C’est le temps des vacances.
Mais qui dit vacances, dit boite de réception de courriels pleine à votre retour.
Vous voyez exactement de quoi je parle, n’est-ce pas? Les centaines d'emails que vous allez recevoir pendant votre absence et que vous allez devoir traiter à votre retour...😩
Assez décourageant merci.
On part en vacances pour avoir du bon temps et du repos.
Mais on revient avec une boite mail pleine…
Pas la chose la plus plaisante à faire après de belles vacances.
Et le pire : c’est que ça peut parfois nous prendre quelques jours à reprendre le dessus (dépendamment du volume de courriels que vous recevez).
Je connais des gens pour qui la première semaine suivant leur retour de vacances est un vrai cauchemar…
Mais ce n’est pas obligé d’être aussi long et compliqué.
Il existe un moyen de traiter vos courriels très rapidement, dès le premier jour où vous êtes de retour au travail.
…Et encore mieux : de vider complètement votre boite de réception afin de repartir à neuf après vos belles vacances.
Continuez à lire cet article pour découvrir comment ça fonctionne.
1. Mettez un message d’absence plus spécifique
Quand vous partez en vacances, la dernière chose que vous faites avant de quitter le bureau, c’est certainement d’activer votre message d’absence pour aviser les gens qui vous écriront dans les prochains jours que vous êtes absent.
On le fait tous, et c’est même obligatoire de le faire.
Par contre, nos messages d’absence ne sont pas assez précis et ils ressemblent à quelque chose du genre :
On indique que nous sommes absents pendant une certaine durée (ex : je serai absent du 13 au 9 août).
On laisse une adresse courriel ou un numéro de l’un de nos collègues pour gérer les urgences en notre absence (ex : en cas d’urgence veuillez contacter telle personne).
Et on fait la grosse erreur de dire : « Je répondrai à votre courriel à mon retour ».
En faisant cette grave erreur, nous prenons un engagement envers les autres de répondre à TOUS LES COURRIELS que nous avons reçu pendant notre absence.
Lorsque les gens voient votre message d’absence, ils s’attendent à ce que vous leur répondiez à votre retour (puisque c’est ce que vous avez dit dans votre message).
C’est un gros problème, car c’est exactement la raison pour laquelle vous avez des centaines de mails accumulés et que ça vous prend la semaine au complet pour reprendre le dessus…
La solution
À la place de programmer un message d’absence traditionnel, mettez plutôt un message orienté productivité…
En quoi ça consiste?
À mettre un message d’absence qui ne vous engagera pas à répondre à tout le monde!
C’est vraiment ça l’idée…
Dans le but de réduire le nombre de messages auquel vous allez devoir répondre, dites dès le départ que vous ne pourrez pas répondre à tout le monde, mais que vous allez faire votre possible.
Voici un exemple de message d’absence de ce genre :
Vous voyez la différence?
J’indique que je suis en vacances SANS aucun accès à mes courriels. Donc les gens ne doivent pas s’attendre à ce que je leur réponde pendant mes vacances.
Je leur donne une personne à contacter en cas d’urgence
Je leur dis que mon délai de réponse risque d’être long
Je les informe qu’il est possible que je ne leur réponde pas du tout, mais en leur précisant de me relancer s’ils n’ont pas eu de réponse d’ici le 1er août.
De cette manière tout est clair. Les gens savent à quoi s’attendre.
Et moi je suis libéré de l’engagement de devoir répondre à tout le monde.
…Ce qui va me permettre à mon retour de traiter les messages en accéléré et de répondre seulement aux plus importants (comme nous allons le voir un peu plus loin dans cet article).
Essayez de programmer un message d’absence de ce type, vous allez voir que ça fait toute la différence.
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2. Transférez certains courriels à vos collaborateurs
Une autre chose importante que vous devriez paramétrer avant de partir en vacances afin de réduire le nombre d’emails à traiter à votre retour, c’est de transférer certains messages à vos collaborateurs.
Cette stratégie s’applique bien à tous les employés qui ont un remplaçant pendant leurs vacances.
Ou aux entrepreneurs qui ont un assistant ou des employés pour les aider.
En quoi ça consiste?
À transférer complètement vos courriels à un collaborateur.
Ou à transférer seulement les courriels les plus importants à un collaborateur
Option 1 : Transférer la boite mail au complet
Cette première option est intéressante si vous avez un certain service à assurer dans votre emploi et que vous avez besoin qu’un de vos collaborateurs puisse le faire à votre place pendant vos vacances.
Dans ce contexte, vous pourriez lui transférer tous vos courriels pendant la durée de votre absence.
C’est très simple à faire.
a) Vous allez dans vos paramètres de boite mail et vous trouvez le menu « transférer des messages ».
b) Puis vous cliquez sur « Ajouter une adresse de transfert ».
c) Et vous entrez l’adresse courriel de votre collègue ou de votre assistant à qui vous voulez transférer vos messages.
Ça veut donc dire que cette personne recevra tous vos courriels sur sa boite de courriels pendant vos vacances et pourra en assurer la gestion complète.
Vous pourriez aussi parvenir au même résultat en changeant le mot de passe sur votre compte et en le partageant à votre collaborateur qui pourra gérer le tout directement dans votre boite mail, et classer les courriels les plus importants que vous devrez gérer à votre retour.
Évidemment, je suis conscient que ce n’est pas possible pour tout le monde de donner un plein accès à ses courriels à quelqu’un.
Il y a parfois des choses personnelles que vous ne voulez pas que vos collègues reçoivent.
C’est pourquoi ce n’est pas une approche faisable pour tout le monde.
Je crois que c’est idéal pour les adresses courriel de service du genre :
secrétariat/réceptionniste
boite mail de support client
réception des commandes
demandes de services
comptabilité
etc.
Pour ceux qui ne peuvent pas appliquer cette stratégie, allez-y avec l’option #2 ci-dessous.
OPTION #2 : Transférer seulement quelques courriels
La 2e option est plus modérée, mais tout aussi efficace.
Plutôt de transférer la totalité de vos courriels, vous allez transférer seulement quelques messages ciblés que vous jugez pertinents.
Par exemple, je reçois beaucoup de courriel de mon portail de formation en ligne sur lequel mes étudiants posent des questions.
Ces emails proviennent toujours de l’expéditeur «notifications@disqus.net ».
Disons que je pars en vacances pendant 3 semaines et que je dois tout de même assurer un support pour mes étudiants.
Je pourrais dans ce cas transférer tous les courriels provenant de l’expéditeur « notifications@disqus.net » à mon assistant ou un collaborateur.
De cette manière, la personne qui m’aide pourrait répondre à ces courriels, assurer le service en mon absence, ce qui me fera moins d’emails à répondre à mon retour.
Pour faire ce genre de transfert, vous allez devoir utiliser les filtres ou les règles qui sont disponibles dans votre application d’emails.
Je vais vous faire un petit exemple dans Gmail…
a) Allez dans les paramètres, dans le menu « filtres et adresses bloquées » et cliquer sur l’option « créer un filtre ».
b) Puis dans les filtres, mettez l’adresse du destinataire pour lequel vous voulez transférer les courriels. Dans mon exemple, je mettrais le destinataire « notifications@disqus.net » et je cliquerais sur le bouton « créer un filtre » en bas.
c) Et dans les options de filtres, je choisirais « Transférer à » en indiquant l’adresse courriel de mon collaborateur à qui je veux transférer le message.
Et le tour est joué.
Dans cet exemple, ce filtre me permettrait de transférer automatiquement les courriels provenant de mon portail de formation (notifications@disqus.net) à mon assistant qui pourrait répondre à ces mails durant mes vacances.
Je n’ai donc pas à me préoccuper de ces messages et je sais que quelqu’un va s’en occuper pour moi. De plus, je n’aurai pas à les gérer à mon retour non plus, puisque ce sera déjà fait.
Je pourrais également paramétrer plusieurs autres transferts de ce genre en réfléchissant un peu et en évaluant mon besoin.
Voici quelques idées :
Transférer les messages provenant de mes plus gros clients qui exigent un support en tout temps (ex : mongrosclient@gmail.com)
Transférer les factures provenant de tel expéditeur à mon comptable
Transférer les demandes du département des ventes à mon assistant
Etc.
À vous de vous creuser les méninges pour voir le type d’emails que vous pourriez transférer pendant votre absence.
En tout cas, ces 2 options de transfert valent vraiment la peine d’être explorées puisque ça va vous permettre d’assurer un service durant vos vacances et d’avoir moins d’emails à traiter à votre retour.
Donc avant de partir en vacances, prenez un peu de temps pour y réfléchir.
3. Réservez la 1ere journée suivant votre retour pour traiter vos courriels
Une fois les vacances terminées, ce sera le retour à la réalité.
Vous devrez inévitablement faire face aux centaines de courriels accumulés dans votre boite de réception.
Ceci étant dit, si vous avez bien appliqué mes deux premiers conseils, l’exercice devrait être beaucoup moins laborieux.
Maintenant, pour reprendre le contrôle de votre boite mail et l’amener à zéro dès la première journée suivant votre retour, voici mon conseil :
Bloquez l’avant-midi ou la journée complète pour gérer vos courriels.
Ne planifiez aucun rendez-vous ni aucun travail la première journée.
Cette journée est uniquement dédiée à vous « remettre dedans ».
Donc vous arrivez au bureau, vous saluez vos collègues (si vous en avez), et vous traitez vos courriels toute la journée. (Ou toute l’avant-midi, dépendamment du volume accumulé).
VOTRE OBJECTIF : finir la journée avec une boite mail vide afin de repartir à neuf dès le lendemain matin.
Malheureusement, on fait souvent l’erreur de remplir notre première journée de réunion, d’appels, etc.
Mais vaut mieux prendre le temps de se remettre dans ses affaires, vider sa boite de réception et repartir à neuf.
Autrement, c’est comme vous lancer dans le travail tout de suite alors que vous avez déjà une charge de travail énorme qui vous attend dans votre boite mail.
Donc mettez à votre agenda un bloc de traitement de courriels dès votre retour. Et n’acceptez aucun autre engagement ce jour-là.
4. Faites un traitement accéléré de vos courriels
Pendant votre journée de traitement de courriels, vous parcourrez votre boite de réception et traiterez l’ensemble des messages qui s’y trouvent jusqu’à ce que le inbox soit vide.
…Toutefois, faites un traitement accéléré de vos messages.
Voici quelques conseils pour bien traiter votre boite de réception :
Traitez vos messages de haut en bas, c’est-à-dire, du plus récent au plus ancien. Pourquoi? Parce qu’il arrive que la même personne vous ait écrit plusieurs fois concernant le même sujet. Vous ne voulez donc pas répondre à son vieux message qu’il a envoyé il y a 10 jours, mais au plus récent. Parfois, la personne aura même résous son problème d’elle-même et elle vous avisera.
Supprimez toutes les newsletters et/ou les notifications d’applications. Dû au volume que vous avez à traiter, ne perdez pas de temps à lire les newsletters que vous avez reçus ou les notifications d’applications quelconques. Supprimez ces courriels en les sélectionnant d’un seul coup.
Répondez seulement aux destinataires les plus importants (ex : un gros client, votre patron, etc.). Pour les autres courriels que vous jugez d’ordre secondaire, ne répondez pas et laissez plutôt la personne vous relancer tel que proposé dans le message d’absence que vous avez paramétré à l’étape #1.
Répondez seulement aux courriels que vous jugez nécessaire de répondre. Ne perdez pas de temps à répondre aux messages d’ordre secondaires et laissez encore une fois la personne vous relancer si c’est vraiment important.
En traitant vos messages, ne faites pas l’erreur d’ouvrir et refermer le courriel dans la boite de réception. Décidez quoi faire tout de suite avec le courriel. Devez-vous le supprimer? Le transférer à quelqu’un? Répondre? L’archiver? Faire une tâche? Etc. Pour cela, vous allez avoir besoin d’une bonne méthode de traitement. J’en partage une très efficace dans mon cours « La méthode Zéro Courriel ».
En suivant ces lignes directrices, vous devriez être capable de traiter tous les courriels accumulés durant vos vacances en l’espace d’un avant-midi ou d’une journée complète (dépendamment du volume accumulé).
Conclusion
Donc voici mes conseils pour vider votre boite de réception rapidement à votre retour de vacances.
J’espère que ça vous donne de bonnes idées?
Personnellement, je pense que les étapes #1 et #2 sont les plus importantes.
En ayant un message d’absence spécifique qui vous désengage de la responsabilité de devoir répondre à tout le monde, ça va changer votre vie.
Et en transférant certains courriels à des collaborateurs, vous aurez beaucoup moins de messages accumulés à votre retour.
Et si vous bloquez la 1ere journée suivant votre retour pour traiter vos emails, en plus de traiter vos courriels en mode accéléré, vous allez être à jour assez rapidement.
Appliquez ces conseils et dites-moi ce que vous en pensez.
Et si vous avez d’autres trucs à me partager, laissez un commentaire.
Et pour tous ceux qui souhaiteraient optimiser leur gestion des emails et mettre en place un BON système pour traiter leurs courriels 2x plus rapidement, allez jeter un œil à ma formation « La méthode Zéro Courriel ».
Il s’agit d’un programme avancé dans lequel je vous partage la méthode ultra-productive que j’utilise pour vider ma boite de réception tous les jours en quelques minutes.
