Les réunions sont essentielles pour bien travailler en équipe, prendre des décisions et assumer la gestion quotidienne de toute organisation.

Le problème, c’est que de la même manière que les réunions peuvent parfois être très productives, elles peuvent aussi être une ÉNORME perte de temps où on n’aboutit à rien de concret…

Vous avez surement déjà assisté à une réunion où on s’éternise inutilement sur certains sujets, où les gens n’arrivent pas préparés et où la discussion va dans tous les sens?

Le résultat? Tout le monde sort irrité et a l’impression d’avoir perdu son temps… On se dit : « j’aurais donc mieux fait de ne pas assister à cette réunion ».

Si vous assistez à des réunions d’équipe, ou si vous animez des réunions sur une base régulière ou à l’occasion, cet article va vous intéresser.  

Je vais vous partager 5 principes essentiels que vous devriez impérativement mettre en pratique dans votre équipe, pour que vos réunions soient productives, et que ce ne soient pas une perte de temps.

Ces 5 principes vont vous permettre d’obtenir beaucoup plus de résultats, et surtout, de maximiser le temps que vous passez en réunion (en évitant de tourner en rond).

1. Inclure les bonnes personnes dans la réunion

Le premier principe à mettre en pratique, si vous êtes l’organisateur d’un « meeting » et que vous souhaitez avoir une réunion efficace, c’est d’inclure dans les réunions SEULEMENT les bonnes personnes qui peuvent apporter une réelle contribution à la discussion.

Trop souvent, on a tendance à organiser une réunion et inviter tous les membres de l’équipe (ou du département), mais sans se questionner au préalable si leur présence est vraiment essentielle.

On se dit qu’on veut inviter tout le monde afin que chacun soit « sur la même longueur d’onde », mais en fait, cela ne fait que monopoliser inutilement plusieurs personnes qui auraient pu faire quelque chose de beaucoup plus productif pendant ce temps.

Pour tenir des réunions efficaces, où tout le monde est engagé dans la discussion et où personne n’a l’impression de perdre son temps, questionnez-vous d’abord à savoir si la présence de chacun est essentielle.

Si vous jugez que la présence d’une personne ne l’est pas, alors n’hésitez pas à la libérer.

Personne ne va se plaindre d’avoir un « meeting » de moins dans sa journée…

De plus, assurez-vous d’avoir tous les acteurs clés qui peuvent prendre des décisions. Rien de plus frustrant que de tenir une réunion, d’arriver à un consensus et de devoir faire approuver le tout par quelqu’un qui n’était pas à la réunion…

2. Toujours envoyer l’invitation et l’ordre du jour AVANT la réunion

La deuxième chose que vous devriez systématiquement mettre en place dans l’organisation de vos réunions d’équipe, c’est de toujours envoyer vos invitations ainsi que l’ordre du jour au moins 2 à 3 jours à l’avance.

Pourquoi? Parce que l’une des principales raisons à l’origine des réunions non-productives, c’est le manque de préparation.

En effet, les réunions qui vont dans tous les sens sont souvent causées par le fait que les participants ont été invités à la dernière minute et n’ont pas eu le temps de se préparer adéquatement.

Ou pire, que l’organisateur n’a tout simplement pas transmis d’ordre du jour au préalable, et personne ne sait de quoi on va discuter dans la réunion.

La clé est donc de préparer les participants en les invitant d’avance et en leur indiquant de quoi il sera discuté dans la réunion.

De cette manière, la préparation de tout le monde est meilleure et le « meeting » risque d’être plus productif.

Il y a deux façons de procéder pour envoyer vos invitations et ordre du jour :

1. Envoyer un courriel d’invitation avec l’ordre du jour dans le contenu du courriel (ou en pièce jointe). De cette manière, les participants savent exactement quel est le but de la réunion et peuvent s’y préparer d’avance.

2. Envoyer une invitation de calendrier contenant l’ordre du jour dans le détail de l’événement. C’est selon moi le plus efficace, puisque du moment que le participant accepte l’invitation, la réunion s’affiche automatiquement sur son agenda. Il a donc moins de risque d’oublier. De plus, l’organisateur peut directement voir qui sera présent ou non.  Il faut toutefois que l’équipe fonctionne avec des agendas électroniques.

3. Capter l’attention dès le début de la réunion

Du moment que tout le monde est réuni dans la salle et que la réunion est prête à commencer, l’ouverture est très importante.

Car à moins de captiver l’attention des participants dès l’ouverture, on risque de perdre leur attention et ceux-ci ne vont probablement pas s’engager activement dans la discussion.

En effet, s’ils ne voient pas de réel intérêt à cette réunion, alors ils vont subtilement s’évader dans leur coin pour répondre à leurs courriels, être sur leur téléphone ou accomplir quelques petites tâches sur leur ordinateur…

Il est du devoir de l’animateur d’ouvrir la réunion stratégiquement et de capter l’attention dès le début, afin de soutirer le maximum d’engagement de chaque participant.

Comment faire? Voici quelques conseils:

► Ouvrir la réunion avec une histoire drôle ou un fait cocasse. Cela permet de détendre l’atmosphère et de briser le côté trop formel d’une réunion.

► Souligner l’excellent travail de l’équipe ou le succès individuel de l’un des participants. Cela motive les gens à continuer de travailler fort pour réussir.

► Expliquer le but de la réunion et pourquoi chaque personne a été invitée à participer. Cela permet d’aligner tout le monde vers un objectif commun et de faire comprendre que la participation de chacun est essentielle (d’où l’importance de mon principe #1).

► Présenter l’ordre du jour. Cela montre qu’on sait où on s’en va avec la réunion.

► Revenir sur le dernier « meeting » pour remettre tout le monde à jour. Cela permet d’éviter de reparler des mêmes choses et reprendre où l’équipe a laissé la dernière fois.

Bref, vous pouvez être créatif avec l’ouverture de vos réunions. L’important, c’est que vous captiez toujours l’attention des gens afin de soutirer un maximum de participation de leur part.

Vous voulez toujours amener les participants à réaliser que ce « meeting » est important, que l'on sait où on s'en va, et qu'on a besoin de leur participation. 

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4. Toujours garder une trace écrite de la réunion

Il n'y a rien de plus contre-productif que de faire une réunion sans prendre de notes...

Car même si on tient une réunion productive dans laquelle on clarifie certains sujets, on prend des décisions et on assigne des tâches à des participants, personne ne va s’en souvenir s’il n’y a pas de trace écrite de ce qui a été résolu.

Ainsi, il est extrêmement difficile d’assurer un suivi et plusieurs choses tombent « entre les craques ».

De plus, on ne se souvient pas toujours de ce qui a été discuté à la réunion suivante et on reparle souvent dans mêmes choses, ce qui est une perte de temps.

Le 4e principe pour animer des réunions plus productives, c’est de toujours garder une trace écrite des réunions d’équipe.

Et pour cela, il devrait toujours y avoir un participant mandaté pour prendre des notes de la réunion et résumer le tout dans un compte-rendu par la suite.

De cette manière, à la prochaine réunion, l’équipe pourra relire le compte-rendu de la réunion précédente et reprendre là où elle a laissé. Ce sera aussi beaucoup plus simple de faire des suivis.

Pour dynamiser vos réunions, assurez-vous de mandater un « secrétaire » pour prendre des notes de chaque réunion.

Assurez-vous que ce soit une personne différente de l’animateur, car c’est impossible de faire les deux en même temps.

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5. Ne jamais terminer une réunion sans résumer les actions

Finalement, le point capital qui peut faire en sorte qu’une réunion soit productive ou non, c’est les actions!

Après tout, le but d’une réunion, c’est de prendre des décisions qui doivent mener à des actions.

Et ce sont ces actions qui font progresser l’organisation. La rhétorique ne fait pas avancer les choses.

Une réunion qui ne débouche pas sur des actions concrètes est presque toujours une perte de temps (à moins que ce soit une réunion d’information ou de brainstorm).

Avant la fin de chaque réunion, assurez-vous toujours de résumer les actions qui doivent être prises suite à la discussion. Assignez également un responsable pour chacune de ces actions ainsi qu’une date d’échéance.

Consignez les actions dans les notes de la réunion et incluez-les dans le compte-rendu qui sera envoyé à tous les participants après la rencontre (d’où l’importance du principe #4).

Pour vous aider à ne pas oublier ce point fondamental, je vous suggère même d’inclure systématiquement dans vos ordres du jour le point « résumer les actions à prendre ».

Cela vous aidera ainsi à conclure toutes vos réunions en posant la question : « what's the next action »?

PS : Pour vous assurer que les participants fassent les actions qui leur ont été assignées, prenez aussi l’habitude d’ouvrir vos réunions en faisant un bref retour sur tout ce qui leur avait été délégué préalablement.  

Conclusion

Animer des réunions est un art qui s’apprend et qui se perfectionne avec l’expérience.

Si vous êtes un organisateur/animateur de réunion, assurez-vous d’appliquer ces 5 principes pour dynamiser vos réunions et maximiser l’efficacité de celles-ci.

Et si vous n’êtes qu’un participant, n’hésitez pas à proposer avec délicatesse des points d’amélioration à votre supérieur ou à l’organisateur de la réunion.

Pour que ce soit perçu positivement, vous pouvez même proposer votre aide pour peut-être prendre les notes de la réunion et envoyer le compte-rendu.

En tout cas, rappelez-vous que personne n’aime perdre son temps en réunion. Alors, assurez-vous que les réunions que vous animez ou auxquelles vous participez soient productives.

Avez-vous d’autres techniques pour animer des réunions efficaces? Partagez-les dans les commentaires.👇