Quand vous regardez à votre liste de tâches, savez-vous clairement et sans hésitation ce que vous devez faire?

Si ce n’est pas le cas et que vous avez toujours besoin de quelques secondes pour clarifier l’action que vous devez effectuer, c’est probablement parce que vos tâches ne sont pas écrites de la bonne façon.

Malheureusement, c’est le cas de la grande majorité des gens qui utilisent des Todo list (liste de tâches).

Leur liste est remplie d’éléments vagues, passez assez spécifiques et pas suffisamment orientés vers l’action qui ressemblent à quelque chose comme :

• « Changement d’huile »

• « Rapport 2021 »

• « Planning du mois »

Ce type de liste de choses à faire est inefficace puisque ça n’indique pas de façon claire l’action qu’il faut prendre et ça demande toujours une certaine énergie mentale pour parvenir à clarifier l’action précise à effectuer.

Pour que vous votre liste de tâches soit pleinement fonctionnelle, il faut que vos tâches soient écrites de la bonne façon. Et une tâche bien écrite devrait toujours vous dire ce que vous devez faire en un seul coup d’œil et sans aucune hésitation.

Dans cet article, je vais donc vous expliquer comment écrire des tâches optimales qui vous disent exactement ce que vous devez faire sans que vous ayez à hésiter une seconde. Pour cela, je vais vous présenter 3 critères pour bien écrire vos tâches.

1. Écrire des tâches ACTIONNABLES

Le premier critère pour écrire des tâches optimales est d’écrire des tâches actionnables. Cela signifie que vos tâches devraient toujours exprimer une action à entreprendre.  

Pour cela, vous devriez toujours formuler vos tâches en commençant par un verbe d’action. En effet, puisqu’une tâche correspond à une action physique indépendante, vous devriez toujours les écrire en commençant par un verbe d’action qui exprime une action.

En écrivant vos tâches avec un verbe d’action, vous vous assurerez que vos tâches correspondent à une action véritable sur laquelle vous pouvez réellement agir et non pas un élément vague qui ne veut rien comme : « Changement d’huile ».

Le principe est d’écrire vos tâches de manière à ce que ce soit facile de passer à l’action, sans que vous ayez à réfléchir quelques secondes pour vous souvenir de ce que vous deviez faire.

Malheureusement, avant de commencer à travailler avec moi, la plupart de mes clients écrivent leurs choses à faire sans commencer par un verbe d’action et leur liste ressemble à quelque chose comme ceci :

Le problème avec une liste de tâches écrite de cette façon, c’est que chaque élément exige un minimum de réflexion pour être en mesure d’identifier l’action spécifique qui est demandée.

Par exemple, pour l’élément : « Document pour projet M6», que faut-il faire exactement?

• Faut-il que je révise le document pour le projet M6?

• Faut-il que j’envoie à mes collègues le document pour le projet M6?

• Faut-il que je termine de rédiger le document pour le projet M6?

Parce que la tâche « Document pour projet M6» ne commence pas avec un verbe d’action, je suis obligé de réfléchir quelques secondes pour clarifier la véritable action que je dois faire, ce qui n’est pas optimal du tout.

À l’inverse, si la tâche avait été écrite avec un verbe d’action comme « Réviser le document pour projet M6», j’aurais su immédiatement ce que j’avais à faire, sans aucune hésitation.

Bref, chaque fois que vous ajoutez une nouvelle tâche sur votre liste de choses à faire, assurez-vous de formuler la tâche en commençant par un verbe d’action.

Vous voulez gérer des tâches qui sont « actionnable » et non pas des éléments vagues qui n’indiquent pas d’action particulière à effectuer.

Votre liste de choses à faire devrait ressembler à cela :

Vous voyez que chaque élément qui s’y trouve commence par un verbe d’action, ce qui est beaucoup plus clair que la liste précédente où les éléments ne commençaient pas par un verbe d’action. En regardant cette liste, vous savez en un seul coup d’œil l’action particulière qui est exigée de vous.

La première chose à considérer quand vous écrivez une tâche est donc de vous assurer qu’elle soit actionnable. Pour cela, commencez toujours par un verbe d’action.

2. Écrire des tâches INDÉPENDANTES

Le deuxième critère pour écrire des tâches optimales est d’écrire des éléments qui n’ont pas de lien de dépendance. Je m’explique.

Souvent, nous avons la mauvaise habitude d’écrire des tâches que nous ne pouvons pas réellement accomplir parce qu’elles dépendent d’une autre action qui doit être faite dans un premier temps.

L’exemple classique

L’exemple classique est celui de l’ampoule brulée que l’on doit changer dans la maison. Alors que l’on voit constamment l’ampoule qui n’allume plus dans une pièce, on se décide finalement à écrire sur notre liste de choses à faire la tâche « Changer l’ampoule de la chambre ».

Or, le problème c’est qu’il n’y a plus d’ampoule de rechange dans la maison. Ainsi, même si on consulte notre liste de tâches et qu’on voit : « Changer l’ampoule de la chambre », nous ne pouvons pas passer à l’action parce qu’il n’y a plus d’ampoule dans la maison.

Cette tâche est donc irréalisable parce qu’elle est dépendante d’une autre action qui devrait être faite préalablement : «  Aller à la quincaillerie pour acheter une ampoule ». La tâche aurait donc dû être «  Aller à la quincaillerie pour acheter une ampoule » et non pas « Changer l’ampoule de la chambre ».

Il s’agit d’un exemple banal, mais que l’on fait tellement souvent sans même s’en rendre compte.

L’erreur que nous faisons

La plupart du temps, quand nous écrivons une tâche, nous ne portons pas une attention particulière à la manière dont nous l’écrivons. Nous utilisons la première formulation qui nous vient en tête et cela ne correspond pas toujours à la prochaine action indépendante que nous devrions réaliser.

C’est le cas lorsqu’on écrit des choses comme :

• « Faire le changement d’huile », alors qu’on devrait plutôt écrire : « Appeler au garage pour prendre rendez-vous pour le changement d’huile ».
  

• « Régler le problème Z », alors qu’on devrait plutôt écrire : « Appeler Michel pour planifier une rencontre sur problème Z ».
  

• « Acheter une cartouche d’encre », alors qu’on devrait plutôt écrire : « Aller chez mon détaillant pour acheter une cartouche d’encre ».

L’idée n’est pas de tout décortiquer les petites tâches en tâches miniatures (ex : aller acheter l’ampoule, changer l’ampoule, jeter la vielle ampoule), mais simplement de s’assurer d’écrire les tâches de façon à ce qu’elles correspondent réellement à la prochaine action qu’il est POSSIBLE de réaliser.

Rappelez-vous, une tâche est une action physique INDÉPENDANTE. Par conséquent, il est important d’écrire la tâche de façon à ce qu’elle n’ait aucun lien de dépendance. Posez-vous toujours la question : « Quelle est la prochaine action physique indépendante que je dois réaliser »?

• Vous ne pouvez pas « Faire le changement d’huile », mais vous pouvez « Appeler le garagiste pour prendre rendez-vous ».
  

• Vous ne pouvez pas « écrire un livre », mais vous pouvez « faire le plan du chapitre 1 ».
  

• Vous ne pouvez pas « organiser l’événement X », mais vous pouvez « établir le budget de l’événement ».

Vous comprenez la nuance? Il faut que les tâches qui se trouvent dans votre Todo list correspondent à des actions physiques indépendantes. Par conséquent, évitez d’écrire des tâches trop larges et n’inscrivez que la prochaine action.

Attention aux projets

Faites aussi attention à ne pas écrire des projets sur votre liste de tâches. À l’opposé d’une tâche, je définis un projet comme étant un résultat à atteindre impliquant plusieurs actions indépendantes (tâches).

Par exemple:

• Écrire un livre

• Créer un album de musique

• Créer un cours en ligne

• Organiser la conférence 2.0

• Lancer le produit 3.0

Les projets ne sont pas des tâches que vous pouvez gérer au quotidien, mais plutôt des résultats à atteindre à court, moyen ou long terme. Par conséquent, cela ne devrait pas être sur votre liste de tâches, mais à un autre endroit comme un plan de projet ou une liste de projets.

Si vous écrivez vos projets sur votre liste de tâches, vous risquez d’encombrer votre liste de choses à faire pour un bon moment puisque les projets ne peuvent pas être réalisés en une seule action physique indépendante, mais plutôt par une série d’actions qui s’échelonne à court, moyen ou long terme.

Ce serait le cas si j’ajoutais, par exemple, le projet « Écrire un livre » sur ma Todo list. Puisqu’il s’agit d’un projet qui va s’échelonner à long terme, je ne peux pas réellement réaliser le projet « Écrire un livre » dans ma vie quotidienne.

Je peux toutefois réaliser les tâches qui en découlent comme : « Écrire le brouillon du chapitre 1 », « Trouver des statistiques pour le chapitre 2 », etc.

Puisque les projets contiennent toujours plusieurs tâches, il ne faut pas les mettre sur votre liste de tâches. Mettez seulement les tâches individuelles contribuant à l’avancement de votre projet, mais n’écrivez pas le projet.

Bref, la deuxième chose à considérer quand vous écrivez des tâches, c’est d’ajouter seulement des éléments indépendants.

À LIRE🎯 : Les 7 grands bénéfices des listes de tâches | 3 habitudes essentielles pour réussir avec les listes de tâches

3. Écrire des tâches SPÉCIFIQUES

Finalement, le troisième critère que vous devriez respecter pour bien écrire vos tâches c’est d’être spécifique.  

Parfois, même si une tâche commence par un verbe d’action et qu’elle est indépendante, elle n’est pas toujours optimale. Elle peut encore demeurer trop vague et ne pas indiquer clairement l’action qui doit être effectuée.

C’est le cas d’une tâche comme : « Appeler Alex ». Bien que la tâche commence par un verbe d’action et qu’elle est indépendante, elle ne précise pas suffisamment la raison de mon appel.

Si cette tâche reste sur ma liste pendant plusieurs jours, alors je risque même d’oublier la raison de mon appel et de me dire : «  pour qu’elle raison devais-je appeler Alex »?

Je réitère encore une fois qu’une tâche bien écrite devrait toujours vous dire ce que vous devez faire sans aucune hésitation.

Par conséquent, quand vous écrivez une tâche, mettez le plus de détails possible et soyez spécifique sur l’action particulière qui doit être entreprise.

Au lieu d’écrire seulement « Appeler Alex », écrivez plutôt « Appeler Alex pour projet XYZ ».

Prenez toujours la peine de préciser le « quoi » de l’action que vous voulez faire plutôt que de vous contenter d’écrire des éléments vagues comme : « Appeler Alex ».

Conclusion

Bref, si vous voulez être en mesure d’avoir une liste de tâches optimale, portez une attention particulière à la manière dont vous écrivez vos tâches.

Assurez-vous de respecter les 3 critères suivants :

• Actionnable – Commencer par un verbe d’action

• Indépendante – Écrire la prochaine action réelle à réaliser

• Spécifique – Préciser le « quoi » de l’action

Alors, votre liste de tâches contiendra uniquement des éléments qui vous diront exactement ce que vous avez à faire en un seul coup d’œil et sans aucune réflexion supplémentaire.

Vous serez alors en mesure de gérer plus facilement vos priorités à partir de votre liste de tâches puisqu’il est plus facile de gérer ses priorités sur des tâches précises comme « compiler le rapport des ventes de 2017 », que sur des éléments vagues comme « rapport ventes 2017 ».

Je vous mets au défi de changer la manière dont vous écrivez vos tâches et d’appliquer ces 3 critères.