Comment optimiser le temps passé en déplacements professionnels

March 11, 2024 Matthieu Desroches

ARTICLE RÉDIGÉ PAR ANDRÉ BOZEC

Si vous avez l'habitude de faire régulièrement des déplacements professionnels en voiture, vous vous êtes certainement rendu compte du temps que l’on peut perdre sur la route.

Un embouteillage ou imprévu sur la route peut bouleverser complètement un planning qui semblait pourtant bien ficelé. ❌

Dans cet article, je souhaite vous présenter quelques astuces et bonnes pratiques que j'ai acquises au fil du temps pour optimiser mes déplacements professionnels sur la route.

Qu'il s'agisse des déplacements journaliers domicile/bureau, ou encore, des déplacements réalisés dans le cadre de mon travail pour rencontrer un client, assister à une réunion de travail ou suivre l'avancée d'un projet sur site.

Bref, des trajets qui n'excèdent généralement pas la demi-journée voire la journée. Je n’aborde pas ici les pratiques des itinérants (représentants commerciaux ou chauffeurs routiers) qui passent leur journée ou leur semaine entière sur la route, parce que ce n'est pas du tout mon quotidien.

Le temps passé au volant est généralement considéré comme non productif, car ayant les mains occupées, vous n’êtes pas en mesure d’effectuer vos tâches. ⌛

On peut définir trois approches principales pour optimiser ses trajets professionnels :

La première consiste tout simplement à limiter ses déplacements.
La deuxième approche est de prévenir les déplacements inutiles ou inefficaces. (Rien de plus rageant que se rendre compte une fois arrivé à destination que le rendez-vous a été annulé, ou la réunion décalée).
Enfin il est important de parer aux imprévus pour limiter la perte de temps pour effectuer votre déplacement.

Voyons tout cela ensemble sans plus tarder! 👇.

1. Limiter les déplacements professionnels

Lorsque vous conduisez, vous ne pouvez pas effectuer vos tâches habituelles de bureau pour des raisons évidentes de sécurité. Donc moins vous êtes sur la route, plus vous avez du temps de travail pour avancer sur vos tâches et vos projets. 🚀

Ne bougez pas

D'un point de vue écologique, mais également productif, le meilleur déplacement professionnel est celui que vous ne faites pas.

Mon premier conseil est donc d'essayer autant que possible de faire du télétravail pour éviter les trajets domiciles/bureaux et de privilégier les réunions par visioconférence. La pandémie de COVID-19 a très largement démocratisé ces deux pratiques qui sont de plus en plus acceptées.

Regrouper vos déplacements

Si vous avez plusieurs projets ou clients dans un même secteur géographique, il est intéressant d'essayer de profiter de regrouper ses déplacements en "tournée" pour réduire les déplacements et donc le temps passé sur la route.

Pour faciliter cette pratique, il est utile d'avoir au mur dans son bureau une carte routière de la région ou du département sur lequel vous intervenez et sur laquelle vous allez repérer vos différentes opérations ou clients avec des épingles de couleur. 📌

Ceci vous permet de visualiser rapidement quels déplacements vous pourriez regrouper et organiser plus facilement vos tournées.

De même, pourquoi ne pas s'arrêter faire le plein d'essence même si on n'est pas sur la réserve quand on passe devant une station-service ou tout simplement faire une course rapide parce que l'on passe devant le magasin au lieu de faire un détour le soir ou le lendemain pour y retourner.

Les 2 conseils qui suivent concernent les gens qui travaillent en équipe dans leur société.

Définissez des secteurs géographiques

Si vous êtes plusieurs collègues à effectuer le même travail, il peut être intéressant d'essayer de définir un secteur géographique privilégié pour chacun dans le but de limiter les déplacements. 🌐

Il est un peu idiot que 2 personnes de la même équipe fassent un aller-retour à plus d'une heure de route le même jour pour se rendre sur 2 sites situés à moins d’un kilomètre l'un de l'autre.

À terme, cela permet également de se faire connaitre plus rapidement par les clients locaux de votre secteur et de devenir leur interlocuteur privilégié. Bien entendu, il est judicieux lors de la définition des secteurs géographiques entre collègues de tenir compte du domicile de chacun toujours dans le but de limiter les déplacements.

Favoriser l’entraide entre collègues.

Il y a cependant tout un tas de bonnes raisons qui justifient des exceptions aux secteurs géographiques (grands pôles urbains sur lesquels se concentre un très grand nombre de clients ou d'opérations, client qui veut travailler uniquement avec un seul interlocuteur sur tous ses sites, intervention qui ne peut pas être réalisée par un collègue …).

Dans ce cas, rien ne vous empêche de signaler à vos collègues que vous vous rendez à tel endroit et leur demander s'ils ont quelque chose à voir ou à faire à proximité et leur proposer d'économiser un déplacement (cela peut être juste un détour pour prendre une ou 2 photos d'un chantier de construction ou passer déposer un document chez un client). 💭

Cette simple demande sera toujours appréciée, et il y a fort à parier que la prochaine fois, vos collègues vous le proposeront en retour.

Au-delà de limiter les déplacements, ceci permet également d'améliorer la coopération entre collègues et l'ambiance au travail.

Pour faciliter ces échanges, l'outil le plus simple reste la carte routière mentionnée précédemment: il est très facile d'y représenter les différents secteurs géographiques avec de la ficelle et chacun peut y placer ses différentes opérations. Si vous ne l'avez pas déjà fait, Il ne vous reste plus qu'à tirer au sort les couleurs d'épingles.

2. Prévenir les déplacements inutiles

Quand vous êtes obligé de faire un déplacement, il vaut mieux vous assurer que vous ne vous déplacez pas pour rien. 💡

Pour les rendez-vous programmés longtemps à l'avance (plus de 2 semaines), il peut être judicieux de rappeler le contact ou l'organisateur de la réunion 2 ou 3 jours à l'avance pour se faire confirmer que le rendez-vous est toujours d'actualité.
Ne vous fiez pas à vos habitudes pour les réunions périodiques pour un projet (comme les réunions hebdomadaires d’un chantier de construction par exemple). En programmant votre emploi du temps, vérifiez l'horaire de la réunion suivante sur le dernier compte-rendu pour éviter une petite remarque du genre : "Vous êtes à la bonne heure, mais avec un jour d'avance…" parce que la réunion a été déplacée.

En préparant votre déplacement, posez-vous aussi les questions suivantes 👇:

Quel est le but de mon déplacement, de cette réunion?
Qu’est-ce que je veux voir lors de cette visite sur site? Donnez un objectif à votre déplacement pour le rendre constructif et assurez-vous que les conditions soient remplies pour y parvenir.

👉 Pour les visites sur site, survolez le compte-rendu de la précédente réunion, ou appelez les autres interlocuteurs pour savoir où ils en sont. Parfois ça permet également de reporter la visite de quelques jours ou d'une semaine pour que votre visite soit plus pertinente parce que le projet a pris du retard.

👉 Pour les réunions de travail, demandez à ce qu'on vous communique l'ordre du jour et surtout les documents qui seront discutés à l'avance: ça évite les réponses du genre : "Je vais prendre connaissance de ces documents et on en reparle dans 15 jours". Franchement, dans ce cas, la réunion ne sert pas à grand-chose. Surtout s’il vous faut refaire le déplacement deux semaines plus tard…

Lorsque vous donnez votre accord sur une date de réunion, vous pouvez très bien poser comme condition à votre présence que les documents nécessaires vous soient communiqués 4 ou 5 jours à l'avance pour pouvoir les examiner.

En l'absence de ceux-ci ou en cas en transmission trop tardive, vous êtes alors en mesure de revenir sur votre engagement la veille ou l’avant-veille ou de demander le report de la réunion en indiquant qu'on ne vous a pas permis de réaliser votre travail préparatoire en amont : la réunion ne sera alors pas constructive et tout le monde perdra son temps… 💡

Cette technique est particulièrement efficace. En général, la fois suivante, vos interlocuteurs vous transmettront les documents à temps.

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3. Parer aux imprévus

Sur la route, il est rare de passer une semaine sans rencontrer un imprévu sur son trajet (bouchons, travaux) qui nous fait perdre du temps. Par définition, un imprévu n’est pas prévisible, mais il reste possible d’anticiper certains d’entre eux. ⏰

Dans la mesure du possible, essayez de tenir compte des pics de circulation aux heures d'embauche ou de débauche pour éviter les bouchons dans les grandes villes. Avancer ou retarder l'heure de départ, ne serait-ce que d’une dizaine de minutes permet parfois d'avoir des conditions de circulations plus apaisées.
Pour vos trajets du quotidien tel que de votre domicile à votre bureau, il est important d'avoir plusieurs trajets types. Ceci évite la monotonie et en cas de problème de circulation sur le trajet que vous aviez prévu, vous connaissez par cœur une ou 2 solutions de repli. Dans le cas contraire, le temps de programmer le GPS, vous aurez déjà dépassé la meilleure route à prendre pour contourner la difficulté.
Programmez à l'avance l'itinéraire sur Maps, Wayze : Ça permet de vérifier qu'on a bien l'adresse d'arrivée et surtout qu'elle est connue du GPS. Pour les chantiers de construction, il peut être utile d'avoir également les coordonnées GPS quand les nouvelles rues ne sont pas encore cartographiées.
Même si vous connaissez le trajet par cœur, il est intéressant d'examiner son itinéraire à l'avance pour détecter les "imprévus" prévisibles sur le trajet (travaux, route barrée, piquet de grève). Pour les déplacements un peu longs, je saisis systématiquement mes différents itinéraires sur PC la veille et je me les envoie par mail. En branchant mon téléphone à la voiture, je récupère le trajet qui m'intéresse sur le GPS avant de démarrer. Privilégiez une application de GPS qui pourra vous renseigner sur l'état de la circulation en temps réel et vous proposer un itinéraire alternatif pour limiter la perte de temps.
Avant le départ, vérifiez la météo. Une tempête, la présence de neige ou de verglas peuvent justifier le report ou l'annulation d'un déplacement. Plus exceptionnellement la marée en cas de chaussée submersible : pour l'avoir vécu, c'est particulièrement déstabilisant de se retrouver bloqué derrière une barrière à regarder les vagues éclater sur la route que l'on devait emprunter pour se rendre sur une île qui ne l'est pas à marée basse.
Préparez matériellement votre déplacement à l'avance : vérifiez que vous avez tous les éléments nécessaires (dossiers, plans, EPI…). Pensez également dans certains cas, aux "accès" nécessaires sur certains sites (papiers d'identité, autorisations d'accès). Assurez-vous d'avoir les coordonnées du contact à portée de main pour prévenir en cas de retard ou de difficulté à trouver le site du rendez-vous.

Anticipez l'heure de départ. Partez avec une dizaine de 10 minutes d'avance sur l'horaire de départ prévu. Rien de plus frustrant que de démarrer sa voiture et constater que le GPS vous annonce déjà un retard à l’arrivée de 5 minutes sur l'horaire prévu : il y a de meilleure situation pour conduire de manière apaisée. Cela arrive quand on ne prend pas en compte, le temps qu'il faut pour sortir de la tâche que vous réalisiez sur votre ordinateur, pour rassembler vos affaires, pour rejoindre votre véhicule, le démarrer et sortir du parking. Et là je ne parle pas du collègue qui doit absolument vous parler d'un problème qu'il rencontre sur un dossier et qui a besoin de vous pendant une « toute petite minute ».
Même en arrivant 5 minutes en avance sur le lieu de votre rendez-vous, s’il vous faut 15 minutes pour garer votre véhicule, vous arriverez avec 10 minutes de retard. Parfois, il est nécessaire d’anticiper le stationnement dans les grandes agglomérations, dans les lieux touristiques en haute saison, ou en cas de fortes affluences ponctuelles (concert, match de foot).
Prévoyez de quoi occuper l'éventuelle attente d'un rendez-vous : lecture d'un dossier, préparation d'un rapport, lecture de courriels, consultation des messages téléphoniques et rappel des interlocuteurs.
Ayez une tenue de rechange dans votre voiture : bien pratique en cas d’imprévu lors d’un repas de midi et peut vous éviter un détour par votre domicile pour vous changer ou du shopping improvisé en milieu de journée.
Il est également utile d'avoir une paire de gants dans sa voiture en cas de crevaison et de quoi se laver les mains. D'ailleurs, je conseille de bien connaitre la marche à suivre en cas de crevaison. Rien de plus déprimant que de se retrouver au bord d'une route, à la nuit tombante et sous la pluie (sinon ce n'est pas drôle) à chercher la roue de secours, en espérant qu'il y en ait une, dans tous les coins imaginables de la voiture que vous avez depuis un mois…

4. Bonnes pratiques pour maximiser son temps de trajet

Pour conclure, je vais vous faire part de quelques bonnes pratiques 👇:

Pour certains déplacements, il peut être intéressant de délaisser la voiture et d’envisager les transports en commun. Dans les grandes villes bien desservies, c’est souvent plus rapide que la voiture. De même, si un trajet en train est envisageable, vous pouvez profiter du trajet pour avancer sur vos tâches ou tout simplement vous reposez pour arriver en pleine forme à votre rendez-vous ou réunion.
Si vous roulez régulièrement sur autoroutes, il peut être intéressant de se munir d'un badge de télépéage pour gagner quelques minutes à chaque passage.

Les pratiques suivantes sont tout simplement des bonnes habitudes de communication et de savoir-vivre, mais qui peuvent vous faire gagner du temps indirectement.

En cas d'impondérable, qui vous empêche d'être présent à une réunion, prévenez de votre absence dès que possible, l'organisateur pour signaler que vous aviez prévu de passer, mais qu'une urgence vous contraint à reporter ou annuler votre déplacement. Renseignez-vous pour savoir s'il y a des problèmes ou questions à traiter et indiquez que vous restez disponible par mail ou téléphone dans la mesure du possible. Les gens réalisent que vous suivez leur dossier, même si vous n'êtes pas présent physiquement. Et je pense que pour certaines personnes c'est aussi important que d’être physiquement présent.
Si lors d'une réunion, vous rencontrez une personne avec qui vous avez un autre dossier en commun, il est toujours utile d'échanger quelques mots sur cet autre projet en aparté… Parfois cela peut vous économiser une présence à une réunion parce qu'en 5 minutes de discussion vous avez pu apporter une réponse ou au moins une piste de solution à explorer par votre interlocuteur.
Par politesse, prévenir au téléphone en cas de retard supérieur à 10 minutes à un rendez-vous ou une réunion. Pour les réunions, les autres participants commenceront sans vous et attendront plus tranquillement en sachant que vous êtes en route et que vous arrivez.

Maintenant on va enfoncer des portes ouvertes : Soyez attentifs à votre conduite. ⚠️

Assurez d’être bien reposé lorsque vous prenez le volant pour un trajet supérieur à 1 heure pour éviter l’assoupissement. Évitez le téléphone en conduisant même avec un kit mains libres, car vous avez tendance à passer en pilote automatique, car votre attention se focalise sur la conversation au téléphone et non sur la conduite.

Si après le travail, vous vous êtes déjà retrouvé devant chez vous en ayant pris votre route habituelle alors qu'en démarrant la voiture, vous étiez parti pour chercher vos enfants à la sortie de l’école, vous devez savoir de quoi je parle. 😆

Conclusion

Pour terminer, je vous encourage à rendre constructif le temps de trajet en voiture en consacrant ce temps pour vous, si vous êtes seul dans la voiture.

Prenez le temps de réfléchir, de prendre du recul, d’écouter de la musique, de vous cultiver en écoutant un livre audio, voire de vous former en écoutant un podcast tel que Productif au Quotidien 😉.

Si vous avez des questions ou commentaires, utilisez la boite de discussion ci-dessous.👇

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André BOZEC est ingénieur en génie civil et travaille depuis plus de 20 ans en tant que contrôleur technique en bâtiment en France. Dans le cadre de son métier, il passe environ les 2 tiers de son temps en travail de bureau et un tiers en déplacement pour des visites de chantier. Il a donc énormément d’expérience concernant le fait d’optimiser le temps passé en déplacement professionnel.