Si vous avez déjà utilisé une liste de tâches (Todo list) et que ça n’a pas fonctionné pour vous…

Ou si vous utilisez une liste de tâches actuellement, mais n’en voyez pas le réel intérêt, c’est peut-être parce que vous avez négligé l’une des 3 habitudes que je m’apprête à vous présenter aujourd’hui.

Comme je l’ai expliqué dans mon article Les 7 grands bénéfices des listes de tâches, les Todo list sont très bénéfiques, par contre, comme n’importe quel outil, il faut savoir comment l’utiliser de la bonne façon.

Tenant pour acquis que vous souhaitez utiliser votre liste de tâches de la bonne façon, je vais vous présenter aujourd’hui 3 habitudes essentielles pour que vous puissiez réussir avec votre liste de tâches.

Je vous garantis qui si vous commencez à pratiquer ces 3 habitudes, vous aurez beaucoup plus de succès avec cet outil!

Habitude #1 : Écrire les tâches à un seul endroit

La première habitude que vous devriez pratiquer pour réussir avec votre Todo list, c’est d’écrire toutes vos tâches à un seul et même endroit.

En d’autres mots, pour que votre liste fonctionne pour vous, vous devez prendre l’habitude de centraliser toutes vos tâches au même endroit.

Malheureusement, l’une des erreurs assez fréquentes que les gens font est d’écrire leurs tâches sur plusieurs listes différentes plutôt qu’à un seul endroit centralisé.

Les gens écrivent parfois leurs choses à faire sur le premier bout de papier à proximité de leur main, sur le bloc-notes de leur smartphone et parfois sur leur application de gestion de tâches.

Cela fait en sorte que leur « inventaire de tâches » est réparti sur plusieurs listes différentes, ce qui complique les choses quand vient le moment d’identifier la prochaine action à exécuter.

En effet, si vous avez par exemple une fenêtre de 30 minutes qui s’ouvre au cours de votre journée pour accomplir des tâches, quelle liste allez-vous consulter pour voir les choses les plus prioritaires que vous avez à faire? Votre bout de papier? Votre bloc-notes? Votre application de liste de tâches?

Nous pourrions illustrer ce principe en prenant l’exemple de l’inventaire de marchandise d’un magasin de détail.

Si tous les stocks sont réunis dans un seul entrepôt, il est relativement simple de contrôler l’inventaire. Par contre, si le stock est réparti dans trois entrepôts, la gestion de l’inventaire devient beaucoup plus complexe, n’est-ce pas?

Il en va de même avec votre « inventaire de tâches ». Si vos tâches sont réparties sur plusieurs listes (entrepôts), vous aurez beaucoup plus de difficulté à gérer vos priorités (inventaire) que si tout était centralisé dans une seule liste (entrepôt).

Pour que votre liste de tâches vous aide réellement à gérer vos priorités, vous devez vous assurer d’en avoir une seule qui contient TOUTES vos obligations, et non pas 3 listes réparties sur des supports différents (bloc-notes, bout de papier, application).

Comment appliquer cette habitude au quotidien

Pour mettre cela en pratique, choisissez premièrement un outil de gestion de tâches qui fonctionne pour vous, qu’il soit papier ou numérique, et faites de cet outil le seul et unique endroit où vous noterez vos obligations.

Changez votre habitude d’écrire vos tâches un peu partout sur la première chose qui vous tombe sous la main, et faites bien attention de toujours écrire vos tâches à ce même endroit.

L’idée est que cette liste que vous avez choisie contienne l’inventaire complet de tout ce que vous avez à faire, de manière à ce que vous puissiez gérer vos priorités plus facilement en ayant un accès rapide et centralisé sur vos tâches à effectuer.

Ayez donc une seule liste dans laquelle vous stockerez toutes vos tâches.

Par la suite, rien ne vous empêche de diviser ou organiser cette liste principale avec des sous-sections comme :

• Aujourd’hui

• Cette semaine

• Dès que possible

Peu importe comment vous organisez votre liste, l’important c’est que vous n’ayez qu’une seule liste centralisée, et non pas plusieurs, et que vous y écriviez toutes vos tâches à cet endroit.

C’est la première habitude pour réussir avec votre liste de tâches.

Habitude #2 : Avoir le réflexe d’écrire ses tâches

Ensuite, la deuxième habitude pour réussir avec votre liste de tâche, c’est d’avoir le réflexe d’extraire de votre tête tout ce qui nécessite une action de votre part et de le capturer dans un espace extérieur à votre mémoire : une liste de tâches.

En effet, nous avons déjà établie dans l’article Les 7 grands bénéfices des listes de tâches qu’il est néfaste d’essayer de tout garder ses obligations en mémoire et que le fait d’écrire ses tâches sur une liste demande bien moins d’énergie mentale que d’essayer de tout garder dans sa tête.

Or, même si ça semble évident, mon expérience montre que les gens échouent souvent à cette étape d’écrire leurs tâches.

Je connais plusieurs personnes qui ont une liste de tâches, mais qui n’ont pas l’habitude d’y écrire constamment les choses qu’ils ont  à faire, par conséquent, ils continuent encore de surcharger leur mémoire en essayant de tout garder en tête.

Je réalise que c’est donc une chose d’avoir une liste de tâches, mais s’en est une autre d’y ajouter constamment les nouvelles actions à prendre.

Si vous n’avez pas le réflexe d’écrire vos tâches, c’est pratiquement certain que votre liste ne produira pas les résultats escomptés. Il y aura toujours certaines choses que vous aurez en tête alors que d’autres seront sur votre liste.

Par conséquent, vous ne libérerez jamais votre esprit entièrement et vous aurez de la difficulté à gérer vos priorités.

Si les listes de tâches n’ont pas fonctionné pour vous par le passé, c’est peut-être parce que vous n’aviez pas le réflexe d’écrire tout ce que vous aviez à faire sur celle-ci et que vous conserviez encore des choses dans votre tête.

Vous devriez profiter des bénéfices de votre liste de tâches et vous libérer entièrement l’esprit en externalisant vos tâches sur une liste.

Comment appliquer cette habitude au quotidien

Pour appliquer cette habitude, vous devez premièrement prendre conscience que votre liste de tâches devrait toujours contenir l’inventaire complet de tout ce que vous avez à faire tant au niveau personnel que professionnel.

Cela veut dire que vous devez vous assurer de capturer sur votre Todo list tous les éléments d’actions liés à votre vie personnelle et professionnelle afin que votre liste contienne l’inventaire de tout ce que vous avez à faire.  

Par conséquent, chaque fois qu’une chose à faire vous vient en tête, développez le réflexe d’écrire immédiatement la tâche sur votre Todo list de façon à ce que vous puissiez vous libérer l’esprit et être certain de ne pas l’oublier.

De plus, ne vous limitez pas à écrire seulement vos choses à faire à titre professionnel, mais aussi à titre personnel. Votre liste de tâches devrait contenir vos choses personnelles ainsi que vos choses professionnelles.

C’est ce que je fais quotidiennement.

Dès que je réalise que j’ai quelque chose à faire, je sors ma Todo list et j’écris immédiatement ce que je dois faire. Par exemple, si je suis en réunion d’équipe et que je réalise que j’ai une action à faire, je sors ma Todo list, puis je l’écris directement. Si je suis à la salle de sport et que je me rappelle que j’ai une tâche quelconque à faire, je sors ma liste puis j’écris la tâche immédiatement.

J’ai réflexe naturel de constamment écrire ce que je dois faire sur ma liste et cela me permet non seulement de me libérer l’esprit, mais d’avoir un inventaire complet de tout ce que j’ai à faire, ce qui me facilite la vie quand vient le temps de gérer mes priorités.

Bref, ne gardez pas vos choses à faire en tête, mais libérez votre esprit en écrivant ce que vous devez faire sur votre liste de tâches.

C’est le deuxième pas pour avoir plus de succès avec votre liste de tâche.

Habitude #3 : Travailler quotidiennement à partir de la liste

Maintenant que vous maîtrisez les habitudes #1 et #2, et que vous avez le réflexe d’écrire vos tâches toujours au même endroit, il ne vous reste plus qu’une chose à mettre en pratique : travailler quotidiennement à partir de votre liste.

Quelqu’un a dit : « The real challenge is capturing all these tasks in one place and then managing  your list ».

Cela est entièrement vrai parce que le véritable défi avec la gestion de tâches n’est pas nécessairement d’écrire ses tâches, mais bien de se servir de la liste pour gérer ses priorités au quotidien.

Encore une fois, je connais plusieurs personnes qui ont pris la résolution de commencer à utiliser une Todo list mais qui n’ont pas tenu le coup puisqu’ils n’avaient pas l’habitude de travailler à partir de leur liste tous les jours.

Ces gens avaient commencé à développer le réflexe d’écrire sur une seule liste les choses qui nécessitaient une action de leur part, mais ne se référaient pas nécessairement à leur liste au cours de leur journée pour déterminer ce qu’ils avaient à faire.

Cela a fait en sorte que le contenu de leur liste ne reflétait plus leurs obligations réelles et qu’ils ont eu l’impression de perdre leur temps à entretenir une liste de tâches. Ils ont donc abandonné l’outil pour retourner à leurs vieilles habitudes.

Si vous ne développez pas l’habitude de travailler avec votre liste de tâches tous les jours, vous risquez de perdre l’intérêt et d’abandonner l’outil en prétendant que cela n’est d’aucune utilité.

Mais cela n’est pas obligé d’être votre cas si vous développez l’habitude de travailler quotidiennement à partir de votre liste de tâches. Voici comment vous pouvez faire.

Comment appliquer cette habitude au quotidien

Pour appliquer cette habitude, commencez premièrement par écrire toutes les choses que vous devez dans la semaine à venir. Cela constituera votre liste de tâches de la semaine.

Puis, commencez chacune de vos journées en écrivant les tâches que vous souhaitez accomplir d’ici la fin de la journée.

Maintenant que vous avez écrit vos tâches pour la semaine et pour chacune de vos journées, il ne vous reste plus qu’une chose à faire : référez-vous régulièrement à votre liste pour définir vos prochaines actions à exécuter.

N’entamez pas une nouvelle tâche sans avoir consulté votre liste, car c’est à partir de celle-ci que vous pouvez efficacement définir votre prochaine priorité.

Puis, à la fin de chaque semaine, prenez le temps de mettre votre liste à jour en retirant ce qui n'est plus actuel et en ajoutant les nouvelles tâches à effectuer.

En appliquant ces quelques conseils, vous développerez naturellement l’habitude de travailler à partir de votre Todo list, et c’est là que vous commencerez à en voir la réelle utilité.

Conclusion

En résumé : choisissez un seul endroit où vous écrirez toutes vos tâches et développez le réflexe de toujours écrire vos choses à faire à cet endroit. Puis, référez-vous quotidiennement à cette liste pour gérer vos priorités.

C’est là l’essence de la gestion des tâches :

• Avoir une seule liste.

• Écrire ses tâches.

• Travailler quotidiennement à partir de la liste.

Développez aujourd’hui ces 3 habitudes et vos réussirez désormais avec votre liste de tâches. Vous transformerez votre mauvaise expérience passée en une expérience agréable et productive.