La tentation de faire du multitâche (multitasking) - c’est-à-dire de faire plusieurs tâches ou activités en même temps - est plus forte que jamais dans notre époque moderne.

Avec l’accès aux technologies, les occasions de faire plusieurs choses en même temps sont multipliées.

• On peut facilement répondre à nos courriels en assistant à une réunion

• Parler au téléphone en consultant un site web

• Répondre à nos messages textes en rédigeant un document

• Et faire toutes sortes de tâches et d’activités en même temps dans l’espoir d’être plus productif et d’accomplir plus avant la fin de la journée.

Or, bien que le fait de faire plusieurs choses en même temps peut sembler intéressant et nous donner l’impression d’accomplir plus en moins de temps, est-ce réellement une pratique productive? C’est ce que nous découvrirons dans cet article en deux parties.

Pour déterminer si le multitâche est bon ou mauvais, nous regarderons premièrement à ce que les études et les experts disent sur le coût, l’impact et les conséquences du multitasking sur la productivité.

Puis nous regarderons dans la deuxième partie à la seule vraie façon de pratiquer le multitâche et d’être productif.

Partie 1 : Ce que les études et les experts disent sur le multitasking

On pense souvent que le fait de faire plusieurs choses en même temps nous rend plus productifs et efficaces. C’est pourquoi, quand on pratique le multitasking, on se dit souvent à nous-mêmes : « J’ai maximisé mon temps en faisant deux activités dans l’espace d’une seule».

Cependant, même si le multitâche semble productif au premier regard, plusieurs études montrent que cela crée plutôt l’effet inverse et que cela ruine en réalité notre productivité.

C’est pourquoi on parle souvent du « mensonge ou du mythe » du multitâche, puisque ceux qui prétendent être de bons « multitasker » ne font que se bercer d’illusions en se faisant croire qu’ils sont réellement productifs alors que ce n’est pas le cas.

Je vais vous présenter dans cette première section les coûts cachés du multitâche sur votre productivité et vous énumérer certaines des plus grandes conséquences que cela peut engendrer si vous le pratiquez.

Le multitâche fait perdre du temps

Tout d’abord, même si à première vue le multitâche semble nous faire gagner du temps, les études prouvent que cela produit l’effet inverse.

Selon une étude menée par Joshua Rubenstein, Jeffrey Evans et David Meyer en 2001, le multitâche ne nous ferait pas gagner du temps, mais nous en ferait plutôt PERDRE.

En effet, leurs recherches montrent que la perte de temps est générée dans le processus de changement d’activité (switching). En d’autres mots, chaque fois que l’on passe d’une activité à une autre, notre cerveau a besoin d’un certain temps pour quitter la première activité et s’adapter à la nouvelle.

Ils décrivent ce processus de changement d’activité en deux étapes :

1. « Goal Shifting » : Vous décidez d’arrêter une tâche et de passer à une autre. Votre raisonnement est alors celui-ci : « Je pense que je vais arrêter de faire cette activité et faire celle-ci à la place ».
   

2. « Rule Activation » : Vous devez ensuite vous réorienter vers la nouvelle tâche. Vous devez alors clarifier : « En quoi consiste la tâche? Où en suis-je dans le processus? Que dois-je faire? ».

Leur étude montre que ce processus de « switching » en deux étapes peut prendre plusieurs secondes à chaque changement d’activité.

Cela veut donc dire que si vous êtes un « multitasker », et que vous passez votre journée à faire plusieurs activités en même temps, vous devez probablement perdre un temps fou.

Disons, par exemple, qu’au cours d’une journée de travail, vous passez d’une activité à l’autre 30 fois et que chaque changement nécessite environ 2 minutes, cela voudrait donc dire que vous perdez environ 1 heure de votre journée simplement à jongler entre vos différentes activités (le temps du processus en deux étapes).

Comme l’explique l’American Psychological Association, ce n’est pas nécessairement le coût d’un seul changement d’activité qui fait perdre du temps, mais l’accumulation de plusieurs changements d’activités tout au long de la journée.

Selon Meyer, la perte de temps causée par le changement constant entre plusieurs tâches peut faire perdre à quelqu’un jusqu’à 40% de son temps de travail effectif.

Le multitâche ne vous fait donc pas gagner du temps, mais il vous en fait perdre.

Le multitâche créé une interruption constante dans votre journée

De plus, le multitâche crée une interruption constante durant votre journée de travail. Vous arrêtez constamment de faire une activité pour vous adonner à une autre, même si la première n’est pas terminée.

Cela vous fait également perdre du temps ainsi que le focus sur votre travail.

Selon Gloria Mark, professeur dans le département d’informatique à l’Université de Californie, il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour retourner à son activité initiale après avoir passé à une activité différente (multitâche).

En d’autres mots, le temps nécessaire pour passer par le processus en deux étapes de « Goal Shifting » et « Rule Activation » tel que vu au point précédent, d’accomplir l’autre tâche, et de revenir sur la tâche originale à un niveau de concentration optimal prends en moyenne 23 minutes et 15 secondes.

Si vous avez l’habitude de faire plusieurs choses en même temps comme travailler sur un rapport important et lire vos courriels au même moment, vous créez des interruptions constantes dans votre « flow » de travail et vous perdez le focus ainsi qu’environ 25 minutes à chaque fois…

Le multitâche diminue l’attention et l’efficacité

Un autre effet négatif du multitâche est que cela diminue votre niveau d’attention et votre efficacité sur chacune des activités que vous essayez de faire en même temps.

Les nombreuses études menées par les chercheurs aboutissent pratiquement toutes à la conclusion suivante : le cerveau n’est pas conçu pour faire deux activités en même temps.

Ce qui se produit lorsque l’on essaye de faire deux choses en même temps, c’est que le cerveau essaye de se concentrer sur les deux activités, ce qui réduit l'efficacité dans les deux tâches en question…

En d’autres mots, quand on essaye de faire deux choses en même temps, notre « brainpower » est dilué entre les deux activités, ce qui fait en sorte qu’on est médiocre dans les deux activités…

Avez-vous déjà essayé d’entretenir une conversation avec votre conjoint tout en essayant de lire vos courriels sur votre téléphone? Vous avez probablement remarqué que vous n’arrivez pas à entrer dans la conversation ni à lire vos courriels en profondeur. En d’autres mots, vous êtes médiocres dans les deux activités.

Le multitasking dilue votre attention et vous rends médiocre dans l’une tâche ou l’autre, ou pire encore, dans les deux tâches.

De plus, cela augmente votre risque d’erreur sur une activité en question puisque vous n’êtes pas totalement présent et engagé dans l’activité.

Le multitâche prolonge la durée d’une tâche

Une autre conséquence en lien avec le multitasking que l’on ne peut nier est que cela prolonge toujours la quantité de temps nécessaire pour terminer une certaine tâche ou activité.

Par exemple, une tâche qui aurait pu être terminée en 20 minutes ininterrompues en prendra 45 puisque celle-ci aura été entrecoupée par une ou plusieurs autres tâches.

Dans son livre Time Management From The Inside Out, Julie Morgenstern donne l’exemple de Carol qui a une présentation à préparer pour le lendemain matin.

Elle commence à travailler sur sa présentation à 9h00 le matin, mais ne cesse de répondre au téléphone à chaque fois qu’il sonne. De plus, elle répond à une dizaine de courriels et engage une conversation avec trois de ses collègues tout en travaillant sur sa présentation.

Elle arrive à la fin de la journée et elle n’a pas encore fini de préparer sa présentation… Elle doit donc rester plus tard au bureau pour terminer le tout avant le lendemain matin. Sa présentation qui aurait pu être terminée en 3 heures ininterrompues lui aura donc pris la journée entière à cause qu’elle a pratiqué le multitâche…

Cet exemple démontre bien le vrai danger du multitasking.

Il est si facile d’entamer toutes sortes d’activités en même temps et d’avoir l’impression d’accomplir beaucoup de choses, mais en réalité, nous n’accomplissons rien de significatif puisque nous ne parvenons pas à terminer notre tâche la plus importante.

Le multitasking prolonge toujours la durée normale d’une tâche.

Le multitâche diminue les capacités intellectuelles

Ensuite, le multitâche a également un impact négatif sur les capacités intellectuelles.

Dans son livre Double Ta Valeur, Olivier Lambert présente plusieurs études sur l’impact et les conséquences du multitasking sur les capacités intellectuelles.

• Il présente, entre autres, une étude effectuée à l’Université de Londres qui démontre que les participants engagés dans le multitâche subissent une baisse de quotient intellectuel (QI) supérieure à ceux ayant perdu une nuit de sommeil, ou pire encore, ayant consommé de la marijuana….
  

• Il présente également une autre étude qui montre que les pratiquants du multitâche ont moins de matière grise dans le cortex angulaire du cerveau, région responsable de la régularisation des émotions. Cela a donc pour effet indirect de produire de l’anxiété et de la dépression chez celui qui pratique le multitâche.

Bref, cela vous semble peut-être exagéré d’affirmer que le multitâche a un effet sur les capacités intellectuelles, mais force est d’admettre que des études pointent en ce sens.

Non seulement le multitâche vous fait perdre du temps et nuit à votre efficacité, mais en plus, cela peut diminuer vos capacités intellectuelles.

Le multitâche nuit à vos relations interpersonnelles et votre qualité de vie

Finalement, la dernière conséquence du multitâche que j’aimerais présenter dans cet article concerne la qualité de vie et les relations interpersonnelles. Cette conséquence est plus subtile, mais tout aussi présente.

Saviez-vous que le fait de pratiquer le multitâche en présence d’autres personnes peut nuire à vos relations interpersonnelles?

En effet, cela peut être insultant pour vos proches, collègues ou collaborateurs de constater que vous êtes toujours en train de faire quelque chose d’autre quand vous êtes en leur présence. Par exemple :

• Si vous êtes toujours en train de répondre à vos courriels lors des réunions d’équipe, cela peut offenser vos collègues ou celui qui a organisé la réunion et donner l’impression que vous n’en avez rien à faire de leur réunion (même si c’est parfois le cas).
  

• Si vous êtes constamment en train de répondre au téléphone alors que vous rencontrez un collègue ou un employé, cela peut déranger la personne et lui envoyer le message que les autres conversations sont plus importantes que celle-ci.

Dans son livre Extreme Productivity, Robert Pozen explique bien l’importance d’être vigilant avec le multitâche en présence de collègues de travail, de supérieurs, de clients ou de proches.

L’idée est simplement d’être conscient que le multitâche peut offenser des gens et nuire à la qualité de nos relations.

Aussi, le multitâche peut également avoir un impact négatif sur votre qualité de vie.

Si vous êtes constamment en train de faire plusieurs choses en même temps, vous risquez de ne jamais profiter pleinement du moment présent.

• Lorsque vous écoutez la télé ou consultez vos emails en mangeant, vous ne profitez pas pleinement de votre repas et du simple plaisir de manger.
  

• Lorsque vous répondez au téléphone le soir à la maison, vous ne profitez pas pleinement de vos temps en famille.
  

• Lorsque vous envoyez des messages textes alors que vous êtes avec vos amis, vous ne profitez pas pleinement du moment en présence de vos amis.

Comme le dit Olivier Lambert dans son livre, le multitâche ruine votre vie et vos relations!

Conclusion

La conclusion est simple, le cerveau n’est pas conçu pour faire plusieurs activités en même temps. Si vous pensez être efficace en mode multitâche, et bien ce n'est qu'une illusion. Dites-vous que vous payez un fort prix pour parvenir à accomplir plusieurs activités en même temps.

En étant maintenant conscient de l’impact et des conséquences du multitâche sur votre productivité, j’espère que vous serez plus vigilant et chercherez à éliminer cette pratique néfaste de vos habitudes de travail.

En terminant, même si le multitâche est presque toujours mauvais, il existe une exception à la règle et une seule façon de pratiquer le multitâche tout en étant productif!  Je vous explique cela dans la deuxième partie de l’article.