ARTICLE RÉDIGÉ PAR JULIEN GUENIAT DU BLOGUE ORGANISOLOGIE

Je m’appelle Julien, je ne me considère pas comme spécialement organisé. Je procrastine, je ne suis pas perfectionniste, mon bureau est un bordel et j’arrive parfois en retard aux rendez-vous…

J’ai quitté le monde rugueux des chantiers (dans lequel mon job consistait à porter des charges lourdes d’un point A à un point B), j’ai réalisé un brevet fédéral en cours du soir (leadership & management), je suis parti en mission avec l’armée à l’étranger, j’ai publié mon premier livre, j’ai changé d’alimentation et j’ai arrêté de fumer.

J’ai aussi failli mourir 3 fois (de honte comme physiquement). J’ai donné des conférences (une vingtaine). Je me suis transformé physiquement.

Je gagne des revenus avec mon site, et cette année, pour mes 30 ans, j’ai créé mon entreprise (en Suisse) et j’ai donné ma lettre de démission afin de vivre de l’Organisologie en aidant les gens (qui en veulent) à réussir leur projet (sans souffrir).

Les 12 principes d’organisation que vous êtes sur le point de découvrir, j’aurais aimé les connaitre à 20 ans, soit il y a 10 ans. Ils sont issus de mes rencontres avec des entrepreneurs, de ma curiosité sur les systèmes d’organisations des gens que je rencontre, des centaines de livres lus et des conseils que j’ai ensuite appliqués à mes différents projets.

Ce sont des principes qui ont révolutionné ma vie et qui peuvent changer la vôtre!

Pour commencer, un conseil: prenez des notes et si un principe ne vous parle pas, sautez-le. Vous avez accès aux six premiers principes ici et la suite se trouve sur mon blog.

Prêt à commencer ?

1. Direction Over Speed (La direction bat la vitesse)

Vous pouvez passer votre vie à gravir rapidement les échelons d’une échelle et constater une fois en haut de cet immense mur que l’échelle n’est pas appuyée contre le bon mur.

Cette citation de Stephen Covey est merveilleuse. Elle souligne l’importance d’escalader le bon mur. Vous pouvez passer des années à améliorer vos performances pour gravir les échelons de l’échelle d’une manière optimale (en utilisant un meilleur agenda, en trouvant le bon moment pour passer d’un échelon à un autre, en utilisant un beau bullet journal), en dormant et mangeant bien, si vous n’escaladez pas le bon mur, toutes ces années auraient pu être investies sur un mur plus significatif pour vous.

Parfois, il y a des fils de fer barbelé sur le chemin du bon mur, il y a des barrières qui vous empêchent de pouvoir directement appuyer l’échelle contre le mur. Il s’agit de nouvelles compétences à acquérir, de personnes à connaitre ou de moyens financiers à acquérir. La question à se poser dans ce cas n'est pas « est-ce possible? », mais « comment vais-je y arriver »? La seconde formulation stimule la créativité alors que la première la musèle.

Et puis, une fois que vous avez la certitude d’être sur le bon mur, vous pouvez vous permettre d’aller moins vite. Vous pouvez vous permettre de faire des dessins sur ce mur (ajouter du fun). Vous pouvez vous permettre de ne pas passer votre journée à escalader l’échelle (ne pas planifier la totalité de votre journée).

Mais si vous passez d’un mur à un autre, si vous grimpez un bout sur le mur X puis un autre bout sur le mur Y, au final, vous ne faites pas vraiment d’avance, vous dispersez votre énergie.

Autour de moi, je vois des gens qui gèrent leur existence avec une montre. Ils sont dans les temps, ils ont le souci du détail, ils savent prendre des décisions, mais toutes ces actions ne sont pas alignées, car ces personnes ne sont pas sur le bon mur. Ils ne connaissent pas leur nord. Il s’agit peut-être du nord de leurs parents, des amis ou de la société.

Pour éviter cela, prenez donc le temps de :

• Définir ce que vous voulez (sans vous comparez aux autres)

• Définir votre propre définition du succès (pas celle de la société).

Et revoyez régulièrement les réponses que vous aurez trouvées pour vous assurer ne pas trop dévier.

2. Une petite action délibérée et régulière a plus d’impact qu’une forte action occasionnelle

Qui aura le plus de chance d’être au top physiquement:

• Le type qui fait 400 pompes un jour par mois?

• Le type qui prend tous les jours les escaliers en courant?

Je suis sûr que vous connaissez la réponse.

Si vous prenez la vie des personnalités à succès et que vous « dézoomez » jusqu’à obtenir l’emploi du temps journalier d’une de ces personnalités, vous vous apercevrez que dans cette journée, rien de remarquable n’est fait. Il y a de la discipline. Certes. Il y a de la routine. Certes. Mais il y a surtout de petites actions délibérées et dirigées vers un objectif.

Ainsi, il est plus aisé de planifier et de débuter de petites actions, que de grandes actions. L’excuse du “je n’ai pas le temps” est tout de suite moins valable.

Imaginez devoir trouver 5 heures dans une semaine pour avancer sur votre projet. Imaginez devoir prendre 5 x 30 minutes pour avancer sur vos projets au début de chaque journée.

Non seulement la période de temps est moins imposante (vous chercherez et trouverez moins d’excuses pour la repousser), mais en plus vous pouvez la placer au début de chaque journée, ce qui augmente encore les probabilités de la réaliser. Il est très risqué de planifier l’avancée de vos projets en espérant travailler le soir, après le travail.

Pourquoi?

Car en fin de journée, il est plus difficile de résister aux tentations. Il est plus difficile de se mettre au travail. J’en parlerai plus en détail dans la suite de cet article… et en attendant découvrez le résumé de ce deuxième point:

N’attendez pas d’avoir du temps. N’attendez pas d’avoir la situation idéale pour pouvoir entreprendre de grandes actions. Ce qui est exceptionnel et significatif, ce sont les petites actions régulières. Celles que vous pouvez commencer demain matin juste après vous être réveillé. Celles que vous pouvez facilement caser dans une semaine standard. Cessez de prendre l’ascenseur et commencer à monter les escaliers en courant.

3. Ma motivation est un bonus. Je joue avec l’espace

À 20 ans je pensais que la motivation était un indicateur. Quand j’en avais, j’étais sur la bonne voie, quand j’en avais plus, il me fallait changer de voie. J’étais à la recherche de motivation et je pensais que je pouvais contrôler celle-ci.

Aujourd’hui, à mes yeux, la motivation est influençable (certes), mais n’est pas contrôlable. Je vois la motivation comme un élément instable. Il est possible de réduire les hauts et les bas de la motivation (en trouvant le bon mur à escalader par exemple), mais cette instabilité restera. Il y aura toujours des moments dans un projet durant lequel le doute s'immiscera. Il y aura toujours des obstacles qui donneront envie de tout plaquer. Il y aura toujours des moments où il faudra agir sans être motivé.

Sachant cela, découvrez maintenant 3 techniques concernant la motivation (2 conventionnelles et 1 non-conformiste):

A) Deux maniÈres de gÉrer la motivation

Quand je suis très motivé, je prends du temps pour regarder ce qu’il me reste à faire et revoir les plans. Je regarde le sommet de la montagne.

Quand je ne suis pas motivé, je prends le temps pour regarder d’où je viens et remémorer les obstacles surmontés jusqu’ici. Je regarde la plaine.

Ensuite, si le souvenir des réussites passées ne réinsuffle pas de la motivation, je ne vais pas penser aux bénéfices de réussir, mais je vais penser aux RISQUES du statuquo. Quel est le prix à payer de rester ainsi?

Pourquoi cette démarche? Car nous agissons plus facilement avec la peur qu’avec le désir.

B) La motivation vient avec l’action

Puis je me souviens que la motivation vient avec l’action. Sceptique?

• Souvenez-vous d’une fois où vous n’aviez pas envie de sortir et qu’une fois dans la soirée la motivation était de retour.
  

• Souvenez-vous d'une fois où vous n’aviez pas envie d’aller courir, et une fois la musique dans vos oreilles et vos pulsations en augmentation, la motivation était de retour.

Quand je dois agir, j’utilise la règle de la minute: je n’ai pas envie de faire quelque chose? OK, alors je le fais une minute (je mets un minuteur) et à la fin de la minute je décide si je continue ou non.

Ensuite, il y a cette technique étrange…

C) rÉduire (ou augmenter) l'espace qui prÉcÈde ce que je veux favoriser (ou rÉduire).

Plus quelque chose occupe mon esprit tout en étant proche de moi, et plus j’augmente mes probabilités d’interagir avec ce quelque chose. Si je veux lire plus souvent, le fait de prendre un livre partout où je vais augmente les chances que je lise ce livre.

Plus je réduis les obstacles se trouvant entre moi et le comportement souhaité, moins j’ai besoin de motivation pour me mettre en mouvement. L’exemple du sport vous parlera peut-être:

Si je veux me remettre au sport, je pense que m’inscrire dans un fitness sera une bonne idée: il y a des gens et je dois payer donc cela me motive…

Mais parfois le montant n’est pas suffisant pour réellement vous pousser à agir et de plus, vous devez préparer vos affaires, vous rendre dans cet endroit, bref, vous organiser pour faire du sport et donc la possibilité de trouver des excuses.

À l’inverse, vous pouvez vous engager avec un ami (qui a les mêmes intentions que vous concernant le sport, et qui n’a pas de problème de vous voir réussir) à faire une activité sportive très proche de chez vous. Dans ce cas, vous conservez le côté social de l’activité, mais vous réduisez l’espace entre votre maison et le fitness.

Par exemple, je pratique depuis des années une activité sportive basée sur les kettlebells et je le fais en bas de chez moi. En 30 minutes, mon entraînement (douche comprise) est terminé. Et la kettlebell a littéralement changé ma vie sur plusieurs domaines:

• Quand je parle, les gens m’écoutent

• Quand je négocie, les gens me donnent ce que je veux

• J’ai plus d’énergie

Bref, j’arrête de faire la pub pour cette pratique sportive...

Et l’effet de devoir payer pour s’engager me direz-vous?

Vous vous dites peut-être que c’est un facteur de motivation élevé? Je vous l’accorde. Et c’est d’ailleurs pour cette raison que je ne vends pas de produit à 20 euros. Les personnes qui s’engagent sont plus susceptibles de suivre le programme. Le prix est une barrière. Mais une fois cette barrière passée, l’investissement devient un facteur de motivation. Si vous aviez dû payer 200 euros pour pouvoir lire cet article… je vous garantis que vous prendriez des notes.

Concernant la notion d’argent et de motivation, j’ai récemment passé un contrat pour créer (en 3 mois) mes 3 derniers guides gratuits (et je peux vous assurer que mes journées étaient déjà bien chargées). Le contrat était simple:

Si je ne fais pas un résultat mesurable avant une date définie, je donne de l’argent (un montant qui me fait réellement mal de perdre) à une personne de confiance. Mieux encore, cette personne de confiance peut reverser l’argent à une association politique que je déteste (dans ce cas c’est encore plus efficace).

Pensez à verser l’argent avant de commencer, et en montrant les résultats à la personne de confiance vous retrouvez votre argent.

À 20 ans je me serais dit “Pffff c’est quoi ces techniques, je suis fort, je n’en ai pas besoin, je sais que je vais y arriver”. À 30 ans, je mets toutes les chances de mon côté pour avancer rapidement sur certains projets décisifs, car j’ai ACCEPTÉ être composé de biais cognitifs qui vont créer une différence entre ce que je souhaite faire et ce que je fais réellement.

Ainsi, je ne me compare pas à ce que font les autres, je regarde ce qui marche mieux que mes pratiques passées. Je me compare à qui j’étais hier.

Et après je peux en parler dans des articles en connaissance de cause ;)

En résumé: Je réduis (ou augmente) l'espace qui précède ce que je veux favoriser (ou réduire).

Toujours là?

Envie d’apprendre à mieux gérer votre temps et vos priorités?

Participez à ma formation en ligne gratuite Gestion du temps 101. Vous découvrirez les principes de base pour une gestion du temps simple, efficace et productive. Accès gratuit. 🔥

4. Ce qui ne se mesure pas ne se gère pas

Lorsque vous allumez une bougie dans une pièce noire, l’effet de cette action est remarquable. Lorsque vous allumez une deuxième bougie, l’effet est toujours remarquable.

Voyez-vous où je veux en venir? Non? Vraiment? OK, alors je continue.

Lorsque vous allumez la 53e bougie… Est-ce qu’un changement de luminosité dans la pièce est (encore) remarquable?

J’en doute.

Et c’est le piège avec la progression: plus vous avancez et moins les effets se voient. Moins les effets se voient et plus vous avez l’impression que vos actions ne produisent (plus) rien. Et plus vos chances d’abandonner augmentent. À côté de cela, d’autres objectifs semblent attirants, car vous savez qu’au début d’une action, les résultats de celle-ci sont très visibles.

Donc vous devez mesurer les bougies que vous allumez. Vous devez mesurer les actions que vous prenez. Cela vous permet de:

1. Contrer “l’effet de bougie”

2. Savoir pourquoi vous avez réussi ou non. De savoir si votre performance est suffisante pour atteindre un but (et de corriger avant l’échéance si nécessaire)

3. Savoir si vous devez continuer ou arrêter (c’est la différence entre la persévérance et l’obstination).

Et vous vous dites peut-être: « mais mesurer mes actions, c’est une activité en plus de tout ce que je dois faire… N’est-ce pas une perte de temps? »

C’est en tout cas une question que je m’étais posée, et à 20 ans, je ne mesurais rien. J’y allais au feeling. Puis j’ai écrit un livre en mesurant le temps que je passais dessus. Grâce au système mis en place lors de la rédaction, j’ai réalisé après 2 mois que le temps investi n’allait pas suffire.

Grâce à la mesure, j’ai pu adapter le cours de mon action. Pensez-y: tous les marins ont des outils de mesure pour avoir une idée de leurs performances.

Et vous aussi lorsque vous conduisez. Vous avez un GPS pour la direction et un compteur de votre vitesse afin de savoir si vous arriverez dans les temps (bon de nos jours le GPS qui se trouve dans le smartphone fait le job que vos parents faisaient mentalement, mais le principe demeure).

Ainsi, si je n’avais pas mesuré mes actions, je n’aurais pas réussi à corriger le tir avant la deadline et probablement que:

1. Le livre ne serait pas sorti.

2. Le livre serait sorti, mais j’aurai fait un burn-out peu de temps après.

Depuis, je mesure attentivement 1 ou 2 actions que j’identifie comme “critique” pour l’atteinte de mes résultats.

Actuellement il s’agit de mon taux de conversion sur le site (objectif pro) et le nombre de swings de 25kg que je fais en moins de 5 minutes (j’ai comme objectif de devenir instructeur de kettlebell cette année).

Un dernier mot sur la mesure: pour me souvenir de prendre les mesures, je simplifie au maximum les moyens de récolter l’information. Le taux de conversion se mesure automatiquement sur mon site et les snatchs en moins de 30 secondes sont inscrits dans un logiciel intitulé Nomie 2 qui vous permet de mesurer n’importe quoi. Ainsi quand j’ai un moment à tuer, plutôt que de me rendre sur les réseaux sociaux (et me comparer aux autres), je complète mon tableau.

Il fallait bien que je cite quelques logiciels intéressants ;)

Si vous vous dites que ma vie doit être ennuyeuse à mourir, jalonnée d’impératifs et restrictive, c’est votre droit de penser ainsi. Pour ma part, je pense que la liberté passe par la discipline. Car la discipline me permet d’obtenir et de maîtriser un nombre de domaines importants.

Ce qui est en revanche est très difficile, c’est de mettre en place tous ces principes d’un coup. Soyez bienveillant et allez-y petit à petit. Faites confiance au processus… c’est d’ailleurs en lien avec ce qui vient:

5. Je peux oublier ce qui est important, donc je crée des listes de contrôle

Les pilotes d’avion décollent et atterrissent plusieurs fois par semaine, pourquoi continuent-ils à utiliser une checklist (liste de contrôle)? Les chirurgiens dans les blocs opératoires sont régulièrement amenés à opérer, pourquoi continuent-ils d’utiliser une checklist?

À 20 ans, je pensais pouvoir faire confiance à ma mémoire pour organiser des conférences, des réunions ou des projets. À 30 ans, je crée des checklists pour tout ce qui est répétitif ou rare.

• La création d’articles

• La création de pages de vente

• La création de formations

• Le départ en voyage

• L’organisation d’un audit ISO

• Quand je déprime (j’ai une checklist de 5 étapes)

Car dans un quotidien surchargé et surconnecté, il est si facile d’oublier. Il est si facile d’oublier même ce qui est évident. Se faire confiance est un piège. Nous sommes biaisés. En commençant par penser que tout ira bien. Tout n’ira pas bien.

Qui n’a jamais oublié de fermer la porte à clé lorsqu’il quittait son appartement? Qui n’a jamais pensé à fermer les plaques chauffantes de la cuisinière en quittant l’appartement?

Et je vous garantis que ces actions sont importantes. Alors à combien évaluez-vous vos chances de ne rien oublier lorsqu’il s’agit de compléter une action que vous réalisez régulièrement.

En Suisse, les accidents de tronçonneuse arrivent chez deux types de personnes:

1. Les débutants. Parce qu’ils ne respectent pas les consignes qui se trouvent dans le manuel.
   

2. Les experts. Parce qu’ils ne respectent plus les consignes qui se trouvent dans le manuel.

Et si vous vous dites qu’une checklist nous déconnecte de la réalité, sachez que créer une checklist s’apprend, un des points à respecter est d’inscrire uniquement les éléments critiques (ceux qui, si oubliés, remettent la totalité du travail en péril).

Ainsi vous devez quand même réfléchir aux autres points non critiques.

Quelles spécificités doivent avoir vos checklists?

• Elles doivent résoudre un problème spécifique

• Elles doivent tenir sur une page

• Chaque point doit être facile à comprendre

J’ai écrit un article sur le sujet qui se trouve ici.

6. Organiser sa vie en planifiant son énergie (plutôt que son temps)

Printemps > été > automne > hiver.
Enfant > adolescent > adulte > vieillard > mort.
Réveil > Éveil > Endormissement > Sommeil léger > Sommeil profond

Tout est mouvement.

Notre vie est une vague. Il y a des hauts et des bas. Si vous essayez d’être performant lorsque vous êtes dans le creux d’une vague, vous risquez de boire la tasse et de couler. 

Puis la gestion du temps est un faux problème. Vous ne pouvez pas gérer votre temps. Le temps tel que conçu actuellement est une unité de mesurer pour se coordonner entre humains.

Ce que vous pouvez gérer, c’est l’ordre dans lequel vous souhaitez réaliser une quantité d’activités X (notamment en prenant en considération les ressources à votre disposition).

Ainsi en exécutant d’une manière plus performante vos activités, vous pourrez en faire plus dans la même unité de mesure qu’est le temps.

Que pouvez-vous faire pour augmenter votre performance et votre énergie?

• Augmenter votre savoir

• Améliorer vos compétences

• Demander de l’aide

• Mieux dormir, mieux manger

• Apprendre à vous concentrer

• Déterminer un plan d’action

• Vous faire plaisir (ajouter du FUN dans votre vie: une journée sans rires, c’est une journée morte).

Conséquence pour vous: Apprenez à observer la vague d’énergie qui compose votre quotidien. Quand êtes-vous performant et pour quelle activité? Rapidement vous apercevrez des PATTERNS. C’est à dire des répétitions (j’ai toujours de la peine à traduire ce terme).

Si vous avez de l’énergie le matin, placez les activités qui nécessitent le plus de jus de cerveau à ce moment-là. Si vous avez besoin de résoudre des problèmes, essayez en fin de journée. Ou le matin. Ou la nuit. Chacun est différent.

Ce qui marche pour un vendeur de bestsellers ne marche pas forcément pour moi. Et ce qui fonctionnait il y a 2 ans, ne fonctionne plus forcément. Pourquoi? Parce que l’environnement autour de vous change.

Pourquoi croyez-vous que les titres du genre “X techniques avancées en 2018 pour se lever tôt (sans réveil)” fonctionnent si bien? Parce que le monde change et que nous croyons fondamentalement que les pilules magiques existent. Nous sommes curieux!

Apprenez à sentir vos cycles d’énergies quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels. Plutôt que de vous demander si vous passez suffisamment de temps sur une activité, commencez par vous demander quand est-ce le bon moment pour réaliser une activité?

Conclusion

Bref, arrêtons-nous ici pour aujourd’hui! Ça fait déjà beaucoup d'information. 

Je viens de vous partager 6 principes d’organisation qui ont révolutionné ma vie que j’aurais voulu connaitre à 20 ans.

Rendez-vous sur mon blog Organisologie pour découvrir les 6 prochains principes.

Merci pour votre attention.

___

Julien est l'auteur du livre 2h Chrono pour mieux m'organiser ainsi que le créateur du blogue Organisologie. Il écrit des articles et donne des conférences sur les sujets de l'organisation et la gestion du temps depuis plusieurs années.