe et permettre le travail à domicile du mercredi au vendredi. Quand les employés travaillent à domicile, ils sont tout de même tenus d’être joignables, comme s’ils étaient présents au bureau.
  

• L’employeur peut permettre 1 ou 2 journées de travail à domicile par mois.
  

• L’employeur peut permettre le travail à distance le vendredi.

• Etc.

J’aime énormément cette approche puisque cela assure une bonne cohésion d’équipe en obligeant les employés à être présents lors de certaines journées, tout en laissant de la marge de manœuvre aux employés le reste du temps.

J’aime particulièrement la possibilité de faire quelques jours de télétravail chaque semaine. Pour moi, c’est l’approche idéale lorsque c’est possible.

Le travail à domicile à temps plein

L’autre approche est de faire du travail à distance à temps plein. C’est ce qu’on appelle en anglais du « remote work ».

Selon cette alternative, l’équipe n’a pas nécessairement de lieu de travail fixe et tout le monde dans l’équipe travaille à distance.

L’équipe peut donc employer des gens de partout dans le monde et collaborer à distance sur les différents projets.

Ma femme travaille dans ce genre d’entreprise. Elle et son équipe travaillent tous à domicile et collaborent ensemble via un système de gestion d’équipe. De temps à autre, ils organisent des réunions d’équipe où tout le monde est tenu de se déplacer et de se rencontrer en personne pour discuter des défis et des prochaines étapes de l’entreprise.

Bref, le télétravail est le fruit du développement d’Internet et des nouvelles technologies et l’on verra cette alternative se déployer de plus en plus au cours des prochaines années. D’ailleurs selon une étude du Barreau du Québec et du Haut-Canada fait en 2012, il y aurait environ 26% des travailleurs dans le monde qui travaillent à distance au moins deux jours par semaine.

Qu’il s’agisse de télétravail contrôlé ou de télétravail à temps plein, cela est une option qui donne énormément de flexibilité aux employés en plus de leur faire gagner du temps et de l’argent (coût + temps de transport).

6. Les congés illimités

Une autre alternative qui est en train d’émerger dans plusieurs entreprises comme Netflix et Evernote pour donner plus de flexibilité aux employés est les congés illimités.

Cela consiste, en plus des vacances régulières rémunérées, à accorder à l’employé la possibilité de prendre autant de congés qu’il le désire à ses propres frais, pour autant que cela ne nuise pas au travail de l’équipe.

Cela veut donc dire que si le travail de l’employé est terminé le mercredi et qu’il n’y a pas d’autres échéances importantes d’ici la fin de la semaine, l’employé peut tout simplement décider de prendre un congé à ses frais le jeudi et le vendredi.

Ou encore, si l’employé traverse une période difficile dans sa vie et a besoin de vacances supplémentaires (mais qu’il a épuisé ses vacances régulières), il peut se prendre une semaine de vacances à ses frais et partir dans le sud pour se reposer.

Cette alternative a un coût pour l’employé qui doit prendre des congés à ses propres frais, mais lui accorde une énorme liberté pour gérer sa vie comme il le désire sans se sentir restreint par son travail.

Conclusion

Peu importe l’alternative que vous préférez, l’important est que vous trouviez ce qui fonctionne pour vous et votre équipe et que vous établissiez une politique claire que tout le monde dans l’équipe connaîtra.

Avant de terminer, je tiens à préciser que la flexibilité du travail dépend beaucoup du domaine d’activité de votre entreprise et de sa dépendance vis-à-vis de la production ou du service qu’elle offre. Par exemple :

• Si vous œuvrez dans le domaine du service à la clientèle par téléphone, alors vous n’aurez peut-être pas le choix de respecter un horaire fixe de 9h à 17h pour servir vos clients. Par contre, rien ne vous empêche d’adopter des alternatives comme le télétravail.
  

• Si vous œuvrez dans une usine de production, alors vous ne pourrez pas permettre le travail à domicile, mais peut-être que vous pourriez proposer la semaine condensée à vos employés.
  

• Si vous travailler dans le domaine de la santé, vous ne pourrez pas proposer le télétravail ni les horaires personnalisés à vos employés, par contre, rien ne vous empêche de mettre en place des horaires réduits du genre : chaque employé a congé 1 jour de congé par mois en suivant une rotation pour assurer le service aux patients.

Tout cela pour dire que les différentes initiatives ne s’appliqueront pas toutes à votre entreprise. Plus votre entreprise est dépendante de sa clientèle ou d’un quota de production, plus ce sera difficile d’intégrer de la flexibilité.

Par contre, ce n’est pas impossible et vous devez simplement être créatif et choisir les initiatives qui correspondent à votre réalité.

Gardez en tête que ce n’est pas parce que c’est plus difficile à mettre en place qu’il ne faut rien faire, et souvenez-vous des statistiques que je partageais dans les #1 et #2 de la série : parmi tous ceux qui travaillent dans un horaire traditionnel, près de la moitié prévoit quitter leur emploi d’ici 5 ans pour avoir plus de flexibilité.

Il est donc primordial que votre équipe s’adapte à la nouvelle réalité du marché et qu’elle soit proactive avec des initiatives pour donner plus de flexibilité à ses employés. Autrement, vous risquez de perdre des gens et d’avoir des employés démotivés qui se sentent contraints…

Concentrez-vous davantage sur les résultats plutôt que sur les heures travaillées et permettez à votre équipe d’avoir des horaires flexibles!